Nouvelle procédure de commande NCMP JEFYCO 2002 Evolutions Février 2002 Réunion du 08 Février 2002

La commande Modification progressive de la saisie Intégration de la fenêtre articles dans l’onglet Hors Marché et Marchés Recherche simplifiée des codes de nomenclature Recherche et visualisation textuelle Diminution du nombre de « clics » et de fenêtres Approche « codes de nomenclature » plutôt que fournisseur Affichage à partir des codes à 4 chiffres Une pré-commande simplifiée. Une grille de saisie complètement refondue à terme Une étape vers le multi-ligne budgétaire!

La commande/liquidation problèmes à régler: Une liquidation soldée (forcée) ne se solde pas?? Si nouvelle commande alors pas de remise à blanc des champs de la fenêtre Proposition: ajout d’un bouton nlle commande « idem »

Les engagements Maquette évolution bon de commande et pré-commande Je cde ds une famille (CN)c Je cde chez 1 fournisseur Code à 4chiffres ou libellé Code à 6chiffres ou libellé Pr chaque ligne 1 article, 1 code à 6 chiffres et son libellé, son PU HT, sa réf et son libellé fournisseur, sa TVA, sa QTé, … Fenêtre articles Maquette évolution bon de commande et pré-commande

Les engagements: choix du CN en mode texte Code ou libellé

Les conventions Plan comptable à 8 chiffres! Solution « GFC » difficile à mettre en place. Il est proposée que soit réalisé un comptabilité annexe dont le cahier des charges doit être rédigé par Paris 2 et Paris 5.

La liquidation (1) Attention aux saisies HT et TTC Exemple: Prenons une ligne recherche avec un disponible de 1196 Euros on engage 1196 TTC et 1000 HT  en 10.01 => soit une dépense de 1000 Euros (ligne recherche ....) Reste donc de disponible sur la ligne 196 Euros 1000 EUROS sont cumulés en Hors Marche sur le code nomenclature 10.01. 1er cas: on liquide  avec un TTC différent du HT => soit une liquidation de TTC 1196 et  HT 1000 on débite 1000 E sur la ligne budgétaire et le montant est cohérent avec celui de l’engagement Le disponible est donc de 196 E après liquidation -1000 EUROS sont cumulés en Hors Marche sur le code nomenclature 10.01. 2ème cas: on liquide avec un TTC égal au HT => soit une liquidation de TTC 1196 et  HT 1196 on débite 1196 E sur la ligne budgétaire ce qui n’est pas cohérent avec le montant de l’engagement (pas assez important) Le disponible est alors de 0 Euros!!après liquidation et 1196 EUROS!! sont cumulés en Hors Marche sur le code nomenclature 10.01.

La liquidation (2) Attention aux saisies HT et TTC Conclusion cas  1 : le seuil du CM est de 1000 euros            il reste 196 euros pour engager cas  2 : le seuil du CM est de 1196 euros            il reste 0 on ne peut plus  engager la saisie du montant HT a un impact sur la disponibilité des crédits et le seuil des marchés

La liquidation (3) Attention aux saisies HT et TTC Proposition pour traiter les cas « tordus »:* Le contrôle de saisie est maintenu mais peut être désactivé par l’utilisateur (cas exceptionnel). Il (l’utilisateur) doit alors renseigner le champs commentaire. Cette procédure non bloquante mais explicite permettrait d’éviter les « erreurs » de saisie.

Les mandatements le rejet d un mandat ne supprime pas les factures! Si un mandat est compose de 15 factures et qu il est rejete pour 1 facture on ne detruit pas toutes les factures liees a ce mandat . On rejete le mandat puis on supprime la facture qui pose probleme et les 14 factures seront de nouveau presentes au prochain mandatement Pour eviter un rejet de mandat il y a la liste des factures avant mandat qui peut etre editee avant de lancer un mandatement et permet de faire des verifications. Une fiche de travaux doit être réalisée par Michel Ortiz de l’université de Mulhouse.

Ordres de paiement lorsque l'on saisit un ordre de paiement, il est facile de se tromper en validant trop vite la zone du RIB qui garde la précédente saisie ; cette zone n'apparaît pas à l'édition et le contrôle est donc impossible sauf à rappeler tous les OPs à l'écran, ce qui est jouable si le nombre n'est pas trop élevé mais fastidieux en cas de charges à payer innombrables. Dans le cas où la Daf saisit les op pour les charges à payer, ce contrôle est impératif. Il faudrait donc que cela apparaisse comme sur les mandats, ou sur le bordereau des op. Il est un peu gênant aussi que le bordereau d'accompagnement de la disquette fasse apparaître tous les éléments à la suite (chiffres etc) et soit donc peu lisible Réponse: utiliser WorPad pour lire le « .dbf » de la disquette et le formater. Fait

Ordres de paiement Demande faite en séance: Peut-on réaliser une application OP indépendante permettant de les décentraliser? Proposition: L’intégrer avec l’application « Titres » Question: doit avoir une application OP dans compta et une dans Titres ou alors une seule dans Titres suffit?

