Oracle E-Business Suite Présentation du processus « De l’approvisionnement au règlement » Oracle Purchasing & Oracle Payables Animateur : Amine GALLAH

Les flux inter modules

Oracle Purchasing ( Gestion des Achats ) Oracle Purchasing ( Gestion des Achats )

Processus « Procure to Pay »

Utilisation des informations sur les fournisseurs dans Oracle Purchasing

Référentiel Fournisseurs v Référentiel Unique Site Conditions Générales Règles Internes Coordonnées bancaires Classification FOURNISSEUR Achat, réception, facturation, règlement...

Référentiel Fournisseur

Sites fournisseur

Comptabilité fournisseur

Options d’achat

Options de réception

Coordonnées bancaires

Gestion des factures

Mode de règlement

Autres configurations Options de numérotation des fournisseurs Deux solutions: -Numérotation automatique (numérique uniquement) - Numérotation manuelle (alphanumérique ou numérique) Passage de la numérotation manuelle à la numérotation automatique -Vérification que le prochain numéro automatiquement supérieur au plus grand numéro manuellement Options de communication des documents d’achat approuvés: -Impression -Par mail -Par Fax

-Liste des fournisseurs -Type fournisseurs(Personne Morale Non Résidente, Personne Morale Résidente, Personne Physique Non Résidente, Personne Physique Résidente) -Adresse Fournisseur: avec spécification de la Fonction de l'adresse (Achats et/ou Règlement ) - La Notion de site Fournisseur:  Site exploitation (EXP)  Site Investissement ( INV) Avec les caractéristiques d’achat ou de règlement pour chaque site(blocage facture pour le site, option de rapprochement de la facture,..) -Répertoire des contacts Fournisseur -Numérotation fournisseurs: automatique/manuelle -Identification fiscale -Régime fiscale -Liste des banques et comptes bancaires TOPNET - Liste des banques et comptes bancaires des fournisseurs Listes de valeurs à préparer par TunisAir Liste de valeur nécessaires

Le référentiel Article

Référentiel Articles- Clé article La clé article est une clé segmentale qui représente l’identifiant de l’article. La clé article peut être composée d’un seul segment ou plusieurs allant jusqu’à 20 segments au maximum. Un segment est un ensemble de données (numérique, caractère, alphanumérique…) qui représente une sorte de classification (famille, catégorie, sous famille…)

Référentiel Articles- Codification La clé flexible Article:  Composée de1 à 20 Segments de 1 à 40 caractères  Codification significative ou non significative  Contrôle de validité par listes de valeurs  Intégrer des clés de validation Clé Flexible Article Segment 1 : Segment 2 : Segment 3 : Segment 4 : Listes de valeurs autorisées Saisie libre

Segment 2: Sous-famille Article Segment 3: Type d’achat Article FB.100.MKG.001 Segment 1: Famille Article Segment 4: Séquence Article Structure de la clé Article TOPNET proposée

Clé Flexible Article: Exemple 1 Segment 1 : Famille Catégorie Sous-famille Code article Segment 2 : Segment 3 : Segment 4 : Clé Flexible Article : Exemple 3 Segment 1 : Famille Code article Sous-famille Segment 2 : Segment 3 : Clé Flexible Article: Exemple 2 Segment 1 : Type d’achat Code article Segment 2 : Clé Flexible Article: Exemple 4 Segment 1 : Code article Exemples de clé Article

Référentiel Articles- Catégories articles Permettent de regrouper des articles qui partagent les mêmes caractéristiques –Définissez vous même la structure des catégories –Plusieurs catégories par article –Autant de niveaux que nécessaire –ex : Stock - Produits finis ou M. consommables... –ex : Achats - Locaux ou Etrangers... CatégorieClé flexible

Demande d’approvisionnement

Structure d’une DA

Appels d’offres et propositions de prix

Structure d’un AO

Les propositions de prix

Approbation des propositions de prix

Commandes d’achat

Composantes d’une commande d’achat

Commandes d’achat

Auto-création des documents d’achat

Autres configurations

Hiérarchie d’approbation DA Directeur Limite approbation  100% des DA Contrôleur Budgétaire Limite approbation  100% des DA Requérant Centralisateur PDG Limite approbation  10% DA Directeur Central Limite approbation  50% DA Hiérarchie d’approbation DA

Hiérarchie d’approbation des Commandes Directeur des Achats Acheteur Hiérarchie d’approbation commande

