GUIDE MAPA (pour un besoin évalué entre 4000 et € HT)

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1 GUIDE MAPA (pour un besoin évalué entre 4000 et 89999 € HT)
Définition du besoin et rédaction du CCP par l’acheteur Responsabilité Procédure Action Définir le besoin précisément (ex: un matériel scientifique) Besoin L’acheteur (ex: pour les labos les enseignants-chercheurs, pour les services communs les responsables, …) Obtenir des devis afin d’estimer le montant de l’achat (ne doit pas dépasser € HT) Devis Remplir le CCP (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Cahier des charges (CCP) Remise du CCP au secrétariat

2 Gestion administrative par le secrétariat
Responsabilité Procédure Action Mis en ligne sur le site web Cellule des Marchés dans « Liens ». Le délai de réception des offres a été  fixé à 3 jours minimum. Il peut être supérieur (5 jours, 10 jours, 1 mois, 2 mois). A vous de juger. Publier gratuitement à l’AMUE Le secrétariat Contrôler la forme et non le fond (ex: enlever les zones bleues, mettre la date du MAPA, rajouter la date limite de réception des offres, mettre les zones rouges en noir, supprimer le & sur les candidatures si non utilisé…) Vérification administrative du CCP Informer au moins deux fournisseurs de la sortie de la publicité (ceux à qui, par exemple, vous avez demandé un devis) et leur envoyer le CCP par mail ou par courrier. Envoyer aussi un CCP à toutes les autres sociétés qui ont vu la publicité et qui sont intéressées (idem par mail ou par courrier). Envoi du CCP aux fournisseurs

3 Analyse des plis par l’acheteur
Action Procédure Responsabilité Dès réception des plis par l’acheteur, vérifier que le CCP est bien signé à l’endroit qui leur est réservé et commencer l’analyse (au moins deux personnes) Ouverture de plis contenant l’offre et son annexe « mémoire technique » (c’est un devis complet) L’acheteur (ex: pour les labos les enseignants-chercheurs, pour les services communs les responsables, …) Vous devez reprendre les critères de sélection des offres précisés dans le CCP pour établir le RAO (modèle en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles » Rédiger le rapport d’analyse des offres (RAO) Choix du titulaire Pour un labo ou un département, signature par le directeur du labo ou du département et co-signé par le directeur d’UFR. Pour un service commun, signature du directeur, pour Instituts et Ecoles, signature du directeur. Signature du CCP

4 Communication par le secrétariat
Action Responsabilité Procédure Leur envoyer un mail avec accusé réception ou courrier AR (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Informer les fournisseurs non retenus Le secrétariat Lui envoyer un mail avec accusé réception ou courrier AR (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Informer le fournisseur retenu Agrafer l’accusé réception du mail ou l’AR à l’endroit réservé à la notification (avant dernière page) Notification

5 Engagement et envoi du bon de commande par le secrétariat
Procédure Action Responsabilité Engagement de la commande dans Carambole Vous devez engager hors marchés. Préciser dans « libellé » MAPA du ../../…. Le mémoire technique du fournisseur est une sorte de devis mais il est plus complet car il reprend les critères de sélection des offres. Faxer le bon de commande au fournisseur ainsi que le mémoire technique du fournisseur Le secrétariat Vérifier que le fournisseur ait bien respecté les délais de livraison et que le matériel livré ne soit pas défectueux Accusé réception du matériel Facture et bon de commande doivent être transmis à l’Agence Comptable pour paiement. Ne pas transmettre la copie du CCP sauf dans le cas d’une avance. Une avance de 5% peut être demandée par le fournisseur si le montant du marché est supérieur à € HT et dans la mesure où le délai d’exécution est supérieur à 2 mois. Dans ce cas, il faut donner une copie du CCP à l’Agence Comptable ainsi que la facture et le bon de cde. Une avance peut être supérieure à 5% si vous le précisez dans le CCP (nous contacter pour cela).

6 Archives par le secrétariat
La lettre ou le mail avec l’accusé réception envoyé à l’entreprise non retenue La lettre ou le mail envoyé à l’entreprise retenue. L’accusé réception est agrafé au CCP (avant dernière page). Le CCP du candidat retenu signé par les 2 parties et notifié ainsi que son mémoire technique (devis complet) Le dossier doit contenir les éléments suivants et doit être archivé au moins 5 ans Le rapport d’analyse des offres Les bons de commande La publicité Toutes correspondances échangées

7 Quand contacter la Cellule des Marchés ?
Marché avec de la maintenance ou extension de garantie Marché à bons de commande Dans les cas suivants Si l’avance est supérieure à 5% Marché alloti Pour une aide