Organisation de l’Equipe Communication et Management

Communication : clé de la maîtrise du projet Passer d’une logique de gestionnaire à une logique de management Communication externe : se tenir au courant des décisions Communication interne : gestion de l’avancée / gestion des difficultés

Communication externe Chef de projet collègues Intervenants extérieurs Hiérarchie Direction Informatique Fournisseurs Direction Production Clients (concessions)

Communication interne au projet Direction Informatique Voltigeur Déployeur Chef de projet Direction Régionale Correspondant ... Concession PVP PVS Equipe déploiement

Profil du déployeur Bonnes connaissances techniques Bon relationnel (contact clients / représentation de l’entreprise dans la concession) Motivation / Dynamisme Une grande autonomie / Capacité à la prise de décision

Organisation et communication auprès du déployeur  Récupération de l’ordre de mission semaine  Intranet (espace privé – mise à jour régulière) Recette / validation journalière  Mail (envoi chef de projet)  PC portable par déployeur Rapport hebdomadaire de suivi  Mail (envoi chef de projet – copie correspondant)

En cas de problème en cours de semaine ...  Les informations doivent remonter au décideur Le moins d’intermédiaires possibles (perte d’informations)  Le chef de projet doit être joignable par téléphone à tout moment Prise de décision rapide Editer une fiche anomalie / incident Traçabilité

Pilotage du projet et transmission d’informations Les informations doivent redescendre Les réunions (COPI, etc.) sont résumées Retour sur les prises de décision / Avancée du projet Rédaction de tableau de bord : lisibilité, prise de connaissance rapide

PLANIFICATION

Planning global des 9 mois

Planning type d'une semaine

Planning global des 8 semaines

PLANNING INDIVIDUEL C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur C.2. Plan de travail de la journée-type du manager

C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur - Horaires ouvrés concession : 9h00  19h00 - repas du midi déployeur : durée1h30 de 12h00 à 13H30 - estimation déplacements quotidiens professionnels : . 2h00 (hors heures ouvrées concessions) - transfert des données réalisé pendant la pause déjeuner - réalisation de la bascule - aprés bascule :opérations de paramétrage, tests et étiquetages - recette de la nouvelle installation - évacuation de l’ancien matériel

Tableau récapitulatif des tâches

Planning journalier NB : La tâche symbolisée en violet est indépendante du service déploiement, elle concerne le service développement.

C.1. Plan de travail de la journée-type du manager Tâches possibles du manager : - Direction Générale : Compte rendu (écrit, téléphonique) hebdomadaire Réunion d'avancement mensuelle - Direction Régionale : Déplacement sur site Suivi du lieu de stockage (organisation, quantités, ...) Compte-rendu / suivi du tableau de bord - Déployeur : Suivi d'un déployeur défectueux pendant son travail Gestion de conflit éventuel Coordination - Voltigeur : communication pour remplacement éventuel - Concession (PVP ou PVS): déplacement sur place suivi des recettes communication avec les clients actions / prises de décisions

Journée-type du manager

Des primes de mérite…

Des primes de mérite…Pour qui? Les déployeurs efficaces, sont ceux qui travaillent : Vite Bien De manière efficiente Indicateur de satisfaction client élevé  pourquoi ne pas mieux les rémunérer?

Des primes de mérite…Pourquoi? Pour motiver les équipes Pour réduire les risques …Pour faire des économies

Des primes de mérite…Comment? Exemple de prime et chiffrage:

Des primes de mérite…Comment? Exemple de prime et chiffrage: Les gains : moins de salarié On passe de 12 déployeur à 11, et de 6 voltigeur à 5

Des primes de mérite…Comment? Exemple de prime et chiffrage: Les gains : délai raccourci on passe de 5 mois de pleine charge à 4,5 mois

Des primes de mérite…Comment? Exemple de prime et chiffrage: Les gains : salaire net réduit On passe d’un salaire déployeur de 1500 net à 1300 net

Des primes de mérite…Comment? Autre exemple de prime: Concours Une même motivation pour l’ensemble de l’équipe Un vainqueur  Toute l’équipe est mobilisé, mais seul un élément est récompensé

Le Management des interlocuteurs

Le Management des Interlocuteurs La Hiérarchie Demande de modification du matériel :  Au début de la phase de préparation : Pas de charge de travail supplémentaire : Négociable A la fin de la phase de préparation : Charge de travail supplémentaire Perte de temps Non négociable

Les Clients Le planning à la journée :  Durées des tâches incompressibles : pas plus d'un site par jour Non Négociable Le planning à la semaine :  Un site par jour maximum par déployeur  Dernier jour consacré au retour à la Direction Régionale  4 Sites maximum par semaine : Non Négociable

Les Clients (suite) Le planning du projet complet :  Possibilité de réduire légèrement les phases de préparation et de clôture (-25%).  Phase « balai » primordiale pour la réussite du projet : réduction à éviter.  Phase de « pleine charge » : possibilité de réduire cette phase en augmentant le nombre de déployeurs. MAIS attention à la taille de l'équipe à gérer par le chef de projet.

Les Clients (suite) Le planning du projet complet (suite) :  1ère hypothèse : Peu négociable pour la phase de « pleine charge » (Réduction jusqu'à 8,25 mois)  2ème hypothèse : Négociable pour la phase de « pleine charge » si le client accepte d'augmenter le budget (pour engager un assistant chef de projet). Réduction jusqu'à 7 mois dans ce cas.

Les Clients (suite) Budget moins élevé  Estimations : marge relativement importante (la moitié du budget environ) Négociable MAIS diminution du budget pas trop importante (conserver environ ¼ du budget pour les imprévus, les risques).

Les Fournisseurs Non Négociable Proposition d'un autre modèle de fourgon (taille inférieure) : Non Négociable Proposition d'autres modèles de matériel informatique :  Si équivalents en prix et en volume et proposition avant la phase de préparation : Négociable.  Si équivalents en prix et en volume mais pendant/après la phase de préparation : Non Négociable.  Si prix plus élevé et/ou volumes différents : Non négociable.