Sage 1000 Multi-sociétés en mode partagé

Périmètre fonctionnel Le multi-sociétés est gérée par la plateforme Safe 1000 pour induire un minimum de modifications métier La base de données doit être typée ‘Multi-sociétés’. La console d’administration peut donc référencer à la fois des bases ‘Mono-société’ et des bases ‘Multi-sociétés’ Les données sont enregistrées dans un référentiel unique : par défaut, elles sont donc partagées entre plusieurs sociétés Les restitutions (consultations, éditions) sont réalisées par société ou pour un ensemble de sociétés. Dans ce dernier cas, les données peuvent être agrégées/cumulées Certains traitements peuvent être réalisés simultanément sur plusieurs sociétés (exemple : validation des ordres et des remises bancaires, rapprochement automatique) D’autres traitements peuvent être réalisés entre sociétés (exemple : traitement des pièces réciproques)

Périmètre fonctionnel Avantages Les données sont partagées et non pas dupliquées dans les différents sociétés Les restitutions multi-sociétés sont simplifiées Les traitements multi-sociétés sont exécutés plus simplement Inconvénient Une seule base de données contenant toutes les sociétés : la restauration du dossier s’effectue donc pour toutes les sociétés et non pas par société

Principe de fonctionnement Fonctionnement Groupe Fonctionnement Multi-sociétés en mode partagé Base Groupe Société Groupe Société A Duplication Duplication Référentiel unique Base Base A Base B Base C Société B Société C Société A Société B Société C

Principe de fonctionnement Partage des données La base de données correspond à un dossier contenant un ensemble de sociétés Il s’agit de définir le niveau de visibilité des données du dossier : Un tiers est-il visible/utilisable par toutes les sociétés ? Un mouvement comptable est-il visible uniquement par la société dont il est issu ? 3 niveaux de visibilité, appelés « Niveaux de partage » sont retenus : niveau Dossier : l’objet est visible par toutes les sociétés du dossier niveau Société : l’objet n’est visible que par une société Un niveau intermédiaire a été ajouté, permettant d’indiquer qu’un objet est visible/partagé par plusieurs sociétés liées à une même activité : c’est le niveau Activité.

Principe de fonctionnement Partage des données Environnement général : paramétrage global de niveau Dossier Mouvements : flux comptables et commerciaux de niveau Société Environnement comptable et commercial : données de paramétrage Tiers : données relatives aux tiers, rôle tiers, sites, … Métier comptable : comptes généraux, journaux, profils de tva, … Métier analytique : axes analytiques, sections, modèles de ventilation, … Produits et tarifs : produits, nomenclatures, prix, remises, … NB : les classes n’appartenant à aucun domaine sont considérées comme étant de niveau Dossier. Leurs données sont donc visibles par toutes les sociétés. La liste des données partageables est définie par Sage. Les classes concernées sont regroupées en « Domaines ». Il existe 7 domaines. 2 domaines ne sont pas paramétrables : Les 5 autres domaines sont paramétrables :

Principe de fonctionnement Focus sur les niveaux de partage : Dossier Un objet de niveau « Dossier » est visible depuis toutes les sociétés Activité A Activité B Un objet de niveau « Activité A » est visible depuis les sociétés 1 et 2 uniquement Un objet de niveau « Activité B » est visible depuis les sociétés 3 et 4 uniquement Société 1 Société 2 Société 3 Société 4 Un objet de niveau « Société 1 » n’est visible que depuis la société 1

Mise en pratique - Administration de dossier Le paramétrage des niveaux de partage s’effectue depuis l’application « Administration de dossier ». Cette application permet également de paramétrer le dossier, les sociétés, les utilisateurs ainsi que leurs droits et de définir des familles de sociétés qui seront utilisées lors des restitutions.

Mise en pratique - Administration de dossier Définition des domaines métier Un niveau de partage doit être défini pour chaque domaine métier Liste des domaines métier Afin de partager les données d’un domaine selon les activités des sociétés, il est nécessaire d’indiquer ici la liste de ces activités. Dans notre exemple, les comptes comptables sont distingués selon le plan compte général 1982 et le plan comptable Assurance.

