Faire face et ne plus être débordé

Alex Travaille dans l’entreprise « Algalon Micro » depuis 7 ans Y est Manager d’équipe Marié, père de 2 enfants

ALEX A rendez-vous avec Didier, son patron Espère avoir une promotion, même s’il reconnait en lui-même qu’il y a quelques « questions de performance » mineures.

Alex Découvre au cours de l’entretien avec son patron, que ce qu’il qualifiait de « questions de performance mineures », sont en fait un gros problème.

ALEX « … pourquoi la plupart des prévisions que tu prépares me sont- elles envoyées en retard ? Pourquoi boucles-tu tes budgets au dernier moment ? ….En tant que manager d’équipe, ta responsabilité est de veiller à ce que les choses essentielles soient faites dans les temps. ….. »Tu n’as simplement pas pris la mesure de ce qui est important et de ce qui ne l’ai pas »

Alex … Il s’agit de ta façon d’être toujours tout juste à l’heure. Non seulement cette habitude nuit à la qualité de ton travail, mais elle provoque aussi des retards dans d’autres secteurs. …

Alex Tu t’actives pour que les choses soient faites alors qu’il est déjà trop tard, et tu fais des erreurs…. Ta façon de travailler stresse tes collègues et je suis presque certain que tu es toi-même stressé. Page 22

Alex est sous le choc Les propos de son patron montrent bien qu’il y a un problème. Problème qui peut se résumer ainsi : Retard Qualité médiocre du travail accompli Stress qui résulte de l’urgence

Alex est sous le choc Quand Alex dit qu’il est prêt à travailler à ce qui ne va pas, et demande à Didier ce qu’il peut faire pour lui montrer sa bonne volonté, ce dernier lui répond : « Je veux que tu réussisses – Tu es mon ami. Tu as beaucoup pour toi, et je ne veux pas te voir partir » J’ai un plan pour t’aider

Alex est sous le choc Mais malgré leur amitié et son désir de l’aider, Didier dit à Alex pour clore leur entretien : « J’espère que tu pourras changer, Alex … ou il faudra que tu cherches un autre poste. Dans le monde économique actuel, les entreprises ne peuvent pas se permettre d’avoir un seul manager de la dernière minute dans leurs rangs ». Page 23

Le Premier P Rencontre avec la CE qui va lui dévoiler les 3 P. Elle lui explique sa fonction et la vision de l’entreprise pour aider Alex a comprendre le Processus qu’il va entreprendre.

Le Premier P « C’est un poste que Didier et moi avons créé. Il désirait aider les gens à devenir performants et en cherchait le moyen… et à accomplir leurs objectifs primordiaux. » Page 29 – 30

La création du poste partait d’un constat : On peut avoir les meilleures intentions du monde, être plein de bonne volonté et dévoué, et avoir des résultats en-deca de ce qui est attendu. Les meilleurs collaborateurs de l’entreprise sont ceux qui savent : Qui ils sont

Qui prennent le temps nécessaire pour découvrir leurs pensées, leurs sentiments leurs rêves, et leurs objectifs, Qui finissent par comprendre qu’ils atteindront leurs objectifs – et ceux de l’entreprise – en devenant les managers de la situation, Qui mettent à profit chaque seconde, chaque minute et chaque heure de leurs journées.

Pour conclure leur premier entretien, la CE dit a Alex : « Tout à fait Alex. L’entreprise a beaucoup investi en toi. ……nous n’aurons plus d’employés de la dernière minute » Page 33 La CE va dévoiler les 3 P l’un après l’autre et en son temps. Page 34

Avancer pas à pas comme elle le dit, parce que la découverte des 3 P est un processus et non une simple liste ou la réponse à une question. Le premier P est donc dévoilé dans une mise en scène grandiose.

Pourquoi ce Premier P ? Parce que ceux qui travaillent dans l’entreprise doivent savoir quelles sont leurs priorités et ne jamais les oublier. Parce que l’entreprise opère dans un secteur où tout bouge très vite. Pour ne pas devenir une entreprise de la dernière minute, elle doit être au bon moment, au bon endroit, avec les bonnes solutions.

Pourquoi ce Premier P ? Quand Alex lui demande quelles sont ces priorités, la CE lui remet une enveloppe contenant un questionnaire à remplir pour le lendemain. En fait de questionnaire, il n’y a que deux questions.

