Excel Techniques de base

Ecran Application Lancez Excel. Masquez le volet office. Barre de titre contenant le nom du classeur en cours Barre de formule Menu principal du tableur Barres d’outils Cliquer sur pour voir tous les boutons disponibles Volet Office Barre d'état Application Lancez Excel. Masquez le volet office. Vérifiez que la barre de formule et la barre d’état sont affichées.

Pour modifier la présentation de cette fenêtre : Options des barres d'outils? Cliquer là Pour séparer les barres d'outils Pour ajouter des outils Application Restreignez les barres d’outils à standard et mise en forme. Affichez les boutons des barres d'outils sur 2 lignes

Les fichiers d'Excel Application Le document de base d’Excel est un classeur. Il s’agit un fichier d’extension ".xls" Ce classeur est composé de feuilles de calcul accessibles en cliquant sur les onglets. Une feuille de calcul est composée de cellules référencées par la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. La feuille active est Feuil1 Onglets Application Dans le classeur ouvert essayez trouver les renseignement suivants: Quel est le nom du classeur ouvert ? .................................................. Combien de feuilles contient-il ? .................................................. Combien de lignes par feuille ? .................................................. Combien de colonnes par feuille ? ..................................................

La Feuille de calcul Défilement

Sélectionner des cellules Pour sélectionner plusieurs il suffit de cliquer sur une cellule et de glisser sur les cellules adjacentes qui se mettent en surbrillance. Il est aussi possible de faire la même sélection en cliquant sur la première cellule et, tout en appuyant sur la touche Maj (ou Shift), sur la dernière cellule en bas à droite de la sélection. NB. La première cellule sélectionnée reste blanche mais elle fait bien sûr partie de la sélection. Application Sélectionnez la plage de B3 à C8 Quelle est la cellule active?

Sélectionner des colonnes ou lignes entières Application Sélectionnez la ligne 3 Combien de cellules sont sélectionnées? Sélectionnez la colonne B Sélectionnez les 10 premières lignes Sélectionnez les colonnes A, B et C

Sélectionner des plages de cellules non adjacentes (sélection multiple) Application Sélectionnez la plage de B3 à B8, et en même temps la plage D3 à D8 Quelle est la cellule active?

Sélectionnez toute la feuille Ou Ctrl + A Application Sélectionnez toute la feuille Sélectionnez A1 à nouveau

La saisie des données Les données qu'on peut saisir dans Excel sont de trois natures Exemples Les textes Budget 1998 Les nombres 125,45 2% 12/9/97 Les formules =D3+D4 =MOYENNE(B4:B8) Notez que par défaut les nombres s'alignent à droite de la cellule, pendant que le texte s'aligne toujours à gauche de la cellule Pour modifier le contenu d’une cellule : Sélectionner la cellule. Modifier son contenu dans la barre de formule. Valider en tapant sur <ENTREE>. Pour supprimer le contenu d’une cellule : Sélectionner la cellule et taper sur <SUPPR>.

Application Enregistrer le classeur qui s'est ouvert en lançant Excel dans votre dossier habituel de travail sous le nom "Fiche de travail". Dans la feuille "feuil1", saisir les données suivantes :

Le menu contextuel "feuille" Il permet les opérations sur les feuilles : Insérer une nouvelle feuille Supprimer une feuille Renommer une feuille Déplacer ou copier une feuille Sélectionner toutes les feuilles Changer la couleur de l'onglet Clic droit

Les Formules de calcul Et ainsi de suite, jusqu'à avoir : Application Sélectionner la cellule où vous désirez insérer une formule Tapez le symbole " = " Et ainsi de suite, jusqu'à avoir : Application Utiliser la méthode décrite ci-dessus pour saisir la formule en B16 Changer les nombres d'heures pour vérifier l'automatisme du calcul Enregistrer.

Somme automatique Pour effectuer une somme automatique positionner le curseur sur la cellule dans laquelle doit apparaître le résultat. Puis à l’aide de la souris cliquer sur l’icône . Vous remarquez que les cellules au-dessus contenant des nombres sont entourées d’un cadre. Application Dans la cellule B16, supprimer la formule existante pour utiliser la fonction SOMME mieux adaptée Excel a rajouté automatiquement une formule =SOMME(B10:B15) Il ne reste plus qu’à modifier cette sélection si elle n'est pas correcte et confirmer par [Entrée] pour voir apparaître le total.

