Ecole Supérieure de Commerce de Neuchâtel Pierre Marchal Introduction à Excel Ecole Supérieure de Commerce de Neuchâtel Pierre Marchal Nous allons tout d’abord commencer par une introduction à Excel pour personnes ne l’ayant jamais utilisé.

Présentation du classeur Lorsque vous démarrez Excel (clic) , une grande grille vide apparaît avec, en haut, des lettres (clic) et, à gauche, des nombres (clic). La partie inférieure de la fenêtre comprend des onglets nommés Feuil1 (clic), Feuil2 (clic), etc. (clic) Si c'est la première fois que vous utilisez Excel, vous vous demandez peut-être par où commencer. Cette présentation a pour but de vous permettre de vous sentir à l'aise avec certaines fonctions de base qui vous permettront d'entrer des données dans Excel.

Le ruban Le ruban (clic), la bande figurant en haut de la fenêtre d'Excel 2007, comprend plusieurs onglets (clic, clic, clic). Chaque onglet se rapporte à des tâches spécifiques dans Excel. Pour afficher les différentes commandes sous chaque onglet, il vous suffit de cliquer sur les onglets en haut du ruban. L'onglet Accueil (clic), le premier onglet à gauche, contient les commandes les plus fréquemment utilisées. A l’intérieur de l’onglet, les commandes sont organisées en petits groupes (clic, clic, clic, clic). Par exemple, les commandes permettant de modifier des cellules sont regroupées dans le groupe Edition, et les commandes en rapport avec les cellules sont réunies dans le groupe Cellules.

Les différents rubans (1) Initialement, il y a 7 ruban différents: Le ruban Accueil (clic), avec le presse papier. Le polices, les alignements, les formats de nombres, les style, les cellules, Edition Le ruban Insertion (clic), avec les tableaux, les illustrations, les graphiques, les liens, les textes Le ruban Mise en page (clic), avec les thèmes, la mise en page, la mise à l’échelle, les options de la feuille de calcul, Organiser Le ruban Formules (clic), avec la bibliothèque de formules classées par thèmes, les nom définis, l’audit de formules et les calculs

Les différents rubans (2) Les trois derniers rubans sont les suivants: Le ruban Données (clic), avec les données externes, les connexions, trier et filtrer les outils de données et les plan Le ruban Révision (clic), avec les vérifications, les commentaires, les modifications Et finalement, le ruban Affichage (clic), avec l’es affichages de classeur, Afficher/Masquer, les zooms, les fenêtres et les macros

Plus loin dans le groupe L’affichage graphique d’un groupe ne comprend pas toujours toutes les possibilités offertes. Pour afficher l’ensemble de possibilités, il suffit de cliquer sur la flèche en bas à droite du groupe. Celle-ci permet d’ouvrir une fenêtre comprenant toutes les options du groupe.

Classeur et feuilles de calcul Lorsque vous démarrez Excel, vous ouvrez un fichier ou classeur. Le premier classeur que vous ouvrez s'appelle Classeur1 (clic). Ce titre apparaît dans la barre de titre en haut de la fenêtre. Lorsque vous enregistrerez le classeur avec le nom de votre choix, le titre reflètera ce nom. Chaque nouveau classeur comprend trois feuilles de calcul (clic) (qui sont comme des pages dans un document). C'est dans ces feuilles de calcul que vous entrez vos données. Le nom de chaque feuille est indiqué sur l'onglet de classeur correspondant en bas à gauche de la fenêtre du classeur : Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Il vous suffit de cliquez sur un onglet de classeur pour afficher la feuille de calcul correspondante. Il est recommandé de renommer les onglets de classeur pour identifier plus facilement les informations contenues dans chaque feuille. Par exemple, vous pouvez nommer vos onglets Janvier, Février et Mars pour un budget ou un relevé de notes trimestriel, ou Nord et Ouest pour des régions commerciales, etc. Vous pouvez ajouter d'autres feuilles de calcul si cela est nécessaire. Ou, si vous en avez en trop, vous pouvez en supprimer (mais cela n'est pas obligatoire).

Créer un nouveau classeur Vous vous demandez peut-être comment créer un classeur. Eh oui, il n’y a plus de menu Fichier! Voici comment faire. Cliquez sur le bouton Microsoft Office en haut à gauche (clic). C’est le nouveau menu Fichier Cliquez ensuite sur Nouveau (clic). Dans la fenêtre Nouveau classeur, cliquez sur Nouveau classeur Excel (clic).

