1 Gestion Electronique de documents (GED) ✔ Définition Efficacité d'une entreprise dépend de la capacité à traiter et consulter les informations qu'elle détient (ou qu'un tiers lui fait parvenir) GED = Ensemble de moyens informatiques, matériels, logiciels, méthodes qui permettent : ✗ D'acquérir ✗ D'organiser ✗ De gérer ✗ De stocker ✗ De diffuser Des documents sous forme numérique

2 Ces documents peuvent être ✔ Des documents électroniques par nature ✔ Des documents papiers transformés

3 Intérets (non exhaustif) : Normaliser le stockage de l'information Simplifier la gestion des documents, réduire les coûts (impressions, stockage, etc.) Accélerer le travail Automatiser au maximum les tâches pouvant l'être Maîtriser la diffusion des informations Gérer les droits d'accès Simplifier l'archivage des données Eviter les pertes et réduire le volume de documents Informatiser => amélioration des outils de recherche Evolution vers la gestion de contenu.

4 Différentes catégories de GED ✔ ADMINISTRATIVE Numériser (= rendre numérique = rendre informatique) Classer des documents administratifs (Factures, bons de commandes, formulaires, devis, réclamations, etc.) Stocker & Conserver sous supports numériques Diffuser via le réseau interne de l'entreprise => Quel type de structure ??? ✔ Bureautique Stocker des documents bureautiques (rapports, documentations, …) Consultables et parfois modifiables Regroupe l'ensemble des progiciels => Quel type de structure ??? ✔ Documentaires Indexer des documents pour permettre la recherche et l'accès

5 ✔ POINTS D'ENTREES Fichiers déjà numérisés s Documents Internet Documents créés par des logiciels (facturation, compta, etc.) Numérisation de documents papiers (fax, etc..) OCR : Reconnaissance de caractères ✔ INTEGRATION Liens avec les systèmes existants (logiciels, bases de données) Liens avec matériels existants ✔ RECENCEMENT DES BESOINS UTILISATEURS Nature des documents Volumes de stockage Habitudes de l'informatique ✔ ANALYSE DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS

6 Les Etapes d'une GED 0 – Identifier les besoins - documents à traiter - les acteurs - les flux de l'information - les contraintes légales - le matériel existant et nécessaire - Attribution des motsclés - peut-être automatique (critéres prédéfinis ou selon l'intérieur du document) - Automatique ou manuel - Respect des règles de nommage - Règle de versionnage Créer Récupérer Numériser Word, excel, mysql … Internet,mail, etc Scanner (gif, jpg) → non modifiable OCR → scanner avec reconnaissance de caractères Code barre Photo, micro, caméra Externalisation 1 - Acquerir 2 - Indexer 3 - Nommer 4 – Stocker & Partager 5 - Archiver - Intranet - Mise à disposition sur un serveur ou machine du service concerné - Diffusion (mail, courrier, sms) - Affectation de droits

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9 Composants matériels d'une ged ✔ Matériels Acquisition : Scanner, Lecteur de codes barres, fax, caméra, micro, etc. De traitement : Ordinateurs, blackberry, etc. De diffusion : réseau, modems, serveurs de fichiers, imprimantes, etc. De stockage : Serveurs, disques dur de sauvegarde, etc ✔ Logiciels Logiciels OCR, traitement d'images Gestion des droits d'accès De sécurité : firewall, antivirus De lecture : bureautique, logiciel image, de devis, etc..

10 Quelques outils connus ✔ Gestan (gratuit) ✔ Opensoft / papyrus (licences) ✔ Cogestar (payant) ✔ ABW (payant) ✔ Plus généralement les gros ERP (SAGE, etc)

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