Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIÉMT) Création et téléchargement des fichiers 18 Novembre, 2014

Table des matières Préparation des données sur les employés (3 fichiers txt) ‘’Employee.txt’’ o Ce que vous devez savoir sur les salaires Term.txt Promo.txt Avant d'importer vos données dans le SGIÉMT Créer des fichiers txt et les enregistrer Importer des fichiers txt dans le SGIÉMT

PRÉPARATION DES DONNÉES SUR LES EMPLOYÉS Lors de l'importation des données dans le SGIÉMT, à partir d'une autre application (exemple: une base de données en RH) vous devez manipuler les données de façon à ce qu'elles soient conformes aux particularités du SGIÉMT. Il vous sera demandé de créer trois (3) fichiers d’importation. Ils sont : employee.txt term.txt promo.txt VEUILLEZ NOTER : Pour réussir à importer des données dans le SGIÉMT, les fichiers doivent être nommés conformément à la convention d’appellation ci-dessus.

EMPLOYEE.TXT Ce fichier contient une ligne pour chaque employé. Si votre organisation a 200 employés, vous devez disposer de 200 lignes dans ce fichier. EXEMPLE REMARQUE : Travailler avec des feuilles de calcul vous permet de mieux manipuler vos données. Toutefois, le SGIÉMT ne vous permet d'importer qu’à partir de fichier texte Tabulations de séparation (txt). Les feuilles de calcul peuvent être facilement transférés en fichier txt. Ce processus sera expliqué plus tard.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 1 : NUMÉRO D’EMPLOYÉ Maximum de 20 caractères. Peuvent être des lettres ou des chiffres ou une combinaison des deux. Doit être unique (aucune répétition).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 2 : CODE RMR Doit être exactement avec 2 chiffres. Assurez-vous que les zéros sont inclus (si nécessaire). Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 3 : CODE DES PROVINCES Doit être exactement avec 2 caractères. Le code RMR et celui de la province doivent correspondre l’un à l'autre. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Provinces et codes des RMR sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 4 : CODE CNP Doit avoir exactement 4 chiffres Doit être un code de la CNP valide Voir le tableau de soutien code de la CNP Notez que SGIÉMT utilise les codes de la CNP 2011

EMPLOYEE.TXT COLONNE 5 : CODE DU SCIAN Doit avoir exactement 4 chiffres. Doit être un code du SCIAN valide. Voir tableau de soutien du code SCIAN scian/2007/list-liste-fra.htm scian/2007/list-liste-fra.htm SGIÉMT utilise les codes SCIAN 2007.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 6 : CODE DU STATUT DES EMPLOYÉS Doit avoir exactement 2 chiffres. Doit correspondre aux valeurs qui se retrouvent sous la section Codes – Codes de statut des employés sous l’onglet aide.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 7 : COMMENTAIRE La colonne est nécessaire, mais les données sont facultatives. La colonne est nécessaire pour permettre au SGIÉMT de lire correctement les données.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 8 : SEXE Doit contenir exactement une lettre Doit être M (masculin) ou F (féminin) Vous ne pouvez pas laisser la cellule vide car cela causera une erreur

EMPLOYEE.TXT COLONNE 9 : SALAIRE Pas de décimales, pas de signe de dollars et aucune virgule ou espace. Salaire minimum est de 0. Si nécessaire les salaires doivent être annualisés.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR SUR LES SALAIRES Le salaire, comme il doit être utilisé pour les formulaires 2 et 3, est le montant, arrondi à un dollar près, versé sous forme de traitement, salaire, commissions, pourboires, primes et rémunération à la pièce pour le travail effectué par le salarié. Un salaire n’inclut pas la rémunération des heures supplémentaires. Il y a des cas où le salaire des salariés doit être annualisée afin de refléter les gains annuels.

ANNUALISATION ANNUALISATION est le processus par lequel le salaire d’un salarié est calculé pour refléter sa rémunération annuelle même s’il a seulement travaillé une partie de l’année.

POURQUOI ANNUALISER? L’annualisation est parfois nécessaire quand l’utilisation du salaire actuel représente faussement les revenus professionnels et altère les échelles de rémunération de l’employeur. En règle générale, le salaire d’un salarié devrait être annualisé quand le salarié n’a pas travaillé durant l’année complète ou s’il a été embauché ou promu durant l’année civile.

QUAND ANNUALISER? Les personnes recrutées ou promues pendant la période visée par le rapport; Les salariés saisonniers qui ont travaillé pendant une partie du terme ou de la saison complète (si, par exemple, un salarié ne travaille que pendant quatre mois d’une saison de six mois, la rémunération doit être calculée en fonction d’une saison de six mois); Les salariés en congé non payé octroyé à leur demande, y compris les congés parentaux, les congés personnels ou les congés d`études pour les salariés qui sont retournés au travail avant le 31 décembre; Les personnes recrutées ayant une rémunération de base fixe et recevant des commissions (n`annualiser que la rémunération de base, puis ajouter la commission); Les salariés mutés à la suite d’une transaction commerciale (considérés comme des personnes recrutées).

Quand ne pas annualiser ? Les salariés saisonniers ayant travaillé pendant une saison complète Les salariés temporairement mis à pied Une grève Nomination intérimaire Salaire basé seulement sur une commission Les personnes recrutées recevant une rémunération de base et touchant une commission. Les salariés à temps partiel travaillant une partie de l’année à temps plein. Les salariés changeant de catégorie de salarié définitivement pendant l’année de référence (par exemple, de temps partiel à temps plein ou vice- versa) Les salariés en congé recevant un salaire ou un remplacement du revenu de leur employeur.

