Bascule de Carambole Version Service Facturier au 1 er septembre Catherine MENDIBOURE, Agent Comptable

LE SERVICE FACTURIER Article 35 du décret financier Un service facturier placé sous l’autorité de l’agent comptable peut être chargé de centraliser la réception des factures. Dans ce cas, la certification du service fait par l’ordonnateur autorise le paiement par l’agent comptable dès lors que la facture est conforme à l’engagement et au service fait. Cette certification du service fait tient lieu d’ordonnancement de la dépense.

Le service facturier constitue un centre de traitement et de paiement unique des factures. Placé sous l’autorité de l’agent comptable, il reçoit directement les factures des fournisseurs et traite les litiges éventuels. Les services gestionnaires procèdent à l’engagement de la dépense et certifient le service fait. les dossiers de liquidationLe service facturier saisit les factures, effectue le rapprochement entre engagement juridique, facture et certification du service fait, constitue les dossiers de liquidation et procède au paiement

Définitions et contraintes fixées par la DGFIP pour une optimisation du service Note DGFIP CE 2B OCTOBRE 2008 La mise en oeuvre d’un service facturier nécessite de disposer d’un progiciel de gestion intégré comprenant les modules « achats » et « comptabilité ». Les modalités de fonctionnement du service facturier sont les suivantes : - Les services gestionnaires créent la commande dans le logiciel. - Les gestionnaires procèdent à la certification du service fait en ligne. Cette certification du service fait, par l’autorité compétente, vaut ordonnancement et génère automatiquement l’écriture en comptabilité. - Le service facturier saisit la facture. A sa réception, il effectue le rapprochement entre l’engagement juridique, la certification du service fait et la facture, et constitue le dossier de liquidation. Après avoir exercé ses contrôles de payeur (respect des règles de prescription, validité de la créance) et de caissier (caractère libératoire du règlement, absence d’opposition…), l’agent comptable procède au paiement. La certification du service fait ne pourra être effectuée que par l’ordonnateur ou par toute personne ayant reçu délégation de celui-ci.

Article 33 du décret financier Les dépenses de l’établissement sont réglées par l’agent comptable au vu de l’acceptation des dépenses par l’ordonnateur. L’acceptation est matérialisée, quel que soit le support, sous forme d’une mention datée et signée apposée sur le mémoire, la facture ou toute autre pièce en tenant lieu, ou sous forme d’un certificat séparé d’exécution de service, l’un ou l’autre précisant que le règlement peut être valablement opéré pour la somme indiquée.

Rappel de l’exécution classique des dépenses publiques avant la mise en place d’un service facturier

OrdonnateurComptable Engagement de la dépense ►création du bon de commande dans CARAMBOLE Réception de la facture et constatation du service fait Liquidation ►saisie dans CARAMBOLE des références de la facture, de la date d’arrivée, de la date du service fait, du montant – saisie sur CORROSSOL le cas échéant pour inscription à l’inventaire Mandatement : Certification du service fait et ordre de payer ►émission du bordereau de mandat, du bordereau journal et des mandats dans ABRICOT Contrôles sur pièces Visa dans MARACUJA puis paiement

AUJOURD’HUI

OrdonnateurComptable 1 Engagement de la dépense ►création du bon de commande dans CARAMBOLE 2. Pour toutes dépenses d’équipement ► Saisie sous COROSSOL de la fiche d’inventaire : à la livraison 3 Réception de la facture : ► scan à destination des gestionnaires /enregistrement sous serveur partagé de l’AC 4.constatation du service fait ► mention manuscrite portée sur bon de commande adressé au comptable

OrdonnateurComptable 5 Vérification du service fait ► rapprochement Bon/Facture 6 Liquidation ►saisie dans CARAMBOLE des références de la facture, de la date, de la date d’arrivée, de la date du service fait, du montant ► validation de la saisie CORROSSOL 7Mandatement ►émission du bordereau de mandat, du bordereau journal et des mandats dans ABRICOT ►envoi pour signature ORDO

