THEMIS Recouvrement contentieux Présentation du 01/09/2006

Plan de la présentation I : un ensemble de briques métier II: la maîtrise des flux de données III: rationalisation du recouvrement IV: maîtriser le recouvrement V: retour sur investissement

Thémis (I) : un ensemble de briques métier

Destinées à être imbriquées avec le SI client Base clients Base Factures ou prêts Base Compta Datamart Interface administrative RecouvrementModule comptable Statistiques Décomptes Provisions Plans de paiements Sous-traitance (Option) Archivage (Option) Prélèvements Automatiques (option) SI Client THEMIS

Avec une forte intégration comptable

Communication entrante et sortante Gestion des appels entrants et sortants : historisation des dates, des commentaires, des codes résultat et des numéros appelés ou appelant. Émission de documents Word modifiables : en direct ou en différé en automatique ou manuel Par : imprimante locale ou distante mail fax Tout document émis par Thémis est historisé dans sa GED (gestion électronique des documents)

Thémis (II) : La maîtrise des flux de données au sein du système d’information Interfaçage entrant Interfaçage sortant La reprise du stock

Interfaçage entrant Thémis Base client Factures / Prêts Comptabilité Autre Données client Données créance Mouvements comptables X

Interfaçage sortant Thémis Comptabilité Call center Éditique Autre

Compta Interpréteur comptable THEMIS CRE CRI Génération des données comptables

La reprise du stock Thémis permet la reprise du stock des dossiers gérés par le service. Reprise des créances et des données client : reprise du stock des dossiers avec un montant fixe. Reprise des écritures comptables : reprise des mouvement comptables impactant le stock Reprise des Notes : reprise des différentes informations saisies en tant que commentaires par les utilisateurs de l’ancien outil. Reprise des plans de paiements Reprise du stade procédural : reprise des dossier dans le stade procédural atteint dans l’ancien outil. Objectif : une prise en main rapide des dossiers par un abaissement des coûts de traitement.

Thémis (III) : Une organisation rationalisée de la fonction recouvrement Les équipes La répartition des créances Les procédures Workflow L’Agenda L’Écran de suivi d’une Affaire

Les équipes Répartition productive des différents rôles dans la chaîne de recouvrement. Chef : supervise l’activité du service. Sous-chef : chapeaute un groupe de gestionnaires et a une participation active dans le traitement du recouvrement. Gestionnaire : possède un portefeuille de dossiers. Groupe de gestionnaires : groupe dans lequel les droits peuvent être partagés. Gestion des absences et remplacements ainsi que des intérimaires. Les tâches d’un gestionnaire déclaré absent sont automatiquement réaffectées au gestionnaire désigné comme remplaçant. Les pics d’activité peuvent être compensés par la création de profils “intérimaires” recevant provisoirement un portefeuille.

Gestionnaires Groupe 1 Gestionnaires Groupe 2 Sous-chef Groupe 1 Sous-chef Groupe 2 Chef

Répartition des créances Affectation automatique des créances : au gestionnaire compétent à la procédure la plus efficace A partir des critères Code postal, Région. Type de produit. Montant ( >, <, entre x et y). Date ( >, <, entre x et y). Événement : Déchéance du terme, Mise en demeure, Procédure collective, surendettement. Ou tout autre critère appartenant au modèle de données Thémis.

Arrivée des créances x x x x Processus Amiable Processus Obtention d’un titre Processus RJLJ Processus Sous-traitance Affectation automatique des créances au processus approprié Crédatis

L’organisation des affaires et des créances 1 débiteur – 3 créanciers – 3 affaires (1) VIATRIS 001 VIATRIS 002 VIATRIS 003 BAUMERT 001 BAUMERT 002 MENARINI 001 Les créances suivent le processus de recouvrement rattaché au créancier Les trois créanciers d’un même débiteur ont transmis leur créances à Thémis Débiteur SCOMO

L’organisation des affaires et des créances 1 débiteur – 3 créanciers – 2 affaires (2) VIATRIS 001 VIATRIS 002 VIATRIS 003 BAUMERT 001 BAUMERT 002 MENARINI 001 Les créances postérieures au JO suivent le processus CTX Les créances antérieures au JO suivent le processus RJLJ Le débiteur est en RJLJ, les créances des 3 créanciers se répartissent en deux affaires Débiteur SEGIME

L’organisation des affaires et des créances 1 débiteur – 3 créanciers – 1 affaire (3) VIATRIS 001 VIATRIS 002 VIATRIS 003 BAUMERT 001 BAUMERT 002 MENARINI 001 La totalité des créances est affectée à la même Affaire et suit le même processus de recouvrement Débiteur ASSELIN

Les procédures Workflow Paramétrage de processus recouvrement sous forme graphique. Les tâches n’impliquant pas de valeur ajoutée métier sont automatisées. Émission d’un document Attente réponse Étape de choix

L’Agenda Organise, jour par jour, le travail du gestionnaire : préconisation de l’action ainsi que des courriers à envoyer. Réaffecte les urgences d’un gestionnaire absent vers l’Agenda du remplaçant. Ordre de priorité avec code couleur Libellé de l’action Responsable de la tâche

Affiche les informations essentielles au suivi d’une affaire et donne accès aux principales fonctions calculatoires. L’utilisateur sait à tout moment : Ce qui a été fait Ce qui peut être fait Ce qui est attendu L’écran Échéancier

Thémis (IV) : Maîtriser le recouvrement Accompagner le client dans le règlement de sa dette Valoriser la dette dans l’intérêt du créancier Saisir les opérations comptables Communiquer avec les différents interlocuteurs

Les plans de paiements Accompagner le client dans le règlement de sa dette Plans de paiements avec ou sans calcul d’intérêts. Suivi automatisé des plans. Relance automatique en cas d’incident de paiement (option). Paiement par prélèvement automatique: Thémis assure la génération des bandes de prélèvements, le lettrage automatique et le suivi des rejets (option). Paiement par TIP : Thémis assure l’émission des lettres TIP, le lettrage automatique et la gestion des rejets pour défaut de provision (option).

Les décomptes d’intérêts Valoriser la dette dans l’intérêt du créancier L’outil de calcul de décompte le plus efficace du marché : adaptabilité des grilles de calcul standard aux règles émanant de décisions judiciaires. possibilité de modifier l’ordre de ventilation dans une même grille. assiettes calculées ou en saisie forcée. prise en compte dans le calcul de décompte d’opération non historisées comptablement.

La caisse La saisie des opérations comptables Les opérations comptables de Thémis sont : alimentées par flux saisies en masse saisies unitairement Le lettrage peut être automatique ou manuel. La répartition est faite : entre créances de compte à compte de poste à poste

Thémis (V) : un retour sur investissement rapide Pour un service recouvrement amiable ou contentieux gérant un stock de 6000 dossiers, les gains de productivité permis par Thémis autorisent une économie de 32 mois ETP (équivalent temps plein) par an, et ce avec une qualité de service et une réactivité améliorées. Que faire avec ce gain de temps ? Améliorer la relation client en accompagnant le débiteur. Consacrer la valeur ajoutée métier du gestionnaire au traitement des tâches demandant une maîtrise métier en le libérant des tâches répétitives. Faire du service de recouvrement un centre de profit en calculant les intérêts dus par le débiteur.