DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Projet SIEA SI –Engagements/Achats Formation pour les utilisateurs

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Sommaire 1.Contexte, objectifs et périmètre du projet SIEA 2.Types de demande d’achats 3.Chaîne de support 4.Utilisation du portail Achats en base TEST Page 2

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE 1. Contexte, objectifs et périmètre du projet SIEA Page 3

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Contexte et objectifs du projet SIEA Page 4  Un projet nécessaire pour se mettre en conformité (normes IPSAS et règles AIMP)  Une opportunité pour alléger les processus administratifs liés aux achats  Un financement par un projet de loi (PL ) Intégration et automatisation des engagements dans le disponible des fonds (SAP/Web Reporting). Gain sur les prix des achats Simplification et allègement de l’administratif Respect des règles d’acquisition par marché

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Périmètre du projet Page 5 Mobilier et fournitures de bureau Consommables et matériel informatique/audiovisuel Véhicules Graphisme, publicité, impression, reliure Leasing des photocopieurs Déménagement Appareils scientifiques Prestataires de service (Consommables scientifiques) Lot 1 ‘ Fournitures administratives et techniques Appareils scientifiques Consommables de laboratoires scientifiques Verrerie de laboratoire Fluide (gaz, hydrogène) Lot 2 : Consommables de laboratoires auprès des magasins centralisés Monographies Périodiques Lot 3 : Bibliothèques Notes de frais (paiements comptants, remboursements de frais et de voyage) Marchés de construction et rénovations de bâtiments Hors périmètre Pour cet automne

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE 2. Types de demande d’achats Page 6

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE 3 types de demande d’achats Demande d’achats avec la CCA, sur catalogue Demande d’achats avec la CCA, hors catalogue Demande d’achats libre: avec le fournisseur de son choix Page 7 Principalement les fournitures administratives, mobilier, audiovisuel Mobilier, déménagement, véhicules, audiovisuel Appareil scientifiques Matériel informatique etc.

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Demande d’achats CCA sur catalogue Page 8 QuoiQui -Sélection des articles dans le catalogue CCA -Renseignement des modalités de financement Demandeur -Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur -Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur -Envoi automatique de la demande d’achats à la CCACCA -Réception de la marchandiseDemandeur -Rapprochement de la facture avec la commande -Paiement de la facture Antenne comptable 2.Vérification et Approbations 1.Demande d’achat 3.Création commande & envoi 4. Réception 5. Traitement facture et paiement

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Demande d’achats libre Page 9 QuoiQui -Renseignement des caractéristiques des produits à commander -Renseignement des modalités de financement Demandeur -Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur -Transformation de la demande d’achats en commande -Envoi du bon de commande au fournisseur Demandeur -Réception de la marchandiseDemandeur -Rapprochement de la facture avec la commande -Paiement de la facture Antenne comptable 2.Vérification et Approbations 1.Demande d’achat 3.Création commande & envoi 4. Réception 5. Traitement facture et paiement

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Cas spécial : achat d’un bien à immobiliser Page 10 QuoiQui -Renseignement des caractéristiques des produits à commander -Renseignement des modalités de financement Demandeur -Contrôle de l’immobilisation -Création de la fiche d’immobilisation Service des inventaires -Validation du bien fondé de l’achat par un vérificateur -Approbation financière, obligatoire, selon la directive de l’UNIGE sur les signatures Vérificateur & Approbateur -Transformation de la demande d’achats en commande -Envoi du bon de commande au fournisseur Demandeur ou CCA -Réception de la commande -Renseigner l’immobilisation (ex. : local, amortissable) Demandeur -Rapprochement de la facture avec la commande -Paiement de la facture Antenne comptable 3.Vérification et Approbations 1.Demande d’achat 4.Création commande & envoi 2. Gestion des immobilisations 6. Traitement facture et paiement 5. Réception

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Certains achats sont centralisés auprès de collaborateurs spécialisés Informatique (collaborateurs spécialisés / entité) Audiovisuel (DIBAT) Mobilier (DIBAT) Service de déménagement (DIBAT) Véhicules (DIBAT) Page 11  Envoi d’un aux personnes en charge, pour que ces dernières se chargent ensuite d’effectuer les demandes d’achats dans le portail Achats

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE 3. Chaîne de support Page 12

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Chaîne de support Page 13

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE 4. Utilisation du portail Achats en base TEST Page 14

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Connexion au portail Achats Page 15 Dans votre navigateur, indiquer l’adresse : Identification USER ID : votre logon Novell / ISIS Password: bw

DIVISION BATIMENTS, LOGISTIQUE ET SECURITE Visualisation des engagements dans le Web-reporting Page 16