abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Catalogage

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur  Guide méthodologique : Environnement de tout catalogueur  Personnes-ressource : chef de projet, coordinateur local du Sudoc et/ou correspondants catalogage et autorités dans chaque établissement Le catalogage dans le Sudoc … Aide au catalogage les Formats Unimarc (Bibliographique, Autorité) et d’exemplaires…) les Règles de description, communes à tout le réseau les références des Normes relatives aux documents traités

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Localisation Base de production BnF DBD HELKA Libris Library of Congress Books OCLC WorldCat Bases externes Dérivation Création Notices BnF* Copie et Modification Base d’appui ( * Toutes autorités BnF non liées + notices bibliographiques susceptibles d’être des doublons ) Le catalogage dans le Sudoc … les bases de travail

Création d’une nouvelle notice Notice trouvée lors de la recherche? Non Oui dans bases externes ou d’appui Oui dans Sudoc Notice proche Copie / Dérivation d’une notice existante Mise à jour : Modification Création des liens entre notices (410) Localisation : Création d’exemplaire Les Procédures de catalogage

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Le catalogage dans le Sudoc Les modes de catalogage Mode novice (exemplarisation) Mode semi-expert Mode expert

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Modes de catalogage dans le Sudoc Mode expert Catalogage en format Mode semi expert Formulaire pour les données codées

abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur La création de notices d’exemplaires

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Objectifs : localiser un document dans le Sudoc (à partir d’une notice bibliographique encore à créer ou existant déjà). assurer une identification précise et univoque de la localisation des différents exemplaires d’un document (pour faciliter, notamment, la fourniture de documents). 2 données obligatoires : l’identifiant de la bibliothèque (RCR) ; le code de Peb. permettre de saisir tout ou partie des informations descriptives spécifiques d’un exemplaire. La zone 991 est indispensable dans le cadre d’une rétroconversion. La définition des autres informations est laissée à la libre appréciation des bibliothèques dans le respect du format et du marché. Le catalogage par localisation

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Le guide méthodologique offre un rappel complet des consignes de saisie de la zone 991. Il est IMPERATIF de consulter et respecter ces consignes. Règles de description > Notices bibliographiques > Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc : règles de comparaison des notices et règles particulières Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc : règles de comparaison des notices et règles particulières Les consignes pour la zone 991

Format d’une notice d’exemplaire (AFF UNMA) Zones cataloguées : 915 $a n° inventaire 930 $a cote $c $d localisation$j code de peb 991 $a $b Infos sur la rétro Zones créées automatiquement (système) : [ILN] intitulé bref e01 $a date de Création 930 $b RCR de localisation A97 : date de modification A98 : RCR : date de création A99 : n°epn

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Affichage des données d’exemplaire  AFF U permet de voir les exemplaires comme un utilisateur du Sudoc public  AFF S permet de voir les exemplaires répartis sous les différents RCR de son ILN lien cliquable pour modifier un exemplaire

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Procédures de création d’un exemplaire Mode novice (formulaire de saisie) + Commande manuelle OU CRE e XX Il faut préciser un numéro. Pour le premier e01 puis e02, e03, etc. Plusieurs exemplaires peuvent être attachés à une notice. Commande automatisée Le numéro s’implémente automatiquement. Pour le premier e01 puis e02, e03, etc. Plusieurs exemplaires peuvent être attachés à une notice.

Création d’exemplaires en mode novice (Données de bases) Code PEB : obligatoire Clé : valeur x par défaut Cote : non obligatoire

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Procédures de mise à jour d’un exemplaire Modifier soit MOD exxsoit AFF S Supprimer SUP exx +[entrée] et confirmer en cliquant sur

Modification en mode expert La modification n’est possible que pour le login de catalogage correspondant au RCR auquel l’exemplaire est rattaché !!! Les zones A98 et A99 ne sont pas modifiables Commande: mod eXX

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Exemple de zone 991 : à insérer uniquement en mode modification 991 ##$aType-AAAA-FINANCEMENT ABES-Prestataire-Code opération $binfos complémentaires $a : Eléments d’entrée obligatoires Type de catalogage (RETRO ou Catalogage rétrospectif) Année du signalement (sous la forme AAAA) Mention FINANCEMENT ABES (ne rien mettre si ce n’est pas le cas ) Nom du prestataire (ne rien mettre si ce n’est pas le cas ) Code de l’opération : CRE SAI (création par saisie intégrale ou copie) CRE DER (création par dérivation) LOC (localisation sous une notice existante) $b : Informations complémentaires facultatives Mention de la date du crédit ABES obtenu Mention du RCR ou du fonds particuliers Exemples : 991 ##$aRETRO-2011-JOUVE-CRE SAI$bfonds russe 991##$aRETRO-2011-FINANCEMENT ABES-LOC$bcrédits ABES2010 $a et $b sont indéxés par CHE INL Ne figurent ici que les éléments obligatoires. Voir le guide

