Gestion et Suivi axés sur les résultats Appliqué au Système de Suivi Evaluation (SSE)

LA CHAINE DES RESULTATS La programmation, la gestion et la prise de décision tiennent compte des résultats à atteindre. Il y a une relation entre le résultat escompté et les interventions prévues. Toutes les ressources financières et humaines disponibles doivent contribuer aux interventions prévues pour l’obtention des résultats escomptés. Le suivi est centré sur la réalisation de résultats et d’impacts définis et mesurables grâce à des indicateurs objectivement vérifiables. La chaîne des résultats a pour but d’établir un rapport logique entre les résultats à différents niveaux de programmation, ce qui garantit que toutes les ressources de l’Organisation sont consacrées à la poursuite des résultats escomptés

LA CHAINE DES RESULTATS (2) Un résultat est un changement d’état descriptible et mesurable découlant d’un rapport de cause à effet induit par une activité. Dans la chaîne des résultats, il y a un « processus de transformation » des ressources vers les résultats escomptés composé comme suit: Produit Sous-produit Activité Opérations Utilisation Résultat direct Résultat indirect. Au bas de la chaîne, on a les activités et les opérations : mise en œuvre des ressources humaines et financières. L’activité crée des « sous-produits et produits » qui contribuent à obtenir les résultats Qui seront mesurés par des indicateurs de référence et des performances. Mais dont l’obtention est soumise à des hypothèses.

Exemple de chaîne de résultat OPERATION Planification des Ressources humaine et financière pour réalisé une activité Ex : Recrutement des consultants pour la formation des animatrices pour l’environnement ACTIVITE : Ensemble d’opérations Ex : Former les animatrices, soutenir des réunions concertées, développer les méthodes de compagne de sensibilisation Sous-produits et Produit résultats à court terme des activités mis à disposition sous forme de biens et de services Ex : Approche innovante dans l’Information-Education-Communication environnementale Utilisation Comment les groupes cibles/projets utilisent le produit pour obtenir le résultat Ex : Inclure dans les programmes scolaires l’éducation environnementale Résultat direct/indirect Les questions d’environnement sont mieux prises en compte dans la société au niveau national, régional et local Ex :Informations fiables sont utilisées pour la planification et gestion du secteur Indicateurs de référence Planification des ressources La chaîne des résultats s’appuie sur le processus de transformation

LA MESURE DES RÉSULTATS Chaque résultat (produit, utilisation, résultat) décrit un changement d’état concret, visible et mesurable, induit par l’activité Le résultat doit indiquer comment une situation donnée va évoluer par rapport à l’état de chose actuel Chaque résultat est caractérisé par son indicateur et son hypothèse.

Structure de la chaine de résultats dans SSE La structure des « résultats directs/indirects », « utilisations »,  «produits », est souple dans SSE, chaque niveau peut être créé sans dépendance préalable avec d’autres éléments de la chaîne. Un produit/sous-produit est obtenu par un ensemble d’activités. Une activité est un ensemble d’opérations C’est au niveau d’une opération qu’on fait le planning des ressources humaines et ressources financières

Définitions Résultats indirects & directs : les impacts finaux des activités du projet Utilisation : Comment les groupes cibles/projets utilisent le produit pour obtenir le résultat. Produits/sous-produits des chaînes des résultats : les résultats à court terme des activités mis à disposition des groupes cibles et des projets sous forme de biens et de services. Indicateurs : permettent de décrire /de mesurer les résultats obtenus à chaque niveau de la chaîne par rapport à une valeur de référence.

Définitions Activités : actions entreprises dans le cadre du projet. Elles mobilisent les ressources et elles sont limitées dans le temps : début et fin Opération : c’est une sous-activité à travers laquelle on fait la planification des ressources humaines et financières afin de réaliser une activité. Responsables : dans SSE, ce sont des personnes qui ont la responsabilité du contenu des informations selon leur responsabilité dans le projet

Prise en compte des ressources financières et humaines Les ressources financières et humaines sont organisées pour planifier les opérations. La somme du budget des opérations permet de réaliser une activité. On fait une prévision budgétaire pour chaque opération sur les postes budgétaires. Par exemple : Ressources humaines Consultant Achat/ approvisionnement Déplacement Autres frais

Programmation budgétaire avec SSE Budget global : c’est le budget disponible auprès de chaque bailleur. Il est défini pour la durée de l’ensemble du projet Budget annuel : c’est la planification budgétaire pour une année Lors de la planification du budget annuel, on fait la prévision budgétaire pour chaque sous-produit Puis par activité et opération.

Les rapports de synthèse Le suivi se porte principalement sur 2 axes principaux Suivi des indicateurs des chaînes de résultats Suivi des opérations Pour les indicateurs de résultats, on peut suivre le taux de réalisation des objectifs à atteindre pour chaque niveau de chaîne de résultat suivant l’évolution des indicateurs (voir diapo suivante) Pour le suivi des opérations, on suit le statut des activités et des opérations : En cours Terminé Annulé

Taux de réalisation de chaque niveau de chaine de résultats

Suivi des opérations ou des activités suivant leur statut

Rapports de synthèse Les rapports sont facilement paramétrables avec SSE, il faut fournir le type de rapport avec les données souhaitées et l’administrateur du système l’intégrera dans SSE L’administrateur du système peut paramétrer des tâches automatiques pour l’envoi des situations sur l’évolution des opérations ou des activités pour chaque niveau de résultat. Par exemple, envoi automatique par mail à chaque changement d’état d’un niveau de chaîne de résultat aux acteurs concernés envoi automatique par mail de la liste des opérations qui doivent se terminer au cours de la semaine envoi automatique par mail de la liste des opérations qui sont en retard ….

Avantages avec l’utilisation de SSE SSE est optimal lorsqu'il est utilisé en COMMUNAUTE. SSE supporte des différents rôles pour les utilisateurs La consultation, l’ajout des informations et l’analyse des informations se font de MANIÈRE COLLABORATIVE Utilisation des informations de manière décentralisée. Possibilité d’utiliser le système en local ou en monoposte Consolider toutes les informations dans une base de données centrale. L’accessibilité des informations peut se faire en monoposte ou en réseau interne ou par l’intermédiaire de la connexion Internet par les personnes concernées Permettre l’utilisation du réseau Internet pour l’accès aux informations , l’encodage et l’analyse des informations.

Essai avec SSE Démarrage , avec un navigateur WEB avec l’adresse http://www.md2i.eu:8080/SSE Liste de mots de passe par défaut Rôle Login Mot de passe Peuvent générer et modifier tous les éléments de la chaîne de résultats util1 Peuvent générer et modifier les données à partir des activités util2 Modification/insertion+ajout utilisateur admin Consultation des données seulement visiteur Peuvent générer et modifier les écritures concernant les données financiers util6