Mise en pratique - Administration de dossier Définition des domaines métier Le niveau de partage paramétré sur chaque domaine conditionne l’application : l’utilisateur peut ou non sélectionner le niveau de partage de la donnée créée. Niveau de partage défini pour le domaine métier Incidence Les données créées par l’utilisateur sont obligatoirement de niveau Dossier. Exemple : fiches société Dossier L’utilisateur peut sélectionner le niveau de partage de la donnée qu’il crée : il peut soit créer un objet de niveau Dossier, Activité ou Société. Exemple : fiche tiers, produit, tarif Activité Société Les données créées par l’utilisateur sont obligatoirement de niveau Société. Exemple : mouvements comptables et commerciaux

Mise en pratique - Administration de dossier Paramètres du dossier Le volet Devises permet d’indiquer : la devise de tenue de compte du dossier (qui peut être modifiée sur chaque société) la devise de reporting et d’équivalence qui sont uniques pour le dossier Des options activent la réciprocité des pièces comptables et commerciales entre deux sociétés. Exemple : génération automatique d’une commande d’achat lors de l’enregistrement d’une commande de vente.

Mise en pratique - Administration de dossier Gestion des sociétés Les niveaux de partage « Dossier » et « Société » indiqués dans la définition des domaines métier du dossier sont repris par défaut au niveau de chaque société. Pour les domaines métier de niveau « Activité », le paramétrage peut être modifié par société (pour gérer des exceptions) : les choix possibles sont « Dossier », « Société » ou une activité nommée. De même, le paramétrage des pièces réciproques est modifiable au niveau de chaque société.

Mise en pratique - Administration de dossier Gestion des utilisateurs & droits Chaque utilisateur nommé et chaque groupe d’utilisateurs dispose de droits d’utilisation. Ces droits conditionnent les autorisations de consultation, création, modification et suppression. Ils sont paramétrables de manière globale ou par domaine métier. Dans cet exemple, la Direction Générale a tous les droits. Dans cet exemple, l’utilisateur Sage a tous les droits sur les sociétés 1 et 2, mais n’est pas autorisé à créer, modifier et supprimer les données de niveau Dossier et des activités « Licence » et « France ».

Mise en pratique - Administration de dossier Gestion des familles de sociétés Pour effectuer des consultations et éditions sur plusieurs sociétés, il est nécessaire de sélectionner les sociétés à restituer. Afin d’éviter une sélection manuelle à chaque restitution, les sélections de sociétés peuvent être mémorisée à l’aide de familles de sociétés. Dans cet exemple, la consultation/édition restituera les sociétés 1 et 2 sur sélection de la famille « Collectivités ». NB : la création des familles de sociétés est également disponible depuis les applications métier

Mise en pratique – Application métier Sélection de la société de travail Pour travailler sur une application métier, l’utilisateur se connecte à un dossier. Une fois connecté, il choisit la société sur laquelle il souhaite travailler à l’aide de l’icône disponible dans la barre d’outils. L’icône ouvre la fenêtre suivante qui liste l’ensemble des sociétés autorisées pour l’utilisateur Un raccourci sur l’icône permet de sélectionner rapidement la société de travail L’information de la société de travail est également présentée sur la barre d’état de chaque fenêtre de l’application (à droite de l’information « Société »).

Mise en pratique – Application métier Création / modification d’une donnée L’icône apparaît sur la barre de navigation des fenêtres de l’application lorsque la donnée est partagée. Cette icône est grisée ou non selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Elle ouvre la fenêtre suivante : Cette fenêtre permet à l’utilisateur d’indiquer le niveau de partage qu’il souhaite affecter à la donnée saisie. Il peut ainsi la rendre visible : pour la société de travail uniquement pour les sociétés ayant la même activité que celle de la société de travail pour toutes les sociétés Les options accessibles dans cette fenêtre varient selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Le niveau de partage d’une donnée déjà enregistrée est modifiable uniquement si le nouveau niveau est moins restrictif. Exemple : un compte comptable peut passer du niveau Activité au niveau Dossier, mais ne peut pas passer au niveau Société, qui est plus restrictif.

Mise en pratique – Application métier Influence sur l’interface L’information du niveau de partage de la donnée saisie apparaît sur la barre d’état (à droite de l’information « Objet ») des fenêtres de l’application, lorsque cette donnée est partagée. Cette information apparaît également : sur la barre de navigation des écrans affichant des listes en colonne dans les grilles

Mise en pratique – Application métier Influence sur l’interface Dans les écrans affichant des listes, la colonne partage présente dans la grille peut être glissée au niveau de l’axe d’analyse. Ceci permet d’obtenir un regroupement des données par société lorsqu’il s’agit d’une liste de flux comptables ou commerciaux.

