L’audit de modernisation sur l’archivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication Fabien Oppermann - Ministère de l’Education nationale Conseil international des archives (ICA) 16e Congrès Kuala Lumpur 21-27 Juillet 2008 Bienvenue à cette session sur l'utilisation de l'offre de ressources en matière de formation des formateurs. Tout d'abord, je vais vous présenter le kit qui vous a été distribué. Il contient une copie du manuel de formation des formateurs, un cahier d'exercices avec une copie des transparents et de toutes les autres informations utiles. Vous y trouverez également un formulaire d'évaluation dont nous reparlerons tout à l'heure. 1 1

Plan 1. Contexte 2. Déroulement de l’audit 3. Résultats de l’audit Conclusion : conséquences de l’audit sur le fonction archivage 1. Context 2. Conducting the audit 3. Results Conclusion : follow up of the audit and consequences in records management in french administration

1. Contexte (1) Réforme de l’Etat Evaluation des politiques publiques (Etat, collectivités, etc.) State Modernisation Assessment of public policies (State, local governments, …)

1. Contexte (2) Une campagne générale d ’audit : Juillet-septembre 2005 : lancement Octobre 2005-avril 2007 : 7 vagues d ’audit Domaines concernés : interministériels (achats, paye, formation), ministériels (examens et concours…) A general audit campaign July-September 2005 : initiating the campaign October 2005-April 2007 : Conducting the 7 « waves » of audit Scope : interdepartemental (salaries, purchase, training) or departemental (exams, archeology, …) Les définitions des termes d'organisation, de formateur et d'apprenant sont d'ores et déjà largement utilisées. Elles ne tiennent pas compte du contexte où apprenants et formateurs sont réunis pour partager et apprendre de nouvelles connaissances et de nouvelles compétences. Pour nous aider à comprendre le contexte dans lequel vous travaillez, il est important pour nous de savoir quelle type d'organisation vous représentez au Congrès. Je commence : [Je travaille au ministère français de la Culture et de la communication dont je dirige le service (la mission) des archives]. Je vais poser un certain nombre de questions. Que chacun lève la main s'il se sent concerné. Il est possible de lever plusieurs fois la main. Qui travaille dans une administration ou dans une société ? Qui travaille dans un centre d'archives ? Qui est membre d'une association professionnelle ? Y a-t-il des membres de communautés ou d'associations de bénévoles ? Enfin, qui travaille ou étudie dans un établissement d'enseignement ou de formation ? Rappelez-vous que notre atelier d'aujourd'hui tente de couvrir tous les contextes professionnels. Avez-vous des questions sur ces définitions avant de commencer le sujet suivant ? 4 4

1. Contexte ( 3) Objectifs : Objectif véritable : faire des économies Simplifier les démarches des usagers ; Améliorer la gestion de l’Etat et le travail des agents; Recourir aux nouvelles technologies Mutualiser les bonnes pratiques Objectif véritable : faire des économies Objectives : Facilitate relations between administration and citizens Improve management of administration Use new technologies Share best practices By the way, it was a cross-cutting campaign Le manuel de formation des formateurs a été rédigé par Margaret Crockett et Janet Foster d'Archives-Skills Consultancy. Il constitue la synthèse de nombreuses années de formation dispensées dans des contextes culturels très différents. Il se concentre sur les aspects pratiques des formations et couvre tous les processus, depuis la conception, jusqu'à la délivrance et l'évaluation. Cette diapositive indique quels sont les utilisateurs potentiels du manuel. Il y en a certainement d'autres. Allez page 1 du manuel et regardez la table des matières. Comme vous le constatez, il couvre de nombreux sujets. Il a été conçu pour s'adapter à vos procédures, vos normes, vos règles et vos politiques, mais contient un certain nombre d'exemples dans le domaine des archives et du records management, comme les services aux publics. Le manuel est disponible en 5 langues : Indonésien Bahasa, Anglais, Français, Portuguais and Espagnol. Nous espérons en avoir bientôt davantage. 5 5 5

