Plamondon & Associates Inc. Format et présentation du budget Groupe de travail sur lexamen critique du budget Conseil municipal dOttawa Le 9 juillet 2008

Page 2 4 juillet 2008 Projet Recommandations sur le format du document du budget de 2009 Budget de fonctionnement et des immobilisations financé par les taxes Point de vue des conseillers : contenu concis, clair et détaillé provenant du budget 2008 Prise en compte de lanalyse du document du budget de 2008 – autres budgets municipaux – ainsi que de la rétroaction provenant des conseillers et du personnel Recommandations visant la mise sur pied dun Groupe de travail sur lexamen critique du budget Mandat permettant détudier en détail les prévisions budgétaires préparées par le personnel et den accroître la crédibilité

Page 3 4 juillet 2008 Budget de fonctionnement La conception du document du budget constitue un processus en constante amélioration Le budget de 2008 contient les données de base nécessaires pour obtenir lapprobation du Conseil municipal ainsi que beaucoup de détails sur les services, les directions et les programmes La conception du document le rend inutilement volumineux et, dune certaine façon, déroutant (particulièrement le résumé) Il manque certaines analyses, perspectives et responsabilités clés

Page 4 4 juillet 2008 Ce que les prévisions actuelles du budget de fonctionnement cachent aux conseillers Les pourcentages de changement, pour toutes les catégories Les divers totaux liés aux recettes Recettes totales, taxes foncières résidentielles, taxes foncières commerciales, subventions de lÉtat, frais dutilisation, etc. Les données provenant de la police Lestimation des dépenses fondée sur les chiffres réels et les prévisions Les dépenses de lorganisme, selon leur nature ou leur objet, comportant les détails importants Un résumé de laffectation des coûts des centres dexcellence indiquant les pourcentages de changement en fonction de lannée Un rapprochement des changements et des soldes enregistrés en réserve et dans les fonds de réserve Une analyse et une évaluation du cadre fiscal … à suivre

Page 5 4 juillet 2008 Ce que les prévisions actuelles du budget de fonctionnement cachent aux conseillers Les totaux généraux et des services liés aux : coûts de maintenance coûts de croissance coûts générés par les pressions exercées par la loi coûts des nouveaux programmes frais dutilisation modifications budgétaires et aux gains attribuables à la technologie (p. ex. uniques) Les données sur les programmes : Cible defficacité Recettes Coût net (exigence) Équivalents temps plein Indicateurs et cibles de gestion du rendement axés sur les résultats

Page 6 4 juillet 2008 Ce que comprend le nouveau budget de fonctionnement Toutes les perspectives et les données énumérées aux deux diapositives précédentes, plus : Un format convivial en mode descendant qui facilite la compréhension Des outils danalyse permettant dévaluer le risque incidence des changements de taux dintérêt, coût du carburant, croissance, clientèle du transport en commun, règlements financiers méthode systématique de suivi des « options » ainsi que de recalcul des coûts nets du programme et des autres changements apportés au document du budget Un résumé des changements apportés au budget approuvé de lannée précédente Un suivi clair des mouvements entre le budget des immobilisations et celui de fonctionnement Les réserves à titre de source de financement (et non de source de recettes) Des annexes supplémentaires sur les secteurs qui intéressent les conseillers

Page 7 4 juillet 2008 Comment ces données aident-elles les conseillers? L'accent sur les éléments macro et micro influence la prise de décisions Examen plus approfondi des modifications budgétaires telles que le « coût d'entretien » et la « croissance » Une meilleure perspective et une meilleure compréhension offrent une plus grande confiance et une meilleure capacité d'obtenir un budget plus « serré » Responsabilité dans un accent plus ciblé Évaluation des risques améliorée Aide avec l'établissement de priorités Communication

Page 8 4 juillet 2008 Qu'est-ce qui est retiré du format actuel du budget de fonctionnement? Titre et pages blanches Descriptions des services/directions Dépenses par nature, par direction et par programme fournies à l'échelle globale et pour les programmes entre les salariés et les non salariés Certains diagrammes à secteurs sur le pourcentage de dépenses des services par direction et les dépenses par type