Pourquoi ce Premier P ? Classez selon leur ordre de priorité les domaines personnels et professionnels ci-dessous, en les numérotant de 1 à 7. (1 pour le plus important). Page 37 … Santé, bien être … Vie spirituelle, religion … Carrière … Epouse, famille

… Amis … Formation, culture … Loisirs, sport Après avoir hésité longtemps en se demandant s’il devait mettre ses priorités ou celles qu’on attendait qu’il mette, Alex établit enfin sa liste en mettant au bas de cette liste, la sante (6), la vie spirituelle et la religion à la fin (7). P.37 – 38

2- Classez ces événements selon leur ordre de priorité dans votre vie à ce jour. Autrement dit, si toutes ces responsabilités se trouvaient en même temps sur votre liste de choses à faire, laquelle feriez-vous passer en tête ? … Un rendez-vous avec un médecin que vous avez pris il y a trois semaines

Un match, un concert ou un récital où joue votre enfant (ou votre nièce, ou votre neveu) … Une urgence médicale dans votre famille … Une réunion organisée à la demande de votre employeur … Un rendez-vous avec un client important … Une soirée planifiée de longue date avec des amis … Un rendez-vous avec votre épouse ou quelqu’un qui vous est cher

Mais qu’est ce qu’une priorité ? Le dictionnaire la définit ainsi : Qualité de ce qui vient ou qui passe en premier dans le temps. 2. Primauté. 3. Ce qui vient en premier, par ordre d’importance. Ce qui frappe dans cette définition, c’est la notion de « choix » à faire. Qu’est ce que l’on met en premier ?

Qu’est ce qui est plus important, plus urgent ? Alex croit depuis toujours que le travail passe d’abord, et que son premier devoir est envers son employeur. Aussi met-il sur la liste la réunion avec son employeur et le rendez-vous avec un client, devant la soirée avec ses amis et le rendez- vous avec son épouse. P. 39

Mais qu’est ce qu’une priorité ? Dans son entrevue avec la CE après avoir rempli le questionnaire, Alex découvre que : établir des priorités c’est procéder à un Triage. C’est-a-dire, dans le lot d’informations, d’événements, de tâches qui sont les nôtres chaque jour, déterminer, trier celles ou ceux qui nécessitent que l’on s’en occupe immédiatement.

LE TRIAGE Le mot Triage, selon la CE vient des champs de bataille ; C’est un système qui permet d’attribuer des priorités aux interventions médicales en fonction de la gravité des blessures et des chances de survie des patients.

Mais qu’est ce qu’une priorité ? Alex comprend des lors la longueur de l’attente aux urgences de l’hôpital quand il a du y accompagner son fils qui avait le bras cassé. Que les priorités ne sont pas statiques. Elles changent ou évoluent selon les circonstances du moment. Elles sont dictées par le contexte, les circonstances. Page 47 « Nous voulons que tous ceux qui travaillent ici comprennent que leurs priorités bougent. Notre principe directeur, c’est que nous devons savoir quoi faire et quand le faire. »

Les conséquences d’un manque de priorités ou priorités mal définies ? Souvent les gens se créent des choses à faire inutiles, et ensuite les font passer en tête de leur liste de leurs priorités. Alex avoue être dans ce cas, et la CE donne son propre exemple. P

La CE introduit ici la notion de « déni » C’est -à-dire, le refus de faire bouger ses priorités au vu des circonstances, de ne pas faire le triage de ses priorités. A partir des réponses d’Alex à la question 2, et d’un exemple de sa vie, elle montre les conséquences du refus de triage. P

Conclusion Pour conclure nous dirons avec la CE que ce premier P du processus, la Priorité insiste sur le triage et la nécessité, à chaque instant, de prêter son attention à ce qui est le plus important. Ce principe aide les managers de la dernière minute`à surmonter leur tendance au retard, et par conséquent à améliorer leurs performances. Cette première étape a permis à Alex d’identifier les domaines où il avait besoin de s’améliorer et ceux qu’il devait abandonner pour devenir le manager de la situation. C’est donc avec beaucoup d’impatience, qu’il attend la prochaine étape du processus.