PROFILS DE MÉTADONNÉES GOUVERNEMENTAUX, VERSION 1.0 Nicole Lemay

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

DÉFINITIONS Métadonnées Métadonnées Données pour nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire au moment de son enregistrement institutionnel comme, par exemple, le titre dun document, son auteur, sa date de création, etc. Utilisées depuis très longtemps : description de la collection dune bibliothèque dans des catalogues, description des dossiers dans une liste de classement ou un logiciel de gestion documentaire.

Profils de métadonnées gouvernementaux Ensemble de métadonnées. Enregistrement institutionnel Transfert de responsabilité dun document ou dossier de lindividu vers le registraire du service de gestion documentaire en vue dun enregistrement dans un espace documentaire institutionnel.

Document institutionnel Document devant être soumis à la gestion documentaire, pour que celle-ci puisse réaliser ses objectifs. Le document ainsi que ses métadonnées constituent le document institutionnel.

OBJECTIFS DES MÉTADONNÉES Contribuer à assurer lintégrité, lauthenticité et la fiabilité dun document ou dossier tout au long de son cycle de vie, cest-à-dire permettre de conserver la preuve de ce que signifiait le document au moment de son utilisation. Permettre lapplication du calendrier de conservation : - Classification (Sujet) – Processus/Activité. - Règle de conservation. - Date – Date de fermeture. - Statut- Statut dexemplaire. - Détenteur principal.

Améliorer linteropérabilité. Faciliter le partage de linformation. Optimiser la navigation et la recherche de linformation. Permettre la compréhension de la nature, du contexte et de lutilité des documents.

Profil de métadonnées pour les documents de référence Un document de référence permet dacquérir une information générale pertinente à la réalisation dun processus de travail. - Études. - Volumes. - Publications. - Informations publicitaires. - Communiqués. - Catalogues. - Répertoires. TROIS PROFILS EN UN SEUL DOCUMENT

Profil de métadonnées pour les documents de transaction Un document de transaction établit des informations relatives à un échange entre deux parties et liant par signature une responsabilité de portée juridique ou financière. - Déclaration de revenus*. - Demande de renouvellement de permis de conduire*. * Papier ou service en ligne

Profil de métadonnées pour les dossiers Un dossier regroupe un ensemble de documents portant sur un sujet ou un thème donné. Notion de dossier maintenue afin de permettre, notamment, lapplication du calendrier de conservation des documents.

CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES PROFILS Métadonnées Dublin Core et dautres métadonnées pour répondre aux besoins administratifs, de transactions, de tenue de dossier et de valeur probante. Métadonnées obligatoires, conditionnelles, facultatives. Métadonnées pouvant se générer automatiquement, être choisies dans une liste déroulante ou être inscrites directement par lutilisateur. Métadonnées internes ou externes au document.

Portée internationale (norme internationale ISO 15836). Simple. Indépendant vis-à-vis de nimporte quel système. Utilisation dune sémantique comprise et supportée universellement. Ensemble de métadonnées générales pouvant être élargies ou définies selon les besoins. LE DUBLIN CORE

Éléments de métadonnées classés selon lordre alphabétique du libellé français. Plusieurs précisions pour chacun des éléments de métadonnées dont, entre autres, la classe dobjet visée, une définition, le degré dobligation, des conseils pour la saisie ou linterprétation, des notes et des exemples. PRÉSENTATION DES ÉLÉMENTS DE MÉTADONNÉES

Viser le plus dautomatismes possibles (applications informatiques). Entrée de métadonnées de base par les créateurs et récepteurs de documents. Contrôle de la qualité par les responsables des postes de classement ou les membres de léquipe responsable de la gestion documentaire dans un organisme public (ajout possible de nouvelles métadonnées). INSCRIPTION DES MÉTADONNÉES

Conservation des métadonnées attribuées à un dossier ou à un document aussi longtemps que les dossiers et documents eux-mêmes. CONSERVATION DES MÉTADONNÉES

APPLICATION DES MÉTADONNÉES POUR LES FINS DE GESTION DOCUMENTAIRE PRINCIPALES MÉTADONNÉES

Les métadonnées gouvernementales peuvent être utilisées à plusieurs fins : Gestion documentaire. Centre de documentation. Bibliothèque. Dépôt légal de publications à la BNQ. Dautres encore inconnues. UTILISATION DES MÉTADONNÉES

Maintien de la notion de dossier afin, notamment, de permettre lapplication du calendrier de conservation. Lors de lenregistrement institutionnel dun document, lentrée de métadonnées obligatoires et conditionnelles devra être effectuée. Une fiche de métadonnées, présentée sous forme de formulaire électronique, permettra de saisir ou de transférer automatiquement les métadonnées. Les métadonnées propres au dossier devront dabord être inscrites suivies de celles spécifiques au document. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Réception aux ANQ-DCAR dune demande daide financière soumise par lÉcole Multidanse. La responsable de ce dossier dans lunité administrative crée un premier document dans Word. Il sagit de laccusé de réception de la demande daide financière. Le document est enregistré sur Cédérom. [Remise aux participants du formulaire de saisie complété en annexe 1] EXEMPLE DAPPLICATION

