immos Gestion des Immobilisations et de l’inventaire physique

Page 2 - GFI Informatique - avril 2003 Des groupes de travail constitués d’utilisateurs ont permis l’analyse et la réalisation du présent module. La gestion des Immobilisations GFI Progiciels optimise la gestion des biens immobilisés de l ’acquisition jusqu’à la cession ou mise au rebut. La gestion comptable des biens immobilisés peut être complétée par un suivi de gestion et un suivi de l ’inventaire physique. L’interface avec les gestions financières permet d ’automatiser la création des fiches de biens. A l’inverse, les mandats et titres correspondant aux amortissements seront présentés pour saisie en gestion financière. Environnement TechnologieErgonomieFonctionnalités Génèse du Génèse du module Principe de Principe de base Références Services

Page 3 - GFI Informatique - avril 2003 PLAN DE COMPTES Immobilisation, dotation, amortissement repris depuis la GF CATEGORIE LOCALISATION RESPONSABLE CRITERES EVENEMENTS REGLES ET PLAN D’AMORTIS- SEMENT Linéaire - Dégressif - Exceptionnel FICHE DE BIEN Propositions de biens Biens validés MODULE IMMOBILISATIONS GESTION FINANCIERE Date : 15/01/2004 Service : A01 Serv Adm Montant : ,00 Imputation : 2183 Libellé: ORDINATEUR Prise en charge : 20/01/2004 MANDAT Mode SANS de réglt : PAIEMENT Montant : 3 000,00 Compte : 681 Contrepartie : Libellé: DOTATION AMORTISSEMENTS Environnement TechnologieErgonomieFonctionnalités Génèse du Génèse du module Principe de Principe de base Références Services

Page 4 - GFI Informatique - avril 2003 Environnement TechnologieErgonomieFonctionnalités Nos références : 300 clients dans le secteur public dont Génèse du Génèse du module Principe de Principe de base Références Services AMUE (ensemble des Universités) ANPE Agence Nationale des Fréquences Bibliothèque Nationale de France CNASEA ENGREF Groupe des Ecoles des Télécoms HARAS NATIONAUX Musée du Louvre CNAC – G. Pompidou Conseil Supérieur de la Pêche ENAC de Toulouse Institut National Propriété Industrielle Masse des Douanes Office National Interprof. des Céréales Agence Fr. Sécurité Sanitaire des Aliments Syndicat transports parisiens Etablissement Nat. Invalides de la Marine Voies Navigables de France Agence Centrale des Offices Agric. Institut Français Environnement Caisse Nationale Militaire Séc. Sociale Caisse Nat. Monuments Historique et Sites

Page 5 - GFI Informatique - avril 2003 Environnement TechnologieErgonomieFonctionnalités Génèse du Génèse du module Principe de Principe de base Références Services Des services à la carte 1- ASSISTANCE TECHNIQUE A L’INSTALLATION ET AU PARAMETRAGE 2 - REPRISE DES DONNEES DES FICHIERS EXISTANTS 3 - FORMATION DES GESTIONNAIRES Pour chacun de ses progiciels, GFI Progiciels propose deux types de formations : des formations individualisées dans votre établissement des formations groupées inter-établissements dans les locaux du CNOUS 4 - ASSISTANCE AU SUIVI ET A L ’EXPLOITATION Pour suivre et maintenir au mieux votre solution, GFI Progiciels prévoit plusieurs aspects dans ses contrats d ’assistance : - l’assistance téléphonique pour toutes les questions que vous vous posez sur l’utilisation du logiciel, - la télémaintenance pour une efficacité maximum et l’intervention directe d’un technicien - l’assistance technique sur les systèmes d’exploitation et bases de données,. 5 - MAINTENANCE ADAPTATIVE ET REGLEMENTAIRE - La maintenance réglementaire vous garantissant les mises à jour fonctionnelles découlant des différentes modifications de la législation

