LES ARCHIVES OUVERTES DANS LES UNIVERSITES QUELS OBJECTIFS ET QUELS INTERETS ? Présenté par : HABIB CHEBBI, Conservateur - UNIVERSITE DE SFAX - Faculté de Médecine.

Trans-European Mobility Programme for University Studies TEMPUS Signification de l’Acronyme : Trans-European Mobility Programme for University Studies

(Ref : 510986-Tempus-1-BE-Tempus JPGR) Projet ISTeMag Optimisation de l’Accès à l’Information Scientifique et Technique (IST) dans les Universités du Maghreb. (Ref : 510986-Tempus-1-BE-Tempus JPGR)

L E S P A R T E N A I R E S

PLAN 1/4 1. ISTeMAG : Principaux objectifs. 2. Définir et mettre en place une politique institutionnelle d’A. O. 3. Archives Ouvertes : 3.1 Définition. 3.2 Typologie d’A. O. : 3.2.1 L’auto-archivage ; 3.2.2 Les Archives thématiques ; 3.2.3 Les Archives disciplinaires ; 3.2.4 Les Archives institutionnelles . 3.3 Pourquoi les Archives institutionnelles ?

PLAN 2/4 7.Documents concernés par l’A. O. dans les Universités. 4. Genèse de l’idée des A. O. ou Accès Ouvert. 5. A. O. : Aperçu historique. 5.1 La déclaration de Budapest BOAI. 5.2 La déclaration de Bethesda pour l’édition en libre accès. 5.3 La déclaration de Berlin sur le libre accès à la connaissance en Sc. exactes, Sc. hum. et sociales. 5.4 Les Atouts de l’Accès Ouvert : 6. Pourquoi « A. O.» dans les Universités ? 7.Documents concernés par l’A. O. dans les Universités.

PLAN 3/4 8. A. O. : Les principaux acteurs et leurs fonctions. 8.1 L’Administrateur de l’Archive ou Documentaliste. 8.2 L’Auteur ou Déposant. 8.3 Le Chercheur ou Usager. 8.4 L’Editeur. 9. Etapes du dépôt. 10. Protocole OAI-PMH : un outil de travail indispensable.

PLAN 4/4 11. Fonctionnement d’un atelier d’A. O. institué au sein d’une université. 11.1Des préalables à l’institution d’un atelier A. O. 11.2 Rôle du documentaliste dans le nouvel environnement A. O. 11.3 Atelier A. O. : un travail d’équipe. 11.4 Proposition facilitant la mise en place d’un système A. O. au sein de nos universités. 11.5 Pour une pérennité du projet A. O. 12. Les barrières restantes 13. Conclusion.

1. ISTeMAG : Principaux Objectifs : + Etablir un bilan détaillé des conditions d’Accès à l’IST pour les enseignants-chercheurs et les étudiants. + Créer des Portails documentaires des Bibliothèques Universitaires. + Créer des Consortiums documentaires afin d’appuyer la négociation collective de l’Accès aux principales sources d’information. + DEFINIR ET METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE INSTITUTIONNELLE D’ARCHIVES OUVERTES

2. DEFINIR ET METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE INSTITUTIONNELLE D’ARCHIVES OUVERTES 4ème principal objectif du projet ISTeMAG sur lequel va porter cette communication.

3. ARCHIVES OUVERTES ? 3.1 Définition : 2/1 L’ambiguité du terme « Archive » est telle qu’il renvoie à la notion d’Archives telle que définies par le petit Larousse illustré: « n. f. pl. Ensemble des documents relatifs à l’histoire d’une ville, d’une famille, etc…propres à une entreprise, à une administration, etc… Lieu où sont conservés de tels documents. Ensemble de fichiers qui ont été sauvegardés sur un support de stockage, sous forme compressé, ou non. Ensemble de données mises à la disposition du public pour être téléchargées via internet». Mais le terme, dans le contexte de la communication électronique scientifique, veut dire un réservoir d’informations ou entrepôt. C’est le synonyme d’OAI (Open Archive Initiative) ; Archive en Libre Accès ; Archives Electroniques Ouvertes. Le terme renvoie aussi à Entrepôt OAI et Serveur OAI. Il faut donc resituer le terme dans le temps.

