Système d’Information Financier Analytique et Comptable SIFAC Système d’Information Financier Analytique et Comptable Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place Constat : Besoin croissant de rapports financiers à fournir aux organismes de tutelle ou partenaires + diversité des présentations (plan comptable, LOLF, contrat quadriennal, coût complet,…). Besoin d’un nouvel outil de pilotage complémentaire des indicateurs déjà existant, un outil d’analyse des coûts : la comptabilité analytique Induit un besoin d’outils performants pour produire les états budgétaires des composantes, les suivis de conventions ou contrats de recherche, des opérations pluriannuelles de travaux,… que ce soit en recettes ou en dépense Nabuco ne peut répondre à ces nouvelles exigences, d’où le changement de logiciel : SIFAC Qu’est-ce que SIFAC : Comparaison du passage Nabuco-SIFAC au passage d’un tacot à une voiture de course : Un outil financier puissant répondant aux nouveaux besoins Mais qui nécessite un réglage précis et adapté aux gestionnaires qui seront associés aux paramétrages Et qui sera utilisé par des gestionnaires bien formés Objectifs de la présentation : Montrer les évolutions des procédures des flux de dépense et de recette (dématérialisation des mandats et titres) par rapport à Nabuco Présenter 2 nouvelles fonctionnalités : un module de gestion des conventions/opérations pluriannuelles et un module de comptabilité analytique Préparer les composantes à leur implication dans le paramétrage de SIFAC : structure budgétaire, destinations, utilisation des nouveaux modules 06/02/2008

Sommaire Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense Flux de recette Conventions, contrats et opérations pluriannuelles Comptabilité analytique Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire Modélisation de la structure et de la mécanique analytique Calendrier 2008

Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense Flux de recette Conventions, contrats et opérations pluriannuelles Comptabilité analytique

Un flux de dépense modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité : L’attestation de service fait impacte la comptabilité : Pas d’imputation par secteur mixte de TVA Imputation par secteur mixte de TVA Imputation analytique Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises) Impact budgétaire, comptable et analytique Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Suppression du mandat papier : nouvelle modalité de visa ordonnateur Attestation du service fait impacte les 3 comptabilités : opération a effectuer au jour le jour pour limiter les délais de traitement Imputation sur le secteur mixte de TVA (cf note de l’agence comptable) : modalités à définir Imputation analytique : permet le calcul des coûts des activités de Rennes 2

Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Service fait Liquidation, mandatement Annuel Réservation de crédits Impact budgétaire Impact comptable SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement (réservation des crédits) : pluriannuel possible Liquidation (en 2 temps) : Service fait impacte les 3 comptabilités Enregistrement définitif de la facture sans émission de mandat Visa ordonnateur sans mise sous bordereau Visa comptable, paiement et complément de l’impact en comptabilité Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur Visa et paiement Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel (conventions…) Réservation de crédits Impact budgétaire, comptable et analytique Impact comptable complémentaire

Rôles des intervenants dans les flux de dépense NABUCO et SIFAC Ordonnateur Comptable Responsable Composante (visa) Responsable composante Agence comptable Bordereaux, mandats, justificatifs Gestionnaire Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Service fait Liquidation, mandatement Annuel Contrôle juridique de l’ordonnateur SIFAC Ordonnateur Comptable Responsable composante Agence comptable Responsable Composante (visa) Engagement et bon de commande : les roles du gestionnaire et du responsable de composante peuvent être maintenus Liquidation Service fait : à faire au jour le jour Rappel : contrôle de l’ordonnateur sur la concordance entre la facture enregistrée et le service fait Enregistrement définitif de la facture : pas de changement de rôle Visa ordonnateur Edition d’une liste de factures avec justificatifs joints Visa du responsable de composante Transmission de la liste et justificatifs à l’agence comptable pour visa et paiement Gestionnaire Liste factures à payer, justificatifs Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur Visa et paiement Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel Contrôle juridique de l’ordonnateur

Détail du flux de dépense SIFAC Comptable Ordonnateur Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur Visa et paiement Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel Contrat Réservation de fonds Commande d’achat Entrée marchandise, prestation, travaux Facture fournisseur comptabilisée Faculté de blocage avant mise en paiement Accord pour paiement Paiement Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Impact budgétaire Ajustement des crédits (en cas de modification) Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401/404 Impact comptable D 401/404 C 5xx Impact analytique Ajustement analytique 7

Un flux de recette modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…). Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique) Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier Pas d’émission de titres de recettes. Pour les contrats : 1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes 2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier

Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC Composante Composante Service financier Comptable Contrat, convention, notification Création du titre de recettes Mise sous bordereaux de titres Visa ordonnateur (contrats) Prise en charge comptable Encaissement Justificatifs Impact budgétaire Impact comptable Création et émission de la facture (hors Nabuco) Bordereaux, titres, justificatifs Demande de virement (subvention) SIFAC Composante Comptable Service financier Composante Contrat, convention, notification Document de vente (contrat, convention) Document de facturation Prise en charge comptable Encaissement Visa ordonnateur (contrats) Préfacture (remplace facture Excel) Enregistrement complet Justificatifs Liste des factures, justificatifs Impact budgétaire, comptable et analytique Demande de virement (subvention) Émission des factures (contrats)

Détail du flux de recette SIFAC Ordonnateur Comptable Document de vente Document de facturation Prise en charge comptable Encaissement Préfacture Enregistrement complet Commande Contrat Facture (enregistrement complet) Comptabilisation Encaissement Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact comptable D 5XX C 4112 Impact analytique 10

Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles Dans NABUCO Dans SIFAC Module convention non activé Activation du module convention Gestion des opérations possible en utilisant les destinations Gestion des opérations par la fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux. Suivi annuel ou pluriannuel.