Page 6 - GFI Informatique - avril 2003 Le module gestion des immobilisations a été réalisé sous Visual Basic version 5. Il peut fonctionner avec les bases de données Access, SQL Server ou Oracle. La version Oracle s’adresse aux établissements désireux de regrouper la gestion de leurs biens sur un serveur unique. Dans ce cadre, le module utilise le mode client serveur. Les postes des gestionnaires appelés postes clients sont installés avec les programmes. Les données sont stockées sur le serveur. Un système de communication est mis en place pour relier les postes. Il est également possible d’émuler la technologie trois tiers via les outils TSE ou Citrix. Poste du gestionnaire : - Windows NT Programmes du module - Base de données Access Serveur de données : - Windows NT - Unix - Base de données Oracle Ou SQL Server Poste des gestionnaires : - Windows NT Programmes du module Environnement Technologie ErgonomieFonctionnalités Principes de base de base Pré-requis techniques Serveur d’application Windows 2000 TSE ou Citrix Programmes du moduels Postes des gestionnaires : - Client TSE ou Citrix

Page 7 - GFI Informatique - avril 2003 Environnement Technologie ErgonomieFonctionnalités Principes de base de base Pré-requis techniques Serveur de données :- UNIX ou WINDOWS NT - Base Oracle V. 7ou 8 - SQL net Poste client- Processeur pentium - Mémoire 64 Mo - 50 Mo sur disque nécessaire à l’exécution des programmes - WINDOWS NT4 – XP - SQL net pour échanges ORACLE - ODBC Oracle V2.5.3 ou V8.01 Imprimante - Laser Débit du réseau - 64 Kb/s pour les 4 premiers postes (bande passante)- 16 Kb/s pour chaque poste supplémentaire Degré d’ouverture : - Interface avec autres logiciels - Interface bureautique Matériel recommandé pour l’inventaire physique - Douchettes DATALOGIC - Impression des étiquettes sur imprimante laser format A4 - Imprimante spéciale étiquette type Brother - Possibilité de faire réaliser des étiquettes indestructibles par prestataire - Option : PDA avec ou sans douchette

Page 8 - GFI Informatique - avril 2003 L’accès aux fonctions utilise le mode fiche / liste. La liste des biens à afficher est paramétrable par l ’utilisateur. Le mode liste affiche l’ensemble Utilisation des onglets des biens Le mode fiche présente le contenu détaillé de chaque bien. La barre d ’outils permet d’émuler les fonctions de création, consultation, modification, suppression. EnvironnementTechnologie Ergonomie Fonctionnalités Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et Acteurs et fonctionnalités

Page 9 - GFI Informatique - avril 2003 Les éditions peuvent sortir en aperçu avant impression ou directement à l’imprimante. Une fonction zoom permet de voir tout ou partie des éditions. La navigation entre les pages à imprimer est prévue. EnvironnementTechnologie Ergonomie Fonctionnalités Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et Acteurs et fonctionnalités

Page 10 - GFI Informatique - avril 2003 A partir des aperçus avant impression, il est possible de demander l’envoi des éditions vers les outils standards bureautiques. Vous avez alors toute latitude pour mettre en forme et générer des graphiques d’illustration. EnvironnementTechnologie Ergonomie Fonctionnalités Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et Acteurs et fonctionnalités

Page 11 - GFI Informatique - avril 2003 L’utilisateur possède un ou plusieurs profils. Chaque profil pointe sur un ensemble de fonctionnalités. UTILISATEUR PROFIL FONCTIONS PAR PROFIL FONCTIONS L’utilisateur accède aux fonctions de ses profils. L’utilisateur retrouve ses accès à la structure budgétaire EnvironnementTechnologie Ergonomie Fonctionnalités Le module différencie les profils ordonnateur et Agent Comptable. Lors de la saisie d’une fiche, l’ordonnateur peut accéder aux données générales de la fiche. L’agent Comptable vient ensuite compléter les données comptables et ainsi permettre la validation de la fiche. Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et Acteurs et fonctionnalités

