Meeting with Software Vendors 9 th August 2012

2 06/05/2009 Presentation structure Introduction Lessons learned Main goals of this coming registration What type of registration? List of Criteria Changes between the last registration and the coming one Provisional planning Mini Lab (Isabelle Pollet) Answering specific questions Documentation to be provided AOB

3 06/05/ Lessons learned Overall the proposed methodology was well accepted Working Group Criteria defines a draft list of criteria Consultation of software providers + clarification on criteria Final decision from the Working Group/MedicoMut on the list of criteria to be tested and the ones which will be Auto-evaluated + later Invitation to Tender for definition of documentation (test scenario + tests)

4 06/05/ Lessons learned But.... : Heavy and long (due mainly to the extra test for GPSMF) Documentation (e.g. GPSMF) should have been ideally distributed earlier Although criteria were successfully passed … does not mean they are usable for the users

5 06/05/ Main goals of this coming registration Entering the eHealth World (Communication with colleagues and other HCP) User-friendliness Meaningful usage

6 06/05/ What type of registration? As for , eHealth will launch an Invitation to tender to select a company who will have to provide the documentation for the testing and carry out the tests. This time, it will concern three HCP: GPs, Nurses & Physiotherapists 3 phases: Phase 1 : A detailed documentation on the interpretation of the new criteria

7 06/05/ What type of registration? Phase 2: documentation defining the population to be added in the soft for the tests documentation defining the virtual patients to be added in the soft for the tests Documentation defining the tests files (for instance: definition of the physiotherapist prescription to be uploaded); definition of tests scenarios Phase 3: testing

8 06/05/ List of criteria There are 3 types of criteria: 1.P= Previous ones 2.N= new ones 3.L= Later they will be part of the next registration From the new ones: 1.17 are AE (Auto-evaluation) 2.33 are C (Control) 3.60 are Later Numbering has changed to match with nurse and physiotherapist criteria

9 06/05/ Main change between the last registration and the current one There will be only one second round No extra test (such as GPSMF) Mini lab will be organised prior to tests: if the soft successfully pass the mini lab tests, the soft is exempt from testing during the tests

10 06/05/ Provisional planning End September 2012: Invitation to tender is launched 1 st January 2013: Selection of best bid 1 st February 2013: Documentation Phase 1 is provided 1 st March 2013: Documentation Phase 2 is provided 1 st May 2013: First Round tests 1 st July 2013: Evaluation & Results provided 1 st September 2013: Second Round tests (only one this time!)

11 06/05/ Mini-Lab Presentation: Isabelle Pollet

12 06/05/ Answers to general questions Question # 1: Le critère 122 de la précédente labellisation signalait que les dmi devaient implémenter les services dehealth : 1 an à partir de la mise à disposition : Quand peut-on considérer que les plugins (recipe, chap IV, hubs, ehealthbox, accès oa) ont été mis à disposition ? Answering # 1: most of the web services are today available. For the ones which are not yet available, software will have minimum 6 months to implement them: Recipe: cookbooks are available Chapter IV: cookbooks are available Hubs: cookbooks will be available end of August 2012 eHealthBox: cookbooks are available Insurances (MyCarenet): cookbooks will be available end of August 2012

13 06/05/ Answers to general questions Question # 2: Il nous paraitrait important vu le peu de documentation fournie pour les plugins de réaliser dautres mini labs pour les services autres que les hubs. Answer # 2 : We are studying the possiblity to organise mini lab for My Carenet, Recipe and Chapter IV Question # 3: Il est particulièrement important et nécessaire de garder une plage de questions/réponses sans discontinuité pendant toute la période de prélabellisation. Answer # 3: A detailed documentation on the interpretation of the new criteria will be provided (phase 1) at least 3 months before the tests. Questions will be accepted till 6 weeks before the tests.

14 06/05/ Answers to general questions Question # 4: Quel est le délai des tests : délai minimal entre moment de finalisation des critères et début des tests, Answer : 9 months Délai minimal entre disponibilité de l'infrastructure et début des tests: Answer : 6 months Délai minimal entre disponibilité linterprétation des critères et début des tests: Answer : 3 months Délai minimal entre disponibilité des scénarii de test et début des tests. Answer : 2 months

15 06/05/ Documentation to provide before testing Letter of intention to participate in the tests in 2013: due date September 2012 Formulaire dInscription/ Inschrijvingsformulier (in February 2013) Documentation contractuelle: contrat type gérant les droits dutilisation du logiciel + maintenance + updates/ Contractuele documentatie: een exemplaar van het (de) typecontract(en) waarin de gebruiksrechten van het softwarepakket worden beheerd + onderhoud + updates (in February 2013)

16 06/05/2009 Formulaire dInscription/ Inschrijvingsformulier Ce formulaire doit être dûment complété, daté et signé par la personne compétente pour engager lentreprise Un formulaire dinscription par logiciel qui sera testé Joindre au formulaire la liste des critères « AE » avec la mention « OK » ou « NOK » datée et signée De persoon die bevoegd is om de firma te verbinden, dient dit formulier ingevuld, gedagtekend en ondertekend te bezorgen één inschrijvingsformulier invullen per softwarepakket Aanduiden vóór elk « AE »- criterium met de vermelding « OK » of « NOK » of uw softwarepakket al dan niet compatibel is met het criterium

17 06/05/2009 Déroulement des tests/Verloop van de testen Coûts HTVA Décision motivée de réussite ou déchec: la décision motivée de réussite ou déchec aux tests sera communiquée aux candidats au plus tard 5 semaines après les tests. Échec aux tests: en cas déchec aux tests, le candidat pourra participer à une seule séance de rattrapage. Kosten: 3000 excl. Btw Gemotiveerde beslissing van slaging of mislukking: de gemotiveerde beslissing van slaging of mislukking voor de testen zal ten laatste 5 weken na de testen aan de kandidaten worden meegedeeld Mislukking voor de testen: indien de kandidaat niet slaagt voor de testen, heeft hij de mogelijkheid aan één inhaalsessie deel te nemen

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