Généalogie et Vie Privée Code de Conduite du Généalogiste Amateur Le but de cet exposé est de vous présenter: d’une part, la nouvelle législation sur la protection des données personnelles, et son application en généalogie, et d’autre part, une déontologie étendue à la protection des personnes vivantes, dont les données personnelles sont dans nos fichiers généalogiques, et les nouvelles règles qui en découlent et qui ont été reprises dans le Code de Conduite du Généalogiste Amateur. Copyright, 2001 © www.GenealogyPrivacy.Org

Introduction Réaffirmer notre déontologie Prendre en compte la législation nouvelle Proposer quelques aménagements de la législation pour l’Europe Les objectifs du Code de Conduite sont de: Rappeler la déontologie qui est basée sur les principes établis par de nombreuses génération de généalogistes; et que nous appliquons déjà dans nos recherches; Etendre notre déontologie à la « Protection de la Vie Privée » des personnes vivantes, tel que le prévoit la législation nouvelle; Constater qu’en généalogie, la mise en œuvre de cette législation pose quelques problèmes pratiques; Proposer des aménagements, dans le cadre de la législation; Proposer que ces aménagements s’appliquent de la même façon partout en Europe, surtout dans l’intérêt des personnes vivantes concernées, mais aussi des généalogistes amateurs. C’est pourquoi ce Code de Conduite est un avant-projet qui doit être soumis à une harmonisation au niveau de l’Union européenne.

La Déontologie Le devoir d’entraide La probité et l’intégrité Le respect des archives La diffusion des travaux Le rôle préventif du Code de Conduite Le devoir d’entraide entre généalogistes existe depuis que notre discipline existe. Il nous impose la libre circulation des données, y compris celles des personnes vivantes. Le devoir d’entraide nous permet l’utilisation des informations communiquées par nos collègues, et leur communication ultérieure à d’autres collègues. Mais la législation nous interdit de dévoiler ces données à d’autres fins que la généalogie. La probité nous oblige à: ne pas travestir les informations recueillies. respecter les droits d’auteur et autoriser de reproduire nos travaux interdire à autrui de tirer avantage de nos travaux (bénévolat) L’intégrité c’est ne pas porter atteinte à autrui; c’est rester « amateur » dans le bénévolat des recherches, sans rémunération prépondérante. Le respect des archives oblige à respecter les lois sur le délai d’accès aux archives récentes; à respecter les autres chercheurs; à prendre soin des documents; à ne faire que des copies autorisées. Nous devons déposer les résultats de nos travaux aux associations, fonds d’archives et bibliothèques; et nous pouvons les diffuser sur sites d’Internet. Le Code de Conduite assure une prévention des abus à travers le soutien des association: formation et adhésion des membres au Code, prévention des manquements et infractions, devoir d’enquête et information des Autorités.

La Législation nationale (dérivée de la Directive 95/46/CE) La Loi nationale, cadre de protection Définitions La libre circulation des données Les objectifs de recherche La protection des données personnelles La communication des données Les droits des personnes vivantes Notification à l’Autorité nationale de contrôle Cet exposé examine les principaux aspects de la législation: Définitions: loi nationale applicable, traitement, responsable, s/s traitant, représentant. Libre circulation, à l’intérieur et hors de l’Union, sous quelles conditions. Se fixer des objectifs de recherche: généalogie et histoire, les thèmes de recherche classiques, les variantes, objectifs = finalité des traitements. Protection des données: finalité, catégories de données, données sensibles, qualité des données, durée de conservation, noter les « sources », les adresses des personnes vivantes, confidentialité et sécurité, les données sur Internet. La communication des données: inscription au registre des communications, vers un autre généalogiste, vers les banques de données, les groupes de discussion et les sites d’Internet. Les droits des personnes vivantes: droit d ’information, droit d ’accès et de rectification, droit d’opposition. La notification à l’Autorité nationale de Contrôle: son contenu, l’accès aux registres nationaux des traitements, les contrôles préalables, la transgression du Code de Conduite.

Définitions La loi nationale applicable Les traitements Le responsable du traitement Les sous-traitants Le représentant C’est la loi du pays de l’Union où est établi le généalogiste amateur (résidence habituelle) qui s’applique. Le généalogiste qui est établi hors de l’UE doit avoir un « représentant » dans les pays de l’UE où il dépose des données de personnes vivantes. Le traitement est « toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ». Le responsable du traitement est « la personne physique […] qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel ». Le sous-traitant est « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et doit être lié à lui par un acte juridique qui doit prévoir que : Le sous-traitant n’agit que sur instructions du généalogiste amateur. En réalité celui-ci doit vérifier les règlements, et si les serveurs Internet sont localisés dans l’UE ou non (Sphère de Sécurité pour les serveurs aux USA). Les mesures de sécurité appropriées s’appliquent au sous-traitant comme au responsable. Le représentant introduit les notifications du responsable auprès de l’Autorité nationale du pays de l’UE dans lequel il a déposé des données de personnes vivantes.

