PILOTER EN PSY ENJEUX

Les enjeux Organiser Fiabiliser Diffuser L’information Place des services D.I.M. Place du contrôle de gestion L’information Réflexion qui traverse aujourd’hui l’ensemble des établissements, quelle que soit leur spécialité. On voit « tout » : Médecin DIM qui est aussi contrôleur de gestion TIM dans les pôles, hiérarchiquement rattachés aux chefs de pôles, TIM dans les DAF Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Piloter quoi ? Un établissement = Une série de petites entités accollées ? Une entité unique ? Dans une formation : chaque pilote a les mêmes instruments mais pas les mêmes missions : seul le chef d’escadrille donne le cap à suivre et le top pour les figures. Question : y a-t-il un pilote dans l’avion ou plutôt y a-t-il un seul pilote dans l’avion ? Quel est le rôle du co pilote ? Régulièrement, les pilotes et co pilotes sont accompagnés pour apprendre à communiquer, après chaque incident qui montre un défaut de compréhension ou de communication Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Piloter comment ? De quels « outils » a besoin chaque pilote? A travers les âges : toujours très peu d’intruments donnant de l’information, et on n’a rien inventé de mieux que la boussole, le niveau à bulle ou le fil à plomb Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Comment piloter ? Pas comme ça : Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

PILOTER EN PSY TABLEAU DE BORD

Caractéristiques 1 Lisible Disponible en temps réel Indicateurs d’alerte Neutre Non influencable par le pilote Sans projection dans le futur Sans interprétation Petit rappel historique : sur les premières 2CV, il n’y avait pas de jauge d’essence au compteur. Il fallait sortir une tige du réservoir pour vérifier le niveau d’essence… Ce qui a généré pas mal de pannes. Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Caractéristiques 2 Données communes : Limitées : Ensemble des acteurs d’un établissement Inter établissements Limitées : Trop d’informations tue l’information “Le diable est dans les détails” Tendance sur les voitures récentes : mutualiser les informations entre le conducteur et les passagers par une console centrale Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Caractéristiques 3 Universel : Instruments constants Même en changeant de “véhicule” Indicateurs d’alerte Obligatoires facultatifs Evolution sur nos voitures : du compteur de vitesse au signal sonore en cas de dépassement de la limite de vitesse, grâce au GPS : le tableau de bord commence à intégrer des données variables de l’environnement Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Caractéristiques 4 Limites : Exemple : Analyse passé ou présent Ne prend pas en compte l’environnement Ne corrèle pas des données dissociées Exemple : régime moteur + vitesse véhicule = rapport à choisir Etat de la route : pas au tableau de bord Evolution démographique, analyse de la demande d’une population, etc… n’apparaît pas sur le tableau de bord. C’est le travail d’expertise associé qui les utilise Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

PILOTER EN PSY LES MESURES

Ceux qui fournissent les chiffres La Direction des affaires financières EPRD par quadrimestre Le Bureau des admissions et de facturation Statistique annuelle d’établissement La Direction des ressources humaines Bilan social annuel Les Services de soins Rapport annuel de secteur, RIM Psy au trimestre EPRD : confusion entre résultat comptable et expertise prévisionnelle. Si on voulait aller plus loin, il faudrait un « EPARD » : état prévisionnel des activités, recettes et dépenses. Il ne faut pas oublier que la valorisation d’une activité n’est pas uniquement financière, ce que nous savons en psychiatrie mais ce que savent aussi les autres établissements. Trimestre, quadrimestre, année : le défaut dans la « maille » est flagrant. Il me semble irréaliste, tant qu’une harmonisation de l’unité de mesure du temps n’est pas déterminée, de corréler des données, sans outil fiable de reccueil au fil de l’eau. Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Ceux qui les analysent Le Contrôle de gestion Le Département d'information médicale Trient Mettent en forme Placent les bornes : Hautes Basses Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Ceux qui les organisent 1 ?? Responsable des systèmes d'informations ? Service informatique ? Responsables de la fiabilité des bases de données Fichier COMMUN de structure Exhaustivité de l’activité par UF Affectation des dépenses par UF Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Ceux qui les organisent 2 Services producteurs Responsable système information Contrôle de gestion DIM DONNEES ENTREPÔT DE DONNEES TABLEAU DE BORD Premier travail : organiser la collecte exhaustive des données Deuxième étape : trier les données utiles au pilotage Troisième étape : croiser les données pour en tirer une information Quatrième étape : mettre en forme cette information Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

