Cours sur la Gestion des Projets Module 3: Mise en œuvre des projets avril 2003 Présentation de Sylli Gandega Economiste,

Plan de la présentation I. Introduction II. Constat (aspects positifs et bloquants ) III.Recommandations (trouver des solutions) IV.conclusions

I. Introduction Les administrations, le secteur privé, les organisations de la société civile et les bailleurs de fonds eux-mêmes rencontrent des difficultés dans lexécution des projets. Cest pour échanger sur cette dimension essentielle du cycle des projets que ce cours a ciblé ce module;

Introduction (suite) Il ne suffit pas de bien concevoir un projet dans toutes dimensions, d identifier les indicateurs importants à suivre, de cibler ou mobiliser des ressources pour son son bon fonctionnement, denvisager la mise en place de comités de suivi et/ou de pilotage…. pour que la mise en œuvre soit un succès.

Introduction (suite) Cest ainsi quil arrive souvent que des projets apparemment bien ficelés sur papier connaissent des difficultés lors de leur démarrage ou durant toute leur durée de vie. Quelles en sont les raisons ? et quel est le bilan de la mise en œuvre des projet au niveau national en termes dacquis et de défis qui restent encore à relever ? Ce module va tenter de donner des explications et des recommandations sur la base de la revue documentaire et de lexpérience vécue du présentateur.

II.Constat dans la mise en oeuvre des projets Les aspects positifs: 1.Des efforts importants continuent dêtre réalisés par les administrations nationales voire les organisations de la société civile (ONGS) en matière de mise en œuvres des projets; 2.Les missions dévaluation interne et externe plus fréquentes, les revues des portefeuilles et les audits de projets, la disponibilité de cadres nationaux comme coordonnateurs et experts nationaux dans les projets, les séminaires, ateliers et voyages détudes expliquent pour une large les projets enregistrés.

Aspects positifs (suite) 3. La diffusion des expériences dans la mise œuvre de certains projets; 4. Les expériences positives de structures pilotes de projets (cellules ) qui ont eu des résultats réels dans le management des projets (procédures de recrutement, dachat et de gestion plus transparentes, évaluation des performances du personnel…

Aspects positifs (suite) 5. Existence au niveau des départements ministériels ayant la maîtrise douvrage des projets dentités (directions ou services) responsables de la programmation du suivi - évaluation des activités menées par les projets; 6. La bonne gouvernance et la volonté affichée par les décideurs pour la bonne la gestion des ressources publiques et et des autres ressources des projets;

Aspects positifs 7. lintérêt quaccordent les administrations et les partenaires au développement à la bonne mise en œuvres des projets. Néanmoins, lefficacité de cette mise en œuvre demeure une problématique récurrente et son impact sur le développement et la lutte contre la pauvreté est encore peu évident.

Constat (suite) Les facteurs bloquants: 1. Les recommandations des audits et des missions dévaluation sont insuffisamment prise en compte au niveau du management des projets. Ces documents sont souvent peu diffusés car traités comme documents confidentiels; 2. La faiblesse de la participation dans la gestion des projets et des évaluations participatives impliquant les bénéficiaires;

Facteurs bloquants (suite ) 3. La mobilisation des ressources des projets fonds en particulier linadéquation des délais de mise en place des ressources extérieurs et nationales (budget contrepartie ); 4. Labsence danalyse des documents de projets une fois approuvés pour tenir compte du contexte qui peut avoir changé entre la formulation du projet et son démarrage.Cet aspect préoccupe rarement les managers de projets et les documents de projets ne sont pas nettoyés de ce point de vue, ce qui occasionne souvent des problèmes lors des missions de revue et dévaluation ….

facteurs bloquants (Suite) 5. La faiblesse mais surtout labsence des plans de travail du projet et des plans individuels du personnel qui fixe les résultats précis à atteindre et qui permettront les évaluations à la fois des projets et des performances du personnel; 6. La faiblesse ou la quasi-absence des évaluations ex-post pour apprendre et justifier de nouvelles interventions;

Facteurs bloquants (suite) 7. Gestion peu optimale des moyens des projets quelques fois au sein dune même administration et la faiblesses des liens de complémentarités et le partage des système dinformation entre les projets; 8 Faible prise en compte lors de la mise en œuvre des projets de la dimension dimension du GENRE (recrutement, consultation, formation…)

Facteurs bloquants (suite) 9. La non systématisation de la préparation des rapports davancement (aspects techniques et financiers ) des projets et labsence de circuits efficaces pour la transmission par les services administratifs de ces rapports; 10. Procédures des partenaires non unifiées (modalité dexécution nationale pour certaines agences avec un degré variable (SNU ), lexécution directe par les agences de coopération, les expertises résidentes ou ponctuelles;..

Facteurs bloquants (suite) La préférence pour les structures et cellules ad Hoc des projets avec à terme des effets pervers sur le renforcement des capacités et le développement des institutions daccueil; la diversité des modalités de comptabilisation des dépenses propres à chaque bailleur voir à chaque projet, labsence de circuits efficaces dinformation entre les bailleurs et les projets.

Recommandations Les mesures suivantes nous semblent importantes pour améliorer la mise en œuvre des projets. A cela sajouteront naturellement celles qui seront faites à lissue de ce cours sur cette communication :  Améliorer le cycle du projet et assurer une plus grande maîtrise du processus de programmation des activités des projets

Recommandations (suite ) Ce processus doit commencer dés les premiers stades de la préparation des projets; doter les administrations de tutelle de moyens matériels et humains pour contrôler la mise en œuvre des projets (ce qui suppose des visites et missions sur le terrain) et favoriser la formation de véritables spécialistes de projets en capitalisant les nombreuses expériences au niveau national et extérieur

Recommandations  systématiser les revues participatives des projets avant démarrage pour sassurer de leur conformité aux conditions de départ et dans le cas contraire en tenir compte;  assurer plus de synergies et de complémentarité entre les projets mis en œuvre dans les mêmes secteurs voire au sein de même entités ; produire un rapport annuel sur lexécution des projets qui ont un impact réel sur la lutte contre la pauvreté et dans le cas échéant faire de la mise en œuvre des projets une section spécifique du rapport de mise en œuvre du CSLP.

Recommandations (suite)  Diffuser lexpérience des meilleures pratiques de gestion des projets (le CMAP qui a déjà une mission dans ce domaine pourrait prendre en charge les aspects diffusion… profiter du contexte crée par le CSLP (document de référence et de coordination ) pour sensibiliser les partenaires sur la nécessité dune plus grande harmonisation de leurs procédures et modalités dexécution des projets;

Conclusions Les objectifs visés par le CSLP nauront de chance dêtre atteints que si les conditions sont réunies pour assurer en même temps une bonne mise en œuvre des projets. Hors celles ne relèvent pas uniquement que de la puissance publique ou des seules administrations;

Conclusions (suite) Celles –ci ont certes des responsabilités à diverses à assumer (cycle du projet, aspects institutionnel et ressources humaines, transparence ….) mais les partenaires au développement sont aussi interpellés et doivent veiller à ce que leur procédures ne viennent pas alourdir la capacité de mise en œuvre des projets par les administrations.

Recommandations (suite) Par ailleurs en raison de la tendance actuelle marquée par une préférence des bailleurs et du Gouvernement pour lapproche programme au lieu et place de lapproche projet car mieux adaptée à la coordination des programmes sectorielles et globaux, une harmonisation des procédures de mise en œuvre des projets des partenaires et agences de coopération et leur cohérence avec les modalités nationales devient une nécessité.

Je vous remercie pour votre attention