Réunion Générale de coordination du 18 Juin 2009

REUNION DE COORDINATION DU 18 JUIN 2009 Ordre du Jour Les indicateurs qualité ; L’audit externe du 03 Juillet et les audits internes ; Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature ; 4. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 24 Septembre 2009 à 14 H 30 2

3 1.A. Les indicateurs qualité Délais globaux de règlement : Objectif 2009 : 26 Jours. Délai global 2009 : 33.19 jours dont 38 en janvier, 32 en février et 27 en mars, 32 en avril et 36 en mai. Délai global 2008 : 28,13 jours. Délai 2007 : 25,40 jours ; Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours. Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : en 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable. Par service : Urbanisme 47 jours en 2009, Evènementiel 38 jours, DST Finances 35 jrs inchangés. Festivals 23 jours, Sports et Presse 29 jours, Culture - environnement 30 jours. 2. Délais globaux d’encaissement Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2009 : déjà 27,13 jours pour un objectif de 30 jours. Réalisé 2007 : 30.03 jours et 2008 : 29.52 jours. Délai d’encaissement global moyen 70,39 jours sur 2009, 77,56 jours en 2008 contre 60,28 jours en 2007. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006, 6,65 jours en 2007 et 7,12 jours en 2008 et 8,41 sur 2009. Objectif 2007 : 9 jours - Objectifs 2008 et 2009 : 7 jours 3

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux 2009 des mandats : 0,28 %, 0,45 % en 2008, 0,59 % en 2007 - Obj 09 0,55 %. Taux 2009 des titres : 0,69 %, 1,88 % en 2008, 1,53 % en 2007 - Obj 09 1,50 %. Taux moyen global 2009 : 0,39 % contre 0,90 % en 2008 et 0,88 % en 2007. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée en 2009 : 17,58, 14,40 jours en 2008, 13,46 en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002. Chaque mois, 120 factures en 2009 ( contre 132 sur 1erT09 ) ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances (93 en 2008, 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 33 factures en 2009 ( contre 36 sur 1er T09 ) sont datées de deux mois précédent celui de l’enregistrement aux Finances (26 en 2008, 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ). 4

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 6. Les relances dans les services Factures de + de 10 jours : En 2009 90 contre 116 factures au 1T09 dont 32 CCEG contre 115 factures dont 65 CCEG en 2008 et 83 en 2007, 129 en 2006. Factures de + d’un mois : En 2009 53 contre 83 factures 1T09 dont 17 CCEG contre 65 factures dont 37 CCEG en 2008 et 33 en 2007, 44 en 2006. 5

2. L’Audit externe du Vendredi 3 Juillet 2009 et les audits internes Points d’attention particulier de l’audit externe : -> La revue documentaire – contrôle des supports explicatifs des procédures et de la démarche qualité -> Direction des affaires culturelles et Cellule évènementiel -> Cellule Festivals -> Service Courrier ( suite au déménagement ) Audits internes : Réunion de clôture le 19 Juin à 9 h 30. 6

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.             1. 1. Objectifs de la nomenclature   DéDéfinir les montant des achats à prévenir dans un marché public correspondant à une prestation homogène d’achat ou de service. Cette prestation homogène n’est plus définie par fournisseur mais selon la nature du bien ou du service acheté. Le Le législateur a demandé qu’une nomenclature soit mise en place dans chaque collectivité. esIl est recommandé qu’une nomenclature spécifique et adaptée à la réalité de la collectivité soit mise en place.               I.      Objectif de la nomenclature   Définir les montant des achats à prévenir dans un marché public correspondant à une prestation homogène d’achat ou de service. Cette prestation homogène n’est plus définie par fournisseur mais selon la nature du bien ou du service acheté. Le législateur a demandé qu’une nomenclature soit mise en place dans chaque collectivité. Il est recommandé qu’une nomenclature spécifique et adaptée à la réalité de la collectivité soit mise en place. 7

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.               I.      2. Description de la nomenclature Elle se décompose en deux parties :   La nomenclature des achats (AC) La nomenclature des prestations de service (PS) Chaque nomenclature est répartie selon le type d’achat par ordre décroissant de liquidités c’est-à-dire des petites fournitures aux gros investissements avec une distinction claire entre fonctionnement et investissement. Une ligne est découpée en deux ou trois parties : Ø     une famille générale (exemple : Fluides) Ø     une sous-famille (exemple : Electricité) Ø     une deuxième sous-famille (exemple : Tarif bleu) 8

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Les achats sont ensuite classés par fonction puis par compte par nature selon la nomenclature du plan comptable M14 mais ils ne sont pas utilisés dans la codification : Ø     pour ne pas alourdir la numérotation. Ø     sachant que cette nomenclature n’a pas vocation a être utilisée en comptabilité.   Les achats ou les prestations de service utilisés par plusieurs services sont aussitôt répertoriés dans la fonction 020 qui correspond aux services communs de la mairie. A contrario, les achats spécifiques à un secteur (ex : partitions de musique) sont classées sur une fonction plus spécifique (311 Expression musicale, lyrique et chorégraphique) 9

