I.DE.A.L. PARTENARIATS INNOVATION SIMPLIFICATION SECURISATION Une procédure de dématérialisation des demandes d’aide au logement pour les bailleurs sociaux en tiers payant

Sommaire n Les fondations n Une rétrospective sur 3 années de construction n Les contours du dispositif n Les grands principes n Le volet Cnil n Les apports n La méthodologie n 2013 : le déploiement d’Ideal Web n Les évolutions de la solution

Les fondations du projet Ideal

n Le projet IDEAL, procédure de dématérialisation des demandes d’aide au logement, a été initialisé en 2006 par la Caf d’Arras et deux de ses bailleurs sociaux, dans un contexte lié aux évolutions des technologies, du droit et des pratiques des organismes. n La Convention d’Objectifs et de Gestion 2013 – 2017 de la branche famille, à l’instar des conventions précédentes, met l’accent sur cet objectif de dématérialisation, sur la qualité de l’offre de service et la nécessité de simplifier les relations avec les partenaires et les allocataires. Un projet inspiré par un contexte

Le contexte en quelques chiffres Près de foyers bénéficiaires d’une aide au logement dans le parc social 955 bailleurs sociaux partenaires de 102 Caf

Au 31/12/2012, environ six millions de foyers ont perçu une aide au logement, dont un peu plus de deux millions dans des logements sociaux. Les bailleurs sociaux en tiers payant : possèdent un système d’information pour : ­ enregistrer les données relatives au demandeur dès la demande de logement social ­ compléter ces informations lors de l’attribution du logement accompagnent éventuellement leurs locataires dans la constitution du dossier d’aide au logement et remplissent l’attestation de loyer. Un contexte social et informationnel

Rétrospective sur 3 années de construction et 2012

2010 : le projet prend une dimension nationale  il est porté auprès des partenaires et instances nationaux (Ush, fédération des Epl, représentants des clubs utilisateurs, sociétés d'édition, Cnil) qui le reçoivent favorablement  le dispositif est expérimenté dans la région Nord - Pas de Calais

2011 : le projet s’étend / sa solution va évoluer  l’expérimentation est essaimée dans d’autres régions : 7 bailleurs – Caf expérimentaux  l’Ush et les présidents de clubs utilisateurs souhaitent voir évoluer la solution technique vers une interface de transmission et de saisie des données garantissant à elle seule l’étanchéité des systèmes

2 012 : création d’une gouvernance pluridisciplinaire bâtisseuse d’une nouvelle solution technique  par le biais de différents comités  mise à disposition de la solution Ideal Web fin 2012

Les contours du dispositif Ideal

n Toutes les demandes d’aide au logement locative, y compris le secteur foyer. n Le service Ideal peut être utilisé par le bailleur dans ses différents processus métiers concourant à l’accompagnement du locataire, connu de la Caf ou pas, dans la constitution de sa demande d’aide au logement. n Ce service est activé principalement lors de la signature du contrat de location ou en cours d’occupation du logement (pas de droit à l’entrée dans les lieux), suite à un changement de situation professionnelle ou familiale.

Les grands principes du dispositif Ideal Web

Un cadre conventionnel n Le bailleur signe une convention type de partenariat avec la Caf n Pour tout envoi d’une demande d’aide au logement Ideal, le locataire donne son accord au bailleur en signant l’autorisation de collecte et de transmission informatique de données à la Caf (annexe 1 de la convention). La date de signature de ce document correspond à la date de la demande d’aide au logement

Ideal Web : une offre de service sécurisée et évolutive n Les données présentes dans le SI du bailleur, et nécessaires à la constitution d'une demande d'aide au logement, sont extraites puis transmises à la télé procédure Ideal Web n Le bailleur saisit les données complémentaires collectées auprès du locataire n Des contrôles de surface synchrones vérifient le format des informations, la présence des données obligatoires et signalent la présence d'éventuelles incohérences. Ces dernières font l'objet de corrections saisies directement depuis la télé procédure n Tous les contrôles de surface sont dé corrélés des données de gestion de la Caf. Les vérifications sont faites à partir du référentiel des données Ideal