Complétons l'exercice =C5+4 Calcul avec une date La date est une valeur numérique Dans la cellule C8 pour obtenir la date de fin de semaine on peut écrire la formule ci-dessous =C5+4 Complétez le tableau Pour voir les intitulés il est nécessaire d'élargir la colonne A Tirez sur la séparation

Calculez le salaire brut * signifie : multiplier Puis les charges 22% dans B19 signifie que l'on multiplie par 0,22 Enfin le salaire net soustraction

Mise en forme Pour modifier la mise en forme des cellules il faut sélectionner les cellules à modifier Faire : Format/Cellule … ou utiliser les boutons de mise en forme de la barre d’outils La boîte de dialogue Format/Cellule

Police Format/Cellule Application Faire les mises en forme ci-contre :

Bordures Format/Cellule Application Préparer les encadrements suivants de couleur bleu foncé :

Trame de fond Format/Cellule Application Colorer quelques cellules :

Alignement dans la cellule Format/Cellule Format/Cellule Penser à l'alignement vertical Sélectionner A1:D1 et fusionner Alignement horizontal centré

Format des nombres Format/Cellule Application On peut choisir le format d'affichage des nombres dans l’onglet Nombre. Modifier le format de la date Application Réaliser les mises en forme suivantes : Format de nombre à 2 décimales Format Monétaire à 2 décimales et symbole € Format pourcentage à 2 décimales

Modifications structurelles Suppression de ligne Sélectionner la (les) ligne(s) à supprimer en cliquant sur le n° de ligne Activer la commande Edition/Supprimer Application Supprimer la ligne 5 : Insertion de ligne Sélectionner la ligne au-dessus de laquelle doit se faire l'insertion Activer la commande Insertion/Ligne Application Ajouter une ligne en dessus de "Lundi"

Insérer une colonne en A, vérifier la modification des formules Insertion de colonne Sélectionner la colonne à gauche de laquelle doit se faire l'insertion Activer la commande Insertion/Colonne. Suppression de colonne Sélectionner la (les) colonne(s) à supprimer en cliquant sur la lettre de la colonne Activer la commande Edition/Supprimer. Application Insérer une colonne en A, vérifier la modification des formules

Effacer un format ou la totalité d'une cellule Sélectionner les cellules à effacer Activer la commande Edition/Effacer/Format ou Edition/Effacer/Tout Application Effacer tous les formats de la plage C16:C21 Reformater ces cellules pour vous entraîner .

Largeur de colonne et hauteur de ligne Largeur des colonnes Pour modifier la largeur des colonnes : Faire glisser la séparation de colonne Application Régler au mieux les largeurs de colonnes ou passer par le Menu :Format/Colonne Hauteur des lignes Par défaut, la hauteur des lignes s’ajuste au contenu des cellules mais vous pouvez imposer une hauteur en procédant de la même manière que pour les colonnes. Si plusieurs lignes sont sélectionnées la modification est collective Particularité : Si l'on augmente la hauteur de ligne, il faut penser à centrer verticalement les cellules pour une meilleure présentation Application Dans le tableau sélectionner les lignes 10 à 14 et augmenter légèrement leur hauteur, faire pareil pour les lignes 16 à 21 Sélectionner tout le tableau et centrer verticalement toutes les cellules Enregistrer

Résultat final

Exercice 1 On désire prévoir les dépenses d’un étudiant en fonction : Du nombre de km entre son domicile et l’université Du nombre de jours de cours par semaine (nb de déplacements par semaine) Du covoiturage éventuel (nb d’étudiants transportés pour réduire les frais) Application Créer une feuille Budget dans un nouveau classeur Dans la feuille Budget, mettre en forme le tableau (voir ci-dessous) Dans la feuille Budget, compléter les cellules « grisées » par les formules de calcul attendues. Dans cet exemple : On suppose que l’étudiant effectue un aller-retour par jour, mange au RU le midi et prend 2 cafés par jour à la cafétéria. L’année universitaire comprend 2 semestres. Enregistrer. Faire une autre simulation (en changeant les valeurs des cellules variables).