La libre circulation des données A l’intérieur de l’Union européenne (UE) Vers les pays tiers (hors de l’UE) : avec protection au niveau adéquat (Suisse et Hongrie) USA, la Sphère de Sécurité (Safe Harbor) autres pays, les clauses contractuelles types La libre circulation des données de personnes vivantes à l’intérieur de l’UE est la règle. Il faut rappeler qu’elle se fait entre généalogistes déjà déclarés à leurs Autorités nationales, et uniquement à des fins généalogiques. La même libre circulation s’étend aux pays tiers (hors UE): S ’ils ont un niveau de protection adéquat et reconnu au niveau européen: actuellement la Suisse et la Hongrie. Avec les USA, pour autant que le destinataire des données ait déclaré adhérer aux principes de la « Sphère de Sécurité » (Safe Harbor), l’applique effectivement (mesures de sécurité) et accepte d’être soumis à la Section 5 du Federal Trade Commission Act. Avec les autres pays, sauf s’ils sont frappés d ’interdiction (aucune décision en ce début 2001), et à condition que le destinataire signe les « clauses contractuelles types ».

Les objectifs de recherche N.B.: Les objectifs historiques ne comportent pas de données de personnes vivantes. Objectifs = Finalités des traitements déclarées aux Autorités. Les thèmes généalogiques classiques : Les ancêtres, les descendants, un patronyme Les alternatives : Cousins, conjoints inclus Extension des conjoints aux partenaires Extension aux conjoints de conjoints Parents et fraterie des conjoints inclus. Quand nos objectifs de recherches sont purement historiques, il ne devraient pas comporter, en principe, de données de personnes vivantes. Les finalités des traitements à notifier à notre Autorité nationale de Contrôle sont bien nos objectifs de recherche, dès lors qu’ils contiennent des données de personnes vivantes. Les thèmes de recherche classiques sont: les lignées agnatiques, nos ancêtres, les descendants d ’un ancêtre particulier, nos ancêtres et nos cousins, toutes les familles ayant un point commun: le patronyme, la localité, la maison, le métier, le notaire, etc., y compris les descendants et conjoints. Les alternatives: avec les cousins on inclut leurs conjoints; le terme conjoint s’étends aux concubins et partenaires hors mariage; on inclut les conjoints de conjoints prédéfinis (c’est-à-dire étendus), et ainsi de suite, et leurs descendants, pour tenir compte des nouvelles familles contemporaines dites recomposées; on inclut les parents et la fraterie des conjoints prédéfinis.

La protection des données personnelles Respecter la finalité généalogique Le catégories de données personnelles Les données sensibles Maintenir la qualité des données La durée de conservation Les « sources » Les adresses Confidentialité et sécurité Internet Ces 9 sujets Vont être examinés en 4 parties.

La protection des données personnelles (suite…) Respecter la finalité généalogique Déclarer explicitement la finalité généalogique Faire prévaloir les intérêts des personnes concernées Les catégories de données personnelles Adéquates, dans les fichiers, pour l’information de la personne concernée, dans la notification aux Autorités Pertinentes pour la finalité, compréhensibles et ayant une valeur généalogique pour la personne concernée Non excessive: ni inconvénient, ni tort, ni préjudice Les données sensibles origine raciale ou ethnique opinions politiques, convictions religieuses/philosophiques appartenance syndicale, la santé, la vie sexuelle ...

La protection des données personnelles (suite…) Maintenir la qualité des données Loyauté et licité Chaque catégorie de donnée est traitée au même niveau de qualité pour toutes les personnes Acquisition et mise à disposition licite des données Exactitude Mise à jour des données dans un délai raisonnable Les dates peuvent être approximatives, mais elles doivent être vraisemblables Permettre l’identification des personnes concernées Droit d ’opposition: mais maintenir la cohérence La durée de conservation Elément de la notification aux Autorités Se termine par un archivage, ou une autre notification La durée est souvent en rapport avec l’espérance de vie