Page 9 4 juillet 2008 Budget des immobilisations Amples détails liés à l'autorité des nouveaux projets et au financement connexe Ce que le budget n'indique pas aux conseillers? Recettes et dépenses prévues du fonds d'investissement pour l'année (p. ex., flux de trésorerie) Rapprochement des changements dans le fonds d'investissement Moment prévu des dépenses sur les projets d'immobilisations Détails sur « les travaux en cours » Total des programmes d'immobilisations nouvelle autorité en plus d'autorité existante sur les « travaux en cours » Pourcentage d'autorisation par catégorie (entretien/croissance/stratégique) comparativement aux années précédentes

Page 10 4 juillet 2008 Modèle de budget Illustration en annexe du nouveau style des estimations budgétaires de 2009 Mélange de données réelles et prévues Certaines données laissées en blanc ou estimées si non disponibles Conçu pour fournir plus de données d'une plus grande pertinence pour la prise de décisions, d'une longueur équivalente au tiers de l'estimation budgétaire actuelle

Page 11 4 juillet 2008 Autres questions de conception budgétaire Quelles données de centre de coûts les conseillers désirent-ils et lesquelles leur sont vraiment nécessaires? À quel niveau une prévision est-elle significative pour le budget de fonctionnement? Quel niveau de détail est nécessaire pour les projets d'immobilisations et de quelle façon cette information devrait-elle être fournie? Coûts accessoires contre coûts essentiels; choix du moment des dépenses; distincts ou intégrés? Comment le mieux présenter ce qui est légiféré/réglementé/contrôlable? Distinction entre dépenses fixes et variables? Version électronique interactive du budget (en couleurs)

Page 12 4 juillet 2008 Autres questions budgétaires non résolues Utilisation d'une provision pour aléas (différent de la réserve pour la stabilisation du taux d'imposition) Investissement dans le système SAP pour automatiser la compilation du budget Lien entre le système d'établissement du budget et le système de rapports financiers (difficile à l'heure actuelle de rapprocher les résultats réels en fonction du budget et des fonds de réserve) Utilisation de fonds d'investissement de surplus pour des projets fermés pour financer des projets opérationnels uniques (4,6 millions de dollars en 2008) Dépenses de fonctionnement dans le budget des immobilisations

Page 13 4 juillet 2008 Groupe de travail sur l'examen critique du budget

Page 14 4 juillet 2008 Groupe de travail sur lexamen critique du budget Pendant les Examens du Budget de fonctionnement des Services administratifs, les membres du Sous-comité du plan financier à long terme ont suggéré que le processus budgétaire 2009 comprenne une fonction rigoureuse dexamen critique du budget Lexamen de gestion publique de mi-mandat pourrait envisager lexamen critique du budget dans le contexte dun éventuel comité des finances et de la vérification. À cet égard, lexpérience acquise en 2008 pourrait être révélatrice Prenant exemple sur le Groupe de travail du Conseil municipal sur la vérification, le Groupe de travail sur lexamen critique du budget assure un examen et une analyse plus systématiques et détaillés des prévisions préparées par le personnel. Lexamen plus approfondi devrait permettre au Conseil municipal de consacrer moins de temps aux détails subtils du budget pour se pencher plus à fond sur la planification des recettes fiscales, létablissement des priorités et lexamen des options

Page 15 4 juillet 2008 Le Comité du budget de la ville de Toronto selon Shelley Carroll Le président est membre du Comité exécutif et est nommé par le maire Composé de sept membres (régions, intérêts et compétences variées) Avantage principal : budget serré, strict et crédible qui répond aux demandes des conseillers qui veulent sassurer que rien nest caché. De plus, permet de former les membres du comité en matière de finances Première étape du budget est lexamen détaillé du budget par le personnel interne qui se termine par lexamen du Comité exécutif et lapprobation par le trésorier et le directeur municipal Le Comité du budget se scinde en équipes de deux pour un examen ligne après ligne. Les DG de divisions, les analystes financiers des divisions, le chef des Services financiers et analyste responsable, le représentant du maire et le président du comité concerné sont également présents. Les réunions sont informelles (léquipe dexamen na pas le pouvoir de modifier le budget établi par le personnel, bien que ce dernier examine soigneusement les commentaires des participants) Le Comité du budget se rencontre ensuite de manière informelle pour discuter des questions avant damorcer létape des consultations publiques ….. suite