Ordres de paiement(2) objet : renseignements portés sur les ordres de paiement l'instruction M93 (page 20) prévoit, dans la présentation matérielle l'indication obligatoire d'un certain nombre de mentions dont : " le moyen de règlement et, s'il s'agit d'un règlement par virement, le numéro du compte à créditer " les premiers ordres de paiement édités ne font pas mention du compte à créditer. Une modification est-elle envisagée? Réponse en cours

Les éditions: évolutions Via un navigateur WEB Au format HTML ou PDF En ReportMill ou BO ou WebObjects => serveur d’application WebObjects et WebIntelligence Les nomenclatures en cours Les marchés en cours Les services achats (annuaire) Les fournisseurs (annuaire) Les situations Les mandats ….

Les éditions: suite Peut-on exporter dans un fichier Excel: Oui via le bouton « export » de situation Peut-on avoir une formation ReportMill? Oui: 2 jours à Paris Coût: 10 KF pour les 2 jours (12 élèves maxi) Assurée par le CRI de La Rochelle (2 Ingénieurs)

Divers Demandes faites en séance et réalisées: Au lieu de "Voulez-vous de taux de prorata par défaut ? " mettre "Voulez-vous le taux de TVA de la Ligne Budgétaire ?" Au lieu de "La dépense sera imputée sur des CREDITS de " mettre "Voulez-vous accéder à la table des nomenclatures ? " si possible sur les mandats et bordereaux journaux, faire figurer la Ligne Budgétaire et le numéro de commande. Exemple dans les diapositives suivantes

Ce qui a été rajouté

Situation en ligne pour les fournisseurs Ce qui a été rajouté

Situation en ligne pour les fournisseurs

Situation en ligne pour les fournisseurs

Consultation des marchés ouverts

Gestion des fournisseurs via l’annuaire Un cas particulier de l’annuaire: -ce sont des personnes morales OU physiques -ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels -4 états: valide, à valider, invalide, annulé -ils sont fournisseurs ou client! 3 modes d’accès: -administrateur -agent JEFYCO -autres

Les fournisseurs Qui a modifié? Qui a créé? Les RIBs Il appartient à l’annuaire et peut appartenir à d’autres « groupes »

Les fournisseurs Fiche de saisie rapide: RIB et adresse de facturation obligatoire Ajout d’un fournisseur Le login/passwd du Fournisseur Gestion des doublons

Fournisseurs++: des contacts

Fournisseurs++: établissement

Fournisseurs++: entreprise

Gestion des adresses

Fournisseurs Nouvelle saisie: A tester à La Rochelle sous 15 jours Déploiement début Mars Plusieurs adresses pour un fournisseur Possible grâce à la nouvelle application annuaire MAIS JEFYCO doit être modifié pour l’intégrer dans ses sorties! Bon de commande Mandat Titres Ops …. Du boulot!

Les codes de nomenclature Ergonomie et contrôle à améliorer Module indépendant Création d’un libellé court Procédure de proposition? Il est adopté que les établissements créent de manière autonome leurs codes à 6 chiffres et en informent les autres via le forum Pour les codes à 4 chiffres non codifiés la procédure reste de « concertation »

Les marchés Interface sensiblement améliorée mais non terminée « Externalisation » en cours Gestion fine des catalogues et de la multi-attribution Cahier des charges pour une gestion des appels d’offres

Les marchés fenêtres modifiées Code de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes). Nous partons du principe qu’il n’y qu’un code de nomenclature de ce type par lots. Recommandation du décret. Pour chaque code à 6 chiffres d’un lot il peut correspondre un détail d’articles du fournisseur Une importation du catalogue (fichier) du fournisseur est possible. Il faut que ce dernier respecte un format défini dans le CCTP.

Création d’un lot de marché une prochaine version (Mars) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition

Détail d’un lot (éventuellement) le catalogue

Marchés-Lots: LBUD

Marchés-Lots: Fournisseurs

Marchés-Lots: Catalogues

Gestion des associations « fournisseurs »  codes de nomenclature Dans le cas général les codes de nomenclature sont associés aux fournisseurs par « apprentissage » cad au fur et à mesure des commandes qui leur sont adressées. Cette grille permet de déclarer les services, fournitures, travaux ou autres prestations (onglets monopole, 3CMP, Autres) assurés par certains fournisseurs particuliers.

Recherche d’un code: rappel LE code à 4 chiffres Les types de fournitures ou services sélectionnés. TRES IMPORTANT Vous pouvez sélectionner plusieurs type d’articles en CTRL-Cliquant (maintenez appuyer la touche CTRL tout en cliquant sur les lignes désirées

Le bon de commande: rappel Les catalogues sont maintenant par code de nomenclature à 4 chiffres Nouveau: les articles du bon de commande sont maintenant associés aux codes de nomenclatures à 6 chiffres (libellé « officiel ») préalablement choisis.

Service Achat: nlle grille Zone d’explication

Service Achat: historique