INRAP Choix et mise en place du futur système d’information comptable et financier (SICF) de l’INRAP Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage COMITE DE PILOTAGE DATE : 08 Avril 2008

Sommaire détaillé 1 2 3 4 5 Avancement des travaux Ateliers et réunions réalisés Avancement du cahier des charges Présentations éditeurs Processus à mettre en œuvre et particularités INRAP Page 4 Page 5 Page 8 Page 9 2 Page 14 Cartographie & périmètre 3 Page 16 Les points de vigilance 4 Page 21 Les points à valider à ce stade du projet 5 Les étapes ultérieures Page 24 Page 25 Tâches après le 17 avril Planning 2

Sommaire 1 Avancement des travaux 2 Cartographie & périmètre 3 Les points de vigilance 4 Les points à valider à ce stade du projet 5 Les étapes ultérieures 2

ATELIERS & REUNIONS REALISES

AVANCEMENT DU CAHIER DES CHARGES (1/3)

AVANCEMENT DU CAHIER DES CHARGES (2/3)

AVANCEMENT DU CAHIER DES CHARGES (2/3)

LES PRESENTATIONS EDITEURS Les premiers constats Agresso Interfaces directes avec le SGA / Référentiels communs SIF SGA Solution récente sur la partie secteur public / Work-flow flexible Sirepa Répond standard secteur public – produit a priori stable Problématique analytique à approfondir / service fait déclaré au moment de saisie de la facture CIVITAS Version antérieure utilisée par l’INRAP : migration possible en cours d’année Partie Agence comptable non redéveloppée sur la nouvelle version – prévue en cours d’année 2008

ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE PROCESSUS A METTRE EN ŒUVRE & PARTICULARITES INRAP (1/4) DOMAINES PARTICULARITES INRAP ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE CONTRÔLE BUDGETAIRE Contrôle limitatif des dépenses au niveau enveloppe LOLF et axe organisation (si possible voir axe destination) Possibilité de mettre en place un niveau additionnel dans le contrôle budgétaire bloquant (dépenses opérationnelles/dépenses de structure => axe destination) COMPTABILITE ANALYTIQUE Axes d’analyse : Compte budgétaire / Compte général / Activité / Projet / Destination / organisation /autres ? Axes analytiques pouvant faire l’objet d’un ou plusieurs regroupement permettant des analyses différentes en fonction des restitutions Mise en place d’un référentiel d’axes d’analyse Alimentation manuelle ou automatique des axes d’analyse tout au cours des flux dépenses et recettes pour les comptes de résultat Corrections analytiques Notions de hiérarchies et de restitutions croisées sur n’importe quel niveau ou combinaison de niveaux COMPTABILITE GENERALE Fonctionnalités standards de comptabilité générale appliquée au secteur public (Norme M9-1) CLOTURE Processus et besoins à analyser. Réunion en cours d’organisation avec les contrôleurs de gestion

ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE PROCESSUS A METTRE EN ŒUVRE & PARTICULARITES INRAP (2/4) DOMAINES PARTICULARITES INRAP ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE REFERENTIEL TIERS Fonctionnalités standards. Amélioration des contrôles de doublons sur la gestion du référentiel tiers REFERENTIEL ARTICLES Mise en place d’une base articles permettant une pré-affectation comptable EXECUTION DE LA DEPENSE Gestion des achats avec délégation d’engagement des dépenses en déconcentré. Amélioration des contrôles sur la gestion des marchés (seuil des marchés, délégations de signature) Gestion des contrats nationaux avec mise en place de droits de tirage au niveau local Enregistrement d’un service fait, au moment de la livraison / prestation de services Workflow de validation des factures si elles sont enregistrées en central (gestion des anomalies suite à rapprochement négatif commande/réception/facture) Informations permettant un suivi prévisionnel de trésorerie (date prévisionnelle de service fait) Suivi des litiges sur les factures. PRISES EN CHARGE DU FNAP Considérer la possibilité de traiter les prises en charges du FNAP par des fonctionnalités standards Gestion des contrats FNAP dans le SI Finance

ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE PROCESSUS A METTRE EN ŒUVRE & PARTICULARITES INRAP (3/4) DOMAINES PARTICULARITES INRAP ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE GESTION DES RECETTES Typologie de recettes diverses. La mise en œuvre du SI Finance aura pour objectif l’implémentation d’un outil intégré de facturation commun à toutes les entités de l’INRAP, et permettant des échanges d’information avec SGA. Intégration du processus dans l’outil financier : saisie des contrat/marché/convention => émission des facturations => titres de recettes => encaissements.=> recouvrement Mise en place d’échéanciers prévisionnels de facturation dans les contrats Enregistrement de « service fait » matérialisant les événements déclencheurs de facturation Gestion des subventions diverses + conventions dans le SI Finance. Gestion des relances TRESORERIE Processus de gestion courante standard, composé essentiellement d’étapes manuelles, avec des traitements dans des tableurs. Permettre d’obtenir des éléments entrant dans l’élaboration des prévisions de trésorerie. IMMOBILISATIONS INVESTISSEMENTS Traitements standards. Mise en place d’un système de comptabilité des immobilisations intégré avec les achats, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale Capacité de gérer un numéro d’inventaire, interfacé avec un outil de gestion de biens physiques

ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE PROCESSUS A METTRE EN ŒUVRE & PARTICULARITES INRAP (4/4) DOMAINES PARTICULARITES INRAP ENRICHISSEMENTS FONCTIONNELS DU SI FINANCE FONCTIONNALITES TRANSVERSES A confirmer : Mise en place d’une nouvelle organisation des structures déconcentrées Possibilité de faire évoluer facilement l’organisation dans l’outil Mise à disposition de critères de recherche étendus Possibilité d’attacher des documents scannés dans les transactions Suivi complet des évènements (marchés, commandes, factures…) avec possibilité de zoom. CONSOLIDATION A prévoir Possibilité de gérer et consolider une filiale. FISCALITE Processus et besoins à analyser Problématiques de TVA, déjà abordés en comptabilité analytique Particularité INRAP : gestion du prorata de TVA REGIE GED

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CARTOGRAPHIE /PERIMETRE EXECUTION DES DEPENSES Saisie du marché Engagement comptable Engagement juridique Service fait Saisie de facture fournisseurs Liquidation par l’ordonnateur Mandatement Prise en charge par le comptable Mise en paiement Procédures d’opposition, rectification .. Comptabilité auxiliaire fournisseurs Restitutions Marchés et contrats clients Echéanciers de facturation Facturation Emission du titre de recette Recouvrement Procédures d’opposition, rectification .. Comptabilité auxiliaire clients GESTION DES RECETTES CONTRÔLE & SUIVI BUDGETAIRE Notification du marché ELABORATION >> NEGOCIATION DES MARCHES Saisie du budget validé Livraison - Réalisation prestations Factures Fournisseurs Opérations diverses & procédures particulières Opérations de clôture comptable Régularisation du prorata TVA & Arrêté des écritures fin Ex. Opérations début d’exercice COMPTABILITE GENERALE CONSOLIDATION Gestion courante de trésorerie Prévisions de trésorerie TRESORERIE Registre des biens comptables Gestion des mouvements comptables (ACQ / MES / TRANSFERTS ANALYTIQUES / CESSIONS ayant un impact comptable) IMMOBILISATIONS Nomenclature Immobilisations Référentiel Maître HORS SIF Référentiel Maître SIF PATRIMOINE Suivi des biens physiques immobilisées Stocks non comptables et alertes de réappro. Entités & structures organisationnelles Référentiels Fournisseurs & agents Nomenclature Achats Nomenclature Articles Nomenclature budgétaire Plan de compte général Référentiels Clients COMPTABILITE ANALYTIQUE Diagnostics Fouilles .. Temps Frais Commandes Top Facturation Fichiers bancaires / Relevés RESTITUTIONS Mvt sur les BPH avec impact comptable Coûts agents par profils Ecritures de Paie SI RH Recrutement & Gestion des carrières Détermination des coûts par projet Suivi ETP & Budget masse salariale Notes de frais SYSTÈME DE GESTION D’ACTIVITE (SGA) Demandes d’achat Planification opérationnelle Budget opérationnel Frais siège CENTRES SIEGE Saisie des temps Opérations ELABORATION BUDGETAIRE

