Organisation de projet MAE Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : 20 01 05 75 Fax : 22 47 25 51 Mail :ismconseil.ci@gmail.com http:sites.google.com/site/ismcons

La Gestion Du Temps

Sommaire Généralités Maladies du temps Chronophages Lois du temps S’organiser pour être efficace Rythmes biologiques Outils de gestion du temps

Généralités

Enjeux Le manager a trop de choses à faire en trop peu de temps Rythme soutenu (pauses rares) Imprécis Brièveté (10mn) Variété Fragmenté (interrompu) Gestion efficace du temps pour maîtriser son temps et son environnement chaotique

 Qu’est ce que le temps ? « Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux répondre à cette demande, je l'ignore. » Saint Augustin dans ses Confessions.

Pourquoi gérer son temps ? Celui qui gère bien son temps, est: Organisé Productif Compétent Content (distraction) Calme (sans stress)

Les dimensions du temps Cyclique :  jours, saisons, vie… Linéaire : évolution, transformation irréversible, passage de la naissance à la mort… Tous les peuples connaissent la linéarité du temps: hier , aujourd’hui, demain.

La valeur du temps Un bien précieux : les actifs Capital confort : les « bon vivants » Capital financier : les « affairés »

La valeur du temps Le temps, C’est de l’argent « Time is money » Ne peut être stocké Le justicier suprême (24h/jour pour tous)

Les maladies du temps Quels sont vos obstacles?

La ouite La difficulté à: Refuser les urgences de dernière minute Refuser les échéances irréalistes Demander de l ’aide quand on a besoin Causes: Manque de confiance en soi On ne veut pas:  affronter les mécontentements  déplaire  paraître incompétent

La chronophagie Conséquences: perte de concentration Être constamment dérangé par: Chronophages biologiques: relations, patrons, moi.. Chronophages électroniques :téléphone, fax…. Causes: Réunionnite Informationnite Mauvaise coordination des projets Politique de la porte ouverte Conséquences: perte de concentration sentiment de persécution interruptions fréquentes du travail

La tempsdinite Le sentiment: Causes: Heures supplémentaires de toujours manquer de temps qu’il y a trop de choses à faire que les échéances sont trop serrées Causes: Difficulté à évaluer les délais, la durée des tâches Difficulté à estimer la charge de travail Difficulté à mesurer l’ampleur des tâches Heures supplémentaires Travail à domicile

La lifophilie Bureau encombré de dossiers Epuisement La tendance à: Exécuter une tâche le dernier moment Faire beaucoup de choses, mais à en finaliser peu Préférer l’action à la réflexion Procrastination Causes : S’arrêter de travailler Ne pas se concentrer sur les priorités Manquer de discipline au quotidien Ne pas penser au long terme Ne pas faire la différence entre l ’urgent et l ’important Bureau encombré de dossiers Epuisement

Les voleurs de temps (chronophages)

Chronophages extérieurs Réunions répétées, trop longues Appels téléphoniques Repas d’affaires Dérangement des patrons Politique de

Chronophages personnels Perfectionnisme Délégation insuffisante Absence de plan de travail Priorités et objectifs confus Incapacité à s’imposer des échéances…

Les lois du Temps ⇒ Commentez toujours par les activités Astuces désagréables ou difficiles ⇒ Divisez les corvées en petites tâches(fordisme) ⇒ Gardez votre bonne humeur : faites de la corvée un jeu et permettez – vous une petite gratification

La loi de LABORIT L’homme a tendance à toujours faire: Ce qui est facile, avant ce qui est difficile Ce qui lui plaît, avant ce qui lui déplaît Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps Ce qu’il sait faire, avant ce qui est nouveau Astuces ⇒ Commentez toujours par les activités désagréables ou difficiles ⇒ Divisez les corvées en petites tâches(fordisme) ⇒ Gardez votre bonne humeur : faites de la corvée un jeu et permettez – vous une petite gratification

On étire le travail pour remplir le temps disponible! La loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson Plus on a de temps pour exécuter une tâche, plus on en prend effectivement. La tâche se dilate pour occuper la totalité du temps disponible. On étire le travail pour remplir le temps disponible! Temps nécessaire:30minutes Temps disponible:1heure Tendance à l’auto-inflation du temps dépensé.

La loi d’Illich Au – delà d’un certain seuil, le temps investi dans le travail n’est plus productif. Notre capacité de concentration décrit une sinusoïde. Efficacité Danger! Temps Quelle est votre limite?

La loi de Carlson Un travail interrompu puis repris, à plusieurs reprises, prendra plus de temps et le résultat ne sera pas forcement meilleur. Durée prévue Interruptions( ) Où en étais-je? Loi des séquences homogènes Bilan

S’organiser pour être efficace

Un objectif doit être concret: Définir des objectifs Un objectif doit être concret: Énoncer clairement ce que l’on veut atteindre Mesurer les résultats à atteindre(chiffrage) Spécifier l’échéancier (date de réalisation) Désigner un responsable(dans la délégation) Préciser les contraintes (humaines…) « Il n’est de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque

La matrice d’EÏSENHOWER Définir des priorités La matrice d’EÏSENHOWER Tâche C Tâche urgente, moins importante que A Exécuter rapidement Déléguer rapidement Tâche A Tâche importante et urgente A exécuter soi-même et immédiatement Tâche D Tâche inutile Laisser tomber Déléguer Tâche B Tâche importante ,moins urgente Fixer un délai d’exécution Éventuellement déléguer Degré d’urgence Secondaire Degré d’importance Important