-Hiérarchies d’approbation des demandes d’approvisionnement et des commandes: nom de la hiérarchie et postes inclus dans chaque hiérarchie. -Liste des employés à définir dans les hiérarchies d’approbation DA et commandes (acheteurs, requérants centralisateurs et approbateurs) -Limites d’approbation par poste pour les hiérarchies d’approbation des demandes d’approvisionnement et des commandes Listes de valeurs à préparer par TunisAir Liste de valeur nécessaires

Les réceptions

Réception directe  Une étape : "Du quai au stock" Réception standard  Deux étapes : Réception des marchandises Mise à disposition des marchandises Réception avec contrôle obligatoire  Trois étapes : Les marchandises sont réceptionnées puis envoyées au contrôle Les marchandises sont acceptées ou refusées Les marchandises sont retournées ou mises à disposition Acheminement des réceptions

En-tête Réception

Lignes Réception

Choix des options de réception Options de réception : -Jours d’avance -Jours de retard - Action: Contrôle des réceptions excédentaires : -Tolérance = % - Action : Option de numérotation des réceptions: -Saisie : Automatique / Manuelle -Type : Numérique / Alphanumérique -Numérotation des prochains reçus :

Choix des options de réception (suite) Divers : -Substitution admise à réception : Oui/Non -Autoriser réception d’articles non commandés : Oui/Non -Autoriser réception d’articles de substitution: Oui/Non -Achemin. à réception : -Acheminement des réceptions de retour client : Mise à disposition directe -Imposer lieu de livraison Comptabilité : - Compte de stock en réception: 30000

Contrôle budgétaire

Oracle Payables ( Comptabilité des Fournisseurs ) Oracle Payables ( Comptabilité des Fournisseurs )

Presentation du processus Oracle Payables Compte fournisseur Valider la facture Régler la facture Créer des pièces comptables dans Subledger Accounting Centraliser les informations dans General Ledger Saisir un fournisseur Saisir une facture Rapprocher d'une commande ou d'une réception (facultative)

Présentation du processus de facturation

Structure des factures

Rapprochement facture/commande

Saisie Facture: Ventilation

Actions possibles sur la facture

Process Saisie Facture : Choix des options Contrôle:  Rapprochement de la facture : réception/commande  Bloquer factures non rapprochées : oui/non Comptes comptables : options Payables  Fournisseurs : 401  Acomptes :.409  Effet à payer: 403  Perte sur écart de change : 655  Gain sur écart de change : 756 Rapprochement  Tolérance marchandise: 0%  Tolérance service : 0 %

Suite Process Saisie Facture : Choix des options Retenue fiscale:  Utiliser la retenue fiscale : oui  Appliquer la retenue fiscale ; Lors du paiement Définition des Conditions de paiement :  Comptant  Net 30  Net 60  Net 90 Blocages et déblocages  Blocages système  Blocages manuels  Blocage fournisseur  Blocage de facture  Blocage d'échéancier de règlement

Suite Process Saisie Facture : Choix des options Définir des modes de règlement  CHEQUE  VIREMENT  VIREMENT EN DEVISE  EFFET A PAYER Règlement:  Devise de facturation : TND  Base calcul date échéance: réception facture  Condition de règlement:

Presentation du processus Oracle Payables Compte fournisseur Valider la facture Régler la facture Créer des pièces comptables dans Subledger Accounting Centraliser les informations dans General Ledger Saisir un fournisseur Saisir une facture Rapprocher d'une commande ou d'une réception (facultative)

Présentation du processus de Règlement

Pays et banque Nom de l'agence Type d'agence et détails Adresse Contact Pays Nom de la banque Adresse Contact Banque Agence bancaire Banque et agence N° de compte bancaire Intitulé du compte Responsable et utilisation du compte (PAYABLE) Devise du compte (TND) Plusieurs devises autorisées : OUI Comptes de tresorerie au niveau Options Payables Définir des titres de paiement compte bancaire Définir les banques & les agences bancaires

Process Saisie Réglement : Structure des réglements Compte bancaire Titre de paiement Numero titre de paiement Devise de réglement Montant de réglement Montant retenue à la source N° facture Date facture montant brut de la facture Montant de reglement de la facture Type de réglement Date du réglement Fournisseur Site fournisseur En-tête de réglement Lignes de reglement Sélectionner les factures bouton “Saisir/ajuster factures” Réglement Manuel Réglement automatique process de Réglement automatique Sélectionner les factures

Saisie d’un règlement

Consulter règlements

 Liste des code de blocage  Liste des code de retenues à la source  Liste des code de taxe applicable au niveau d’une facture d’achat  Liste des code de taxe Listes de valeurs Liste de valeur nécessaires

R Q &

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