© P. Vermeulen / Handicap International © W. Daniels pour Handicap International © B. Franck / Handicap International SMS Juin Vers plus defficience… Towards greater efficiency… SMS 2013 – plénière du mardi 25/06 matin

Introduction/Introduction Efficience : combinaison efficacité/performance et pertinence Enjeu : préserver et développer notre efficience dans un monde changeant, en intégrant les contraintes Efficiency : combines effectiveness/performa nce and relevancy Challenge: to preserve and develop our efficiency in a changing world, taking into account various constraints 2

1. Envisager lefficience dans un contexte mouvant / Efficiency in a changing context 6 éléments fondamentaux de changement : -Fin de lhégémonie occidentale -Traitement politique de plus en plus confirmé des crises -Globalisation/morcellement -Réaffirmation des enjeux de souveraineté -Impact des nouvelles technologies -Diversité des acteurs 6 factors of change : -Post-Western hegemon -Affirmed political lens on crisis situations -Globalization paradox -Resurgence of sovereignty -Impact of new technologies -Diversity of actors 3

A ces facteurs sajoute une dynamique propre aux crises : -Expansion continue et impact sur les vulnérabilités -Vecteurs de crise diversifiés -Etendue géographique et aspect cumulatif -Besoin de capacités étendues dans la réponse et lanticipation In conjunction with those factors of change, crises have their own dynamics : -Expanding nature and impact on vulnerabilities -Diversity of crisis drivers -Expanded geographical scope and cumulative aspect -Need for greater capacities in response and preparedness 4

2. Défis et perspectives pour le milieu des ONG / Challenges and prospects for INGOs Accéder aux populations Gagner sa légitimité Démontrer sa plus- value Trouver des financements Issues of access Negotiated legitimacy Demonstrate added- value Funding issues 5

Vers un nouveau « modèle humanitaire »? - Revoir les modélisations traditionnelles… sans reproduire une approche systémique trop fermée Towards a new « humanitarian pattern »? - Reviewing traditional models... avoiding a too closed systemic approach 6

3. La dynamique defficience de HI / HI efficiency dynamics Défendre une identité qui demeure ancrée dans des valeurs humanistes fortes, dans la capacité dinnovation et dadaptation. Conserver laudace de nos actions et de nos modes de pensée (ex: Fondation). Preserve our identity rooted in strong values and fostering innovation and adaptation. Keep boldness in our actions and our way of thinking (eg Foundation) 7

Dans un monde multi- acteurs, savoir bâtir les alliances qui renforceront à la fois la dynamique de nos actions et notre influence. Atelier 1. Alliances Stratégiques Build alliances in a multi-stakeholders world, that will strengthen both the dynamics of our actions and our influence. Workshop 1. Strategic Alliances 8

Why partner? Impact Influence Performance Atelier 1 Workshop 1

Partnership Partner HI Equity not equality Atelier 1 Workshop 1

Démontrer nos savoir- faire et nos résultats, apprendre de nos difficultés et maîtriser les risques identifiés. Atelier 2. Redevabilité et gestion des risques Atelier 3. Monitoring et Evaluation Demonstrate our expertise and results, learn from our difficulties and control the risks identified. Workshop 2. Accountability and risk management Workshop 3. Monitoring and Evaluation 11

Atelier 2 Workshop 2 The 5 priorities stemming from the audit recommendations for ) Preventing the risk of reimbursement of donor funds (eligibility of expenditure and monitoring beneficiaries) 2) Regulation of partnerships 3) Setting up an Audits Committee and consolidating internal control 4) Fighting against fraud and bribery 5) Information of private donors on the use of donations and covering administrative costs 12

Efficience Responsabi lité Cohérence Transparen ce Amélioratio n continue Suivi Performanc e Objectifs Indicateurs Pertinence Impact Résultats Evaluation Pérennité Value for money Efficacité Innovation Coordinatio n Réplicabilit é Participatio n Partenariat Environnem ent Genre Résilience Atelier 3 Workshop 3

Convaincre de loriginalité et la pertinence de notre mandat, pour mobiliser de nouveaux bailleurs. Respecter nos lignes éthiques tout en développant notre analyse stratégique des potentialités de financements. Atelier 4. Optimiser la rechercher de financements diversifiés Be convincing on the originality and relevance of our mandate, in order to engage new donors. Fulfill our ethical lines while developing our strategic analysis of potential funding. Workshop 4. Optimising diversified fundraising 14

Maîtrise de la diversification des bailleurs institutionnels Avoir un retour sur investissement suffisant dans nos démarches de prospection bailleurs Optimiser notre travail déquipe en matière de recherches de financements Identifier les opportunités de financement stratégiques pour lassociation et son développement Managing the diversification of institutional donors Reaching a sufficient return on investment for our work prospecting donors Optimising ou team work in terms of fundraising Identifying opportunities for strategic funding for HI and its development 15 Atelier 4 – Points clés Workshop 4 – Key points

