La gestion de projet

Gestion d'un projet scolaire Objectifs : Gestion de projet, théorie et pratique Planification et organisation Communication Gestion du temps Administration financière et établissement de rapports Utilisation créative de l'évaluation Diffusion La voix des élèves Partenariats scolaires

Définition : 'un projet est une activité temporaire entreprise en vue de créer un produit, un service ou un résultat unique. Il est réalisé par des personnes, restreint par des ressources limitées, planifié, exécuté et contrôlé' Guide PMBOK PMBOK : Guide de la gestion de projet. Corpus de connaissances - Terminologie

Un projet éducatif international ... implique généralement des élèves et enseignants en contact avec des établissements situés à l'étranger Visites, échanges et stages (face-à-face) Projets d'élaboration commune de curricula Projets de développement des établissements scolaires eTwinning et/ou autres contacts virtuels Développement professionnel international

Activité : Ordre du jour d'une réunion de planification de projet dans votre établissement Groupe 1 : Echange bilatéral annuel (deux semaines) des élèves les plus âgés visant à améliorer leurs compétences linguistiques Groupe 2 : Projet d'élaboration commune d'un nouveau curriculum sur le développement durable impliquant 6 établissements dans 4 pays Groupe 3 : Projet de développement des établissements portant sur le partage des bonnes pratiques dans l'enseignement des TCI Groupe 4 : Projet eTwinning (10 établissements) portant sur des artistes célèbres Groupe 5 : Programme de visites d'observation en situation de travail pour les enseignants en langues

Planification : points à débattre

Planification : points à débattre Objectifs généraux Points forts des établissements impliqués Qui sera impliqué : le personnel et/ou les élèves Méthodes et périodicité de communication Langue Questions culturelles Domaines du curriculum à prendre en compte Calendrier - activités du projet, visites, vacances scolaires, examens Qui fait quoi - rôles Imprévus et risques

Scénario interculturel La langue de travail du projet est l'anglais mais l'un des établissements envoie toujours aux réunions un représentant dont les compétences linguistiques sont au mieux 'rudimentaires'. Résultat, cet établissement a systématiquement du mal à comprendre les tâches qui lui sont attribuées. "Mon partenaire est toujours d'accord avec tout ce que je dis, mais en fait, il n'arrive pas toujours à tenir ses engagements."

Que s’est-il passé ici ? Selon vous, que pensent le coordinateur et le partenaire de cette situation ? Pourquoi ? Quelles suppositions ont-ils faites tous les deux ? Quelles mesures pourraient-ils prendre ?

Plan du projet Preuves attestant que la plan a été préparé conjointement avec les établissements partenaires Finalités, objectifs et jalons clairement définis Liens précis avec le curriculum dans tous les pays Pour les projets d'élaboration commune d'un curriculum, une simple série d'activités 'visant à mieux se connaître' ne suffit pas, il faut aller dans le sens d'une réelle progression Budget équilibré

Références en matière de gestion de projet Téléchargements : Publication en EN, DE, FR, IT et RO Outils de gestion de projet : Modèles Exemples  Ressources Par ex. : accords de partenariat, formulaires de planification, fiches de documentation des coûts de personnel, outils d'évaluation ... Site web 'Kit de survie' : www.european-project-management.eu

Diagramme de Gantt - un outil de planification simple Sept Oct Nov Déc Jan v Fév Tâch e 1  1.1 1.2 Tâch e 2 2.1 2.2 Activités préliminaires Visite en novembre et démarrage du projet sur le changement climatique Evénements et conférences (pour les élèves) sur le changement climatique Il existe plusieurs outils pour relier le plan de travail et chacune de ses unités à un planning. L'un des plus efficaces est le "diagramme de Gantt" (qui tire son nom d'Henry Gantt, l'inventeur de ce mode de planification) Il décrit les différentes tâches subdivisées séquentiellement en unités selon le temps qu’elles doivent prendre. Leur début et leur fin doivent apparaître clairement. Dans un tableau comme celui-ci, il est possible de dégager les principaux jalons du projet, qui sont à envisager comme autant de facteurs critiques par rapport aux délais et au temps disponible. Il est possible également, dans ce tableau, d’indiquer les personnes responsables, les ressources humaines affectées ainsi que d’autres facteurs critiques. L’avantage de ce tableau est de fournir une présentation claire et une visibilité de tous les facteurs connus. C’est par ailleurs un excellent outil de communication en interne. Quels sont les types de jalons/points de repère dans votre projet "Connecting Classrooms" ? Par ex. : vacances ? Rédaction des rapports ? Suivi et évaluation  = jalons (ou points de repère pour le projet)