L’Organigramme Technique de Projet : l’OTP Exemple d’application: suivi de contrat de recherche réalisé par plusieurs composantes = élément d’OTP eOTP eOTP eOTP eOTP eOTP eOTP 2 équipes de recherche

Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire Modélisation de la structure et de la mécanique analytique

La structure budgétaire Les recettes et les dépenses ne seront pas imputées directement sur le CF. Elles le seront par le biais des CC et CP Centre financier (= CR) : unité d’exécution budgétaire

L’enregistrement des recettes et dépenses Centre de coûts : collecteur des dépenses et charges indirectes Centre de profits : collecteur de recettes

Centre Financier (ex CR) Relation entre Centre financier, Centre de coûts, Centres de profit et eOTP (conventions) Centre Financier (ex CR) Centre(s) de Profit Centre(s) de Coût Recettes Dépenses e-OTP (ex : convention)

La comptabilité analytique : introduction La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts des différentes activités de l’Université Comptabilité analytique Analyse des coûts des activités de l’université Comptabilité budgétaire Analyse par composante (Centres Financiers) Charges & produits Comptabilité générale Analyse par compte du plan comptable général (comptes)

La comptabilité analytique : principe général On mesure un coût pour une activité de l’université (le pourquoi) Exemple d’activité : assurer la formation des étudiants On mesure un coût pour un objet de coût (le pour qui) Exemple d’objet de coût : étudiant de master 1 de psychologie On déverse les coûts des activités sur les objets de coût à l’aide de clefs de répartition On obtient le coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie Les listes d’activités et objets de coûts sont à définir pour chaque Etablissement, selon leurs orientations stratégiques et opérationnelles et leurs spécificités Autres exemples d’activités : évaluer les étudiants, recruter et inscrire les étudiants, concevoir les formations, réaliser les enseignements à distance, assurer la communication institutionnelle, mettre à disposition des ressources documentaires, … Autres exemples d’objets de coût : une filière, un étudiant d’une étape, une équipe de recherche, un chercheur,…

La comptabilité analytique : principe Quel est le périmètre des coûts que l’on souhaite mesurer? Ex : coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie Coût complet Coûts indirects % salaires des IATOSS du département, UFR, services centraux % documentation (SCD) % chauffage, électricité … Coûts directs salaires des enseignants reprographie matériel pédagogique dédié … La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts directs, indirects et complets des différentes activités et objets de coûts.

La comptabilité analytique : le principe Exemple de tableau de bord simplifié de comptabilité analytique OBJETS DE COUT (pour qui)  coûts complets, K€ M1 Psycho Labo X Total Évaluer la recherche 30 Former les étudiants 50 10 60 Gestion financière 20 110 ACTIVITES (pourquoi)

La comptabilité analytique : les étapes de mise en oeuvre Définir les objectifs Pourquoi veut-on mesurer les coûts ? Définir les activités et les objets de coût Quels sont les axes d’analyse des coûts ? Les activités sont réparties en 2 groupes (ou processus) : les activités « métier » (recherche, formation, vie étudiante) et les activités « support » (service d’appui, pilotage, diffusion des savoirs) Définir le périmètre des charges et produits Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ? Élaborer la mécanique analytique Quels clefs de répartition pour imputer les charges ? Paramétrer et tester SIFAC Former et accompagner les gestionnaires

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : Recherche

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : formation

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : vie étudiante

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : services d’appui

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : pilotage Une seule activité : pilotage Aucun objet de coût (provisoire)

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : diffusion des savoirs

Calendrier SIFAC et comptabilité analytique Février 2008 Mars 2008 Avril 2008 Propositions pour optimiser des flux de recettes et dépenses Expression de besoins en comptabilité budgétaire et analytique (activités et/ou objets de coût) Composantes Direction Validation Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique + composantes Proposition de modélisation budgétaire et analytique Pour le 22 février : Remarques et suggestions quant aux nouveaux flux de recette et dépense Propositions de modification des structures budgétaires (CF) des composantes (création, suppression, regroupements). Attention à l’impact sur le référentiel structures Propositions de modification des destinations utilisées (ajouts, suppressions) Propositions d’utilisation des OTP (une convention ne peut être suivi à la fois en OTP et en destination) Expression des besoin en termes de comptabilité analytique (activités et objets de coût) Personne référente : GdM Examen des propositions : groupe SIFAC + composantes Direction Validation

Vos questions …