Gestion des plannings Consortium Cocktail

Pré-requis Les pré-requis: L’annuaire / le réferentiel: Les salles Les personnes Les groupes Les salles Les objets La structure des enseignements Les inscriptions pédagogiques Les serveurs d’édition, de publication, de communication et de synchronisation

Les plannings Agendas individuels Agendas de groupes Synchronisation des agendas individuels Réservation de salles (réunion) Création et Réservation d’objets Création et gestion des emplois du temps pour l’enseignement Gestion des listes d’émargements et de la saisie des absences Préparation de la gestion des charges d’enseignement et des heures complémentaires Editions / outils

SuperPlan La gestion des « agendas » La centrale des plannings! Emplois du temps enseignement Réunions / Salles / Objets Agendas individuels et de groupes Partage d’agendas ICS Exports ICS Intégrée aux autres applications: Missions (Kiwi) Congés (HamAC) helpDesk (DT) …

SuperPlan Quelques exemples! Démo enseignement : un vieil exemple Démo réservation de salle : http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022338.0/EDTscol_viewlet_swf.html Démo agenda individuel : http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022340.0/Ligntning_viewlet_swf.html Démo agenda de groupe : < TP > Démo partage d’agenda : …

Un composant généraliste Prêt de ressources banalisées (micro-ordinateurs portables par exemple) Un composant généraliste

Un composant de la sphère scolarité (ici s’appuyant sur les données récupérées de Apogée et Harpège)

Un composant intégré à la sphère scolarité Ici dans un environnement 100% Cocktail

Exemple de planning de plusieurs salles visualisé dans la fenêtre principale

Les Salles Ressource critique et centrale Deux possibilités: 1) Utiliser l’application SalleSTU uniquement : Description détaillée des salles et des bâtiments: Pour une réservation fine. Désigner les dépositaires des salles 2) Réaliser un pontage de l’application « locale » éventuelle vers SalleSTU et : Utiliser l’application SalleSTU comme en 1)

Gestion / Création d ’une salle Photo ou plan technique ou plan d ’accès ou .. Gestionnaires (dépositaires) de la salle Spécificités (type de sol, type d’éclairage, ... Prises tél, info, .. (gestion du câblage) MAJ: nbr de places examen

Configuration matérielle (liée avec la gestion de l’inventaire si toutefois!)

Recherche multicritères d ’une salle

L’« annuaire »

L’annuaire se base sur un référentiel centré sur les “Personnes”! Etudiant Contact Entreprises Enseignant Directeur Invité Fournisseur Personnes physiques Applications Cocktail GRHUM groupes d’individus LDAP Groupes mixtes ESup KSup Personnes morales TOIP OBM, … Groupes de groupes

GRHUM peut aussi être utilisé comme référentiel fédératif! Etudiant Contact Entreprises Apogée Enseignant Directeur Invité Fournisseur Personnes physiques Harpège Virtualia GRHUM groupes d’individus Cocktail LDAP Groupes mixtes ESup Autres KSup Personnes morales TOIP OBM, … Groupes de groupes

La gestion des groupes et du référentiel : GRHUM Présentation par l’exemple: Qq Démos: http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071552.0/AnnuaireExempleSimple_launcher.html http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071551.0/DiversAnnuaire_launcher.html http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0609272024.0/MENU_launcher.html http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0702182101.0/AgendaP_viewlet_swf.html

Ecran principal d’un « groupe » Navigateur / « browser » de « groupes » Membres du groupe sélectionné

Ecran principal pour un groupe Membres du « groupe » Les # types d’un groupes Téléphone, fax, mobiles Le groupe de mail associé Administration: secrétaire(s), responsable administratif, .. Adresse du Site Web du groupe

Ecran principal pour un groupe Spécifique CRI 1 groupe peut être un centre de responsabilité budgétaire A une @ peuvent être associées +sieurs adresses de mail (Alias) Des mots clefs pour une indexation et une recherche + facile Pourra apparaître ds l’annuaire Web Saisie de: Téléphone, fax, mobiles

Exemple d’un formulaire « structure » Recherche Résultat Exemple d’un formulaire « structure » Édition

Gestion des groupes! Groupes pédagogiques pour les emplois du temps Démo http://www.univ-lr.fr/actes/ged/courrier/commun/0410281702.0/GroupeScol_viewlet_swf.html Emplois du temps prévisionnels Charges d’enseignement Estimation du coût des maquettes Evaluation / QCM / Examens : Démo Pilotage Groupes individualisés / personnels Démo groupe Web Groupes de communication: Listes et groupes de mail : Démo Annuaire.app Trombinoscopes Démo Web : http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0705211416.0/TrombiWeb_viewlet_swf.html Démo GroupeScol / Annuaire.app ENT / Profils / communautés / E-learning Démo IDS => accès contrôlé à des ressources électroniques …

Les groupes individuels ou personnels Voir la démo Le réservoir (référentiel personne) établissement Ici une interface web de gestion individualisée des groupes surtout à destination des enseignants mais non limitée à ces derniers.