Colonnes – Lignes = Cellules Les feuilles de calcul sont divisées en colonnes, en lignes et en cellules. C'est la grille que vous voyez lorsque vous ouvrez un classeur. Les colonnes s'étendent de haut en bas de la feuille de calcul (verticalement), tandis que les lignes s'étendent de gauche à droite (horizontalement). Une cellule est l'intersection d'une colonne et d'une ligne. Chaque colonne possède un en-tête alphabétique situé en haut de la grille. Les 26 premières colonnes sont associées aux lettres A à Z. Chaque feuille de calcul contient 16 384 colonnes en tout. Ainsi, après la lettre Z, les colonnes sont associées à des paires, allant de AA à AZ. Après la colonne AZ, les colonnes sont associées aux paires BA à BZ, et ainsi de suite. Une grille comprend en tout 16 384 colonnes avec des en-têtes alphabétiques, la dernière colonne portant l'en-tête XFD. Chaque ligne possède également un en-tête. Les en-têtes de ligne sont des nombres allant de 1 à 1 048 576. Lorsque vous cliquez sur une cellule, les en-têtes alphabétiques des colonnes et les en-têtes numériques des lignes vous indiquent l'endroit où vous vous trouvez. La combinaison de l'en-tête de colonne et de l'en-tête de ligne forme l'adresse de la cellule, aussi appelée référence de la cellule (clic).

Repérer les cellules C'est dans les cellules que vous passez aux choses sérieuses puisqu'elles vous permettent d'entrer des données dans une feuille de calcul. Lorsque vous ouvrez un nouveau classeur, la première cellule (celle qui se trouve en haut à gauche de la feuille de calcul) est entourée de noir. Si vous tapez des données à ce stade, elles figureront dans cette cellule. Vous pouvez entrer des données n'importe où en cliquant sur la cellule de votre choix dans la feuille de calcul pour sélectionner la cellule. Mais c'est dans la première cellule (ou une autre cellule non loin de celle-ci) que vous commencez généralement à entrer des données. Lorsque vous sélectionnez une cellule, celle-ci devient la cellule active. Lorsqu'une cellule est active, elle est entourée de noir, et les en-têtes de la colonne et de la ligne dans lesquelles se trouve la cellule sont mis en surbrillance. Par exemple, si vous sélectionnez une cellule dans la colonne C sur la ligne 5, les en-têtes de la colonne C et de la ligne 5 sont mis en surbrillance, et la cellule est entourée. Cette cellule est dénommée C5 (la référence de la cellule). La cellule entourée et les en-têtes de colonne et de ligne mis en surbrillance vous permettent de déterminer facilement que la cellule C5 est la cellule active. Par ailleurs, la référence de cellule de la cellule active apparaît dans la Zone Nom (clic) dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul. En examinant la Zone Nom, vous pouvez voir la référence de la cellule active. Tous ces indicateurs n'ont guère d'importance lorsque vous vous trouvez tout en haut de la feuille de calcul dans les toutes premières cellules. Mais lorsque vous travaillez plus en profondeur dans la feuille de calcul, ces indicateurs peuvent vous se révéler très utiles. Rappelez-vous que chaque feuille de calcul contient 17 179 869 184 cellules. Sans la référence de la cellule pour vous indiquer votre emplacement, vous pourriez aisément vous perdre. Par exemple, il est important de connaître la référence d'une cellule si vous avez besoin de communiquer à quelqu'un l'emplacement de données spécifiques ou l'endroit où des données doivent être entrées.

Entrée des données Vous pouvez entrer deux types de données de base dans les cellules d'une feuille de calcul : des nombres et du texte. Vous pouvez utiliser Excel pour créer des budgets, calculer la T.V.A. ou encore enregistrer vos notes. Vous pouvez utiliser Excel pour répertorier les produits que vous vendez ou pour noter la présence de vos élèves. Vous pouvez même utiliser Excel pour faire le suivi de votre activité physique quotidienne, de votre régime ou encore des dépenses de votre projet de vacances. Les possibilités sont infinies. Comme nous le verrons plus tard, vous pouvez utiliser Excel pour trier des données, mais aussi pour réaliser des graphes, gérer des bases de données, créer des « macros » afin d’exécuter des tâches automatiques. Passons maintenant à l'entrée des données à proprement parler.