Autres outils de planification Elaborer un diagramme de Gantt simple : http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc Utiliser des logiciels open source : http://www.scribd.com/doc/3153813/OpenOffice-ProjectManagement-with-GanttCharts http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

Planification de la communication Quels sont les moyens de communication disponibles dans le cadre d'un projet international ? Evaluez l'utilité de chacun de ces moyens de communication ? (Attribuez une note de 1 à 5) Quels sont les risques de malentendus interculturels associés à chacun de ces moyens de communication ? Quels accords et règles devons-nous mettre en place ?

Gestion financière : Quelques règles de base Aligner le budget sur les objectifs du projet Toujours relier le budget au plan de travail Quelles sont les dépenses admissibles ? Rapport qualité/prix Créer des systèmes de gestion financière Règles en matière de visites Conserver tous les reçus et autres justificatifs

Évaluation 1. Pourquoi l'évaluation est-elle importante ? 2 Etapes de l'évaluation 3 Collecte des preuves et mise en oeuvre des changements. Quelles techniques utiliserez-vous ? ‘Comment allez-vous évaluer, pendant et après le partenariat, si les objectifs du partenariat ont été réalisés et si l'impact recherché a été atteint ?' Voici une question à laquelle tous les projets doivent répondre. Remarque : 'pendant' le projet. Cette question est extraite d'un formulaire de demande de projet.

Pourquoi l'évaluation est-elle importante ? Elle améliore la qualité du projet Elle sert de base à une discussion ouverte sur les performances du projet Elle met en évidence les points forts et les points faibles et identifie les obstacles aux progrès La première question est celle-ci – pourquoi évaluons-nous ? L'amélioration de la qualité est le principal motif d'évaluation, d'où la nécessité d'une évaluation continue. Les résultats de l'évaluation doivent aboutir à une discussion constructive sur les points forts et les points faibles.

Etapes de l'évaluation Planification de l'évaluation : Convenir des priorités de l'évaluation. Il est impossible de tout évaluer ! S'assurer que tous les partenaires partagent un vocabulaire commun S'assurer que les responsabilités sont partagées entre les partenaires du projet Discuter du calendrier, établir un plan d'évaluation L'évaluation doit faire partie de la planification du projet et il convient d'établir un plan d'évaluation spécifique. Tous les partenaires doivent apporter leur contribution au processus d'évaluation

Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir' Qu'allons-nous évaluer ? Les processus du projet (activités en classe, réunions, communications) Les produits du projet (matériels, site web, DVD) Les résultatsdu projet - plus difficile ! Connaissons-nous la situation initiale ? (Analyse comparative des capacités, connaissances et attitudes) Quels seront les indicateurs du changement ? L'analyse comparative fait partie intégrante du processus - connaissons-nous la situation initiale ? Par exemple, les élèves travaillent sur les connaissances et les attitudes, répondent aux questions de base 'Que connaissez-vous de...(pays) ?'. Discussion initiale sur les stéréotypes, mythes et idées préconçues des élèves (et du personnel ?). = Connaissance (des pays, cultures, langues par exemple) = Capacités (interculturelles, linguistiques, travail d'équipe, résolution de problèmes par exemple) = Attitudes (vis-à-vis d'autres pays, groupes, etc.)