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LES POINTS DE VIGILANCE (1/3) Axe Organisation Organisation cible : Entité la plus fine = le centre archéologique (pour la partie hors siège) => Ce niveau organisationnel est inclus dans le cahier des charges SIF. Gestion de la période transitoire (avant mise en place organisation cible) : SGA : le centre archéologique => région SIF : échanges avec SGA sur information liée au code opération (le centre est compris dans la structure du code opération => région). Point de vigilance : Gestion de période transitoire Passage de l’organisation actuelle à l’organisation cible

LES ECHANGES ENTRE SGA ET LE SI FINANCE Les échanges prévus entre le SGA et le SIF sont nombreux. Les interfaces : à approfondir lors de la rédactions des spécifications détaillée. EXECUTION DE LA DEPENSE FACTURATION CLIENT

LES POINTS DE VIGILANCE (2/3) Le processus de facturation Difficultés pour détailler précisément les besoins fonctionnels en terme facturation client en raison de la refonte actuelle du processus La remise à plat de la méthodologie est en cours d’étude et devrait être finalisée pour fin juin, soit après l’émission de l’appel d’offre Besoins fonctionnels émis dans le cahier des charges : Possibilité de traitement d’échéanciers de facturation dans le contrat Facturation sur événements déclencheurs, manuels ou interfacés. Les conclusions de l’étude sur la facturation ne devront pas conduire à une remise en question de ces besoins. Les échanges avec le SIRH Le SIRH n’a pas été analysé de manière détaillée mais les points de contact identifiés à ce jour sont de deux ordres : Avec le SI Finance : Envoi des écritures de paie. Interface à prévoir et niveau de détail analytique à arrêter (informations à intégrer dans le cahier des charges détaillées prévu pour septembre). Les éléments pour déterminer les coûts standard de personnel seront issus du SIRH. Les coûts standards de personnel seront renseignés dans le SGA pour valoriser les coûts de main d’œuvre standard par opération. Les modalités d’analyse des écarts entre le standard et le réel seront à étudier et à préciser.

LES POINTS DE VIGILANCE (3/3) Migration Les présentations des différents éditeurs ont mis en exergue plusieurs possibilités de migration, à des dates différentes selon les offres. Les dates de mise en exploitation des différents modules ne pouvant toutes être statuées à ce stade et étant de plus très dépendantes de l’outil retenu, elles ne devront pas être un critère discriminant dans la rédaction des clauses du marché. Les outils de restitution : Dans la mesure ou BO est un outil présent à l’INRAP, que la mise en œuvre des univers est maîtrisée par le Service informatique et que le contrôle de gestion à l’habitude des requêtes sur les univers installé, il est fortement recommandé que BO reste l’outil de restitution. Les clauses du marché devront préciser cependant que l’éditeur doit détailler les modalités de communication avec BO, et de mises en œuvre des nouveaux univers (qui les prend en charge et comment s’organise les maintenances) Si l’outil dispose d’un requêteur intégré ou dialogue avec un autre outils, les conditions financière d’acquisition et technique d’installation devront être demandées.