2. Déroulement de l’audit (1) Méthodologie des audits : Lettre de mission, cadrage et lancement de l ’audit Pilotage : comité de pilotage, direction de projet Des équipes projet ministérielles : archiviste + inspecteur général + consultant externe (Bearing Point/Deloitte) Methodology of audit : Initiating the audit : mandat, audit objectives Authority for the audit programme : audit team authority, audit team authority meetings Audit team in each administration : archivist/records manager, internal auditor, external auditor (Bearing Point/Deloitte) Concevoir le contenu d'une formation consiste à agencer des “briques” qui peuvent être présentées différemment en fonction du contexte culturel ou communautaire, des participants et des conditions matérielles disponibles. Pour concevoir le contenu d'une formation, il faut partir des résultats attendus qui sont fondés sur les buts et objectifs. Le contenu d'une formation doit être relié aux politiques existantes et disponibles, aux règles, curriculum, principes éthiques et normes qui régissent une organisation. Les “briques” de contenu doivent inclure les thèmes, les sujets, les méthodes pédagogiques et les supports d'enseignement. Nous discuterons de ces “briques” à l'occasion des prochaines diapositives. 6 6 6

2. Déroulement de l’audit (2) Périmètre prévu initialement : Archives courantes, intermédiaires et définitives des administrations centrales Etaient exclus : Parlement, hautes juridictions, organismes sociaux, services déconcentrés, opérateurs Initial scope : Current, semi-current and non-current records of the 15 ministries ; With the exclusion of : Parlament, Courts, Public Welfare, local administrations, agencies Toute une série de facteurs environnementaux et culturels sont susceptibles d'influencer le type de formation que vous allez donner et le profil des participants qui vont y assister. Plus vous avez d'information sur les apprenants avant le début de la formation, plus vous vous assurerez que la formation est adaptée à leur profil et à leur contexte. Pour les apprenants, il faut prendre en compte le bagage culturel, l'éducation, les expériences, la motivation et les objectifs de l'organisation. Il y en a encore beaucoup d'autres qui sont listés ici. Allez page 15 du manuel. Plusieurs tableaux peuvent vous aider à recueillir le maximum d'informations. Vous choisirez quelles informations sont les plus nécessaires à votre formation, et vous pourrez préparer un tableau ou un document qui résumera vos besoins.   Parfois, il est moins facile de recueillir des informations sur le profil des apprenants que sur l'organisation qui les emploie. Dans ce cas, posez des questions au début du stage du genre “Quelles sont vos besoins et qu'attendez-vous de la formation ? “ ou “Quelle a été votre motivation pour vous inscrire à ce stage ? “ Pour évoquer les quelques questions qu'il vous suffit de poser au début de la formation, je vous propose de regarder le formulaire jaune d'évaluation qui est dans le kit qui vous a été remis. Merci de répondre en quelques lignes aux 3 premières questions. Nous reviendrons sur ces questions lorsque nous parlerons d'évaluation. Je vous laisse 2 à 3 minutes pour remplir le formulaire. 7 7 7

2. Déroulement d el’audit (3) Périmètre réel : Variable en fonction des ministères et de leur contexte propre Final scope : Depends on every administration and their context Aujourd'hui, nous évoquerons deux types d'apprentissage. Tout d'abord, l'apprentissage individualisé qui intervient avec des individus qui préfèrent apprendre par eux-mêmes. Ils ont souvent peu de goût pour l'apprentissage en groupe. Ceux qui apprennent par eux-mêmes n'aiment pas toujours parler avec d'autres personnes dans des salles de cours mais préfèreront tout lire après la formation. L'apprentissage participatif associe formateurs et apprenants dans un travail commun. Les formateurs encouragent les apprenants à penser de manière critique et à présenter des idées originales. L'apprentissage participatif ne veut pas dire que tout le monde apprend la même chose. Lors de chaque session de formation, vous serez confrontés aux deux types de personnes. Les sujets peuvent être traités d'abord pour répondre aux apprenants “individualiste”s et ensuite approfondis dans des petits groupes pour répondre aux besoins de ceux qui aiment apprendre les uns des autres. Il est également important de prendre en compte l'interaction entre les apprenants et les formateurs. Certains apprenants aiment défier les connaissances des formateurs, tandis que d'autres les écouteront de manière passive. Ils considèrent qu'ils ne peuvent pas apprendre des autres dans le cadre de formations. Allez page 11 de votre cahier d'exercice. Réflechissez et indiquez par écrit quels sont, selon vous, les bénéfices des apprentissages individualisé et participatif, dans le cadre de votre travail, d'associations professionnelles et d'organismes de formation. Quelqu'un veut-il prendre la parole et dire au groupe ce qu'il a écrit ? 8 8 8