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Les données locales Usage Informations de niveau 1, utiles aux catalogues locaux Zones précédées de l’étiquette L Exemples : L 035 Numéro de la notice dans la base locale L 701 Nom de personne - Autre mention de responsabilité principale Création Afficher la notice bibliographique localisée Taper la commande : CRE L Saisir les zones LXXX puis valider [Entrée] Attention ! On ne peut créer de données locales sans avoir créé au préalable de données d ’exemplaire

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Les données d’exemplaires Usage Informations de niveau 2, utiles aux catalogues locaux Zones précédées de l’étiquette E Exemples : E 316 Note sur l'exemplaire (correspondant à un exemplaire précis) E 856 URL (localisation électronique et mode d’accès contrôlé) Création Afficher la notice bibliographique localisée Modifier votre exemplaire : MOD eXX Ajouter les zones EXXX puis valider [Entrée]

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Décision de localisation Guide méthodologique Documents contractuels Travaux Pratiques

abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques règles de catalogage Z : interprétations et adaptations propres au Sudoc Éditions / tirages Ouvrage broché / Ouvrage relié Catalogage des monographies en plusieurs volumes Catalogage des thèses … Règles de description / Notices bibliographiques

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques Format bibliographique Rappel des zones Unimarc  0XX : n° d’identification  1XX : données codées  2XX : informations descriptives  3XX : notes  4XX : titre lié (liens avec d’autres notices bibliographiques)  5XX : titres associés  6XX : indexation matière et classifications (liens avec d’autres notices)  7XX : responsabilité intellectuelle (liens avec d’autres notices)  8XX : données internationales

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques données codées Zone 008 Position 1-2 : type de document Position 3 : statut de la notice r notice de rétroconversion (valeur attendue) Position 4 : forme du catalogue descriptif 3 notice conforme aux recommandations de l'ISBD (valeur attendue)

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques données codées Zones 1XX : données codées zone 100 : date (générales) zone 101 : langues zone 102 : pays zone 104, 105, 106 : caractéristiques du document Ces informations sont à saisir à la fois sous forme codée (1XX) et textuelle (2XX, 3XX) Être vigilant sur la cohérence de ces données

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques utilisation obligatoire Dans tous les cas pour les zones : 200 après le $a 225 après le $a Quand il n’y a pas de lien : 4XX après le $t 5XX après le $a 601 après le $a 604 après le $t 605 après le $a 710, 711, 712 après le $a Jamais en 700, 701, 702

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques contrôle automatique Messages Options / Préférences / Messages – la case “ pop up ” doit être cochée pour les 3 types de message. avertissements notification (=validation) messages d’erreurs Validation de la notice cliquer sur la touche de la barre de commande Attention la touche “ Entrée ” centrale du clavier est un retour chariot ! ! !

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Création de notices bibliographiques Commandes de création 2 méthodes au choix Création ex-nihilo Création à partir de modèles 1. Se mettre en mode semi expert Choisir la commande automatisée : formulaire de saisie pour les données codées (zones 1XX) 2. Commande manuelle CRE 3. Choix du type de document à créer par Baguette magique Créer notice Copier notice par Scripts Barre d’outils CAT_Notice_Biblio par Dérivation

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur ModifierSupprimer MOD + [Entrée] SUP + [Entrée] ou SUP n°ppn + [Entrée] + Confirmer en cliquant sur : On peut réanimer une notice supprimée par son n°ppn : CHE PPN n°ppn + [Entrée] puis REA + [Entrée] Création de notices bibliographiques Commandes de Mise à jour : modifier/supprimer

1. Création de notices bibliographiques en mode «semi-expert » abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010

1. Mode semi-expert 1. Bouton Données Codées activé 3. Sélection du type de document : génère la grille de données codées correspondantes (008 ) 2. Commande de création de notice bibliographique

Zone de saisie de la notice 1. Mode semi-expert

2. Création de notices bibliographiques Mode «semi-expert » avec script-standard abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010

