Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Journée Informations/Réunion des gestionnaires 16 Novembre 2010 – ICMCB Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 I Ordre du jour 1 I Introduction 2 I Evolution du service 3 I Rattachement des charges à l’exercice 4 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 5 I Les achats au CNRS 6 I Rappel des bonnes pratiques 7 I Quelques notions de TVA 8 I Questions diverses Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 1 I Introduction Nouvelle organisation du siège, en particulier disparition de l’ACP et de la DFI Création de la DCIF et de la DSFIM. DCIF: direction des comptes et de l’information financière 2 départements: - Département du suivi financier et de la qualité de l’information - Département du traitement des données et des systèmes d’information DSFIM: direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 I Evolution du service - Pourquoi? Création de la cellule de justifications de contrats le 1er octobre 2010 pour: les contrats européens, Interreg et les subventions ANR Toutes les justifications s’y rapportant sont donc à envoyer à cette cellule avec: Martine Deleuze: animatrice Dominique Cooke Isabelle Doisy Le suivi budgétaire reste de la responsabilité du SFC Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 I Evolution du service - conséquence Le SFC ne compte plus qu’un seul adjoint. Par contre, Martine Deleuze conserve toutes les fonctions se rapportant à la technicité et au fonctionnement d’Xlab Laurent Lebarbey occupe dorénavant des fonctions au sein du pôle Ressources/Budget, tout en conservant la responsabilité du traitement du ROP FRAM ainsi que la gestion de certains laboratoires. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Rattachement des charges à l’exercice IMPORTANCE: Certification des comptes du CNRS SOMMAIRE: 1 / Situation au 31/12/2009 2 / Notion de rattachement à l’exercice 3 / Rôle des unités 4 / Rôle des délégations régionales Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 1 Situation fin d’année 2009 Une réserve a été émise par les commissaires aux comptes sur les comptes 2009 du CNRS pour non respect du principe de séparation des exercices Pour les fournisseurs circularisés, la dette enregistrée dans les comptes du CNRS est inférieure de 2,7 M€ à la créance sur le CNRS déclarée par ces mêmes fournisseurs Au total, sur l’ensemble des fournisseurs, 33 m€ de services faits réalisés au 31 décembre 2009 n’ont été enregistrés dans BFC qu’en 2010. La dette fournisseur enregistrée dans les comptes du CNRS au 31 décembre 2009 était donc minorée d’autant. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 7 7

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.1 Le principe Le critère de rattachement des charges à l’exercice se fonde sur la date de réalisation de l’évènement qui va impacter le patrimoine de l’établissement donc sur la date de naissance de l’obligation Toutefois, la difficulté d’évaluation des obligations dès leur naissance ne permet pas toujours de retenir le critère de rattachement des charges au fait générateur mais au moment où une estimation fiable du montant de ses obligations peut être faite. C’est pourquoi le critère de rattachement des charges à l’exercice est le service fait. Il permet de constater avec certitude la réalité de l’obligation et le montant de la dette correspondante. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 8 8

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.1 Le principe Les charges sont donc constatées à la date du service fait et non pas à la date de leur paiement. Au 31 décembre, toutes les charges dont le service est fait avant cette date, doivent être enregistrées dans les comptes de l’établissement même si les justificatifs nécessaires au paiement (facture) n’ont pas été reçus Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 9 9

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.2 Les critères de rattachement Naissance de l’obligation Critère de rattachement à retenir MAPA Marché formalisés Signature et envoi du bon de commande Notification du marché Livraison des biens ou exécution de services (Une fiche technique sur la date de service fait et la date de mise en service des immobilisations sera diffusée courant novembre) Frais de déplacement Signature de l’ordre de mission, Signature du bon de commande Fin du déplacement Délivrance des billets ou réservation hôtelière Rémunération Décision de nomination, promotion, contrat de travail, etc. Service fait Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 10 10

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.3 Le contenu du service fait Le service fait est en général un événement matériel qui doit être constaté pour rendre la dette du CNRS exigible. L’appréciation matérielle du service fait implique de vérifier que : les prestations sont réellement exécutées, et qu’elles le sont conformément aux exigences formulées par le CNRS (ex: absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, etc.) ce qui permet de déterminer le montant exact de la dette (liquidation). Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 11 11

