Suivi administratif des Projets « Accrojump » financés par le Fonds Social Européen Mardi 8 décembre 2015

Le financement du FSE permet l’engagement de personnel complémentaire dans des établissements scolaires réunis dans un partenariat afin de proposer, de coordonner et/ou de mettre en œuvre des actions dans le cadre de la prévention du décrochage.

Engagement du personnel à charge du FSE Les charges supplémentaires sont accordées aux établissements concernés, par année scolaire, sur base d’une dépêche adressée à leur direction. principe d’additionnalité : la contribution du FSE ne peut se substituer aux dépenses structurelles publiques ou assimilables d’un Etat membre → De préférence, un agent temporaire Si agent définitif, celui-ci doit être clairement désigné dans la fonction FSE et doit être remplacé dans sa fonction d’origine (traçabilité) Aucune réaffectation même en cas de mise en disponibilité par défaut d’emploi Aucune nomination définitive dans le cadre des prestations FSE.

Le document d’attribution (CF 12 et S12) doit clairement mentionner l’objet de la désignation, à savoir le projet FSE « Accrojump ». Copie de ces documents d’attribution sera transmise au CCGPE ; toute modification ultérieure sera communiquée le plus rapidement possible. Au terme de chaque année civile, chaque partenaire, disposant de personnel à charge du FSE, devra établir une liste récapitulative du personnel concerné, signée par la personne légalement responsable (modèle établi par le CCGPE).

Le personnel engagé devra observer certaines obligations administratives : tenir un journal de bord (description journalière des tâches réalisées), établi par année scolaire; établir un rapport individuel d’activité (par année scolaire), annexé au rapport intermédiaire et au rapport final. Le porteur du projet devra établir un rapport intermédiaire (01/02/2017) et un rapport final (30/09/2018) sur la mise en œuvre du projet.

Le financement du FSE est un cofinancement   Tout projet FSE est financé à la fois en part européenne et en part « nationale » (= au moins la moitié des dépenses du projet). Cette part « nationale » peut être constituée de : - contributions extérieures (fondations, legs), subsides de pouvoirs publics belges (Part Publique Belge) autres produits (fonds récoltés lors d’une activité festive).

Comment constituer cette part « nationale » Comment constituer cette part « nationale » ? Dans le cadre des projets « Accrojump », il s’agira essentiellement de subsides de pouvoirs publics, qui fourniront la part publique belge (PPB). La PPB sera constituée également de coûts salariaux : il s’agira de valoriser le salaire du personnel organique des écoles, des CPMS, etc., engagé dans la réalisation du projet.

Il s’agira essentiellement de personnel avec un document d’attribution (école, CPMS) Copie du contrat à transmettre au CCGPE dans les délais impartis ; toute modification ultérieure à communiquer le plus rapidement possible Liste annuelle récapitulative, signée par la personne légalement responsable (modèle établi par le CCGPE). Remarque : dans le cas de membres du personnel partiellement impliqués, il conviendra de déterminer de manière argumentée le pourcentage d’affectation au projet (prorata).

Calcul des coûts salariaux Le CCGPE établira les coûts salariaux tant en part FSE qu’en PPB, sur base des documents transmis par les partenaires concernés (documents d’attribution, listes du personnel).

Transmission des documents du/au CCGPE   Le porteur de projet constitue le partenaire direct du CCGPE en ce qui concerne la réalisation du projet et tous ses aspects administratifs. Toutefois, si un autre partenaire souhaite obtenir une information spécifique, qu’il ne peut obtenir auprès du porteur, il contacte le gestionnaire du CCGPE concerné par le projet. Le gestionnaire communiquera également la réponse au porteur dans la mesure où elle concerne la responsabilité du porteur.

Contrôles du CCGPE En tant que OI, le CCGPE globalise toutes les dépenses réalisées dans les projets « Accrojump » et assume, seul, la responsabilité des dépenses présentées à l’Agence FSE. En plus du suivi administratif, le CCGPE met en place ces contrôles in situ qui visent à s’assurer de la réalité fonctionnelle des projets.

Contrôles de l’action en cours (part FSE et PPB) : rencontre, sur place, du personnel qui est impliqué dans le projet et dont le salaire est pris en compte dans le rapport de solde. L’objectif final de ce suivi et des contrôles est de s’assurer de l’éligibilité des dépenses et de leur adéquation avec les objectifs.

Archivage des pièces administratives Toutes les pièces doivent être archivées et conservées au moins jusqu’au 31 décembre 2028.