2. Mode semi-expert avec script-standard 2. Activation de la Baguette Magique 3. Choix de la fonction : Créer notice 4. Choix du type de notice 1. Bouton Données Codées activé 1. Bouton Données Codées activé

2. Mode semi-expert avec script-standard 5. Affichage des zones Unimarc correspondant au type de document sélectionné

3. Création de notices bibliographiques en mode «semi-expert » avec script abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010

3. Mode semi-expert avec script 3. insertion automatique des zones Unimarc (avec libellé) correspondant au type de document sélectionné 1. Cliquez sur le raccourci du script 2. Création en mode semi- expert (grilles données codées)

4. Création de notices bibliographiques en mode «semi-expert » par Copie abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010

4. Mode semi-expert par copie 1. Choix de la notice la plus approchante 2. Bouton Données codées activé 3. Activation de la Baguette magique – Copier notice (ou F5) 3. Activation de la Baguette magique – Copier notice (ou F5)

4. Mode semi-expert par copie 4. L’application copie automatiquement la « nouvelle » notice en mode modification : la notice doit être corrigée et, si nécessaire, enrichie

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Traitement des notices bibliographiques créées par copie Modifications, suppressions, ajouts de zones spécifiques Renseigner les zones des données codées Supprimer les zones 0XX (002, 035, 073…),3XX et 8XX propres à la notice d’origine Corriger les zones 0XX obligatoires: 010, 011 Compléter la notice « le document en main » Pour valider la notice, supprimer les […] en fin de notice

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Traitement des notices bibliographiques créées par copie Vérifier la complétude de la notice Transcription exhaustive des zones du pavé ISBD Vérification de l ’existence, de la nature et du contenu des zones contrôlées sous autorités des zones de liens des autres zones indexées Règle de description / Notices bibliographiques / Richesse et complétude du catalogage en Ligne

5. Création de notices bibliographiques en mode «semi-expert » par dérivation abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Utilisation de la Base d’appui ou des Bases externes (via Z39.50) Recommandations L'interrogation de ces bases est le dernier recours avant la création ex-nihilo de la notice. L'interrogation via Z39.50 suppose une conversion de normes de catalogage parfois coûteuse en temps

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur À partir de la base d’appui l Recherche des données de la base d’appui : l Au choix dans la base d’appui dans l’interface de recherche distante lProcédure de copie l Dans tous les cas : F5 pour copier dans base de production l Modification et validation de la notice dans Sudoc Règles de description / Notices bibliographiques / Catalogage en ligne : traitement des notices dérivées, 2. Recherche d’une notice bibliographique dans la base d’appui

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur À partir des bases externes via Z39.50 l Recherche lRecherche fédérée DIS CHE + [Entrée] => Formulaire l Procédure de dérivation de notice / copier notice (ou F5) l Modification et validation de la notice dans Sudoc Règles de description / Notices bibliographiques / Catalogage en ligne : traitement des notices dérivées

1. Recherche dans le catalogue du Sudoc d’un ouvrage de Steve Dougherty 2. Pas de réponse dans la base Sudoc 5. Dérivation Z39.50 : Recherche préalable dans la base du Sudoc

5. Dérivation Z39.50 : Recherche fédérée dans la base du Sudoc 3. Appel de l’écran de recherche fédérée avec la commande DIS CHE 4. Saisie des critères de recherche dans le formulaire 5. Choix d’une ou plusieurs bases externes

7. Choix de consultation d’une base en particulier 6. Consultation des résultats rapportés par chaque base 5. Dérivation Z39.50 : Résultats de la recherche fédérée dans le Sudoc

8. Vérification de la base externe consultée 9. Sélection de la notice à dériver 5. Dérivation Z39.50 : Consultation des résultats

5. Dérivation Z39.50 : Consultation puis dérivation de la notice 11. Dérivation : Baguette magique - Copier notice (ou F5) 11. Dérivation : Baguette magique - Copier notice (ou F5) 10. Notice correspondant au document à cataloguer 10. Notice correspondant au document à cataloguer

5. Dérivation Z39.50 L’application copie automatiquement la « nouvelle » notice en mode modification en base de production : la notice doit être corrigée, francisée, si nécessaire enrichie puis validée. L’application copie automatiquement la « nouvelle » notice en mode modification en base de production : la notice doit être corrigée, francisée, si nécessaire enrichie puis validée.

