Christopher Hyde, directeur adjoint, Recherche et développement des capacités À lintention de la section de lOntario de lInstitut de la gestion financière du Canada Le 21 octobre 2009 Ouvrir le dialogue avec les Canadiens – vers lutilisation du Web pour des RPP efficaces, numériques et axés sur le citoyen Ouvrir le dialogue avec les Canadiens – vers lutilisation du Web pour des RPP efficaces, numériques et axés sur le citoyen

2 La CCAF-FCVI est un organisme à but non lucratif qui se consacre à léducation et à la recherche et qui est appuyée par des membres fédéraux et provinciaux… Fondée en 1980 comme « Fondation canadienne pour la vérification intégrée » Chef de file dans la recherche sur la responsabilisation du secteur public Forum neutre à lintention des vérificateurs, des gestionnaires de la fonction publique et des représentants élus

Ses principales activités sont la recherche, léducation et le développement des capacités… Innovation, gestion des risques et contrôle Vérification de la performance Information sur la performance (tant financière que non financière) utilisée pour rendre des comptes publiquement Fonction de contrôleur et pratiques de gestion connexes Formation sur les normes comptables Programme visant lamélioration des rapports publics de performance (RPP) 3

En 2001, elle élabore neuf principes pour guider la publication de linformation sur la performance 1.Se concentrer sur les quelques aspects essentiels de la performance 2.Sintéresser à la fois à lavenir et au passé 3.Expliquer les principaux facteurs de risque 4.Expliquer les principaux facteurs liés à la capacité 5.Expliquer les autres facteurs essentiels liés à la performance 6.Intégrer linformation financière et non financière 7.Fournir des informations comparatives 8.Présenter des informations crédibles, interprétées fidèlement 9.Préciser les fondements du RPP

5 La CCAF-FCVI souhaite lharmonisation des RPP avec les besoins des utilisateurs (les législateurs, les médias et le public)… Utilisateurs Trouver comment améliorer la lisibilité et la convivialité des rapports sur la performance Stimuler la demande pour des RPP auprès des utilisateurs Gouvernements Fournir des commentaires sur la lisibilité et la convivialité des rapports Cerner les pratiques exemplaires … en dautres mots, lharmonisation de loffre (les rapports) et de la demande (les besoins des utilisateurs).

La communication de linformation sur la performance est importante car… une reddition de comptes touchant uniquement les dépenses nest pas suffisante les citoyens souhaitent savoir à quoi sert limpôt quils paient les contribuables ne font plus confiance au système comme auparavant – ils sont bien instruits et posent des questions la mesure de la performance et la communication de cette information constituent des éléments essentiels de lobligation de rendre compte incombant aux représentants élus et aux gestionnaires de programme … et le fait de se montrer ouverts, transparents et responsables profite à l'ensemble de l'organisation.

De nombreux rapports comportent les mêmes problèmes… Ils ne font que raconter une « bonne histoire » Ils sont rédigés en jargon administratif Ils contiennent trop dinformations ou des informations mal harmonisées Ils ne sont pas crédibles et sont difficiles daccès Ils ne sont pas pertinents aux besoins des intervenants

La CCAF-FCVI a récemment effectué des recherches considérables sur ce que les citoyens souhaitent… 1.Consultations auprès des utilisateurs des RPP en Alberta 2.Étude sur laccroissement de lutilisation des RPP par les médias 3.Étude sur les bonnes pratiques liées aux RPP

En Alberta, les citoyens nous ont dit… que linformation présentée doit permettre détablir des comparaisons, soit dune période à lautre ou encore entre entités que les rapports seraient plus pertinents si les intervenants étaient consultés pour ladoption des mesures de performance à utiliser que les lecteurs souhaitent consulter les rapports par lentremise de la technologie de linformation que les rapports devraient comprendre de meilleurs graphiques et tableaux 9

En Ontario, les médias ont dit… dinclure des anecdotes, des histoires ou des photos pour mieux montrer la performance au public de rendre linformation facilement accessible et compréhensible de présenter la performance de sorte quon puisse la publier dans les médias (actualité de linformation, proximité, conflit, importance, conséquences et impact, élément humain) de bien comprendre le public cible : que veulent savoir les représentants élus ?

