Solution d’archivage sur mesure LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) Solution d’archivage sur mesure

PRESENTATION CIKAGED est une infrastructure d'archivage reposant sur le Framework open source Maarch, composée de : une interface de consultation et d'indexation manuelle un module d'administration un module de gestion des dossiers Cet ensemble fait de CIKAGED une solution complète pour l'archivage dans un contexte règlementaire de gros volumes documentaires : Documents sortants : factures, relevés de compte, courriers clients, ... Etats comptables : journaux, balances, grands livres, ... Documents entrants : courriers, réclamations, factures fournisseurs, ... Fonds documentaire : délibérations, notices, règlements, formulaires, ...

OBJECTIFS ET ENJEUX DE CIKAGED S’adapter à l’organisation de la gestion des archives courantes et intermédiaires et aux missions de l’entreprise; Gérer l’ensemble des courriers et dossiers (papier et électronique) en arrivée, départ et produits en interne d’un service; Outil commun et partagé par tous les agents d’un service (direction, secrétariat, service comptabilité, DRH …); Permettre une traçabilité des documents produits et reçus par le service; Respecter les instructions archivistiques et répondre aux critères de conservation à long terme

POINTS FORTS DE CIKAGED Flexibilité - Possibilité d’ajouter et/ou faire évoluer sans encombre de nouvelles fonctionnalités. Fiabilité et robustesse -bénéficie de la stabilité et de la robustesse des serveurs LINUX ou même WINDOWS. Convivialité - Interfaces WEB simples et intuitives . Sécurité - Protection des accès - Protection des données Coût -Client exempté du coût de licence du serveur d’application et du serveur de base de données.

FONCTIONALITES Classement des documents - Intégration d'un plan de classement documentaire. - Arborescence type Windows à plusieurs niveaux. Acquisition et capture du document - Numérisation des documents (en développement) - Injection d'un document numérique Indexation des documents Référencement du document au sein de la base de données du serveur central - Indexation en utilisant les métadonnées : (titre, description, dates…) -Stockage Recherche de documents Deux type de recherche: -Recherche rapide basée sur le titre et la description du document -Recherche multicritères porte sur les propriétés du document et ses index métiers: dossier, client, date de création, format, année … etc.

QUE PEUT-ON RETENIR DE CETTE EXPERIENCE? Développer les actions de sensibilisation et de formation dans les services. Proposer et assurer une assistance compétente aux utilisateurs. Prévoir le développement du logiciel : ajout de champs, nouveau module, mise à jour des tables,… Quelques enseignements sur la gestion de l’information et des archives courantes et intermédiaires. Intégrer, dans la mesure du possible, le service d’archives dans l’administration qu’il sert.