Mettre des titres aux colonnes Lorsque vous entrez des données, il est conseillé de commencer par entrer un titre en haut de chaque colonne pour permettre aux personnes qui partagent votre feuille de calcul de comprendre à quoi correspondent les données (et aussi pour que vous puissiez vous en souvenir plus tard). Dans l'illustration, en haut de la feuille de calcul, les titres des colonnes sont les mois de l'année. Il est aussi souvent utile d'entrer des titres de ligne. Dans l'illustration, à gauche, les titres des lignes sont des noms de sociétés. Cette feuille de calcul vous montre la participation des représentants de chaque société à un déjeuner d'affaires mensuel.

Commencer à taper Vous souhaitez créer une liste des noms de vos vendeurs, avec les dates et le montant de leurs ventes. Vous pouvez donc utiliser les trois titres de colonne suivants : Nom, Date et Montant. Il est inutile dans ce cas d'entrer des titres de ligne à gauche de la feuille de calcul puisque les noms des vendeurs figureront dans la colonne de gauche. Tapez « Date » dans la cellule B1 et appuyez sur TAB. Tapez ensuite « Montant » dans la cellule C1. Après avoir tapé les titres des colonnes, cliquez dans la cellule A2 pour commencer à taper les noms des vendeurs. Tapez le premier nom, puis appuyez sur ENTRÉE pour déplacer la sélection d'une cellule vers le bas, c'est-à-dire dans la cellule A3 (en-dessous). Tapez le nom suivant, et ainsi de suite.

Entrer des dates et des heures Pour entrer une date dans la colonne B, la colonne Date, vous devez utiliser une barre oblique ou un tiret pour séparer les différents composants : 16/07/2009 ou 16-Juillet-2009. Excel reconnaît ces entrées comme étant des dates. Pour entrer une heure, tapez les valeurs, un espace, puis la lettre « a » (AM) ou « p » (PM). Par exemple, 9:00 p. Si vous omettez la lettre, Excel reconnaît l'entrée comme étant une heure au format AM. Conseil     Pour entrer la date du jour, appuyez simultanément sur CTRL et le point-virgule (;). Pour entrer l'heure actuelle, appuyez simultanément sur CTRL, MAJ et le point-virgule.

Entrer des nombres Pour entrer les montants des ventes dans la colonne C, la colonne Montant, vous devez taper le symbole de l'euro (€) suivi du montant. (e) ou Alt-Gr+e Autres nombres et comment les entrer Pour entrer des fractions, tapez un espace entre le nombre entier et la fraction. Par exemple, 1 1/8. Pour entrer uniquement une fraction, entrez tout d'abord un zéro. Par exemple, 0 1/4. Si vous entrez 1/4 sans zéro, Excel interprète cette entrée comme étant une date (ici, le 1er avril). Si vous tapez (100) pour indiquer un nombre négatif, Excel affiche -100.

Astuces pour gens pressés Voici deux astuces que vous pouvez utiliser pour entrer des données plus rapidement dans Excel : Recopie incrémentée     Entrez les mois de l'année, les jours de la semaine, des multiples de 2 ou de 3, ou d'autres données dans une série. Tapez une ou plusieurs entrées, puis développez la série. Cliquez sur Lire pour voir comment procéder. Saisie semi-automatique     Si les premières lettres que vous tapez dans une cellule correspondent à celles d'une autre entrée dans la même colonne, Excel remplit les caractères restants pour vous. Appuyez simplement sur ENTRÉE pour accepter ces caractères. Vous pouvez utiliser cette fonction avec du texte ou des entrées contenant du texte et des nombres. Toutefois, elle ne fonctionne pas avec des nombres uniquement, ni avec des dates ou des heures.

Résumé et suite Un résumé est présenté dans les pages 3 à 21 de votre polycopié Ces pages comprennent également des zones « blanches » où vous inscrirez vos réponses qui pourront être utilisées plus tard. Remplissez ces zones au fur et à mesure de votre avancement

Et maintenant, à vous de « jouer » Prenez votre polycopié à la page 22 Exercice 01 : Mon horaire Objectifs: Introduire des données brutes, puis reproduire le modèle proposé Se familiariser avec les différents outils Se déplacer dans la feuille de calcul Imprimer le document avec en-tête et pied de page