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature.               3.      Numérotation de la nomenclature   Elle se compose de deux lettres et de sept chiffres. Les lettres définissent les types de nomenclature (AC ou PS ). Les chiffres se répartissent selon les parties d’une ligne de la nomenclature : Ø     Trois chiffres symbolisant le numéro de la ligne de chaque famille : - de 010 à 999 pour la nomenclature des achats - de 010 à 999 pour la nomenclature des prestations de services 10

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Le numéro se termine volontairement par 0 pour pouvoir ajouter une nouvelle famille afin de permettre l’évolution de la nomenclature sans bouleverser la numérotation générale. Ø     Deux chiffres concernant le nombre de lignes dans la sous-famille. (exemple : dans la nomenclature achat : 02 actions sociales est la seconde ligne de la sous famille d’alimentation 030) Ø     Deux chiffres concernant le nombre de lignes dans la deuxième sous-famille. Exemple de numéro de nomenclature :   Nomenclature des AChats AC 080 05 01 Matériel de plomberie Fournitures bâtiments Plomberie/sanitaire 11

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Définition des fonctions :   Ø 020 Administration générale de la collectivité : achats communs à tous les secteurs, travaux de Bâtiments Ø 023 Information communication et publicité : documentation et tous les travaux d’impressions communs à tous les services Ø  024 Fêtes et cérémonies : fournitures d’animations, remise de cadeaux, photos, feu d’artifice Ø  110 Sécurité : surveillance et gardiennage, alarmes Ø   112 Police municipale Ø  20 Enseignement : fournitures et livres scolaires Ø 251 Restauration scolaire et autres matériel de restauration ( secteur gestion des salles ) : matériel de cuisine Ø    311 Expression musicale : achat et location d’instruments et de partitions de musique, matériel audio Ø    312 Arts plastiques : achat de matériel Ø    322 Musée : achat et restauration d’œuvres d’art et matériel (cimaises) Ø    323 Archives : incinération  ² Ø  33 Action culturelle : dans cette fonction sont rassemblées toutes les prestations des intervenants culturels extérieurs. Ø        12

3. Procédure de commande publique : proposition d’une nouvelle nomenclature. Ø      40 Sports : fournitures et équipements sportifs   Ø   413 Piscine : produits d’entretien principalement Ø  422 Autres activités pour les jeunes : ensemble des prestations éducatives pour les ATE, et les contrats jeunesse. Ø     520 Interventions sociales : ensemble des aides et secours Ø    64 Crèches et garderies : ensemble des achats spécifiques à ce secteur Ø  811 Eau et assainissement : entretien et traitement des canalisations sauf travaux recensés avec les travaux de voirie. Ø   814 Eclairage public : marché d’éclairage public et décors lumineux Ø  821 Equipement et ensemble des travaux de voirie ( y compris réseaux Eau et Assainissement ) : propreté urbaine, tags, matériel de voirie Ø  823 Espaces verts urbains : traitements et arrosages surfaces, végétaux, animaux, mécanique, évacuation des déchets, équipement espaces verts Ø     83 Environnement : actions de sensibilisation 13

4. Remarques diverses -> Importance des nom, prénom, qualité et signature de l’auteur sur les titres exécutoires de recettes. Par ailleurs, la loi du 12 mai 2009 précise : chaque titre de recettes devra désormais mentionner les éléments permettant au débiteur d’identifier son auteur et ainsi contrôler sa compétence, seul le bordereau récapitulant les titres de recettes devra être signé par l’ordonnateur. -> la procédure de règlement financier d’un marché ne peut intervenir qu’après les opérations de réception des travaux : pas de versement de solde prématuré possible avant. -> la limitation de la concurrence dans un MAPA est très strictement encadrée par l’article 52 du Code des Marchés Publics ( critères de sélections non discriminatoires, liés à l’objet du marché relatifs à leurs capacités professionnelles, techniques et financières. Ces critères sont mentionnés soit dans l’AAPC ou à défaut, dans le règlement de consultation ) -> le DGD doit couvrir l’ensemble d’une opération tranche ferme et toutes les tranches conditionnelles qui ont été affermies. 14

4. Remarques diverses ( suite ) Une candidature spontanée à un marché inférieur à 20 000 € qui est dispensé de formalités de publicités et de mise en concurrence ( art 28 CMP ) doit être examinée et comparée avec l’offre initialement retenue pour traiter la commande. Attention au mandat direct sur une facture préalablement enregistrée. En principe, il ne peut y avoir de mandat direct sur une facture ordinaire. Un mandat ne peut intervenir que sur une facture dûment rapprochée. Rappel : bien respecter les conditions de présentation des factures pour le mandatement 15