FORMULAIRE DE SAISIE DE MÉTADONNÉES

Classification (Type) - Type de regroupement Pour enregistrer un dossier, lutilisateur doit sélectionner le type de regroupement Dossier. Ce choix permet à lutilisateur de jouir dune interface de saisie plus vite ajustée à ses besoins et davoir accès à un formulaire de saisie comprenant les métadonnées correspondant à sa demande. ENREGISTREMENT DES MÉTADONNÉES - DOSSIER

Exemple

Titre Attribut qui contient ou représente le nom donné à une ressource. Dans ce cas-ci, il sagit dun dossier. Exemple

Classification (Sujet) - Domaine/Objet Schème de classification équivalant au sujet ou au thème général dune ressource documentaire. Correspond aux différents secteurs dintervention gouvernementale : - Gouvernance, politique et administration publique. - Ressources naturelles, agriculture et environnement. - Économie, finances et industrie. - Loi, justice et droit. - Santé et services sociaux, etc.

Exemple

Classification (Sujet) - Processus/Activité Schème de classification correspondant au sujet ou au thème spécifique dune ressource documentaire. Afin de pouvoir appliquer le calendrier de conservation, il est nécessaire de donner accès à loutil combinant à la fois les éléments du plan de classification et du calendrier de conservation. Ainsi, par la sélection du Processus/Activité adéquat, le numéro de délai de conservation sinscrira automatiquement à lélément de métadonnée Règle de conservation.

Exemple Loutil dapplication du calendrier de conservation permet deffectuer la concordance entre les Processus/Activité du plan de classification et les numéros de délai de conservation du calendrier de conservation. Dans le prochain exemple, le numéro de délai est rattaché au Processus/Activité Gestion des demandes daide financière. Ainsi, lors du choix de ce Processus/Activité par lutilisateur, le numéro de délai de conservation sinscrira automatiquement à la métadonnée Règle de conservation.

Règle de conservation Indication du numéro de délai de conservation correspondant à la règle de conservation dune série extraite du calendrier de conservation dun organisme. Exemple Dans le prochain exemple, le numéro correspond au numéro de délai rattaché au Processus/Activité sélectionné précédemment. Il permet daller chercher le détenteur principal (ANQ-DCAR) ainsi que la règle de conservation des exemplaires principal (2-5-T*, *Verser les études produites) et secondaire (2-0-D) de la série inscrite au calendrier de conservation de lorganisme.

Détenteur principal Entité(s) administrative(s) responsable(s) de lenregistrement institutionnel et du contrôle de linformation la plus complète sur un sujet ou un thème donné. Inscription automatique du(des) détenteur(s) principal(aux) identifié(s) au numéro de délai de conservation ramené à lélément de métadonnée Règle de conservation.

Cet élément de métadonnée est généré dune manière automatique. Il permet didentifier clairement la règle de conservation qui doit sappliquer, cest-à-dire, celle correspondant à lexemplaire principal ou celle correspondant à lexemplaire secondaire du dossier. Exemple Dans lexemple qui suit, lunité administrative identifiée comme détentrice principale du délai au calendrier de conservation de lorganisme est générée automatiquement. Ce numéro de délai était rattaché au Processus/Activité Gestion des demandes daide financière.

Statut - Statut dexemplaire Indication permettant de préciser si un dossier correspond à un exemplaire principal ou secondaire. Cet élément permet didentifier si lon doit appliquer la règle de conservation inscrite à lexemplaire principal ou à lexemplaire secondaire du numéro de délai de conservation ramené lors de la sélection précédente du Processus/Activité adéquat.

Exemple Afin de déterminer si un usager enregistre un dossier principal ou secondaire, un lien devra être établi entre le nom de lunité administrative dont relève le créateur et la métadonnée Détenteur principal. Si ces deux éléments sont semblables, la règle de conservation de lexemplaire principal sappliquera et, sils sont distincts, ce sera celle de lexemplaire secondaire*. *Unité administrative du créateur = Détenteur = Règle de conservation de lexemplaire principal Unité administrative du créateur Détenteur = Règle de conservation de lexemplaire secondaire

Date - Date douverture Date correspondant à lenregistrement institutionnel dun dossier. Date du premier dépôt dun document dans un dossier.

Exemple

Date - Date de fermeture (conditionnelle) Date correspondant à la fermeture dun dossier. Cette date peut être annuelle, correspondre à lajout dun dernier document dans un dossier ou correspondre à la fin dun cycle d affaire. Cette date permet lapplication du calendrier de conservation. Elle sert à déterminer lannée de transfert dun dossier et de ses documents dans un entrepôt ou sur autre serveur ainsi que lannée de disposition (destruction ou versement).

Le calcul de lannée de transfert dun dossier et de ses documents seffectue en ajoutant la période dutilisation active à cette date*. Le calcul de lannée de disposition dun dossier et de ses documents seffectue en ajoutant les périodes dutilisation active et semi-active à cette date**. * Date de fermeture + Période dutilisation active = Année de transfert. **Date de fermeture + Périodes dutilisation active + Semi-active = Année de disposition.