Ideal Web : une offre de service sécurisée et évolutive n La mise à disposition d’un écran récapitulatif des données enregistrées à partir duquel il est encore possible de modifier la saisie ou d’effectuer une validation globale et définitive n A la validation globale et définitive des données, le téléchargement d'un récapitulatif pour le locataire est proposé au bailleur n Cet état vaut accusé de réception pour le locataire et lui permet de disposer d’un document résumant les informations transmises à partir de sa déclaration n Un flux dématérialisé est, dans le même temps, généré puis transmis à la Caf, via le Centre serveur national des Caf (Csn), pour traitement

Le traitement des demandes Ideal en Caf n Les demandes transmises sont enregistrées à J+1 dans la base des flux électroniques de la Caf et donnent lieu à la création de pièces au format Pdf visualisables dans l’application Suivi Des Pièces (SDP) Attestation de loyer pour exemple : n Les écrans de saisie sont préparés et alimentés des données du flux n Un traitement automatique des demandes sans divergence (données administratives transmises par le bailleur identiques à celles connues de la Caf) sera mis en place ultérieurement

Le volet Cnil n L'avis de la Cnil pour la généralisation d’Ideal Web est réputé favorable depuis le 13 juin 2013 n L’acte réglementaire Ideal a été approuvé par le Conseil d’administration de la Cnaf en sa séance du 03 juillet 2013

Les apports du dispositif Ideal Web

Ideal Web : les apports n Un renforcement du partenariat entre les bailleurs sociaux et les Caf n Une amélioration de la qualité de service pour les allocataires et les partenaires (simplification administrative, paiement plus rapide…) n Une plus grande sécurisation des données et des paiements (véracité du loyer, fiabilité du code locataire, une seule saisie des données, limitation des fraudes…) n Une diminution des coûts de gestion (plus de gestion papier, de frais d’affranchissements...) n Des gains de trésorerie (plus de gestion des avances, plus de paiements mensuels et, par là-même, moins de paiements par rappel…)

Ideal Web : les apports n Des gains de productivité dans la constitution de la demande Al, notamment pour les Bailleurs qui accompagnent leurs locataires dans la constitution de la demande n Une sécurisation en terme d’envoi n L’étanchéité des systèmes d’information n Le recyclage des rejets en temps réel grâce à la mise en place de contrôles synchrones n La restitution d’un récapitulatif de la demande d’aide au logement pour le locataire

La méthodologie

Pour chaque binôme bailleur – Caf souhaitant adhérer à Ideal Web, trois étapes sont à conduire : 1°) une phase pilote (ou phase de recette) conduite entre l'éditeur et le bailleur, sur cinq jours environ. Cette phase permet de tester la conformité du produit dans sa dimension fonctionnelle et technique. Elle débute par l'installation des adaptations du logiciel et se conclut par la rédaction d'un procès-verbal de réception.

La méthodologie 2°) une phase de pré production menée entre l'éditeur, le bailleur et la Caf. Cette étape consiste à tester l’application Ideal Web pour chaque environnement bailleur - Caf. Le cas échéant, elle doit permettre aussi d’identifier et de résoudre tous les problématiques organisationnelles pouvant découler de ce nouveau service. Une durée de deux mois maximum devrait permettre de vérifier toutes les composantes de l'application. En fonction des conclusions du bilan de cette étape, le passage en production sera envisagé. 3°) du passage en production

2013: le déploiement d’Ideal Web

n La première pierre du déploiement d'Ideal Web a été posée au cours de l'été, à l'occasion du lancement de la phase pilote dans le Doubs et les Pyrénées Atlantiques. n La montée en charge se fait progressivement au rythme des livraisons des pilotes, par les éditeurs.

Les évolutions de la solution Ideal Web

Perspectives d’évolution : Création d'un envoi dématérialisé aux Bailleurs des droits et refus d'aide au logement, à l'issue du traitement de la demande Ideal Mise en instance d’une demande Ideal, dans la télé procédure Envoi du récapitulatif au locataire, par mail, de la télé procédure

Merci de votre attention