2. Déroulement de l ’audit (4) Objectifs principaux : Identification des gains qualitatifs et quantitatifs Développement de la dématérialisation Bénéfices attendus : Rationalisation de la production administrative Mutualisation et optimisation des moyens ; Développement des offres de service Main objectives : Identify benefices (quantity and quality) ; Develop the information society Expected outcomes : Improve process efficiency Share best practices ; Develop the service range Il est essentiel pour les formateurs de prendre conscience du fait qu'ils ont eux-même un bagage culturel et que Ies apprenants seront influencés par leur propre bagage culturel. Le bagage culturel des formateurs et des apprenants joue toujours un grand rôle dans le cadre des environnements d'apprentissage. La culture n'est jamais neutre. Elle constitue une part importante de l'environnement d'apprentissage, à la fois du côté des formateurs et du côté des apprenants. Cette dimension culturelle peut avoir une influence positive comme négative sur la formation. Il est important de reconnaître que la plupart de la littérature sur la formation des adultes, le développement professionnel et la formation professionnelle proviennent du monde anglo-saxon et ne seront pas adaptées aux autres cultures et aux autres communautés. La formation dans un contexte trans-culturel peut ouvrir des horizons aux formateurs comme aux apprenants et peut améliorer la compréhension entre eux. 9 9 9

2. Déroulement de l’audit (5) Les méthodes et outils utilisés : Identification des interlocuteurs cibles ; Entretiens auprès des services Questionnaire et base de données « archivage » Etablissements de constats ministériels et interministériels Etablissement de recommandations Methods and tools : Determining appropriate people to be interviewed ; Conducting interviews Setting up a questionnary and a « database » ; Generating audit findings (departemental and interdepartemental) ; Preparing audit report and giving recommendations [A lire lentement] Le message principal de ce texte est qu'on ne peut retirer aux formateurs et aux stagiaires leur “bagage culturel”. Il est toujours là, mais pas toujours visible. [Note pour la personne qui présente : vous pouvez demander à un participant ou à un assistant d'enfiler un sac à dos à titre d'illustration – c'est très efficace]. Le contenu de notre “bagage culturel” peut comprendre notre langue maternelle, que nous formions des collègues dans une association professionnelle ou des débutants dans un centre d'archives. Le bagage peut également comprendre le style préféré d'apprentissage de ceux qui sont plutôt individualistes. Il peut aussi être l'expérience accumulée en tant que formateur. Quelqu'un a d'autres suggestions à faire sur le contenu du « bagage culturel » ? Est-ce que quelqu'un a des suggestions à faire ? Reference MacKeracher, D, Making Sense of Adult Learning, University of Toronto Press, Toronto, 2004, p. 196. 10 10 10