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.3 Le contenu du service fait pour les commandes d’achats standard, les vérifications quantitatives et qualitatives sont rapides, la date de service fait à saisir dans Xlab est celle de la date de livraison et non celle de la certification du service fait. pour les commandes «sur mesure» (passation d’un marché en vue d’obtenir un matériel spécifique), une fiche technique sur les immobilisations sera réalisée par la DCIF. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 12 12

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.3 Le contenu du service fait Dans certains cas, la constatation du service fait ne s’appuie pas sur un événement matériel précis et totalement indépendant comme peut l’être la réception d’un colis (ex : fournitures de fluides comme électricité, gaz, abonnements téléphoniques, avis d’imposition…). Dans ces situations, la constatation du service fait s’appuiera sur les données de la facture ou de l’avis d’échéance émis par le fournisseur. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 13 13

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.4 Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande standard : cas général Le principe est de passer les commandes sous statut standard. Les services faits, constatés «au fil de l’eau » dans Xlab, régulièrement transmis à BFC, génèrent une écriture de type débit 6 ou 2 / crédit 4081. La comptabilité générale est ainsi alimentée au fur et à mesure des services faits. Il en est de même pour la consommation des crédits de paiement. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 14 14

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.4 Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande prévisionnelle: l’exception Une commande est passée sous le statut « prévisionnelle » uniquement lorsque la valorisation du service fait ne peut être effectuée qu’à la réception de la facture. Sont concernés : Commandes carte logée et carte achat Frais de déplacement Cas particuliers de commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectuée qu’à réception de la facture Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 15 15

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.4 Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande prévisionnelle: l’exception Pour ces commandes, le service fait n’est pas saisi dans BFC et ne donne pas lieu à écriture en cours d’année. Les charges afférentes à ces commandes donnent lieu en cours d’année à écriture comptable au seul moment de la prise en charge de la facture (débit 6 ou 2 / crédit 4012 ou 4042) Par conséquent, un retraitement est nécessaire en fin d’exercice pour impacter les comptes de classe 6 ou 2 lorsque ces commandes ont donné lieu à service fait avant le 31/12 de l’exercice concerné Les écritures comptables nécessaires (débit 6 ou 2 / crédit 4082) sont enregistrées au niveau central à partir d’états de commandes prévisionnelles retraités par les unités en liaison avec les délégations régionales Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 16 16

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 2 Rattachement à l’exercice 2.5 Les effets de la constatation du service fait L’enregistrement du service fait permet la constatation de la variation du patrimoine du CNRS et d’enregistrer la dette vis à vis du fournisseur. Pour les commandes standards, le transfert dans BFC des informations relatives aux réceptions saisies dans le module XLAB permet la comptabilisation automatique de la charge à payer au fil de l’eau en comptabilité générale Permet la consommation des crédits de paiement : le non rattachement à l’exercice génère des reports de crédit. La date du service fait constitue le point de départ du délai global de paiement quand la livraison du bien est postérieure à la date de facture Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 17 17

3 Rôle de l’unité en matière de rattachement des charges à l’exercice L’unité a un rôle essentiel car c’est elle qui a la connaissance du service fait 3.1) Commandes standard Enregistre et envoie dans BFC le service fait dès la livraison ou l’exécution de la prestation sans attendre la facture d’où organisation ad’hoc à prévoir au sein de l’unité le gestionnaire doit disposer des documents nécessaires à la constatation du service fait (ex bon de livraison) Transfère quotidiennement les lignes «service fait » de Xlab vers la délégation jusqu’à la date limite d’arrêt des échanges Xlab BFC soit le 22/12/2010 Commente les différents états de commandes non soldées qui lui sont adressées par la délégation régionale au cours du dernier trimestre 2010 et mène les actions de régularisation éventuellement nécessaires. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 18 18

3 Rôle de l’unité en matière de rattachement des charges à l’exercice 3.1) Commandes standard Transfère en fin d’année, à la délégation régionale sous la forme d’un fichier Excel les commandes ≥ 5000 € ayant donné lieu à service fait en 2010 mais non saisies dans Xlab (donc non intégrées dans BFC) Les modalités pratiques seront communiquées ultérieurement Lors de la réception de la facture papier, si le gestionnaire constate que la date de service fait effective est différente de celle figurant sur la facture alors il indique sur la facture papier la date effective de service fait (note n°03R323DFI du 16/12/2003) Vérifie régulièrement ses commandes et solde celles qui n’ont plus lieu d’être Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 19 19