Page 12 - GFI Informatique - avril 2003 Distinction des caractéristiques des comptes Immobilisation (2…) Dotation (68…) Amortissement (28…) Cession (675, 775) Subvention (XXX) En cours (23…) Plan de comptes IMMOBILISATIONS EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions

Page 13 - GFI Informatique - avril 2003 Durée (mini, maxi, votée) Compte d ’immobilisation Compte d ’amortissement Compte de dotation Matériel informatique Durée 4 ans 2183, 28183, 681 Construction Durée 25 ans 213, 2813, 681 CATEGORIES DE BIENS Les catégories rassemblent les biens ayant des caractéristiques communes. EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions

Page 14 - GFI Informatique - avril 2003 LOCALISATIONS la localisation caractérise le lieu géographique du bien Bâtiment Villes La localisation est le critère majeur de l ’inventaire EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions

Page 15 - GFI Informatique - avril 2003 RESPONSABLES Définir des responsables permet d ’associer un interlocuteur à un bien. Ou est donc passé ce véhicule ???? Je vais interroger le responsable !!! EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions

Page 16 - GFI Informatique - avril 2003 CRITERES Lors de la création d ’un bien, il est possible de lui associer 5 critères. Les critères permettent de caractériser un bien. Ils représentent des mots clefs facilitant les recherches. Ils peuvent également servir de critère de sélection lors des éditions. Critère 1 Critère 2 Critère 3 Critère 4 Critère 5 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Marque Puissance Famille Fiscalité Année de Remplacement Citroën 4 CV Véhic. Service Taxe Profes Peugeot 5 CV Véhic. Fonction Sans TP 2002 Renault 6 CV Matériel PAO 2003 IBM 7 CV Matériel compta. Compaq 486 DX Imprimante matric. Fujitsu Pentium Imprimante laser

Page 17 - GFI Informatique - avril 2003 ORDONNATEUR AGENT COMPTABLE GESTIONNAIRE IMMO Mandatement de la facture d’immobilisation Récupération des mandats et génération des propositions Transfert du bordereau à l ’Agence comptable Réception des pièces et du bordereau Vérifications des pièces et mandats Constat des rejets Rejet Validation Renseignements complémentaires de la fiche de bien Validation de la fiche de bien EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Visualisation de la fiche immobilisation

Page 18 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession La numérotation des biens est manuelle ou automatique. Indication de l ’origine d’acquisition Référence à la structure budgétaire Gestion des quantités multiples. Consultation : du plan d ’amortissement, des liens aux mandats, des cessions, des biens attachés.

Page 19 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Gestion des modes d ’amortissement linéaire dégressif exceptionnel aucun Gestion du prorata temporis - décalage avant ou après Affectation à une catégorie de bien Indication de la durée d ’amortissement (la valeur présentée par défaut correspond à la durée votée de la catégorie) L’amortissement neutralisé est géré. Il permet d’impacter la gestion financière par génération d ’un titre sur le compte 77x avec contrepartie 1022 et d’un mandat sur le compte 681 avec contrepartie sur un compte 28..

Page 20 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Saisie des comptes qui seront utilisés pour les écritures de dotations

Page 21 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Reprise de l’existant par la saisie d ’une valeur résiduelle (valeur nette comptable) à une date de reprise Gestion des secteurs distincts de TVA de manière à amortir pour le montant hors taxe plus la partie de TVA non récupérable. Possibilité d’expliquer le financement des biens

Page 22 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Référencement des axes d’analyses (critères) et des codes correspondants (saisies facultatives) Les axes d ’analyses servent de critère de sélection pour l ’ensemble des éditions proposées dans le progiciel.

Page 23 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Possibilité suivant paramétrage de visualiser ou de créer la fiche physique Indication d ’une référence interne, et d ’un numéro de contrat d ’assurance La zone de regroupement permet de relier plusieurs biens assemblés de manière à visualiser des plans d’amortissement consolidés Saisie d ’informations complémentaires dans le post it électronique

Page 24 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession L’alimentation de l’historique des biens se fait par référence à la liste des évènements mis en place lors du paramétrage. Il suffit ensuite d’indiquer une date pour l’événement. L’onglet liste permet de visualiser l’ensemble des évènements survenus pour le bien.