Activité : Collecte des preuves et mise en oeuvre des changements Comparez les techniques d'évaluation que vous utilisez déjà dans votre établissement Lesquelles pourraient s'avérer utiles dans un projet international ? Comment faites-vous pour atteindre tous vos groupes cibles ? Activité d'évaluation (10 mn)

Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir' Quels outils d'évaluation devrions-nous utiliser ? Utilisez des outils d'évaluation bien structurés et définissez clairement les indicateurs : 1 Questionnaire 2 Journal d'apprentissage 3 Outil internet 4 Groupe d'utilisateurs 5 Analyse des statistiques 6 Entretiens Choisissez des outils d'évaluation qui conviennent à tous les partenaires. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas tout évaluer ! Les méthodologies d’évaluation vont inévitablement générer différents types de données. Par conséquent, avant que l’évaluation ne commence, il est important de prévoir la nature des données et la façon dont elles seront utiles pour la direction des activités du projet. Il est conseillé de générer à la fois des données qualitatives et quantitatives, de cette manière la prise de décision ultérieure peut être perçue comme reposant sur une combinaison d'informations. Demandez aux participants s'ils ont d'autres suggestions. L'auto-évaluation est souvent un outil extrêmement efficace

Journal d'évaluation Activité (y compris les dates) Groupes cibles Justification et brève description de l'activité Impact Modifications futures NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION Simple exemple pouvant être confié à un enseignant et à sa classe. 22

Journal d'évaluation Activité (y compris les dates) Thème ou titre Groupes cibles Avec qui ? Justification et brève description de l'activité Pourquoi est-ce que j'ai fait ça ? Qu’est-ce que j'ai fait ? Impact Comment ça s'est passé ? Modifications futures Si je devais refaire cette activité, qu'est-ce que je changerais et pourquoi ? NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION La dernière question est importante 23

Auto-évaluation du projet : Utilisée lors d'une réunion d'équipe Le calendrier a été respecté Les activités planifiées ont eu lieu La communication a été efficace La contribution des partenaires est conforme à celle spécifiée dans le plan de travail Nous avons atteint les objectifs convenus à la dernière réunion Les partenaires ont appris les uns des autres Avons-nous un bon partenariat ? Procéder régulièrement, peut-être lors des réunions du projet, à une évaluation des progrès. Rappelez-vous, une évaluation sert de cadre à une discussion ouverte. 24

Evaluation d'une réunion du projet INDICATEURS : Des informations suffisantes ont été envoyées avant la réunion et la communication a été efficace Les partenaires ont eu le temps de se présenter, d'expliquer où ils en sont et d'indiquer ce qu'ils peuvent apporter au projet L'ordre du jour a été respecté, toute modification s'y rapportant a été négociée Les partenaires ont tous apporté leur contribution à la réunion Les objectifs de la réunion ont été atteints L'environnement de travail se prêtait bien aux tâches proposées Les activités planifiées ont eu lieu Les partenaires ont une idée claire des prochaines étapes Les dispositions en matière d'hébergement, de restauration et d'activités sociales étaient adéquates Renforce la culture de l'évaluation

Mise en oeuvre du changement : 'Qu'allons-nous faire ensuite ?' Analyser les résultats - si possible lors d'une réunion d'équipe Mettre en avant les points positifs et les défis Adapter : le plan de travail, les activités, les communications, les styles de gestion, les budgets Informer toutes les parties impliquées - ne rien imposer ! Consigner tous les motifs de changement 26

Résumé Commencez dès le début du projet Impliquez d'autres parties (peut-être un évaluateur externe, mais également des représentants des groupes cibles) Utilisez des modes d'évaluation appropriés Utilisez des mécanismes d'évaluation qui prévoient le développement du projet Consignez toutes les données et les analyses de données et utilisez-les dans le cadre de la mise en oeuvre du projet

Pérenniser le projet Tout financement a une fin - période de financement de 1, 2, 3 ans Réfléchissez stratégiquement à ce vous voulez faire une fois la période de financement terminée Comment faire pour pérenniser le projet ? Les partenariats doivent-ils avoir une durée illimitée ? Planifier la pérennité du projet devrait être une activité à part entière du partenariat

La vie après le financement Mettez à profit la période de financement pour établir et peaufiner les systèmes (canaux de communication, informatique, calendriers des projets, les meilleurs domaines du curriculum, enthousiasme du personnel) Les grands projets avec des partenaires étrangers ne coûtent pas forcément cher - par exemple les e- projets Un accord de partenariat ?