3. Résultats (1) Etat des lieux : Overview of the current system : Reconnaissance de la fonction archives comme stratégique dans le traitement de l’information ; une situation contrastée selon les administrations et selon les types d’archives Un archivage perçu comme une charge ; Une coût significatif mais caché avec des perspectives de gains d’efficience et d’efficacité ; Un enjeu majeur : politique, qualitatif, efficacité, efficience Overview of the current system : Information is seen as a strategic ressource ; Disparities in records management between departements and between paper and electronic records ; Recorkeeping seen as a burden ; Significant implications for the budget and a real but poorly defined cost ; Four main considerations : policy, quality, effectivness, efficiency C'est le moment de choisir une série d'activités appropriées au sujet et au profil des apprenants. Plusieurs méthodes peuvent être appropriées pour un même sujet et il est important de combiner des travaux individuels et des activités en groupe. Dans le cas d'une formation à distance, les transparents des présentations, les notes, les feuilles de questions/réponses et les références au procédures peuvent être mis à disposition des stagiaires qui ne peuvent assister à la formation en salle par le biais d'un kit. Ils peuvent suivre le programme chez eux. Il peut également y avoir des liens vers d'autres documentations conservées par l'organisation, comme des politiques, des procédures ou des règles. Concevoir des programmes de formation consiste à décider combien de temps traiter de chaque sujet, quelle méthode pédagogique et quelles activités conviennent le mieux au profil des apprenants. Alterner théorie et pratique, avoir des sessions longues et des sessions courtes et faire différents types d'activités donne davantage de variété et maintient l'attention des stagiaires. Même dans l'enseignement à distance, il faut indiquer aux apprenants le temps dont ils ont besoin pour traiter chaque sujet, comme le temps qu'ils doivent passer à lire et à faire les exercices. 11 11 11

3. Résultats (2) Mise en avant des bonnes pratiques : Archivage électronique Dématérialisation des documents et des procédures, records management Valorisation des activités par internet Displaying good practices : Digital recordkeeping Developping the Information society, for files, process, records management Actualizing the activities on the web

3. Résultats (3) Analyses chiffrées : Analysis with quantification : Effectifs employés Volume de documents conservés Coûts estimés : personnel, infrastructure ; Calcul de ratios de coûts : stockage du ml d’archives, nombre d’agents pour gérer 1 km d’archives, etc. Analysis with quantification : People employed (full-time equivalent) Amount of kept files Estimated costs : employment, under- and substructure Calculation of ratios : recordkeeping’s cost for 1 ml, number of people to manage with 1 kml of records…

3. Résultats (4) Recommandations (1): Recommendations (1) Rationaliser l’archivage papier : évaluation des stocks d’archives, réduction des coûts de stockage, généralisation du records management, développement du contrôle interne ; Développer l’archivage électronique : modules d’export intégrés dans les systèmes d’information, créations de plate-formes d’archivage Recommendations (1) Optimisation of paper recordkeeping : examine and inspect the stocks, bring the stocks costs down, bring the records management in general use, develop the internal control ; Deployment of electronic recordkeeping : incorporation of recordkeeping modules into the management applications used or planned, creation of electronic recordkeeping plateformes

3. Résultats (5) Recommandations (2) : Recommendations (2) Mieux piloter la fonction archives dans l’administration ; indicateurs, réseau, relations avec les services perçues comme des clients, ... Recommendations (2) Optimisation of the records and archives keeping functions in the ministries ; warning indicators, network with correspondent people, administration departments considered as customers…

Conclusion : les conséquences de l ’audit Qui a appris quoi ? Un discours porté par d’autres acteurs que les archivistes, avec un langage propre, adaptés aux administrations, mais réutilisable par les archivistes ; La fonction archives peut être évaluée et quantifiée ; Les archives participent pleinement à la gestion et au développement de l’information Les archives sont un outil indispensable de la modernisation de l’Etat Who learnt what ? The speech came from other people than archivists, with specific language, easily understood from the administrators and used again by archivists The recordkeeping functions can be estimated and quantified Archives and records are part of the development of information Modernisation of State needs absolutely records and archives.

L’audit de modernisation sur l’archivage (France) Edouard Vasseur + 33 1 40 15 84 51 edouard.vasseur@culture.gouv.fr Fabien Oppermann + 33 1 55 55 00 58 fabien.oppermann@education.gouv.fr