PILOTER EN PSY LES DIMENSIONS

2D, 3D, ou plus ? Combien d’axes à maitriser ? Altitude Budget ? Vitesse Cap Budget ? Activité ? Projet ? Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Gérer la temporalité Quel délai entre résultats et actions de pilotage ? Données nécessaires en temps réel ? Information vitale fournie trop tard : conséquences ? Données à fournir ou données disponibles ? Utilisateur maître de la recherche de l’information ? Mode “push” ? Mode “alerte” ? Quadrimestre ou année : est-ce la bonne échelle pour prendre des mesures de pilotage ? Quel est l’inertie au vol de nos établissement ? Accident de New-York : combien de temps entre la panne moteur et l’amerrisage sur l’Hudson ? Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Gérer la météo Quel délai entre l’annonce et l’application d’une réforme ? Mesure de son impact en interne Décisions d’anticipation organisationnelle Suivi des indicateurs … Et la réforme est abandonnée ou modifiée On appelle ça le pilotage sans visibilité, mais il faut avoir une confiance « aveugle » dans ses instruments, donc dans les informations données par le tableau de bord… Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

PILOTER EN PSY L’ORGANISATION

Organigramme 1 D.I.M. R.S.I. PÔLE TABLEAU DE BORD C.D.G. Cette organisation n’impose pas de liens hiérarchiques. C’est essentiellement une organisation fonctionnelle. C.D.G. Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Organigramme 2 Organisation du recueil Fixer les unités de mesure : Découpage du temps Définition des unités fonctionelles Réalisation d’UN tableau de bord : Qui regroupe les instruments de mesure Qui s’adapte à chaque “client” Qui garantit les résultats annoncés Qui utilise les mêmes données à ≠ échelles Les unités sont celles de l’espace-temps : de l’année au mois puis à la semaine, de l’établissement dans sa globalité à l’unité fonctionnelle. L’idée est de sortir de la relativité en se fixant un référentiel commun : le fichier commun de structure pour l’espace, le calendrier pour le temps : le mois de février du comptable a trente jours chaque année, son année est faite de 12 mois de durée identique soit 12X30 = 360 jours. Exemple de la NASA : sonde sur Mars avec deux logiciels calculant les distances, l’un en mètre et l’autre en pied. Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Organigramme 3 L’information c’est le pouvoir (T. Hobbes) UNITES PÔLES RESSOURCES HUMAINES SERVICES TECHNIQUES UNITES BUREAU ENTREES FINANCES PÔLES INSTANCES DIRECTIONS PÔLE TABLEAU DE BORD Mais la question qui se pose est : est-ce celui qui fournit l’information qui a le pouvoir ou celui qui la reçoit et qui l’utilise ? Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Pôle tableau de bord 1 Parole libre : Avantage du médecin D.I.M. (pour l’instant) Confidentialité des données dûe : Aux patients Aux soignants Inclure le contrôle de gestion : Même droits Même devoirs Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

Pôle tableau de bord 2 Dissocier FORTEMENT : Information, expertise et décision Réflexion sur rôle et place de chacun : DIM et présidence de CME, Conseil exécutif, CA Lien hiérarchique du contrôle de gestion Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

PILOTER EN PSY CONCLUSION

L’information Lisibilité des données : Sélection Mise en forme Choix des données sélectionnées : Collégial Transparent pour tous Contrôle des données recueillies La sélection est indispensable, mais dangereuse, donc la collégialité est une étape nécessaire Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

L’expertise Analyse par croisement de données : Interne Externe Projection sur hypothèses : Hautes et basses En environnement incertain Synergie C.D.G., D.I.M., S.I. La sélection est indispensable, mais dangereuse, donc la collégialité est une étape nécessaire Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe

MERCI DE VOTRE ATTENTION Département d’Information Médicale dim.careiron@ch-uzès.fr Dr Gilles Cèbe