Un accord de partenariat La planification d'un accord de partenariat est un processus collectif Le document évoluera probablement tout au long de la période de financement du projet La signature de l'accord devrait constituer un jalon important du projet et être célébrée ! Fixez des dates de révision à mesure que le projet avance Un accord de partenariat peut être un bon moyen de renforcer des relations. Pour certains partenariats, l'accord répondra à une attente ; pour d'autres, l'accord pourra être inclus dans le processus de planification.

Activité La fin du financement signifie-t-elle la fin d'un partenariat ? Quel est votre projet international à faible coût/gratuit le plus réussi ? Quel est l'événement de collecte de fonds le plus efficace dans votre établissement ? Un accord de partenariat peut être un bon moyen de renforcer des relations. Pour certains partenariats, l'accord répondra à une attente ; pour d'autres, l'accord pourra être inclus dans le processus de planification.

Diffusion - quelques réflexions préliminaires Comment trouver des canaux de diffusion adéquats pour ce projet ? Site web et newsletter - cela suffira-t-il ? Comment avoir des partenaires motivés en matière de diffusion ? Qui nous aiderait à diffuser des informations sur notre projet au niveau européen ? Au fait, quel est l'intérêt des activités de diffusion  ? N'est-ce pas assez que les élèves bénéficient de notre travail ?

Diffusion Une journée spéciale (ou tout autre événement organisé dans l'établissement) sur un thème international : - La Journée de l'Europe - La Journée internationale des langues - La journée du printemps etc.

La voix des élèves : questions clés Que signifie la "voix des élèves" pour vous ? Quelle est votre expérience en matière de "voix des élèves" ? La voix de quelques élèves seulement ou de tous les élèves ? Et comment prendre en compte la voix des élèves ? Prévoir 15 mn pour cette activité. Dans le cadre de cette activité, les membres du groupe prennent la parole, apportent leur contribution, se soutiennent les uns les autres sur la base des concepts et principes de la 'Voix des élèves". Sachant que cette activité sera pratiquée partout dans le monde avec des enseignants et animateurs ayant des expériences, des modes de pensée et des attitudes différents vis-à-vis du statut, de la démocratie, de l'égalité, de la diversité, de la pédagogie, du curriculum et de l'organisation de l'établissement, elle est conçue sur le modèle de la 'Voix des élèves', l'objectif étant d'apprendre les uns des autres, l'enseignant jouant un rôle d'animateur. Le 'formateur' doit très peu intervenir, il animera, encouragera, contestera gentiment et renverra au groupe toutes les questions posées ('de l'enseignant').

Impliquer la communauté dans son ensemble Exemples d'implication de la communauté (tirés de partenariats Comenius) : Autres établissements éducatifs (y compris des universités) Eglises, mosquées, synagogues et leurs groupes communautaires Entreprises locales Sites du 'Patrimoine' - Bureaux d'informations touristiques Artistes locaux Associations de protection de la faune Médias Administration locale, Police communautaire

Définition d'un partenariat scolaire réussi Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être :

Définition d'un partenariat scolaire réussi Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être : - Pérenne - Non (entièrement) motivé par le financement - Bien géré - Motivant pour le personnel et les élèves - Soutenu par la direction - Un vecteur d'implication pour la communauté dans son ensemble - Intégré dans le curriculum - Stratégiquement planifié - Traiter de questions internationales - Contribuer au développement des compétences clés des enseignants et des élèves Tous ces facteurs contribuent au développement de la prise de conscience culturelle, et de l'apprentissage et de la compréhension interculturels.

Scénario interculturel L'un des établissements partenaires compte quelques élèves roms qui, semble-t-il, ne se voient pas offrir l'opportunité de participer au projet. L'un des autres établissements compte un plus grand nombre d'élèves roms et les intègre dans la plupart des activités scolaires, y compris dans ce projet. Un enseignant du premier établissement fait souvent des remarques négatives sur les Roms et cela provoque un certain malaise au sein du partenariat.

Que s’est-il passé ici ? Selon vous, que ressentent les autres partenaires face à cette situation ? Pourquoi ? Font-ils des suppositions ? Que doivent-ils faire ensuite ?