Le sondage auprès de 5 pays étrangers sur les pratiques exemplaires liées aux RPP a abordé le point de vue des organismes centraux, des vérificateurs et des représentants élus… Utiliser des formules de présentation qui répondent aux besoins des utilisateurs Rendre les rapports compréhensibles et pertinents Présenter linformation en fonction dobjectifs explicites que les utilisateurs comprennent Établir un lien avec la performance générale du gouvernement 11

Les utilisateurs de linformation sur la performance souhaitent participer au processus – ils ne veulent pas être de simples destinataires des RPP… Il faut respecter la capacité des destinataires, surtout celle des représentants élus On devrait utiliser la technologie pour communiquer avec les intervenants Les citoyens se sentent impuissants, mais souhaitent tout de même participer Certaines pratiques rendent cela possible : 12

Aller de lavant… La présentation de linformation sur la performance a progressé depuis cinq ans Les auteurs de rapports commencent à comprendre les avantages quoffre le Web pour la diffusion de ces rapports Le secteur privé utilise efficacement Internet Le gouvernement prend plus de temps à suivre lévolution de la technologie Plutôt que de produire un rapport papier à tirage limité, les auteurs peuvent produire un rapport Web que des millions de personnes consulteront

Mais les choses évoluent très rapidement… Les auteurs comprennent les avantages de produire des rapports sur le Web Le secteur privé utilise Internet à bon escient, ce nest pas encore le cas du gouvernement Comparativement à un rapport papier à tirage limité, un rapport sur le Web est consulté par des millions de personnes Les gouvernements peuvent : faire participer les utilisateurs dès le début de la communication de linformation et non seulement à la fin rendre les rapports pertinents – de quelle manière cela me touche-t-il ? fournir des comparaisons pour créer un contexte … et nous voyons quil est possible daider le Canada à progresser par bonds.

Nous élaborons sept principes pour guider la production de rapports Web axés sur les citoyens… 1.Profiter pleinement des outils électroniques et de la technologie –Concevoir le rapport comme un portail pour obtenir la participation des utilisateurs (British National Library)British National Library –Un document Web peut contenir une foule dinformations et demeurer convivial (City of Melbourne Australia)City of Melbourne Australia 2.Utiliser le Web 2.0 pour une communication bidirectionnelle –Les RPP devraient permettre une communication bidirectionnelle –Présenter les informations ou commentaires obtenus des intervenants (South Australia Strategic Plan ou Government of Singapore Finance)South Australia Strategic PlanGovernment of Singapore Finance –Fournir des outils interactifs aux utilisateurs intéressés (City of Albuquerque Green Reporting)City of Albuquerque Green Reporting

Nous prévoyons produire un document de consultation dici le printemps… 3.Permettre aux utilisateurs de consulter les différentes couches dinformations –Aider les utilisateurs à consulter linformation qui se trouve à lextérieur de la structure traditionnelle dun rapport : –Possibilité de faire un lien avec dautres ministères ou organismes (Expectmore.gov) (Meat and Livestock Australia)Expectmore.govMeat and Livestock Australia) –Les rapports annuels sur le Web permettent aux intervenants dexaminer en profondeur les différentes couches dinformations (Project Rivershed)Project Rivershed 4.Fournir une information comparative ou contextuelle sur la performance –La conception de rapports de performance électroniques devrait permettre aux utilisateurs de comparer les renseignements et de les mettre en opposition –Les rapports électroniques permettent également aux utilisateurs de comparer la performance présentée avec celle dautres entités. Les informations présentées devraient, si possible, correspondre à « ma perception du monde » –(Newfoundland Community Accounts, National Health Service Choices)Newfoundland Community AccountsNational Health Service Choices 5. Permettre des rapports de performance personnalisés – Permettre aux utilisateurs de modifier les rapports afin quils répondent mieux à leurs besoins – Permettre aux utilisateurs de personnaliser les rapports en utilisant les ressources en ligne et hors ligne (Office national du film du Canada)Office national du film du Canada

6. Communiquer les rapports de façon « écologique » – Les rapports de performance ne sont pas toujours transmis en temps opportun, mais les rapports électroniques peuvent fournir des informations actuelles – Ces rapports permettent doffrir aux utilisateurs un « instantané » de la performance du gouvernement (Washington State Transportation Improvement Board)Washington State Transportation Improvement Board – Ces rapports tiennent les citoyens informés de la perfomance du gouvernement, des changements quant aux risques et des progrès réalisés (Land Securities UK*)Land Securities UK* 7. Établir des liens avec lassurance externe et des sources de données validées – Veiller à la validité des données utilisées – Les systèmes de communication active ont besoin dune certaine assurance sur le plan de la qualité et de la validité des données utilisées (BASF)BASF

18 Quelques remarques pour conclure… Ce que nous proposons est techniquement possible, mais la culture du secteur public a du rattrapage à faire. Les gouvernements ont besoin de mieux comprendre la capacité de la population canadienne à comprendre la performance. Les intervenants souhaitent connaître la vérité à propos de la performance. Ils sattendent à ce quon leur donne lheure juste.