3. ARCHIVES OUVERTES ? 3.1 Définition : 2/2 En anglais, c’est Open Archive. C’est donc un réservoir où sont déposées des données issues de recherche scientifique et de l’enseignement et dont l’accès se veut ouvert c.-à-d. sans barrières. Cette ouverture est rendue possible par l’utilisation de protocoles communs qui facilitent l’accessibilité aux contenus provenant de plusieurs entrepôts maintenus par différents fournisseurs de données. Le terme A. O. est fortement lié au respect du protocole OAI –PMH (Open Archive Initiative’s Protocol for Métadata Harvesting) de la conférence de Santa-Fe, octobre 1999. Ce protocole fournit aux moissonneurs les métadonnées descriptives qui signalent et localisent le document.

3.2 TYPOLOGIE D’ARCHIVES OUVERTES : 1/2 3.2.1 L’Auto-Archivage : Processus consistant pour les auteurs à soumettre eux-mêmes leurs travaux aux sites web ou aux Archives Ouvertes de leurs choix. Il est effectué afin d’optimiser la Visibilité, l’Accessibilité, la Rapidité de Diffusion et l’Impact des productions déposées. 3.2.2 Les Archives Thématiques : Il s’agit de dépôts qui se focalisent sur un sujet ou un type de document singulier. Ces Archives Thématiques, organisées autour d’une discipline, souvent au niveau international, contiennent principalement des pré-publications (preprints) qui peuvent être éventuellement commentées et évaluées.

3.2 TYPOLOGIE D’ARCHIVES OUVERTES : 2/2 3.2.3 Les Archives Disciplinaires : Elles concernent les réalisations de communautés scientifiques généralement regroupées en domaines de recherche assez larges. 3.2.4 Les Archives Institutionnelles : Elles concernent les projets relevant d’organismes de recherche, de grands laboratoires, d’associations, d’UNIVERSITES…

3.3 Pourquoi les Archives institutionnelles ? Leurs objectifs est de contenir l’ensemble de la production scientifique électronique de l’institution et d’assurer la Validité, la Visibilité et la Pérennité de ses écrits produits. Le chercheur peut, à la fois, déposer ses travaux dans une A. O. institutionnelle et dans un autre type d’A. O. La Base Documentaire d’une institution peut être valorisée par ces Archives Institutionnelles en la rendant compatible avec le protocole OAI-PMH.

4. Genèse de l’idée des Archives Ouvertes ou Accès Ouvert: 1/2 L’émergence des nouvelles technologies de l’information et de la communication dont surtout l’Internet ; L’augmentation excessive des coûts des documents (abonnements aux revues scientifiques ou acquisition de documents) ; Le sentiment d’insatisfaction ressenti par les chercheurs, désirant accéder à l’IST, face à l’explosion documentaire; Le sentiment de frustration ressenti par les documentalistes, se trouvant incapables de pouvoir répondre aux exigences des chercheurs.

4. Genèse de l’idée des Archives Ouvertes ou Accès Ouvert: 2/2 En réaction à ces quatre phénomènes concomitants, a vu le jour: Un grand Mouvement international et plusieurs initiatives majeures en faveur des ARCHIVES OUVERTES permettant le LIBRE ACCES aux CONNAISSANCES et la SUPPRESSION de toutes les BARRIERES techniques et économiques rendant ces connaissances disponibles gratuitement et exploitables facilement et sans restriction. Nous sommes tous, surtout nous les Maghrébins, appelés à contribuer à développer le modèle de libre accès aux connaissances ou mobilité des connaissances dans la mesure ou la mobilité de nos chercheurs, surtout vers les pays européens, est devenue très difficile voire impossible dans certains cas.

5. ARCHIVES OUVERTES : Aperçu historique L’histoire du grand mouvement international en faveur des A. O. est marquée par trois DECLARATIONS (Les Trois B) dont l’objectif commun est le droit de l’ensemble de la communauté scientifique internationale à l’accès gratuit et de façon pérenne aux contenus de la production scientifique :

5.1 La déclaration de BUDAPEST BOAI : L’initiative de Budapest pour l’accès ouvert ou BOAI (Budapest Open Access Initiative) du 14 février 2002: Elle décrit les deux stratégies du libre accès à savoir l’auto-archivage et les revues en libre accès.