Page 16 4 juillet 2008 Le Comité du budget de la ville de Toronto selon Shelley Carroll Après les consultations, le Comité du budget présente un budget au Comité exécutif (qui le modifie ou non) Lopinion veut que les réunions informelles « naident pas à faire progresser les prises de décision », étant donné que le personnel nest pas tenu daccepter les commentaires des conseillers et quil ny a aucune résolution ou aucun vote Permet un processus efficace et efficient Le budget nest pas approuvé avant mars (autorisations budgétaires provisoires accordées) Prochaines étapes dans lévolution du processus budgétaire à Toronto Évolution vers un budget en fonction du mandat du Conseil municipal Intégration des Plans daffaires des services au processus budgétaire Un cadre budgétaire (version provisoire en usage à lheure actuelle)

Page 17 4 juillet 2008 Groupe de travail sur lexamen critique du budget de la Ville Questions et éléments concernant le modèle 1.Mandat 2.Composition 3.Contenu 4.Échéancier 5.Transparence 6.Méthodes 7.Ressources

Page 18 4 juillet 2008 Mandat Sassurer que les prévisions budgétaires établies par le personnel présentent les données pertinentes et fiables sur lesquelles sappuient généralement les conseillers pour prendre des décisions Informer le Conseil municipal si les données du budget ont été suffisamment analysées et examinées de façon critique et détaillée Le groupe chargé de lexamen critique na aucun mandat de prendre des décisions stratégiques influant sur la nature et la portée des programmes municipaux

Page 19 4 juillet 2008 Composition Membres Trois conseillers qui représentent lensemble du Conseil municipal : Nomination par le Conseil municipal Présidence assurée par un conseiller Conseillers encadrés par des experts indépendants Trois membres du personnel Directeur municipal, trésorier, directeur municipal adjoint (en rotation)

Page 20 4 juillet 2008 Plan de travail : Examen des prévisions préliminaires du budget de fonctionnement et du budget des immobilisations Hypothèses fondamentales : Croissance Inflation (générale et spécifique) Détails propres aux directions Recettes et dépenses Nouveaux besoins de fonctionnement Éléments ponctuels (nouveaux et rajustements reportés de lannée précédente) Changements législatifs Évolution de la technologie Options proposées concernant la compression des dépenses et laccroissement des recettes Selon la disponibilité Non municipal, formation de capital, recettes courantes, taxes Présentation du budget

Page 21 4 juillet 2008 Échéancier Juin/juillet : Discussions avec le personnel et les conseillers sur le modèle Juillet/août : Examen par les Services généraux et les conseillers/approbation du modèle de groupe de travail. Nomination des membres Septembre : Réunion de planification du Groupe de travail. Examen de lhoraire, des méthodes et des renseignements nécessaires Octobre : Le personnel présente des prévisions préliminaires à usage interne avec analyses et documents justificatifs. Cinq jours de réunion du Groupe de travail entre le 13 et le 24 octobre pour étudier et faire lexamen critique Novembre : Le Groupe de travail fait rapport au Conseil municipal en même temps que le dépôt des prévisions préliminaires du budget. Le rapport offre des conclusions sur la qualité des données du budget et rend compte, le cas échéant, des commentaires et des différends importants avec le personnel

Page 22 4 juillet 2008 Méthodes Fonctionne sur le modèle du Groupe de travail du Conseil municipal sur la vérification (sans participation du public) Preneur de notes (Gestionnaire, planification financière) Examen des documents (historiques et courants) Présentations par le personnel Questions au personnel Examen des données de lanalyse comparative et des pratiques exemplaires (p.ex., Initiative danalyse comparative des services municipaux de lOntario ( IACSM)) Recherches ciblées (minimales) FIN