Voir la démo Constitution d’un groupe: exemple Je choisis parmi les groupes et communautés existants Les membres d’un groupe Voir la démo L’arbre des groupes Constitution d’un groupe: exemple

Les groupes d’étudiants! Groupes construits sur des AP (Atomes Pédagogiques un concept de ScolariX). Les APs les plus courantes: Cours, TD, TP, Examens, Projets À partir des inscriptions pédagogiques : aux UE / ECUE / APs

Voir la démo Le trombino Web : une fonctionnalité très demandée

Le trombino « émargement » Exemple

Emploi du temps des personnes avec SuperPlan Il s’appuie sur les renseignements fournis par le serveur de planning depuis: L’application de gestion des plannings L’application missions (Kiwi) L’application congés des personnels (Hamac) L’application de gestion des DTs Agenda partagé (fichier ics ou Flux ics en réseau) …

L’agenda individuel ou de groupe Permet : La saisie de la disponibilité des enseignants, La mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion Le partage en réseau. Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes concernées d’être tenues informées

Création directe et simplifiée d’un « individu » non encore connu dans la base du personnel!! Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistré menu « Outils - Création Personne » => insertion directe dans un groupe de l ’annuaire Mise à jour de l’équipe enseignement en cas de Crs/TD/TP => aide à la saisie

Reprise d’emploi du temps

La communication Par messagerie électronique: Par le Web: Toute demande via l’application (quelle qu’elle soit) peut faire l’objet d’un envoi de mail à 1 groupe de personne (dépositaire, responsable de service, …) Toute acceptation ou refus de la demande peut faire l’objet d’un mail Par le Web: Les emplois du temps ou planning d’objets ou de personnes sont consultables (suivant autorisation) via le WEB

Exemple d’impression En cliquant sur cet icône, vous pouvez imprimer l'emploi du temps visualisé (PDF)

La gestion des charges d’enseignement

Gestion des charges d’enseignement 2 possibilités: Le mode « connecté » aux emplois du temps: avantages: automatisation maximale de la chaîne gestion fine et prévisionnelle inconvénient: utiliser en amont l’application de gestion des emplois du temps avec ses pré-requis!! Mode « déconnecté » ou « autonome » avantages: c’est mieux qu’Excel!:-) Inconvénients: basé uniquement sur du déclaratif!

Les heures complémentaires synoptique simplifié Frontière entre le prévisionnel et le réel GRHUM Structure Harpège GRHUM JEFYCO  GEPETO Enseignant(s) « immobilisations » Structure Harpège Salles et autres objets (vidéoprojecteurs, …) Enseignant(s) Ou suivant charges prévisionnelles Fournisseurs PAPAYE Contrôle / validation / certification Un enseignement prévu Emploi du temps liquidation € Groupe étudiants Structure LMD Contrôle des seuils UE(s) EC(s) Girafe (TG) ScolariX ScolariX

Gestion des charges d’enseignement Mode connecté: Elle se déduit du prévisionnel réalisé et visé dans l’application SuperPlan: Par pointage / validation (sans saisie!). Editions / attestations programmées à l’intention de l’enseignant et de l’administration (contrôle de gestion) Mode déconnecté: Elle se fonde uniquement sur les informations transmises par les responsables pédagogiques Nécessite une saisie de ces informations.

Mode connecté : gestion du réalisé S’effectue dans l’application SuperPlan (emplois du temps) Détail des enseignement réalisés par l’enseignant Période à considérer Les diplômes concernés Les enseignants ayant exercés dans le diplôme Le récap pour l’enseignant sélectionné Valider les heures réalisées par l’enseignant

Intégration des heures validées dans SuperPlan Période à considérer Nombre d ’heures validées par enseignant pour la matière Indiquer le numéro de la période concernée

Gestion des charges d’enseignement Utilisation autonome (Sans SuperPlan en amont)

Saisie des enseignements réalisés H/E Nbr de groupes réels Types de règlements Détail des enseignements effectués

Un pense-bête propre à l’application

Editer des états (arrêtés) Les différentes catégories de personnel enseignant

Editer des états prévisionnels!

Ré-éditions des états de sortie

Gestion des services annuels Personne physique ou morale

Gestion des « différences »

Ecran de contrôle et de statistiques

Bilan pour un enseignant Sorties globales ou personnalisées Bilan pour un enseignant Sorties globales ou personnalisées. Consultation individuelle (contrôlée) via le Web possibles. Disponible aussi sur le WEB en accès individualisé

Des questions, des problèmes ou des remarques ? Le menu "Outils »: "Problèmes » permet d'envoyer un mail à qui de droit "Forum » ouvre le web à la page des forums, choisissez ensuite le forums correspondant

Un message envoyé directement au développeur Menu « outils »=>  »problèmes »

Paiements des Heures complémentaires Fichier TG : => (Re)Saisie dans Girafe Génération (sans resaisie) à partir du module Goyave (fin 2007) Papaye Génération des contrats type pour les vacataires Renseignement des informations complémentaires éventuellement nécessaires: Convention / Contrat / Code analytique / Ligne budgétaire / … Liquidation de la paie des heures complémentaires (un pontage existe pour Geisha et Helico)