5.2 La déclaration de BETHESDA pour l’édition en libre accès : Cette déclaration, datée du 11 avril 2003, précise ce qu’est une publication en libre accès.

5.3 La déclaration de BERLIN sur le libre accès à la connaissance en sciences exactes, sciences de la vie, sciences humaines et sociales : Datée du 22 octobre 2003, cette déclaration étend la notion de publication en libre accès à l’ensemble des résultats de la recherche et au patrimoine culturel tout en reprenant la définition du libre accès de la déclaration de Bethesda

5.4 ATOUTS DE L’ACCES OUVERT : « L’Accès Ouvert est compatible avec le respect du copyright, l’évaluation par les pairs, la possibilité de revenus (et même de profits), l’impression, la conservation, le prestige, la qualité, l’avancement de carrière et l’indexation, tout comme les autres caractéristiques et services de la littérature académique conventionnelle. » Peter Suber – Open Access Overview, Sep. 2012.

6. POURQUOI «ARCHIVES OUVERTES» DANS LES UNIVERSITES ? 1/3 Les Universités tiennent une place particulière dans la société de part le nombre de chercheurs qui la fréquentent, le volume d’archives qu’elles hébergent, le nombre de documents scientifiques qu’elles stockent et les services qu’elles proposent. La littérature scientifique produite dans les Universités est souvent financée sur les fonds publics. Que la société tout entière puisse donc profiter de cette littérature scientifique.

6. POURQUOI « ARCHIVES OUVERTES » DANS LES UNIVERSITES ? 2/3 + Rendre possible aux chercheurs l’accès libre, rapide et gratuit aux résultats de la recherche scientifique ; + Promouvoir le partage des connaissances grâce à cette mise à disposition en ligne gratuite et sans restriction ; + Elargir l’accès aux ressources électroniques ; + Accroître la visibilité des publications scientifiques des structures de recherche relevant de l’Université aux niveaux local, national et international et donc accroître la valorisation de la recherche scientifique ; + Donner aux chercheurs et à leurs travaux de recherche une nouvelle visibilité, un nouveau et large public et un nouvel impact ;

6. POURQUOI «ARCHIVES OUVERTES» DANS LES UNIVERSITES ? 3/3 + Garantir la pérennité de la conservation ; + Permettre la possibilité de recherche y compris en texte intégral ; + Se protéger contre le plagiat ( les travaux mal diffusés sont faciles à voler) ; + Faire face à la mainmise des éditeurs commerciaux sur les publications scientifiques ; + Faire face à l’oligopole des agrégateurs de contenus qui ont écarté les sociétés d’édition savantes ; + Trouver une solution compensatoire à l’augmentation excessive des coûts d’acquisition de documents et d’abonnement aux revues ;

7. Documents concernés par le dépôt dans les A. O 7. Documents concernés par le dépôt dans les A. O. dans les Universités : 1/2 Articles scientifiques : pre-print, post-print, e-print ; Documents numérisés : documents existants sous forme papier, difficilement consultables, sélectionnés pour être numérisés afin de les déposer. Une notice bibliographique descriptive OAI contenant les métadonnées (une indexation avec les quinze descripteurs Duplin Core relatifs à la description physique et intellectuelle du document) est associée au document numérisé ; Thèses et Habilitations (HDR) : Il s’agit d’un apport important pour les A. O. parce qu’elles présentent, comme les articles, des résultats récents ; Mémoires validés par le jury ; Cours ; Actes de colloques et Séminaires ; Rapports de recherche ;

7. Documents concernés par le dépôt dans les A. O 7. Documents concernés par le dépôt dans les A. O. dans les Universités : 2/2 Documents sous forme de vidéo ou audio ; Notices bibliographiques : proposées souvent comme métadonnées en attendant l’accord des ayants-droit. Le principe du protocole OAI-PMH est d’associer une notice bibliographique au document archivé permettant ainsi la production d’une thématique autour d’une Université, d’un Laboratoire ou tout autre genre d’institution. * Sont exclus du dépôt dans les A. O. les résultats destinés à être brevetés.