Page 25 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession Le post it électronique permet d ’enregistrer toute remarque utile à connaître lors de la consultation du bien. L ’ergonomie du bouton se modifie dès qu ’une remarque est enregistrée de manière à prévenir l ’utilisateur qu ’il a des informations à visualiser.

Page 26 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession La visualisation du plan d ’amortissement est possible directement depuis la fiche de bien.

Page 27 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession RATTACHEMENT DES BIENS AUX MANDATS Un bien peut être rattaché à un ou plusieurs mandats ou ordres de reversement (augmentation ou diminution de la valeur). Cette référence est reprise automatiquement lors de la génération des biens sur mandat en provenance de la gestion financière.

Page 28 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions GénéralPost itTableauMandatDatesInfosCritèresMontantComptaAmtsCession La visualisation des éléments liés à la cession est possible directement depuis la fiche de bien.

Page 29 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Les biens en cours de fabrication sont enregistrés en tant que tels (classe 23). Ils font l’objet d ’un transfert vers le fichier des biens lors de leur achèvement. Les fiches d’en-cours peuvent être saisies manuellement ou générées automatiquement par reprise des mandats émis en gestion financière.

Page 30 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Les subventions ayant servi au financement des biens immobilisés sont enregistrées. Ces fiches peuvent être saisies manuellement ou générées automatiquement par interface en provenance de la gestion financière (titre émis sur les comptes 131) La subvention donne lieu à plan de reprise. Ce dernier suit les mêmes règles que le plan d ’amortissement du bien de rattachement. Il est possible d’attacher plusieurs subventions à un même bien. Il est possible d’attacher plusieurs biens à une même subvention.

Page 31 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Serveur Base de données ORACLE Préchargement de la base sur le portable Acquisition des données par lecture des étiquettes code à barres Déversement des données acquises sur le serveur et éditions comparatives PDA ou Micro Portable Base de données ACCESS

Page 32 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Les écritures annuelles sont proposées pour alimentation de la gestion financière. Important : Lors de l’interface en comptabilité budgétaire, l ’utilisateur peut choisir entre deux modes de gestion différents : Soit les mandats et titres sont proposés dans la structure budgétaire à laquelle le bien est rattaché (ce qui suppose que le budget du compte 68 a été reparti dans les différentes structures). Soit les mandats et titres sont proposés dans une structure budgétaire support qui contient le budget du compte de dotation aux amortissements.

Page 33 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions Les cessions peuvent être saisies pour une quantité ou un montant. Les écritures de sortie sont proposées pour l’alimentation de la gestion financière : - un mandat sur le compte dotation (calculé au prorata de la présence) - un titre sur le compte d ’amortissement (calculé au prorata de la présence) - un mandat pour la valeur nette comptable de l ’élément d ’actif cédé - un titre pour le produit de la cession d ’élément d ’actif.

Page 34 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions CAS DES BIENS ASSEMBLES Il est possible d ’attacher plusieurs biens lorsque ceux-ci n ’en forment qu’un. Dans ce cadre, il est possible d ’éditer les plans d ’amortissement de chaque composant mais également le plan d ’amortissement consolidé du bien regroupé.

Page 35 - GFI Informatique - avril 2003 EnvironnementTechnologieErgonomie Fonctionnalités Paramétrage Comptes Catégories Localisations Responsable Critères Utilisation Création de bien En-cours Financement Inventaire physique Dotation d’amts. Cession de bien Biens composés Editions PRINCIPE DE GENERATION DES EDITIONS La gestion des éditions s ’appuie sur le principe suivant : 1 - L ’utilisateur choisit le type d ’édition dont il a besoin 2 - Il sélectionne les éléments qu ’il souhaite étudier par le biais du requêteur (choix multi-critères sur l ’ensemble des informations liées aux biens)