Renforcer nos modalités daction en renforçant nos compétences, en valorisant et en décentralisant les pôles dexcellence Atelier 5. La mobilité Sud/Sud au service des enjeux opérationnels Reinforce our modalities for action through fostering competencies and decentralization Workshop 5. South/South mobility to meet operational requirements 16

Constat : - de 20 % des expatriés de HI sont issus des pays du Sud Observation: less than 20% of HI expatriates are originated from south countries Souhait daugmenter le nombre dexpatriés du Sud HI wishes to increase the number of expatriates from the South Comment favoriser lexpatriation de nos salariés nationaux? How to promote expatriation of national staff? au service des enjeux opérationnels de HI South/South mobility to address the operational challenges of HI La mobilité Sud/Sud au service des enjeux opérationnels de HI South/South mobility to address the operational challenges of HI Atelier 5 Workshop 5

Réactivité Reactivity Réactivité Reactivity Sécurité Safety Sécurité Safety Diversité Diversity Diversité Diversity Fidélisation Loyalty Fidélisation Loyalty Reconnaissance Positive Feedback Reconnaissance Positive Feedback Efficience opérationnelle Efficiency Efficience opérationnelle Efficiency Image dHandicap International Image Image dHandicap International Image Compétences Skills Compétences Skills Favoriser lexpatriation de nos salariés nationaux : Promote expatriation of national staff: Quels enjeux / What are the challenges? Favoriser lexpatriation de nos salariés nationaux : Promote expatriation of national staff: Quels enjeux / What are the challenges? Atelier 5 Workshop 5

Rechercher lamélioration de nos modes organisationnels Atelier 6. Gestion financière Improve our organisational models Workshop 6. Financial management 19

Une organisation performante et efficace / A successful and effective organization Pour répondre à / In order to answer to : - une plus grande réactivité dans la production des comptes, - une maitrise financière au service du pilotage, - une maitrise des risques et répondre aux contraintes grandissantes (audits) La mise en place des organisations adaptées et lévolution des compétences nous permettront de progresser en efficience. -A quicker reactivity in issuing the financial statements, -A control of financial risks for a better monitoring, -A control of the risks, and the increase of constraints (audits) The implementation of fitted organizations and the evolution of the skills will allow us to progress in efficiency. 20 Titre du document Atelier6 Workshop 6

HI progresse / HI shapes up in : - intégration des équipes financières programmes au sein des DA, - amélioration de la qualité et des deadlines des remontées de la comptabilité, - pilotages réguliers et indicateurs financiers et stratégiques - et bientôt, un SIF « tout terrain » permettant des modes de fonctionnement adaptés aux contextes et contraintes -Integrating the programmes financial teams within the DA, -Improving the quality and the deadlines of the sending of field- accounting to the head office, -financial and strategic regular and activity indicators -and soon, a SIF all fields" allowing ways of functioning in adequation with contexts and constraints. 21 Atelier 6 Workshop 6

Lefficience / Efficiency Il ne sagit pas de faire pareil mais plus vite, mais de travailler différemment. Pour cela : - réfléchir sur un cadre de fonctionnement siège – terrain, adapté à chaque programme, - adapter les outils et process aux contextes et aux contraintes, - en se dotant du bon niveau de compétences. Il faut que chacun soit en mesure dassumer ses responsabilités, dans un cadre partagé par tous It is not a question of doing the same thing faster, but to work differently. It is why we have to: -Think about a framework of functioning head office – field adapted to every programmes, -Adapt tools and process to the contexts and constraints, -be equipped with the good skills level in human resources. Each has to assume its responsibilities, in a global framework shared by all. 22 Titre du document Atelier 6 Workshop 6

23 Titre du document Latelier / the workshop Réfléchir à ces cadres de fonctionnement : - Il sagit de travailler sur lorganisation et non pas sur les outils, - didentifier ensemble, les critères permettant de définir le cadre de fonctionnement adapté à chaque programme, - en vue dune cartographie des programmes selon les cadres de fonctionnement choisis, - avec des process adaptés. Mais surtout, partager les enjeux autour de lefficience : cest en travaillons ensemble, que la fédération évoluera. Think about these frameworks: -In thinking about working on the organization and not on the tools, -To identify together the criterias that will define the suited framework for every programme, -To map the programmes according to the chosen frameworks, -with adapted processes. Overall,To share the same view with regards to the efficiency: The federation will evolve if we work together. Atelier 6 Workshop 6

Conclusion Cultiver notre originalité, notre audace, et notre acuité danalyse. Anticiper et répondre aux tendances qui impactent notre environnement daction. 24