8. A. O. : Les principaux Acteurs et leurs Fonctions : Quatre principaux acteurs unis par des liens contractuels :

8.1 L’Administrateur de l’Archive ou Documentaliste : + Il contrôle le dépôt placé sous sa responsabilité; + Il peut aussi déposer, en tant que personne autorisée, en plus de l’auteur ou de l’un des auteurs ; + Il facilite l’attribution du compte utilisateur et du mot de passe au déposant lui permettant de s’authentifier ;

+ Il s’identifie auprès de l’Archive ; 8.2 L’Auteur ou déposant : + Il s’identifie auprès de l’Archive ; + Il dépose ses publications, après accord éventuel de ses co-auteurs ; + Il autorise les usagers à réutiliser ses publications, mais aux seules fins de recherche et d’enseignement ; + Il récolte une grande visibilité de ses publications ce qui augmente leurs citations et donc leur impact.

8.3 Le Chercheur ou Usager : + Il exploite le contenu des documents déposés après lecture en ligne, téléchargement et impression de tout ce dont il a besoin ; + Il est appelé à mentionner toujours les références bibliographiques ; + Il peut accéder gratuitement et facilement à des publications scientifiques validées ; + Grâce à des interfaces de gestion d’Archives institutionnelles, il peut éditer facilement sa propre liste de publications ou celle de la structure de recherche à laquelle il appartient.

8.4 L’Editeur : + Il est lié à l’auteur par un contrat d’édition ; + Il permet à l’auteur de déposer son document si le contrat prévoit explicitement l’exploitation dudit document sur support numérique ; + Si le contrat ne prévoit pas l’exploitation numérique, l’auteur continue à être le seul détenteur des droits sur son produit. La plupart des éditeurs considèrent le dépôt dans une A. O. comme un acte de diffusion à part et permettent l’auto-archivage.

9. ETAPES du DEPÔT : Tout dépôt n’est possible qu’après la validation des étapes suivantes : - Saisie des Métadonnées : relatives au contenu du document à déposer ; relatives à la publication du document ; relatives à l’établissement où le document est produit. - Saisie des auteurs et de leurs structures de recherche. - Transfert des fichiers s’il s’agit d’un texte intégral à déposer.

10. PROTOCOLE OAI-PMH : Un outil de travail indispensable Le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative’s Protocol for Metadata Harvesting) permet la création, l’alimentation et la tenue à jour , par des procédures automatisées, des réservoirs d’enregistrements, signalant, décrivant et rendant accessibles des documents de différents types. C’est le plus pris en compte par les moteurs de recherche spécialisés dans le moissonnage des serveurs d’Archives Ouvertes. Ainsi, les Universités ont la possibilité d’offrir une visibilité accrue à leurs produits documentaires, notamment à leurs publications électroniques ou à leurs fonds spécialisés.

11. Fonctionnement d’une Cellule A. O 11. Fonctionnement d’une Cellule A. O. instituée au sein d’une Université : 1/2 11.1 Des préalables à l’institution d’un atelier A. O. Après acquisition du matériel nécessaire, il faut : Instituer, au sein de chaque Université partenaire une cellule dite Cellule A. O. (Archives Ouvertes) ; Doter cette Cellule d’une équipe de travail (informaticien, technicien, documentaliste, secrétaire…) et de moyens financiers propres ;

11. Fonctionnement d’une Cellule A. O 11. Fonctionnement d’une Cellule A. O. instituée au sein d’une Université : 2/2 - Charger, au sein de chaque institution universitaire, relevant de chaque université partenaire, le bibliothécaire de la coordination entre son institution et la Cellule A. O. (choix de documents à numériser : thèses-mémoires-articles-actes de colloques-et tout autre document jugé utile par le doyen ou directeur de l’établissement sur différents types de supports éventuellement non numérisés-, envoi de documents existant déjà sur des supports numériques)…

11.2 Rôle du Documentaliste dans le nouvel environnement A. O. : 1/2 En tant que responsable de l’Atelier A. O. , le documentaliste est appelé à : Mettre toutes ses compétences professionnelles au service de ces nouvelles pratiques ; Apporter à ces pratiques une Valeur Ajoutée ; Intervenir pour enrichir les métadonnées associées aux documents à déposer ; Veiller à ce que les métadonnées reprennent au minimum les 15 éléments de base du Dublin Core portant sur la description du contenu, de la propriété intellectuelle et de l’instanciation à savoir : le titre – le sujet – la description – la couverture – la source – la relation – le type – le format – la date – la langue – l’identifiant – l’auteur – le contributeur – l’éditeur – les droits. ;

11.2 Rôle du Documentaliste dans le nouvel environnement A. O. : 2/2 S’assurer que les normes applicables à l’information bibliographique sont respectées; Savoir se comporter avec le côté juridique. Contrôler les dépôts effectués afin de les mettre en ligne et de les valider techniquement.