La protection des données personnelles (suite…) Les « sources » Préserver les droits d’auteur Le généalogiste détient des droits d’auteurs, il autorise ses collègues à réutiliser ses données (devoir d ’entraide) La source indique une origine autorisée Référencer les données sensibles Rendues publiques par la personne concernée Sinon, consentement de la personne concernée Noter les « sources » Traçabilité: document référencé + auteur + intermédiaire Référence: provenance, classement, type de support Auteur: celui qui atteste de l’origine de l’information Intermédiaire: ne garantit pas l’origine de l’information Classement des documents en archive privée Les adresses Le Code de Conduite recommande l’obligation de transmettre les adresses des personnes vivantes

La protection des données personnelles (...fin) … Confidentialité et sécurité des traitements S’applique dans le cadre familial, et au sous-traitant Des instructions claires, clauses légales pour les sous-traitants Des mesures de sécurité appropriées aux risques Destruction, perte, altération accidentelles Diffusion ou accès non autorisé S’il y a transmissions de données dans un réseau Toute autre forme de traitement illicite des données Détournement de la finalité généalogique des traitements Catégories de données non déclarées à l’Autorité Non respect des droits des personnes concernées Internet Risques de détournement de la finalité généalogique Courriels (e-mails) Sites sur Internet Sites OUVERTS: aucune personne vivante Sites FERMÉS: Mot de passe + SSL réservés aux généalogistes SAUF si l’Autorité admet l’exemption pour liberté d’expression littéraire Groupes de discussion Risques dans les relations avec les sous-traitants Sécurité offerte par le sous-traitants: appropriées aux risques Le généalogiste doit vérifier les mesures de sécurité du sous-traitant

La communication des données Le registre des communications Son utilité Justifier : obtention loyale et qualité des données Etablir une trace : protéger les personnes concernées droits d’accès, de rectification et d’opposition Garantir les droits d’auteurs Référencer les échanges d’information : Documents, photos, fichiers (Gedom, textes, e-mail), multimédia, banques de données, groupes de discussion, sites Internet Son contenu ...

La communication des données Le registre des communications Son utilité … Son contenu Date de réception ou d’envoi de l’information (doc, fichier, etc.) Le titre du document (ou fichier, multimédia, photo, pages de site) La référence attribuée (code: provenance, classement, support) Auteur Intermédiaire Origine (archives, base de donnée, interview, etc.) Données sensibles: rendues publiques ou autorisation de la personne concernée

Les droits des personnes vivantes Le droit d’information Le droit d’accès et de rectification Le droit d’opposition Ces 3 sujets Vont être examinés séparément.

Les droits des personnes vivantes Le droit d’information Voici les informations à fournir par écrit à la personne concernée : Lors de l’interview de la personne concernée Identité, adresse : du généalogiste ou son représentant Les finalités = objectifs de recherche Les destinataires : les généalogistes, associations, les banques de données d’accès restreint, les fonds d ’archives et bibliothèques Il n’y a pas d ’obligation de répondre aux questions Rappeler les doits de l’interviewé: accès, rectification Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva) Lors d’une collecte d’informations à d’autres sources Les informations ci-dessus, plus Les catégories de données enregistrées dans vos fichiers et notifiées à votre Autorité nationale de Contrôle …

Les droits des personnes vivantes Le droit d’information … Information de la personne concernée impossible ou impliquant des efforts disproportionnés Préalable : la reconnaissance de la généalogie comme discipline « historique » par les Autorités nationales de contrôle Mesure préventive : transmettre aux collègues les adresses des personnes vivantes Conditions recevables pour abandonner l’information des personnes vivantes concernées : Les conditions seront fixées par les Autorités nationales de contrôle Le Code de Conduite suggère : La consultation d’un ensemble d’annuaires selon une liste des Autorités L’expiration du délai de consultation des collègues qui ont fourni les données Un certain nombre total de liens parent-enfants et entre-conjoints Pour les données accessibles dans les associations de généalogie Le Code de Conduite demande des mesures d’exécution communautaires (UE) …

Les droits des personnes vivantes Le droit d ’accès et de rectification L’exercice du droit d ’accès Identité de la personne, justifiée par une pièce d ’identité Pas de condition préalable Accès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellement Réponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbrée Les informations à fournir à une demande d’accès Confirmation que des données sont détenues, ou non La finalité du traitement = objectifs de recherche Toutes les catégories de données détenues dans les fichiers Les destinataires (voir droit d’information) L’impression de toutes les données sur la personne concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, provenance) ...