OrdonnateurComptable 8 Visa dans MARACUJA 9 Paiement dans MARACUJA 10 Archivage des pièces : ► option retenue : classement par UB/par imputations/par numéro

Au 1 ER SEPTEMBRE

OrdonnateurComptable 1 Engagement comptable et juridique ►création du bon de commande dans CARAMBOLE ►transmission au comptable (+PJ) 2 Réception-classement des bons 3 Si Dépense d’équipement: ► saisie préalable obligatoire dans Corossol :dés que la livraison est constatée 4 Réception de la facture ► scan à destination des gestionnaires /enregistrement sous serveur partagé de l’AC

OrdonnateurComptable Réception de la facture pré-liquidation ►rapprochement avec le bon : contrôle de cohérence ►saisie dans CARAMBOLE: référence ;date; date-arrivée ;montant ►Validation de la fiche d’inventaire COROSSOL le cas échéant ►génération automatique d’un mail à destination de la personne à l’origine de la commande 5 Certification du service fait ►saisie dans CARAMBOLE de la date du service fait avec signature électronique de l’agent responsable

OrdonnateurComptable 6 Contrôle final sur pièces suivant articles 12 et 13 du décret n° du 29 décembre 1962 Rapprochement engagement juridique, facture et service fait ►Liquidation définitive dans CARAMBOLE 7 Constitution des dossiers de Liquidation ►Sélection dans CARAMBOLE des factures à payer ►Impression du dossier de liquidation 8 transmission du DL pour signature ORDONNATEUR

OrdonnateurComptable 9 Visa dans MARACUJA 10 Paiement dans MARACUJA 11 Archivage des pièces : ► option retenue : classement des factures par UB/par imputations/par numéro ► classement des DL par UB et par numéro

Article 12 et 13 Décret n° du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique Contrôles obligatoires en matière de dépenses - qualité de l’ordonnateur ou de son délégué ; - disponibilité des crédits ; - exacte imputation des dépenses aux chapitres qu’elles concernent selon leur nature ou leur objet ; -caractère libératoire du règlement.

- la validité de la créance : La justification du service fait et l’exactitude des calculs de liquidation ; L’intervention préalable des contrôles réglementaires et la production des justifications. Les comptables publics vérifient également l’application des règles de prescription et de déchéance.

Habilitation pour certifier le service fait auprès du service facturier Agents ne disposant pas d’une délégation de signature Je soussigné, ……, ordonnateur …. habilite : Mr /Mme – qualité– service d’affectation à valider le service fait des commandes effectuées sur l’UB …CR …SOUS-CR… auprès du service facturier (livraisons effectuées, travaux achevés, prestations réalisées...). La validation consiste à partir du numéro de commande à saisir la date exacte de réalisation du service dans l’applicatif CARAMBOLE; elle se traduit par une signature électronique ; elle vaut ordre de payer pour l’agent comptable dès lors qu’aucune anomalie n’est constatée. Les pièces justifiant le service fait : bons de livraison ; attestations …sont conservées par Mr/Mme à l’appui du bon de commande et archivées pour être présentées le cas échéant aux autorités de contrôle. Dans le cadre de la mise en place du CICF, un dispositif sera institué pour vérifier l’effectivité de cette procédure. Attestation délivrée ce jour pour valoir et faire ce que de droit. PESSAC, le

Evolutions attendues de CARAMBOLE Scan de la facture : à partir de CARAMBOLE avec stockage des données à l’appui de chaque bon de commande Option spécifique pour les opérations de régularisation de dépenses : DPAO / Régies …pour lesquelles la phase de pré-liquidation est inutile ====Possibilité d’identification à partir du mode de paiement 30 ou autres Lien avec COROSSOL : plus logique en phase de liquidation plutôt que de pré-liquidation : puisque le service fait et donc la livraison ne sont pas attestés à ce stade ?