Séminaire Chefs de File Rapports d’avancement Programme MED Rapports d’avancement aspects qualitatifs Marseille, le 3 mars 2009

Plan de la présentation Principes généraux Rapport de démarrage Rapports d’avancement – aspects qualitatifs Conseils pour la rédaction Rôle du Chef de file Modifications dans la mise en œuvre Radovič, Daša. « Rapports d’avancements, aspects qualitatifs » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Principes généraux  en version papier au STC à Marseille Les rapports d’avancement doivent être saisies sur PRESAGE et envoyés :  en version papier au STC à Marseille  par email à l’adresse : stc-med@regionpaca.fr  dans les délais prévus par le contrat de subvention Les rapports d’avancement financiers et qualitatifs ne sont pas séparés  UN FORMULAIRE unique pour les activités et les dépenses

RAPPORT DE DEMARRAGE Le CdF doit l’envoyer au STC dans les 3 mois suivant la signature du contrat de subvention Description des structures de gestion : Les coordonnées des partenaires (coordinateur, responsable financier) Les coordonnées bancaires du CdF L’institution et la composition du COMITE DE PILOTAGE

RAPPORT D’AVANCEMENT Les rapports d’avancement doivent être soumis à des intervalles de six mois (fixés conformément à la date de début) Exemple : 6 mois d’activités 2 mois certification +Contrôle 1er niveau Vérifications STC et clarifications Demande de payement AUG/AC Avril – Sept Oct - nov

RAPPORT D’AVANCEMENT Trois parties : 1) section technique d’activités 2) section financière certifiée 3) Annexes : - Les comptes rendus des réunions et des Comités de pilotage; Le plan de Communication; Les livrables; Autres réalisations importantes.

RAPPORT D’AVANCEMENT Section activités (1) 1. Rappel du contenu du projet 2. Avancement général de l’opération vers les objectifs fixés 3. Etat de réalisation des activités du projet financées par l’Instrument Unique de Préadhésion (IAP)  4. Implication des partenaires dans la mise en œuvre 5. Problèmes rencontrés et solutions trouvées/proposées

RAPPORT D’AVANCEMENT Section activités (2) 6. Analyse des résultats du projet : Comparaison entre les actions prévues et les actions réalisées conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante) Comparaison entre les résultats prévus et les résultats atteints conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante) Justification des écarts, le cas échéant, et plan d’action pour se rattraper Comment les résultats obtenus sont en train de contribuer aux objectifs du Programme MED? Quelle a été la valeur ajoutée de l’approche transnationale au projet? Tableau comparatif entre les indicateurs prévus et réalisés 7. Description des activités en matière d’information, de publicité et de capitalisation

RAPPORT D’AVANCEMENT Section financière (3) II - RAPPORT FINANCIER Liste des dépenses de chacun des partenaires Synthèse des dépenses de chacun des partenaires par poste de dépenses La déclaration des dépenses de chacun des partenaires validées par un contrôleur.

Conseils pour la rédaction Cohérence avec le formulaire de candidature Rapport explicite : les annexes en illustration seulement Rapport clair et compréhensible:  même si le sujet est « technique » , les non spécialistes doivent le comprendre  le Cdf a le rôle de « résumer » l’information Rapport précis Ex. décrire les activités dans le détail avec les dates, lieu , les participants, le contenu, etc. Information « qualitative »  Le suivi et le résultats sont importants mais pas suffisants. Le contenu est indispensable pour la capitalisation. 10

Rôle du Chef de file  « Principe du Chef de file » Responsabilité administrative et financière pour la gestion opérationnelle du projet : le Cdf est le seul responsable envers l’AUG pour la mise en œuvres des termes du contrat de subvention.  Signe et soumet la candidature  Signe le contrat de subvention  Responsable de la Communication et de la répartition des taches  Assure un système de gestion et de contrôle interne efficace  Responsable du contenu des rapports et s’assure que le partenariat transmets à temps et en bonne et due formes l’information nécessaire pour le rapport d’avancement  Reçoit les payements de la subvention FEDER et est en charge de la redistribuer aux partenaires selon le montant indiqué dans le rapport d’avancement. -

Modifications (1) Le CdF doit demander l’approbation de l’AUG lors de la : Modification des activités Changement de la durée Changement du partenariat Changement du budget 12

Modifications (2) Changements mineurs (personne contact, léger décalage activités) communiqués au STC comme « ajustements » dans le rapport avancement. Changements importants (durée, partenariat, budget au-delà de 10%) dûment justifiés font l’objet d’une DEMANDE DE MODIFICATION à l’AUG et soumis au Comité de sélection. Dans tous les cas informer le STC !

Thank you / Merci Daša Radovič Chargée de l'instruction et de la gestion des Projets STC MED dradovic@regionpaca.fr 14