11.3 Atelier A. O. : un travail d’équipe Tous les membres de l’atelier A. O. doivent se donner pour objectif prioritaire de proposer des outils personnalisés aux chercheurs permettant une meilleure visibilité de leurs publications et un accès élargi et enrichi à l’information que nécessitent leurs recherches.

11. 4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O 11.4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O. » au sein de nos Universités : 1/3 Prendre certaines mesures ( en terme de ressources humaines, d’espace et de moyens financiers et d’évaluation) qui pourraient faciliter la mise en place d’un système A. O. au sein de l’Université, assurer son bon fonctionnement et garantir la continuité de ce fonctionnement ) : Partant de la nécessité d’exploiter l’existant et étant donné que le matériel qui sera livré à l’université n’est pas encombrant, il serait commode d’instituer la cellule A O. dans l’un des bureaux de la sous-direction des affaires juridiques, de publication et des archives au sein de chaque Université ou dans la bibliothèque d’une grande institution relevant de l’Université. A l’Université de Sfax, c’est la Faculté de Médecine qui va héberger la Cellule A. O. Charger le bibliothécaire qui exerce dans ladite sous-direction ou BU de la coordination à la cellule A. O. : suivi de l’alimentation, du contrôle et de la validation du contenu de la matière à déposer sur la base A. O.

11. 4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O 11.4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O. » au sein de nos Universités : 2/3 Affecter un informaticien et un technicien, parmi les anciens contractuels au sein des structures de recherche, qui exercent actuellement dans plusieurs institutions, après leur intégration. Etudier la possibilité de cotisation annuelle des institutions universitaires relevant de l’université de Sfax pour pouvoir doter régulièrement la cellule A. O. de moyens financiers propres. Etudier la possibilité d’évaluer le travail de cette cellule par le Conseil de l’Université, (lorsque M. le Président de l’Université le juge important) : relever l’apport financier des Archives Ouvertes par rapport aux ressources électroniques ; évaluer les impacts internes et externes potentiels pour l’Université.

11. 4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O 11.4 Propositions facilitant la mise en place d’un système « A. O. » au sein de nos Universités : 3/3 Convaincre les doyens et directeurs d’institutions universitaires que les A. O. contribuent de façon décisive aux progrès de la recherche scientifique et à l’innovation (au cours de la réunion du conseil de l’université). Prendre toutes les mesures nécessaires au niveau de l’Université pour que le dépôt soit régulier et que les adresses facilitant l’accès des documents mis en ligne soient stables. Encourager les institutions universitaires à contribuer à développer le modèle du libre accès à la connaissance tout en veillant à ne pas violer la législation sur le droit d’auteur.

11.5 Pour une PERENNITE du projet A. O. : Pour assurer un bon démarrage de la cellule O. et garantir la continuité de son fonctionnement, il faut pouvoir répondre à ces questions : -Comment se comporter avec le côté juridique ? -Comment collecter la matière à déposer ? -Quelles mesures à prendre par nos Universités pour que le dépôt de leurs travaux sur les A. O. soit régulier et que ces travaux soient facilement consultables par la communauté scientifique internationale ?

12. LES BARRIERES RESTANTES : Malgré tous les efforts déployés, certaines barrières subsistent encore à l’accès aux contenus des résultats des recherches scientifiques : Barrières liées à la censure ; Barrières liées à la langue : la traduction automatique est encore approximative, l’IST en ligne est disponible surtout en langue anglaise ; Barrières liées à l’accès des handicapés ; Barrières liées à la connectivité : la fracture numérique fait que des millions de chercheurs n’ont pas encore accès à l’ internet.

13. Conclusion : ARCHIVES OUVERTES DANS LES UNIVERSITES : UNE REPONSE AUX EXIGENCES DE LA COMMUNAUTE SCIENTIFIQUE INTERNATIONALE ET DES PROFESSIONNELS DE LA DOCUMENTATION

MERCI POUR VOTRE ATTENTION *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* شـكرا على انتبـاهكم