Saisir les textes, les nombres et la date du jour dans le tableau ci-dessous Régler la taille des colonnes Copier/Coller chaque fois que c'est possible Effectuer les calculs arithmétiques et les sommes automatiques, calculer les pourcentages Formater les nombres Soigner la présentation des tableaux Enregistrer sous le nom "Recettes Dépenses" Exercice

Recopier ou Copier/Coller Copier des cellules contenant des valeurs fixes ou du texte Sélectionner la zone à copier et activer la commande Edition/Copier ou Bouton droit et Copier Sélectionner la cellule de destination et activer la commande Edition/Coller. ou Bouton droit et Coller Appuyer sur la touche Echap pour faire disparaître le clignotement Application Effectuer cette opération dans un nouveau classeur

La copie de D3:D7 en D11 adapte les formules à leur nouvelle position Copier des cellules contenant des calculs Lors de la copie des cellules contenant une formule c'est la formule qui est copiée, les coordonnées (adresses cellules) sont automatiquement adaptées à la nouvelle position La cellule D4 contient la formule =B4*C4 On peut la recopier vers le bas en tirant sur le petit carré La copie de D3:D7 en D11 adapte les formules à leur nouvelle position La cellule D12 contient la formule =B12*C12 Application Continuer à réaliser l'exemple Changez les quantités de février pour vérifier qu'il s'agit bien d'une copie de formule dans la colonne Total

L'opération de Couper/Coller Sélectionner la zone à déplacer et activer la commande Edition/Couper ou Bouton droit et Couper Sélectionner la cellule de destination et activer la commande Edition/Coller. ou Bouton droit et Coller Appuyer sur la touche Echap pour faire disparaître le clignotement Application Placer le tableau des ventes de février à coté des ventes de janvier

Exercice Réalisez le tableau suivant : Utilisez au maximum les techniques de copier/coller Calculez les totaux Enregistrez-le sous le nom "librairie.xls"

L’adressage des cellules L’adressage est la façon dont on référence aux cellules dans une formule de calcul Il peut-être : Relatif : exemple A4 Absolu : exemple $A$4 Mixte : exemple $A4 ou A$4

Adressage relatif Par défaut, l’adressage des cellules se fait relativement à la cellule dans laquelle on place la formule Application Enregistrez un nouveau classeur sous le nom cinéma.xls Créez le tableau ci-dessus sur la 1ère feuille du classeur. Nommez la feuille "Cinéma1" Placer la première formule et recopiez-la. Vérifiez les formules recopiées. Enregistrez.

L’adressage absolu Dans l’exemple précédent, il est inutile de répéter le prix de la place qui est fixe. Dans un but de lisibilité, on désire présenter ce tableau ainsi : Application Sur la 2ème feuille nommée "Cinéma2." Créez le deuxième tableau ci-contre Placez la première formule et recopiez-la. Que se passe-t-il ? Vérifier les formules recopiées. Enregistrez.

Applications Sur une troisième feuille nommée "Golf", créez et complétez le tableau suivant en recopiant la formule que vous placerez dans la cellule grise

Sur une troisième feuille nommée "Alpilles", créez et complétez le tableau suivant en recopiant la formule que vous placerez dans la cellule grise

L’adressage mixte En adressage absolu, la référence de la cellule reste constante lors de toute recopie (horizontale ou verticale). Ici, il y a un symbole $ devant le C et devant le 4 : les 2 composantes sont fixes On a parfois besoin de ne bloquer qu’une composante sur les deux. Pour ne « bloquer » qu’une seule composante :

Exemple d’adressage mixte Application Préparez la feuille Cinéma3 en créant le tableau ci-dessus

Vous avez compris ? Préparez le tableau ci-dessous sur une feuille "Cinéma4". Tapez une formule dans la cellule C7 et recopiez la sur tout le tableau, ça devrait marcher si les dollars sont bien placés

Exercices 1) Calculez toutes les tables de multiplication en plaçant une seule formule dans la cellule grise

2) Calculez le salaire des commerciaux en ne créant qu'une formule par tableau et en prenant soin de bien choisir le type de référence pour pouvoir recopier cette formule (relative, absolue ou mixte)

3) Répartition des charges d'une entreprise Répartition en quatre centres d'exploitation à partir du compte de Résultat de l'exercice. Le compte « Résultat de l'exercice» de la société GEXPRO se présente de la façon suivante : Achats de marchandises 205 000 Charges en relation avec l'investissement 2 500 Transports 1 250 Charges externes diverses 7 550 Impôts, taxes et versements assimilés 1 600 Charges de personnel 37 200 Charges financières 630 Dotation aux amortissements 8 240 La société désire répartir ses charges par centre. Elle vous demande de répartir les charges dans les centres : - Centre A. - Centre B. - Centre C. - Centre Distribution. En fonction des pourcentages indiqués dans le tableau ci-dessous. Centre A Centre B Centre C Distri Achats 1/3 Charges en relation Transports.. 10% 70% Charges externes diverses 30% 30 % 10 % Impôts, taxes et versements 40% 20 % Charges de personnel 20% 40 % Charges financières 100 % Dotation aux amortissements