Exemple

Identifiant - Identifiant du dossier Chaîne de caractères permettant didentifier et de distinguer de façon unique un dossier en tant quinstance dun objet. Peut concerner une ressource tangible ou non tangible. Lors de lenregistrement institutionnel dun dossier, un identifiant lui est attribué automatiquement.

Exemple

Relation - A pour partie Obligatoire uniquement lors de l enregistrement institutionnel dun dossier. Cet élément permet de reconstituer un dossier en lui reliant tous les documents y étant associés. Lors de lenregistrement institutionnel des documents rattachés à un dossier, les identifiants générés pour chacun de ces documents sajouteront automatiquement à cette relation.

Exemple CUV200 correspond à lidentifiant de laccusé de réception de la demande daide financière du dossier École de danse Multidanse - Demande daide financière Il viendra sajouter automatiquement à cette relation lors de lenregistrement institutionnel du document. ZRD23C (identifiant du dossier École de danse Multidanse...) A pour partie : CUV200 (identifiant de laccusé de réception)

Pour plus de convivialité, linterface de saisie de lutilisateur affichera plutôt le titre du document et non le numéro généré automatiquement.

Titre Attribut qui contient ou représente le nom donné à la ressource. Dans ce cas-ci, il sagit du titre du document. Un changement de numéro de version suffit pour quun titre diffère dun autre. Il se peut quon doive créer un titre. Il doit alors être le plus précis possible et révélateur du contenu du document. ENREGISTREMENT DES MÉTADONNÉES - DOCUMENT

Créateur Entité principalement responsable du contenu dun document. Obligatoire uniquement dans le cas des documents de référence. Lunité administrative doù relève le créateur devra être ajoutée. Ceci permettra de comparer cette donnée avec le détenteur principal afin didentifier si lexemplaire quon a en main est principal ou secondaire.

En ce qui concerne les documents de transaction, cest normalement le signataire qui permet didentifier le créateur. En son absence, le créateur pourra être inscrit. Exemple

Date - Date de création Date à laquelle un document est créé. Obligatoire : Dans le cas des documents de référence, il doit y avoir au moins lune des 2 dates suivantes : date de création ou date de publication. Obligatoire : Dans le cas des documents de transaction, il doit y avoir au moins lune des 4 dates suivantes : date de création, date dexpédition, date de réception ou date de signature.

Exemple

Caractéristiques du support – Support Toute représentation tangible dun document. Exemple

Langue Langue du document. Exemple

Limites daccès Cette métadonnée est conditionnelle. Indique la disponibilité et laccessibilité du document pour des groupes spécifiques. Les limites daccès suggérées sont public, protégé, confidentiel et ultra-confidentiel.

Exemple

Classification (Type) - Type de document Association créée entre un document et un item placé dans le schème de classification Type de document. Cest ce schème de classification qui nous permet de préciser si lon traite un document de référence ou un document de transaction. Parmi les autres types de documents que lon retrouve dans ce schème de classification, notons les suivantes : loi, formulaire, rapport, étude, etc.

Exemple

Identifiant - Identifiant du document Chaîne de caractères permettant didentifier et de distinguer de façon unique un document en tant quinstance dun objet. Peut concerner une ressource tangible ou non tangible. Lors de lenregistrement institutionnel dun document, un identifiant lui est attribué automatiquement.

Exemple

Relation - Est partie de Cet élément permet de faire le rattachement de documents à un dossier afin de le reconstituer. Obligatoire uniquement lors de lenregistrement institutionnel dun dossier. Cet élément permet de reconstituer un dossier en lui reliant tous les documents y étant associés.

Lors de lenregistrement institutionnel dun document, lidentifiant du dossier auquel il est rattaché sajoutera automatiquement à cette relation. Exemple ZRD23C correspond à lidentifiant du dossier École de danse Multidanse - Demande daide financière CUV200 (identifiant de laccusé de réception) Est partie de :ZRD23C (identifiant du dossier École de danse Multidanse …)

Pour plus de convivialité, linterface de saisie de lutilisateur affichera plutôt le titre du dossier et non le numéro généré automatiquement.

Les métadonnées gouvernementales : Permettent de décrire les ressources de tous les formats et de tous les supports. Permettent lenregistrement de dossiers et de documents. Permettent lapplication du calendrier de conservation. Peuvent être générées automatiquement dans la plupart des cas. EN CONCLUSION

Doivent être sélectionnées à partir dune liste déroulante dans certains cas. Doivent être inscrites par lutilisateur dans quelques cas. Comprennent plusieurs métadonnées administratives de la fiche générées automatiquement. Peuvent être obligatoires, conditionnelles ou facultatives. Pourront être personnalisées ou développées afin de répondre à certains besoins spécifiques dun organisme public.

Sinscrivent actuellement dans un processus officiel de normalisation auprès du Conseil du trésor afin de se conformer au Standard du gouvernement du Québec sur les ressources informationnelles (SGQRI).

MERCI !