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LES POINTS A VALIDER (1/3) Choix de la procédure de marché Lors des ateliers et des premiers échanges consécutifs au dernier comité de pilotage, aucun élément nouveau n’est apparu permettant d’orienter les travaux vers la publication d’un dialogue compétitif. Deux principaux points se sont démarqués : Nous n’avons pas identifié de degré de complexité particulièrement élevé pouvant nécessiter cette procédure. Les acteurs du marché ne sont pas extrêmement nombreux avec des outils dédiés au secteur public, ce qui pourrait véritablement limiter encore le choix de l’INRAP. Sans qu’il n’y ait eu de formalisation particulière du choix définitif de la procédure de marché, les travaux ne se sont pas orientés vers un dialogue compétitif, en accord avec le groupe de projet et les constats du premier comité de pilotage. Périmètre de la gestion des marchés dans le SI Finance Comme évoqué lors du 1er comité de pilotage, le marché ne sera intégré dans le SIF qu’une fois notifié. Toute la phase préparatoire ainsi que le suivi des réponses est gérée en dehors du SIF, les fonctionnalités étant véritablement spécifiques et en dehors des standards d’un outil purement finance.

LES POINTS A VALIDER (3/3) Prise en charge des biens physiques Un progiciel de suivi physique des biens (immobilisations et stock non comptable, parcs ) est en cours de déploiement. A terme, cet outil devrait envoyer les informations nécessaires aux comptables pour procéder aux entrées, transferts sorties d’immobilisations. La partie de gestion physique des immobilisations relève du domaine opérationnel. Cette partie est donc exclue du périmètre du SIF, des interfaces pourront être envisagées ultérieurement quand le module « immobilisations Biens comptables » du SIF aura été implémenté.

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TACHES ENTRE LE 17 AVRIL ET FIN JUILLET 2008 Réflexion sur les critères discriminants entre éditeurs Modalités de dépouillement des réponses éditeurs Contrôle de gestion : détail des axes analytiques Préparation des valeurs et hiérarchies attendues Elaboration des restitutions attendues (contenu essentiellement, le formalisme étant à valider en fonction de l’outil retenu) Préparer les habilitations à mettre en œuvre Matrice de profils utilisateurs (grandes orientations par groupes d’utilisateurs). Restrictions d’accès par rapport à des valeurs. Analyse et résolution des problématiques, liées plutôt aux processus qu’aux outils Inventaire des biens physiques (immobilisations) Facturation Référentiel tiers Approfondir l’étude des besoins sur les contrats marchés Les particularités de gestion liées aux divers types de contrat ont une incidence sur les fonctionnalités demandées à l’outil mais surtout les spécifications fonctionnelles (les demandes du cahier des charges devront être étendues en fonction des interrogations résiduelles) Conduite du changement AMOA INRAP

PLANNING FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET ACTIVITES Etape. 0 Lancement des travaux Etape. 0 S/ étape. 1.1 Expression générale des besoins / Dossier d’architecture fonctionnelle S/ étape. 1.2 Choix de la procédure de marché Cahier des charges + grille d’analyse des offres Procédures d’appel d’offres Publication d’avis d’appel public à concurrence 40 jours S/ étape. 1.3 Analyse d’adéquation fonctionnelle et technique Dossier d’aide au choix Notification du marché Cahier des charges détaillé des besoins Politique de facturation Contrats / marchés Restitutions analytiques Analyse des habilitations S/ étape. 1.4 Cadrage du projet de mise en œuvre Pilotage du projet Cahier des charges détaillé des besoins Validation des spécifi. Fonct. ACTIVITES Validation du cahier de recettes Suivi de la recette Définition du plan de formation Validation des supports de formation Juill Aout Sept Oct Nov Déc Janv Fév Mars Avr Mai Juin Juil Août Assistance à la gestion de projet Dec Périmètre complémentaire Rédaction du cahier de recette Recette du système Formation des utilisateurs recette Formation des utilisateurs Rédaction des supports de formation Rédaction des Spécifications fonctionnelles Reprise des données Paramétrage Mise en production Comité de pilotage Point d’avancement avec le chef de projet INRAP Taches intégrateur Taches INRAP Taches DELOITTE Validation INRAP