RÉALISER DES STATISTIQUES SIMPLES Dans un nouveau classeur réalisez le tableau suivant Nota : la saisie des cellules C3, D3 et E3 peut se faire par recopie de B3 =ARRONDI(MOYENNE(B4:E4);2) =MAX(B4:E4) =MIN(B4:E4) =NB(B4:E4) =NBVAL(B4:E4)-NB(B4:E4) =MOYENNE(B4:B13) =NB(B4:B13) =MAX(B4:B13) =MIN(B4:B13) =NBVAL(A4:A13) Le calcul de la moyenne doit donner un nombre à deux décimales Compléter la fonction MOYENNE en l'imbriquant dans une fonction qui arrondit =ARRONDI(MOYENNE(B4:B13);2) Indique le nombre de décimales

Format/Cellule/Nombre Arrondir un calcul Il existe d'autres fonctions pour arrondir le résultat d'un calcul : Exemples : =ARRONDI.SUP(MOYENNE(B4:B13);2) =ARRONDI.INF(MOYENNE(B4:B13);2) =ARRONDI.AU.MULTIPLE(MOYENNE(B4:B13);0,5) Arrondis d'affichage et arrondis réels =A2 Format/Cellule/Nombre =ARRONDI(A2;0) =ARRONDI.INF(A2;2) =ARRONDI(A2;2) =ARRONDI.SUP(A2;1) =ARRONDI.AU.MULTIPLE(A2;0.5)

Exercice A1

Les opérations de collage spécial Effectuer une opération Dans le tableau suivant nous voulons modifier les prix par une augmentation de 10% Construisez ce tableau Dans une cellule vide d'Excel, tapez 1,1 Copiez cette cellule : Edition/Copier Sélectionnez la plage B2:B9 Edition/Collage spécial Cochez la case "Multiplication"

Remplacer les formules par les valeurs Rajouter une colonne au tableau précédent On veut faire disparaître la colonne "Prix" en francs au profit de la colonne "Prix" en euros Calculez le prix en euros, dans C2 : =ARRONDI(B2/6,55957;2) Recopiez la formule Sélectionnez C2:C9 Copiez cette plage : Edition/Copier Sans changer de sélection faites : Edition/Collage spécial Cochez la case "Valeurs et formats des nombres" Vous pouvez supprimer les prix en francs

LES GRAPHIQUES

Eléments d'un graphique Axe des abscisses Titre du graphique Axe des ordonnées Série de données Légende Zone de traçage Zone de graphique

Tracer un Histogramme incorporé à la feuille Sélectionner la plage de cellules à représenter graphiquement y compris les noms de série et de catégories Utiliser la commande Insertion/Graphique Suivre les étapes de l'assistant Application Préparez le tableau suivant Sélectionnez le tableau et lancez l'assistant graphique Sélection

1ère étape de l'assistant Pour choisir un type de graphique Application Choisissez le premier sous-type d'histogramme Cliquez sur suivant

2ème étape de l'assistant Permet de choisir la disposition des données et de redéfinir la plage à représenter si cela n'a pas été fait avant Application Vérifiez la plage de données Choisissez l'option "Lignes", constatez le résultat sur l'aperçu Changez pour l'option "Colonnes", vérifiez le changement d'affichage

3ème étape de l'assistant Les onglets servent à personnaliser les différentes composantes du graphique Application Donnez le titre : "Résultats du trimestre" à votre graphique Affichez la légende en bas du graphique

4ème étape de l'assistant Pour décider si l'on place le graphique dans la même feuille que le tableau ou sur une feuille graphique à part Application Placez votre graphique sur la feuille sous le tableau

Position et dimensions du graphique Pour déplacer un graphique, cliquez sur la zone de graphique et cliquez-glissez Application Sélectionnez le graphique et glissez-le sous le tableau Pour dimensionner un graphique, tirez sur les poignées noires Application Agrandissez le graphique pour le rendre plus lisible

Créez un graphique dans une feuille séparée Seule la quatrième étape de l'assistant change On choisit l'option : "Sur une nouvelle feuille" en lui donnant un nom Application Calculez le total trimestriel de chaque produit ( )en complétant le tableau précédent Sélectionnez B4:B8 (les produits), puis F4:F8 (les totaux) en tenant la touche Ctrl enfoncée (sélection multiple)

