EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite Projet EQO CoPil du Passage à la GED - Site web : maquettes graphiques

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 2 Déplacement des fichiers > nouveaux répertoires DEMARCHE SYNTHETIQUE GED Temporaire Créer nouveaux rép/partage Identification des rép concerné Dossier partagé /Serveur Dossier Membre /DD PC Dossier Membre /Serveur Concerné? Projets Non transfert Données privées Suppression GED Temporaire GED Oui GED Copie dans EDMS puis suppression GED/serveur A TERME Copie dans Nuxéo puis suppression GED/serveur Nuxéo Temporaire

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 3 Zone partage/serveur PREPARER LA DEMARCHE Créer les répertoires de travail –Créer sous le répertoire partagé 2 dossiers : Temporaire et GED + GED Temporaire GED Zone partage Temporaire Zone partage Dossier partagé /Serveur 1 Utiliser l'outil de création de répertoires et des fichiers (cf. Rémy+ Laurence) Dossier partagé /Serveur –Reporter l’arborescence EDMS 1 sous GED et Temporaire Former les responsables de répertoires (…et les volontaires) –En atelier (Laurence) –Courant février, doodle imminent

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 4 IDENTIFIER LES FICHIERS Localiser les répertoires et dossiers potentiellement concernés Identifier les répertoires concernés par le tri et les autres –Concernés : Répertoire stables de documents relatifs au service / équipe –Non concernés : Répertoires projet, ou d’échanges temporaires, perso,… Identifier les personnes clés pour chaque répertoire Dossier partagé /Serveur + + Dossier Membre /Serveur Dossier Membre /DD PC

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 5 La personne clé identifie la destination de chaque répertoire/fichier concerné par le transfert (mise à disposition d'un outil Excel 2) IDENTIFIER : DESTINATION FICHIER/REP Actif Suppression Temporaire GED 2 Utiliser l'outil de copie sur Excel de la structure des répertoires et des fichiers (cf. Rémy+Jacques) Fichier et dossiers concernés Définitions –Actif : document actif actuellement utilisé dans le service / équipe –Utile : document pas (ou peu) utilisé, dont la traçabilité reste nécessaire et qui sera progressivement transféré dans la GED (Nuxéo drag and drop ?) –Obsolète : document d’utilité nulle sans nécessité de traçabilité Utile Obsolète

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 6 OUTIL DE TRI

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 7 Origine des fichiers concernés DECIDER ET DEPLACER FICHIERS/REP Équipe : Valider la destination des fichiers répertoires proposée par la personne clé (option) Personne clé : Déplacement des fichiers (et non copie) Dossier partagé /Serveur Dossier Membre /DD PC Dossier Membre /Serveur Actif Suppression Temporaire GED Utile Obsolète

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 8 TRANSFERT-FINALISATION TRANSFERT GED/ ZONE PARTAGES => GED/EDMS –Qui ? : Gestionnaire de répertoire GED ou sous sa responsabilité, en relation avec la personne clé –Nota : en complément des ateliers proposés, cette étape peut contribuer à la formation de tous les membres du labo VERIFICATION COHERENCE - SUPPRESSION DOUBLONS : FICHIERS/REPERTOIRES ET ENSUITE ? –Transfert progressif du répertoire Temporaire vers la GED GED Nuxéo Temporaire

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 9 SITE WEB : PAGE ACCUEIL 3 3 Quelques améliorations de détail restent à prendre en compte

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 10 SITE WEB : PAGE EQUIPE/RUBRIQUE 3

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 11 Jokers

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 12 OBJECTIFS DE LA DEMARCHE DE TRANSFERT –Transférer tous les documents partagés 1 de toutes les équipes sur la GED –Neutraliser les anciens répertoires partagés sur le serveur –Profiter de la démarche pour trier les documents (suppression des documents et versions obsolètes, des doublons,…) TERMINOLOGIE –GED/Plan de classement Répertoires/ sous répertoires Gestionnaires de répertoire –Site interne Rubriques/ sous rubriques Responsable de rubrique 1 Ne sont pas concernés : CAO, Applications, Projets…,

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 13 INTERACTION GED-SITE WEB

EQO/J.Giner/CoPil_ Document propriété du CPPM, toute reproduction ou diffusion interdite 14 PREMIERE DEMARCHE : SIMPLIFIEE Sauvegarder la zone partage : a priori inutile car backup de 1 an au CC, jamais utilisé. Demander à Thierry le backup Évaluer/Auditer les répertoires partagés de l'équipe –Recenser les documents à transférer : Quels documents produits par le service/groupe peuvent être partagés au sein de la GED ? –Recenser les documents à supprimer et ceux à conserver dans la zone de partage –Utiliser l'outil Excel d'extraction de l'arborescence Windows Identifier les répertoires de destination Dans quel répertoire du plan de classement ces documents peuvent-ils être classés ? Déposer ces documents dans EDMS Supprimer les docs/répertoires déplacés dans EDMS GED Temporaire Suppression