Les droits des personnes vivantes Le droit d’accès et de rectification … Sur demande de la personne concernée : La rectification, l’effacement, le verrouillage Obligation de rectifier, d’effacer ou de verrouiller les données Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet) Confirmer l’exécution de la demande (délai raisonnable...) Envoyer les modifications aux collègues concernés Notification aux tiers auxquels les données avaient été communiquées Obligation de tenir à jour un registre des communications Notification impossible ou supposant un effort disproportionné Anciens e-mails supprimés : demander l’adresse postale Conditions recevables (voir droit d ’information) ...

Les droits des personnes vivantes Le droit d’opposition … Sur demande de la personne concernée : Demande justifiée A tout moment, pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière La demande doit être motivée Objet de la demande d’opposition Certains traitements (banques de données, sites Internet) Certaines données Dates, lieux, notes, etc. Liens avec les parents équivaut à une opposition totale Opposition totale Préserver la cohérence de la base de donnée : Supprimer toutes les données y compris les noms et prénoms Inscrire « opposition aux traitements » dans le nom Conserver les liens avec les parents et les enfants …

La notification à l’Autorité nationale de contrôle Le contenu de la notification L’accès aux « registres des traitements » Les contrôle préalables La transgression du Code de Conduite Ces 4 sujets Vont être examinés séparément.

La notification à l’Autorité nationale de contrôle Le contenu de la notification Liste minimale prévue par la Directive 95/46/CE : Le nom, l’adresse du généalogiste / de son représentant et son adresse de courriel (e-mail) Les finalités des traitements Les catégories de personnes concernées Les catégories de destinataires des données Les transferts envisagés à destination de pays tiers La durée de conservation des données Les mesures de sécurité prises Le nombre et la nature des informations à fournir aux Autorités peut varier d’un pays à l ’autre. Le Code propose une harmonisation pour tous les pays de l’UE.

La notification à l’Autorité nationale de contrôle L’accès aux « registres des traitements » Les registres des traitements peuvent être consultés par toute personne qui le demande auprès des Autorités nationales de contrôle Moyens d’accès souhaités Identification par nom, e-mail, n° d ’enregistrement Par Internet (e-mail, site) Par FAX Délais de réponse adapté au type d ’accès Vérification Les 3 éléments d’identification correspondent Le Code demande un accès facile et rapide aux registres nationaux et souhaite une harmonisation pour tous les pays de l’UE.

La notification à l’Autorité nationale de contrôle Les contrôles préalables Les Autorités nationales de contrôle doivent prévoir l’examen préalable des traitements notifiés avant leur mise en œuvre [Directive art.20] Rôle des associations Former les généalogistes amateurs Le nombre de généalogistes et leur répartition en Europe rend nécessaire des formations locales Une formation adaptée aux « anciens » pour s ’adapter aux pratiques et des comportements nouveaux Besoin de profiter des structures associatives existantes Vérifier leur connaissance des obligations légales Séparer les fonctions de formateurs et d ’examinateurs Assurer la maintenance future du Code de Conduite Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour l ’harmonisation des mesures d ’exécution communautaires C’est pourquoi cet avant-projet de Code de Conduite demande une harmonisation pour tous les pays de l’UE.

La notification à l’Autorité nationale de contrôle La transgression du Code de Conduite Tout dommage du fait d ’un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable [Directive art.23] Recours administratif devant l’Autorité nationale Recours devant l’Association généalogique Rôle des associations Enquête et médiation avec la personne lésée pour prévoir une réparation du préjudice Application de sanctions Suppression des causes de transgression contrôlée par un examinateur Aide aux personnes lésées pour présenter leurs recours administratifs devant l ’Autorité nationale Notifier les transgressions aux Autorités Les associations notifient les transgressions ayant porté préjudice Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour harmoniser les sanctions et mesures d ’exécution communautaires

Proposer quelques aménagements de la législation pour l’Europe Une harmonisation du Code de Conduite sur un grand nombre de points est nécessaire Des divergences d’harmonisation entre les États membres sont toujours possibles. Les travaux d’harmonisation doivent être entrepris au niveau européen. CLIC sur les textes soulignés en blanc pour plus d’information

Généalogie et Vie Privée Merci pour votre attention ! Le but de cet exposé est de vous présenter: d’une part, la nouvelle législation sur la protection des données personnelles, et son application en généalogie, et d’autre part, une déontologie étendue à la protection des personnes vivantes, dont les données personnelles sont dans nos fichiers généalogiques, et les nouvelles règles qui en découlent et qui ont été reprises dans le Code de Conduite du Généalogiste Amateur. Copyright, 2001 © www.GenealogyPrivacy.Org