Mise en pratique – Application métier Restitutions Par défaut, les restitutions s’effectuent uniquement d’après les données de la société de travail. Pour restituer les données de plusieurs sociétés, il suffit d’ouvrir la fenêtre de sélection de sociétés et : d’activer le mode « Restitution » de sélectionner l’option « Restituer sur toutes les sociétés » ou de sélectionner manuellement les sociétés à restituer ou encore de sélectionner une famille de sociétés Le mode « Restitution » permet de consulter ou d’éditer les données des sociétés sélectionnées, mais également de réaliser des traitements multi-sociétés (exemple : import des relevés bancaires et des remises, validation des ordres et des remises, rapprochement automatique, traitements des pièces réciproques, …)

Mise en pratique – Application métier Restitutions Le menu Impression des écrans de lancement d’édition présente le mode d’édition retenu Lorsque l’option « Enchainer les impressions » est cochée, l’application réalise une édition par société. L’information de la société apparaît alors en haut à gauche du document. Lorsque cette option est décochée, l’application réalise une édition agrégée, cumulant les données des sociétés sélectionnées (exemple : CA HT d’un produit toutes sociétés confondues). NB : certaines éditions ne peuvent pas être cumulées entre sociétés (exemple : édition des commandes).

Mise en pratique – Application métier Attributs privés Pour une donnée partagée entre plusieurs sociétés, il est parfois nécessaire de définir des règles de gestion par société. Par exemple, définition par société du prix d’un produit de niveau « Dossier » ou définition par activité du profil de Tva d’un compte général de niveau « Dossier ». Pour ce faire, une valeur privée est renseignée sur la donnée partagée : on parle alors d’attribut privé. La liste des attributs privés est définie par Sage. Elle contient principalement des données relatives aux tiers, aux produits, aux comptes généraux, aux journaux et aux étapes d’échéance. Pour une donnée de niveau « Dossier », il est possible de définir une valeur d’attributs privés qui sera spécifique aux niveaux « Activité » et « Société ». Pour une donnée de niveau « Activité », il est possible de définir une valeur d’attributs privés qui sera spécifique à chaque société.

Mise en pratique – Application métier Attributs privés La saisie d’une valeur pour un attribut privé s’effectue via l’onglet « Attributs privés » de la fenêtre de partage. Cet onglet n’est visible que si la donnée possède des attributs privés. Lorsque l’utilisateur crée une donnée, le choix du niveau des attributs privés n’est pas saisissable : ce niveau correspond obligatoirement au niveau de la donnée. Lorsque l’utilisateur modifie une donnée, il peut choisir le niveau des attributs privés et donc saisir ensuite une valeur spécifique à ce niveau. Par défaut, l’application propose la valeur actuelle de l’attribut privé. L’information du niveau de partage des attributs privés apparaît sur la barre d’état des fenêtres de l’application, lorsque la donnée est partagée. Il est possible de supprimer une valeur d’attributs privés en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les attributs de ce niveau » après avoir sélectionné le niveau concerné.

Mise en pratique – Application métier Attributs privés - Exemple Exemple de paramétrage du profil de Tva privilégié d’un compte général Soit le compte 60700100 - Achats de marchandises de niveau « Dossier », créé depuis la société S1 et possédant 2 profils de Tva. Le profil de Tva privilégié « Déductible débit taux normal » est défini pour le niveau « Dossier »

Mise en pratique – Application métier Attributs privés - Exemple Pour la société 2, nous allons indiquer que le profil de Tva privilégié est « Déductible débit taux réduit ». Pour ce faire, il faut sélectionner la société de travail S2 et cliquer sur le sélecteur de partage, onglet « Attributs privés », de la fiche du compte 60700100. Le niveau de partage Société 2 de l’onglet « Attributs privés » doit ensuite être sélectionné. Ce niveau apparaît sur la barre d’état (à droite de l’information « Attributs »). Le profil de Tva privilégié « Déductible débit taux réduit » doit être sélectionné et la fiche du compte enregistrée. Pour la société 1, le profil de Tva privilégié est toujours « Déductible débit taux normal » (valeur par défaut du compte pour le dossier)