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 Le rôle de l’unité en matière de rattachement des charges à l’exercice 3.2) Commandes prévisionnelles Passe sous statut « prévisionnelle » uniquement les commandes qui rentrent dans le champ d’application décrit antérieurement (carte logée, carte achat, cas particuliers) Assure un suivi particulier des commandes prévisionnelles en liaison avec la délégation régionale. En fin d’année retraite l’état des commandes transmis par la délégation. Seules les commandes ayant donné lieu à service fait doivent apparaître sur l’état après retraitement. Les autres commandes doivent être supprimées de l’état Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 20 20

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à l’exercice 4.1) Travaux sur les commandes standards Afin de lever la réserve des commissaires aux comptes, des actions spécifiques sont conduites au cours du dernier trimestre 2010: 1/ adresse à chaque unité la liste des commandes 2010 non soldées antérieures au 30/09/2010 en vue d’une analyse approfondie. L’état complété des commentaires des unités est à retourner au SFC pour le 23 novembre 2/ procède ensuite à la même analyse sur les commandes antérieures au 31/10 (pour le 3/12), au 30/11 (pour le 15/12) puis contact très régulier avec les unités jusqu’à la fermeture des échanges Xlab/BFC soit le 22 décembre. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 21 21

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à l’exercice 4.1) Travaux sur les commandes standards Le SFC s’assurera que les unités transfèrent régulièrement les services faits vers BFC et qu’elles le font jusqu’au 22/12 inclus. Aucune anticipation de l’arrêt des échanges n’est admise. Les unités qui ne transfèrent pas régulièrement les services faits de Xlab vers BFC peuvent être repérées via la requête Z408: Cet état dresse la liste de toutes les commandes pour lesquelles le délai entre la «date comptable» (=entrée du service fait dans BFC) et la «date de pièce» (=date de service fait saisie dans Xlab) est anormalement élevé. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 22 22

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à l’exercice 4.1) Travaux conduits sur les commandes standards Le SFC saisira dans BFC les charges à payer en comptabilité générale à hauteur des services faits sur commandes standards de l’année 2010 non transmis par Xlab En raison de l’arrêt des échanges entre Xlab et BFC prévu pour le 22 décembre Pour les commandes égales ou supérieures à 5000€ selon des modalités pratiques communiquées début décembre (vraisemblablement selon un tableau) Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 23 23

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à l’exercice 4.2) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Tout au long de l’année, le SFC suivra régulièrement les commandes prévisionnelles. Ils vérifiera notamment que : Les commandes prévisionnelles font l’objet d’un apurement régulier Les commandes anciennes non soldées antérieures au dernier trimestre sont traitées régulièrement en liaison avec les unités. Il faut s’interroger : sur le fondement de la commande, à savoir si la livraison ou la prestation a été ou non réalisée, Si la commande à lieu d’être soldée. Les commandes qui n’ont plus lieu d’être doivent être soldées Le SFC enverra donc régulièrement des listes aux laboratoires concernés, elles seront retournées après avoir été renseignées Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 24 24

4 Le rôle de la délégation régionale 4.2) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles de l’exercice précédent: Les charges à payer de l’exercice précédent doivent faire l’objet d’une régularisation sur l’exercice en cours (facturation) Ainsi si les charges à payer sur commandes prévisionnelles ont été correctement estimées par les unités en N-1, l’état de suivi des charges à payer doit être apuré en fin d’année N Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 25 25

4 Le rôle de la délégation régionale 4.2) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles de l’exercice précédent: Au cours du dernier trimestre de l’année, le SFC prendra l’attache de toutes les unités pour lesquelles l’état de suivi des charges à payer fait apparaître des charges à payer de N-1 non régularisées. soit la facture n’est toujours pas parvenue, il convient de prendre contact avec le fournisseur via l’unité soit le service fait a été déclaré à tort en N-1, s’il n’y a toujours pas de service fait en N alors il convient d’annuler la commande et d’en tirer toutes les conséquences pour la prochaine estimation des charges à payer Le SFC surveillera particulièrement les unités concernées. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 DCIF - Direction des comptes et de l'information financière 26 26