COMMENT ANNUALISER ? Exemple n o. 1 : Un camionneur gagne 1 592$ à toute les deux semaines et a été absent pour trois mois sans être rémunéré. Puisque les salariés se font payer à toute les deux semaines et que l’organisation a 26 périodes de paye durant l’année, comment notera-t-on son salaire pour l’année visée par le rapport?

COMMENT ANNUALISER ? (suite) Exemple n o. 2 : Un vendeur / une vendeuse de billets à été embauché le 1 er juin de l’année visée et gagne 463$ par semaine. L’organisation paye ses employés à chaque semaine. Comment notera-t-on son salaire pour l’année visée par le rapport?

EMPLOYEE.TXT COLONNE 10 : AUTOCHTONES Doit contenir une lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 11 : MEMBRES DES MINORITÉS VISIBLES Doit contenir une lettre Doit être Y (oui) ou N (non) Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 12 : PERSONNES HANDICAPÉES Doit contenir une lettre. Doit être Y (oui) ou N (non). Les employeurs de première année devraient utiliser seulement N (s’ils ne rapportent pas par groupes désignés).

EMPLOYEE.TXT COLONNE 13 : DATE D’EMBAUCHE Doit contenir 10 caractères Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union) Doit toujours être en blanc s’il s’agit d’un employé TEMPORAIRE ou OCCASIONNEL

EMPLOYEE.TXT COLONNE 14 : DATE DE CESSATION D’EMPLOI Doit contenir 10 caractères Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union) Doit toujours être en blanc pour les employés TEMPORAIRES ou OCCASIONNELS

EMPLOYEE.TXT COLONNE 15 : DIVISION Champ facultatif. 4 codes de caractère définis par l'utilisateur.

EMPLOYEE.TXT COLONNE 16 : RÉGION Champ facultatif 4 codes de caractère définis par l'utilisateur

TERM.TXT Le fichier contient une rangée pour chaque durée de contrat par employé temporaire ou occasionnel. Seuls les employés temporaires ou occasionnels sont inclus dans ce fichier. Si un employé temporaire ou occasionnel a eu deux durées de contrat, il doit y avoir deux rangées. Ne créer pas ce fichier si votre organisation n’a pas d’employés temporaires ou occasionnels au cours de la période considérée.

TERM.TXT COLONNE 1 : NUMÉRO DE L’EMPLOYÉ Maximum 20 caractères. Le numéro d’employé doit figurer dans le fichier employee.txt.

TERM.TXT COLONNE 2 : NUMÉRO DU CONTRAT ET LE NOMBRES DE CONTRATS Maximum 4 chiffres Si l'employé a eu deux contrats, il doit y avoir 2 lignes pour cet employé, etc Les numéros de contrats doivent être inscrits en ordre chronologique

TERM.TXT COLONNE 3 : DATE D’EMBAUCHE Doit contenir 10 caractères. Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union).

TERM.TXT COLONNE 4 : DATE D’ÉCHÉANCE Doit contenir10 caractères. Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union).

TERM.TXT COLONNE 5 : DATE DE CESSATION D’EMPLOI Doit être de 10 caractères. Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union). Inclure seulement si cette date précède la date d’échéance.

PROMO.TXT Le fichier contient une ligne pour chaque promotion Si un employé a été promu deux fois, il doit y avoir deux lignes Si l'employé n'a pas été promu, ne mettez aucune rangée pour cet employé Ne créez pas ce fichier si votre organisation n'a accordé aucune promotion au cours de la période visée par le rapport

PROMO.TXT COLONNE 1 : NUMÉRO DE L’EMPLOYÉ Maximum 20 caractères Le numéro de l'employé doit exister dans le fichier employee.txt

PROMO.TXT COLONNE 2 : NUMÉRO DE PROMOTION Maximum 4 chiffres Le nombre de promotion doit être entré par ordre chronologique

PROMO.TXT COLONNE 3 : DATE DE PROMOTION Doit contenir 10 caractères Format – AAAA-MM-JJ (doit comporter des traits d’union)

AVANT D’IMPORTER VOS DONNÉES DANS LE SGIÉMT Toutes les colonnes doivent exister et être dans l'ordre décrit dans les spécifications du SGIÉMT (employee.txt) - Sauf pour les colonnes: Division et Région (champ facultatif) Les rubriques des colonnes sont facultatives Retirez toutes les étiquettes des lignes Toutes les lignes doivent contenir des données - À l'exception de la colonne: Commentaire

CRÉER LES FICHIERS TXT ET LES ENREGISTRER Étapes à suivre pour sauvegarder vos feuilles de calcul au format de fichier texte Reformater et vérifier les étapes Allez dans Fichier ► Enregistrer sous ► Ensuite, dans le champ du nom, vous inscrirez: employee, promo ou term selon le fichier que vous créez ► Cliquez ensuite sur la flèche du menu déroulant de « Save as type » ► Faites défiler et Sélectionnez l'option texte (séparateur: tabulation) (*. txt) ► cliquez ensuite sur "Enregistrer"

IMPORTER LES FICHIERS TXT DANS LE SGIÉMT Tous les fichiers d'importation doivent être nommés conformément aux spécifications du SGIÉMT (employee.txt, term.txt et promo.txt) Tous les fichiers doivent être téléchargés séparément (ne peut pas sélectionner plusieurs fichiers à télécharger). Par la suite, le SGIÉMT importera les 3 fichiers ensemble

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