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Traitement des notices bibliographiques créées par dérivation Modifier et/ou ajouter des zones spécifiques Renseigner les zones des données codées, Vérifier les zones 0XX obligatoires (010, 011), Mettre aux normes de description en vigueur (210) Franciser les zones de descriptions bibliographiques (205, 215), de notes (3XX) si besoin. Conserver les zones sources de la notice (002, 035, 8XX) si et seulement si la notice dérivée décrit le document catalogué Vérifier la complétude de la notice Pavé ISBD Zones contrôlées sous autorité, zones de liens et indexation rameau Pour valider la notice, supprimer les […] en fin de notice

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Cohérence de la base Quelques erreurs graves…  modifier une notice existante pour la rendre conforme à son document  copier les notices sans modifier certaines données  créer des doublons  mal renseigner les données codées (comme une incohérence entre la date en zone de données codées 100 et celle en zone descriptive 210)

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Points à surveiller particulièrement Type de document : les documents cartographiques sont à coder Ka, Kb ou Kd ou Pa (cartes manuscrites) La musique écrite est à coder Ma, Mb ou La (Musique manuscrite) Gestion des multivolumes Message avertissant de la création de doublons potentiels (adresse CAT de la bibliothèque de localisation)

abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur La gestion des liens

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Gestion des liens dans le Sudoc Pourquoi des liens ? contrôler les accès pour optimiser les recherches pour éviter de saisir à nouveau les données déjà présentes dans une autre notice gain de temps pas d ’erreurs de saisie mises à jour plus faciles bénéficier de la richesse des fichiers d’autorités ou des notices bibliographiques liées

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Types de liens l 3 types de liens entre notices lBibliographique / Bibliographique : Collections, publications en série lBibliographique / Notice d'autorité : Auteurs, Collectivités, mots matière … lNotice d'autorité / Notice d'autorité : Relations 'thesaurus', “avant” -“après”

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Affichage des notices liées REL : Affiche les notices du même type liées à la notice visible à l’écran l BIBLIO -> BIBLIO Une notice de collection et les monographies parues dans cette collection l AUTORITÉ -> AUTORITÉ Une vedette matière et les vedettes matières liées

LIEN REL : affichage des notices bibliographiques (Aa) liées à la collection (Ad) REL 1 Affichage de la notice de collection 1 Affichage de la notice de collection 2 Saisie de la commande REL 2 Saisie de la commande REL + de 800 notices bibliographiques sont liées à la notice de collection Le Guide du routard 3 Page de résultats 3 Page de résultats

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Affichage des notices liées REL TT : Affiche les notices bibliographiques liées à une notice d’autorité l AUTORITÉ -> BIBLIO Un auteur et les ouvrages dont il est auteur ou sujet

LIEN REL TT : affichage des notices bibliographiques (Aa) liées à une notice d’autorité (Tp) REL TT 1 Affichage de la notice d’autorité 1 Affichage de la notice d’autorité 2 Saisie de la commande REL TT 2 Saisie de la commande REL TT + de 600 notices sont liées à la notice d’autorité Pierre JOSSE + de 600 notices sont liées à la notice d’autorité Pierre JOSSE 3 Page de résultats 3 Page de résultats

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Lien cliquable vers la notice liée Lien cliquable vers la notice liée Construction des liens Syntaxe Collection, publication en série : 4XX AVANT : APRÈS : $0 : Introduit le N° PPN $0 : Introduit le N° + Forme retenue (Titre, n° ISSN) : + Forme retenue (Titre, n° ISSN) : expansion

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Lien cliquable vers la notice liée Lien cliquable vers la notice liée Construction des liens Syntaxe Auteur personne physique ou collectivité : 7XX AVANT : APRÈS : Forme retenue de la vedette : expansion Forme retenue de la vedette : expansion $3 : Introduit le N° PPN $3 : Introduit le N° PPN

Affichage d’une notice hôte avec ses liens (syntaxe) 410 : $ (N°ppn de la notice de collection du routard, ISSN (Expansion) 702 : $ X(N°ppn de la notice d’autorité liée)Josse, Pierre (Expansion)

Affichage de la notice cible : collection « Le Guide du routard » 001 : N° ppn de la notice de collection insérée dans la zone 410 $0 de la notice bibliographique hôte 008 : Statut de la notice Ad (collection de monographies)

Affichage de la notice cible : Personne physique « Pierre JOSSE » 008 : Statut de la notice Tp (personne physique) 001 : N° ppn de la notice d ’autorité inséré dans la zone 702 $3 de la notice bibliographique hôte