Représentez ces chiffres sous la forme d'un graphique circulaire dans une feuille graphique séparée nommée "parts de marché" Affichez les noms des produits et le pourcentage sur chaque secteur. Supprimez la légende. (3ème étape)

Modifier un graphique Dans tous les cas il faut sélectionnez la "zone de graphique" sinon le menu "Graphique" n'apparaît pas Changez le type de graphique Utilisez la commande Graphique/Type de graphique… Application Changer le premier histogramme pour un histogramme 3D

Modifier la plage de données ou les séries Utilisez la commande Graphique/Données source… Ajouter ou modifier des composants du graphique Sélectionnez Graphique/Options de graphique Application Sur l'histogramme placez le titre "Produits" sur l'axe horizontal Placez le titre "En euros" sur l'axe vertical Affichez la table de données sous le graphique avec les symboles de légende Supprimez la légende

Changer l'emplacement du graphique Sélectionnez Graphique/Emplacement… Application Placez l'histogramme sur une nouvelle feuille graphique

Mettre en forme un graphique Sélectionnez l'élément ou les éléments à mettre en forme Utilisez la commande Format/xxx (où xxx représente le nom de l'objet sélectionné) Application : modifiez l'histogramme Trouvez et sélectionnez la zone de traçage, enlevez le fond gris Changez la couleur de la barre représentant le mois de février Ecrire en bleu les noms des produits sur l'axe des abscisses

Exercice Ouvrez le classeur "Recettes Dépenses.xls" Sur chaque feuille tracez un histogramme pour compararer le total de recettes et le total des dépenses de chaque année comme ci-dessous

Travail à faire : Représentez graphiquement le CA trimestriel par magasin Tracez une courbe représentant la moyenne des ventes

Travailler sur des dates Réalisation d'un calendrier Les formats des dates Ils vont permettre de présenter la même date selon plusieurs formats Préparez le tableau selon les indications ci-dessous Dans la cellule B3 écrivez =AUJOURDHUI() cette fonction donne la date du jour en format abrégé Dans la cellule E3 écrivez =MAINTENANT() cette fonction donne la date et l'heure du jour en format abrégé Sélectionnez B3 Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Dans la catégorie "date" choisissez le format Constatez le résultat

On peut améliorer l'affichage par un format personnalisé Sélectionnez B3 Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Dans la catégorie "personnalisé" tapez le format : jjjj jj mmmm aaaa Sélectionnez E3 Utilisez le menu Format/cellule/Nombre pour appliquez un format de cellule qui donne l'heure complète

Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Complétez le tableau Sélectionnez B5 Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Dans la catégorie "personnalisé" tapez le format : Vous obtenez :

Sélectionnez A7 et tapez la formule : = B5, ce qui donne Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Dans la catégorie "personnalisé" tapez le format : jjjj Vous obtenez :

Sélectionnez A8 et tapez la formule : = A7+1 Recopiez cette formule vers le bas jusqu'à la ligne 37 Et appliquez le même format qu'en A7 (jjjj) En B7 écrivez la formule : =A7 Utilisez le menu Format/cellule/Nombre Dans la catégorie "personnalisé" tapez le format : jj Le calendrier devient :

Autres fonctions "Dates" Utiles pour extraire d'une date certains renseignements Créez le tableau suivant : Tapez =AUJOURDHUI() dans la cellule B4 Tapez =JOUR(B4) dans la cellule B5 Vous obtenez la valeur du jour d'aujourd'hui Tapez =MOIS(B4) dans la cellule B6 Vous obtenez la valeur du mois Tapez =ANNEE(B4) dans la cellule B7 Vous obtenez la valeur de l'année Tapez =DATE(B7;B6;B5) dans la cellule D1 Vous reconstituez la date à partir de l'année, du mois et du jour

Exercice Dans une nouvelle feuille calculer le nombre de jours écoulés depuis le début de l'année Réponse Vous écrirez pour obtenir le résultat =AUJOURDHUI()-DATE(ANNEE(AUJOURDHUI());1;1) Pour que cela fonctionne quelle que soit la date

Calculer avec des heures Résultat faux Changer le format : Format/Cellule/Nombre/Heure

=B9*B10*24 Compléter le tableau Résultat faux En réalité 38:15 est égal à 1,59 jour en décimal La formule doit donc être : =B9*B10*24

Exercice Construire le tableau Calculer le temps pour parcourir chaque étape En déduire la vitesse moyenne en km/h Convertir en Nœuds (Kts)