Accueil des personnels non permanents dans les structures INSERM NANCY, le 4 juin STRASBOURG, le 7 juin DIJON, le 24 juin Délégation Régionale Grand Est Pôle Ressources Humaines

ACCUEIL DES STAGIAIRES Contexte réglementaire : Loi 2006-396 sur l’égalité des chances Décret 2009-885 relatif aux modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’Etat Circulaire d’application du 23 juillet 2009

La LOI 2006-396 Impose la signature d’une convention pour l’accueil d’un stagiaire Impose aux entreprises le versement d’une gratification pour les stages d’une durée supérieure à quatre mois

Le DECRET 2009-885 IMPOSE la signature obligatoire d’une convention de stage entre l’établissement d’enseignement, l’étudiant et l’organisme d’accueil le versement obligatoire d’une gratification calculée sur la base de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale pour les stages d’une durée supérieure à deux mois (et 40 jours de présence effective sur la période de stage)

Le DECRET 2009-885 DONNE la possibilité de prendre en charge partiellement l’abonnement de transports publics entre la résidence de l’étudiant et le lieu de stage la possibilité de prendre en charge les frais de mission engagés dans le cadre du stage.

Définitions Le stage constitue une période d’observation et de formation pratique. Il s’inscrit dans le cadre d’un cursus de formation initiale scolaire ou universitaire. Doit être considéré comme stagiaire tout étudiant de l’enseignement supérieur qui effectue une formation pratique dans le cadre de son cursus.

DUREE La durée du stage, initiale ou cumulée, ne peut excéder six mois, sauf si le cursus pédagogique prévoit une durée supérieure

La gratification La gratification n’est pas considérée comme une rémunération dés lors qu’elle n’excède pas 12.5% du plafond de la sécurité sociale. Elle n’est pas assujettie aux prélèvements sociaux. Pour cette même raison, elle ne s’impute pas sur les crédits de personnel mais sur le budget de fonctionnement de la structure. A titre indicatif, actuellement, le montant maximum de la gratification est égal à 419,09 € pour un temps de travail égal à 151.67 h.

Protection sociale Le stagiaire bénéficie, en matière d’accident du travail/maladie professionnelle, de la protection sociale prévue par le régime général de la sécurité sociale Les obligations de l’employeur : paiement des cotisations afférentes à cette protection, affiliation du stagiaire et déclaration des accidents du travail et maladies professionnelles, incombent à l’établissement d’enseignement ou au rectorat de l’académie. Le stagiaire bénéficie des prestations en nature afférentes au risque accidents de travail /maladies professionnelles et de la rente d’incapacité permanente En ce qui concerne les prestations afférentes aux risques maladie, maternité, invalidité et décès, il incombe au stagiaire d’assurer sa propre couverture sociale

PROCEDURE DE GESTION La structure envoie la convention à la Délégation Régionale pour signature L’organisme d’accueil : INSERM – Délégation Régionale Grand Est Le responsable de l’organisme d’accueil Gilles BLOCK – Délégué Régional Accompagnée d’un RIB de l’étudiant

PROCEDURE DE GESTION Les unités déconcentrées saisissent la commande dans SAFIR et envoient une copie du bon au pôle RH Pour les autres unités, l’engagement est effectué par le pôle Finances

PROCEDURE DE GESTION Le Pôle Ressources Humaines établit les décisions de gratifications mensuellement et les transmet au pôle Finances La mise en paiement est effectuée le 20 de chaque mois Ne pas oublier d’avertir la DR en cas d’interruption du stage

RECRUTEMENT DES CDD Négocie le financement Choisit le candidat Unité Constitue le dossier de recrutement Unité Vérifie les pré-requis réglementaires Evalue le coût du recrutement Pôle RH Vérifie les pré-requis contractuels Vérifie la disponibilité des crédits Procède à l’engagement de la dépense Pôle Finances GRE Constitue le dossier administratif Effectue la saisie dans l’application Vérifie l’intégration dans le cycle de paie Pôle RH Vérifie l’intégrité du dossier Assure le paiement Agence Comptable

LE FINANCEMENT La demande de financement doit s’appuyer sur le nouveau barême de rémunérations des CDD à l’INSERM Si le financement accordé est insuffisant

LE FINANCEMENT Plusieurs possibilités : Diminuer la durée du recrutement Compléter avec des crédits disponibles sur d’autres ressources externes Transférer des crédits de la dotation récurrente (10%)

LE CHOIX DU CANDIDAT Il doit remplir les conditions requises pour occuper un emploi public Il doit être titulaire du diplôme requis pour le niveau de recrutement souhaité Il doit être autorisé à séjourner et à travailler en France

Le dossier de recrutement Informations générales Notice individuelle RIB Copie de la Carte de SS Copie de la carte d’identité Bulletin n°2 du casier judiciaire Indispensable à la saisie du recrutement dans l’application informatique Une mention sur ce bulletin peut remettre en cause le recrutement

Le dossier de recrutement Le profil - Copie du diplôme justifie le niveau de recrutement Le profil détaillé du poste permet la reprise en compte des certificats de travail dans le calcul de l’expérience acquise Les certificats de travail permettent la prise en compte de l’expérience dans la détermination de la rémunération Le CV permet l’analyse du parcours professionnel

Le personnel étranger Réglementation complexe Sujette à de fréquentes modifications Appliquée différemment selon les régions Prendre conseil auprès du pôle RH avant toute autre démarche

AUTRES DOCUMENTS Visite médicale prise en charge par la délégation régionale Remboursement des frais de transport obligatoire si l’agent en fait la demande SFT obligatoire si l’agent en fait la demande Attestation de prise de fonction permet à l’Agent Comptable de vérifier la réalité de la créance

PENDANT LE CONTRAT Protection sociale : régime général de la Sécurité Sociale Après un an Prise en charge du risque accident de travail et maladies professionnelles par l’INSERM Subrogation en cas de congés de maladie ordinaire ou maternité Possibilité de récupérer les IJSS à partir de 1000 €

FIN DU CONTRAT La fin de contrat est notifiée à l’agent par le pôle RH deux mois avant l’échéance L’INSERM cotise aux ASSEDIC, les agents peuvent donc prétendre à des indemnités de chômage

Le cycle de paie 2008 5 mai : fin du visa ordonnateur 15 avril BGPE 6 mai : Fin du visa comptable 1er mai Fin de saisie des vacations 7 mai : Clôture de la paie du mois de mai

Le cycle de paie avril 2010 5 mai : fin du visa ordonnateur 6 mai : comptable 1er mai Fin de saisie des vacations 7 mai : Clôture de la paie du mois de mai