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Comment lier ? Procédure automatisée A partir de la zone où l’on veut créer le lien : 1. Chercher la notice à lier avec la baguette magique  sélection tronquée du terme puis, recherche tronquée (ou F9)  OU sélection exacte du termepuis, recherche exacte (ou MAJ + F9) 2. Sélectionner la bonne notice parmi les résultats et l’ouvrir 3. Insérer le lien (ou F11)

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Comment lier ? Procédure manuelle À partir de la notice que l’on veut lier : 1. Copier son numéro PPN À partir de la notice où l’on veut insérer le lien : 2. Cliquer sur MODIFIER 3. Saisir le code de sous-zone : $0 en 4XX pour un lien vers une notice bibliographique $3 en 6XX ou 7XX pour un lien vers une notice d’autorité 4. Coller le numéro PPN

abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Le choix des notices bibliographiques liées

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Accès bibliographiques Accès 41X : Dans une monographie 410 $0 vers la collection Dans une collection 411 $0 vers la sous-collection Accès 4XX : Liens aux autres notices bibliographiques (suite, reproduction, autres supports, etc.)

abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur 2010 Le choix des autorités

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Les autorités Pour quoi faire? Contrôler les points d’accès des notices bibliographiques : harmonisation des termes de renvoi mise à jour des entrées en recherche différencier les homonymes Pour qui, pour quoi? Personnes physiques Collectivités ou congrès Noms de territoire ou noms géographiques Familles Titres uniformes Auteur titre Nom de marque Noms communs Centres de ressources du RCR (format spécifique, ne pas lier)

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Normes et Format de données l Normes françaises et internationales de constitution des vedettes (correspondant aux points d’accès bibliographiques) l Standard : maintien a priori des règles de description de la BNF pour conserver une compatibilité optimale l Guide d’indexation Rameau (6ème édition) l Format : Le format des vedettes à lier

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Le format des notices d’autorité zone 008 Détail de la zone 008 Position 1-2 Type de notice (voir ) Position 3 Valeur numérique à 1 caractère (de 1 à 9) permettant de contrôler les autorisations en modification sur une notice. –3 : Valeur à attribuer (impérativement) aux propositions RAMEAU –5 : Valeur attribuée par défaut aux notices d’autorité créées dans le Sudoc –6 et + : valeurs attribuées par un coordinateur ou un administrateur pour protéger le contenu d ’une notice –8 : Notice autorité RAMEAU et F-MeSH –9 : Notice verrouillée par un administrateur

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Informations codées sur l’utilisation comme vedette matière Comporte 3 positions obligatoires $a : emploi dans une vedette matière $b : type d ’emploi en matière (tête de vedette et/ou subdivision…) $c : ajout d ’une subdivision géographique en indexation matière Préférer l’affichage U pour choisir les autorités à lier Le format des notices d’autorité : zone 106

Notice d’autorité Collectivité Auteur : Zone : zone de données codées utilisation comme vedette matière 106 : codes affichés « en clair » (mode semi-expert) 106 : codes affichés « en clair » (affichage public)

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Si vous récupérez une autorité de la base d’appui Attention à la zone 008 Ne pas lier directement => F5 ou copier la notice de la base d’appui Rendre la notice validable : Supprimer 009, 010 $8 sur 6 positions : langue de catalogage (0-2) + langue des autres éléments (3-5), $9 sur 2 positions Supprimer les « … » Entrer Lier par F11 ou baguette magique

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Des questions de catalogage?......Le Guide méthodologique... bien sûr! mais aussi Liste spécifique aux catalogueurs (SUCAT) problèmes de catalogage: normes, utilisation du format… questions catalographiques d'intérêt général  voir aussi : Archives SUCAT Listes spécifiques aux correspondants catalogage : autorités :

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Des questions de catalogage ?... Annuaire des correspondants accessible à partir de la page d ’accueil du Guide Méthodologique demande ponctuelle de bibliothèque à bibliothèque sur un ouvrage ou une notice Guichet ABESstp PS/Monogr. à fusionner chargements, (lots de) notices à corriger, défusions, etc... question propre à un établissement

2011 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Conseils Bien délimiter : Ce qui relève de la responsabilité du prestataire Ce qui relève de la responsabilité de la bibliothèque Se méfier des pièges de la dérivation Piège n° 1 : garder des zones non pertinentes Piège n° 2 : oublier de franciser les zones qui doivent l’être