Démarche pour établir des priorités Définir des priorités Démarche pour établir des priorités Dresser une liste des activités Formuler des objectifs vérifiables Dresser une liste exhaustive Déterminer les priorités de degré 1,2,3 Décider de: A-la faire B-la déléguer C-la reporter D-la refuser Conserver une marge de sécurité Tenir compte des personnes dans l’exécution des activités Fixer des objectifs pour la période Déterminer le degré de priorité des activités Prendre une décision pour les activités Estimer le temps d’exécution des activités Spécifier la date d’échéance des activités

Planifier les activités Activité non planifiée Activité Gain de temps Planification Planifier ,c’est s’engager et gagner du temps

Planifier les activités Méthode ABC Temps consacré Problèmes à résoudre Résultats obtenus 80 % Problèmes secondaires 20 % Problèmes importants

Planifier les activités Loi de PARETO Nature des tâches % par rapport au volume total des tâches Valeur de ces tâches pour atteindre des objectifs A (importante) 15% 65% B (moins importante) 20% C (pas importante)

Planifier les activités La démarche Choisir une période Fixer vos objectifs pour cette période Établir les priorités de la période Réserver des espaces de temps dans l’agenda Année Jour … Mois Semaine Spécifier les résultats et l’échéancier Utiliser la liste des priorités Tenir compte des activités planifiées antérieurement 1- 2- 3- 4-

Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour La méthode NERAC Les 5 étapes de la méthode: Noter toutes les activités et tâches à exécuter Estimer la durée de leur exécution Réserver du temps pour exécuter ces tâches Arbitrer par priorités(tâches A,B,C,D) Contrôler l’exécution des tâches(réalisé/prévu) Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour

Savoir dire NON La méthode DESC Décrire la situation problématique Exprimer vos sentiments, préoccupations Spécifier une alternative raisonnable Conséquence: intéresser l’autre à l’alternative Dire NON ,pour ne pas être stressé Dire NON, pour être libre Dire NON, pour s’affirmer Dire NON ,pour être efficace

Les rythmes biologiques Dire NON ,pour ne pas être stressé Dire NON, pour être libre Dire NON, pour s’affirmer Dire NON ,pour être efficace

Les rythmes biologiques Le rendement de la concentration Concentration Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes. Faire une pause après une heure de travail Exécuter : -Les taches les plus importantes les 10 premières minutes -Les tâches importantes les 30 minutes suivantes -Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de l’heure 60 50 40 30 20 10 0% 50% 100% Pause Le niveau de concentration n’est pas linéaire.il ne peut être maintenu à son maximum tout au long de la journée.Le rendement donc de la concentration suit un cycle de 60 à 90 minutes .Selon De BOISSE et SEIWERT Heure en minutes

Les rythmes biologiques La courbe d’efficacité Potentiel intellectuel On n’est pas intellectuellement efficace à 100% à tout moment de la journée 8H- 11H :Efficacité maximum. -Exécuter des tâches complexes 12h-15h: Baisse d’efficacité -Effectuer des travaux de groupe 16-18: Assez d’énergie - Exécuter des tâches répétitives 6 24 20 16 12 8 4 -50% 100% +50% Courbe standard REFA Les activités de l’homme ne sont pas linéaires.Car son cerveau et son corps possèdent ont une efficacité cyclique(qui varie en fonction des heures ,jours,semaines,mois,années.Selon De BOISSE et SEIWERT Heure

Les rythmes biologiques Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER Charge Décharge Durée:23j Cycle physique 11 23 Durée:28j Cycle émotionnel 14 28 Durée:33j 17 33 Cycle intellectuel Chaque homme est traversé par de multiples rythmes biologiques Ces trois cycles apparaissent à la naissance et se chevauchent tout le long de la vie. Il y a des jours néfastes, sans Loi des rythmes biologiques:notre efficaité n’est pas toujours le resultat d’une bonne organisation.Elle a aussi une origine biologique.Pour être donc efficace l’organisation personnelle doit se baser doit tenir compte de la nature humaine(loi biologiques).

Outils de gestion du temps

Outils de gestion du temps Lequel me convient ? Papier PC NTIC …..

Outils de gestion du temps Gantt Délégation Conduite de réunion efficace

Démarche de gestion du temps

Les étapes Diagnostic Objectifs Stratégie et plan d’action Mise en œuvre, Suivi et évaluation

Le diagnostic Analyser l’écart entre le prévu et le réalisé (sur plusieurs jours) Déceler les causes : chronophages….

Fixer des objectifs Qu‘est-ce-que je désire vraiment ? … Qu’est-ce que j’attends de ma vie professionnelle et personnelle ? …

Élaborer une stratégie Se connaître et connaître l’usage qu’on fait de son temps (forces & faiblesses) Planifier les objectifs à court, moyen et long terme Définir les tâches des objectifs et leurs durées Positionner les tâches dans le temps Déterminer les priorités des tâches Affecter des ressources aux tâches

Mettre en œuvre Mettre en place le changement (Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit: savoir dire NON… Acquérir outils de gestion du temps : agenda…. Suivre, modifier, faire le bilan

Des ouvrages pour aller plus loin " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000. " Les stratégies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique Selles et Jean-Pierre Testa) mai 2000. " Le culte de l'urgence : la société malade du temps" (Nicole Aubert ; Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003. " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-être au travail" (Marc Loriol) 2000.