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 Un calendrier 2010 légèrement modifié par rapport aux années antérieures - mais, une clôture à hauts risques du fait de contraintes exceptionnelles : Xlab. V11 et l’intégration du nouvel arrêté NCBC dans le SI - sans oublier les problématiques récurrentes des reports et des CAC N.B. un calendrier de clôture qui sera profondément remanié en 2011 Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Les dates importantes du calendrier 2010 Du 1er novembre au 22 décembre 2010 : préparation par les DR de la fin d’exercice 22/12/2010 (18/12/2009) 29/12/2010 30/12/2010 3 au 19/01/2011 20/01/2011 20/01/2011 21 au 24/01/2011 26/01/2011 (26/01/2010) Derniers transferts BFC → Xlab : dernières factures (dont dépenses de personnel) et remontées des crédits SE Clôture Xlab Derniers transferts Xlab → BFC Démarrage de l’exercice 2011 pour les laboratoires (80 labos pilotes le 24) Reprise des échanges BFC - Xlab Interface Passerelle pour transmission vers BFC des notifications sur SE Toutes opérations comptables et budgétaires de clôture : opérations d’inventaire, écritures de révision, chargement du budget primitif 2011, … et contrôles Reprise des écritures de recettes sur l’exercice 2011 à partir du 14/01/2011 Fin d’exercice Fin de saisie sur 2010 des opérations de dépenses et recettes Mise en place des crédits Mise à disposition des flux d’initialisation des bases Xlab Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 d’Xlab Une décision structurante prise par la gouvernance du CNRS à la fin du 1er trimestre 2010 visant : - à CT (2010), à aligner les bases d’Xlab sur celles de BFC (étape 1 de SILAB) - à MT (2011), à centraliser les bases XLAB (étape 2 de SILAB), Qui doit être menée dans un calendrier très contraint: le déploiement impératif de la version V11 au 31 décembre 2010 un « recettage » à réaliser avant le 30 novembre 2010 Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 d’Xlab (suite) qui a nécessité un important dispositif: - des unités sollicitées malgré leurs charges de travail pour être pilotes - des actions de sensibilisation et de préparation (cf. actions du 2ème T. 2010 sur la rédaction du cahier des charges et, au 3ème T., sur la formation des 80 laboratoires pilotes) - des actions de contrôle et de supervision (qualité des données dans XLAB et BFC, etc). Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 d’Xlab (suite) et qui va encore beaucoup mobiliser les gestionnaires en DR et dans les Unités (cf. ménages des commandes) Le basculement: Formation prévue courant janvier sur une demi journée Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 2). Le Nouveau cadre budgétaire et comptable (NCBC) La référence aux groupes de discipline est supprimée La nouvelle présentation de l’agrégat 1 adopte désormais un découpage par institut Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 En résumé: fiabilisation des données: - pour les commandes antérieures au 30 septembre 2010: effectuer une analyse complète de ces dernières pour ne conserver que celles qui ont lieu d’être (cf diverses annonces sur « ménages des commandes ») - pour le rattachement des charges à l’exercice: constater les dépenses à la date du service fait et non à la réception de la facture (renseigner le tableau qui vous a été envoyé le 15 novembre) pour les contrats suivis à l’avancement: toutes les dépenses doivent être comptabilisées sur l’OTP pour être éligibles Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 3 I Préparation fin d’exercice 2010 – calendrier – XLAB V11 En résumé: Correcte réalisation du calendrier: Mettre tout en œuvre afin que la fermeture éventuelle du laboratoire ne génère pas de difficultés pour toutes les actions qui doivent être menées par le SFC. et pour ce faire envoyer avant le 30 novembre à sfc@dr15.cnrs.fr et à votre correspondant SFC les dates de fermeture de vos unités ou la liste des personnes gestionnaires présentes au sein de votre laboratoire si celui-ci ne ferme pas. Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Au-delà de la clôture… le calendrier de production du compte financier 2010 du CNRS 31/12/2010 03/01/2011 31/01/2011 février 2011 Début mars 2011 31/03/2011 Début des travaux d’inventaire Recensement des engagements hors bilan Fin de l’exercice 2010 Rédaction du rapport financier Ecritures de révisions Premiers chiffres 2010 : compte de résultat et du bilan provisoires: télétransmission des comptes à la DGFIP Pré – CA Première présentation de l’exécution comptable et budgétaire 2010 CA du 31/03/2011 Validation Compte financier et DM1 Intervention des CAC avec arrêtés de pré-clôture au 30/09 et 30/11/2010 Réunion gestionnaires 16 novembre 2010

BON APPETIT Merci de votre attention Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 36