OpenSoft « Inventer, c’est penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantal version 4 juin 2008

MicroCourrier

Pourquoi Papyrus ? Papyrus est un logiciel métier Il a été conçu dès sa création ( 1997 ) pour assurer la parfaite gestion des courriers Il reprend les mécanismes classiques dans la gestion du courrier Les bannettes du courrier Arrivée et départ + les bannettes de distribution aux utilisateurs Il assure la gestion automatique du numéro Chrono

Avant Papyrus Le cahier Chrono rempli à la main Version évoluée sous Excel qui atteint vite ses limites dans la recherche Mise en place d’un répertoire réseau propre Cette gestion atteint vite ses limites Retrouver un courrier n’est pas intuitif ( seule la personne qui a classé le document sait le retrouver) La gestion des répertoires n’est pas homogène Certains documents sont enregistrés plusieurs fois dans des répertoires différents. Certains documents « sensibles » sont accessibles à tous

Avec Papyrus Retrouver un document hyper rapide et hyper simple (un document parmi 100.000 en 2 secondes ) Fini les répertoires et sous répertoires : un seul répertoire d’archivage Gestion ses sécurités des documents conservés Gestion des profils utilisateurs administrateur, superviseur, user, consultation Le document n’est pas modifié il reste dans son état original L’original est conservé ne circule que la copie électronique du document En cas d’absence le courrier est accessible à tous

Papyrus est un produit évolutif Papyrus bénéficie d’une mise à jour par an d’où la nécessité du contrat de maintenance Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs On questionne et on écoute nos clients Création d’un club d’utilisateurs Papyrus intègre les dernières technologies Intégration de la recherche Plein Texte Module de formation en ligne au format Flash Papyrus est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle

Objectifs et enjeux de Papyrus Simplifier la gestion du courrier Répondre aux exigences de la loi (contraintes règlementaires) loi N°2000-321 du 12 avril 2000 ( garantie des délais de réponse et d’accusés de réception) Suivre le courrier entrant / sortant Enregistrer les courriers entrants et sortant ( courrier papier, courriel,fax) Établir un lien entre courrier  «  arrivé » et courrier « départ » Simplifier l’archivage et la recherche de documents Favoriser le travail collaboratif

Une interface Intuitive Papyrus Micro courrier est simple d’utilisation : tout dans un écran

Parfaite gestion des scanners Papyrus permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail. Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents_entrants Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

Le circuit Papyrus La copie électronique D’un simple Clic droit de la souris le Document est transféré dans MicroGED et le document est déplacé dans une Zone d’Archivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants Sur le poste Chaque utilisateur L’utilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le circuit Papyrus La copie électronique Postes MicroGED (consultant) Station MicroGED

Tous les types de fichiers Information rapidement accessible Papyrus en résumé Plate-forme Papyrus Produit évolutif Archive Tous les types de fichiers Information rapidement accessible Annuaire Unifié des contacts Orienté Utilisateur Facilité administration

Principe du produit Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers Un fichier de l’application : le frontal client Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

Les plus de Papyrus Sa simplicité d’utilisation Sa simplicité d’administration Son puissant gestionnaire de contacts La possibilité d’adaptation à tous types d’organisation Possibilité d’authentification basée sur le login du poste Visualisation uniquement des courriers dédiés à un service. Son puissant module de publipostage

Papyrus en poste autonome En mono poste Le fichier de l’application: Papyrus.mde Et Le fichier des données :Data-Papyrus.mdb Sont présents sur la même machine Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier DATA_Papyrus.mdb

Papyrus en réseau Serveur de données Papyrus Clients Papyrus Attache des bases Au premier lancement de l’application Serveur de données Papyrus Clients Papyrus Numérisation Données à sauvegarder En plus de vos documents Le ou les fichiers DATA-Papyrus.mdb Chaque poste client possède le fichier Application Papyrus.mde

L ’accès sécurisé de Papyrus En activant l’accès sécurisé A chaque utilisateur, est associé un profil Administrateur Superviseur Utilisateur Consultation

L ’accès sécurisé de Papyrus En activant l’accès sécurisé A chaque utilisateur, est associé un profil Administrateur Superviseur Utilisateur Consultation C’est l’administrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil

Les 4 profils Papyrus Administrateur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un courrier L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes Consultation : ne peut que visualiser les courriers

Utilisateurs-Administrateurs Retour des Administrateurs Retour des Utilisateurs Utilisateur Administrateur Support Minimisé Facilité Fiabilité Adaptabilité Evolutivité Sécurité Performance Productivité Facilité Fiabilité Une nouvelle version par an Remontée des utilisateurs Solution éprouvée Puissance dans la recherche Reproduit les processus classiques de gestion du courrier Routage par mail Héritage des permissions existantes Accès sécurisé aux données Interface simple et puissant Navigation en 3 D Interface intuitive Facilité de navigation Basé sur les standard de l’informatique Ne modifie pas les documents existant Productivité Adaptabilité Support Utilisateurs minimisé Formation en ligne Support Minimisé Performances Evolutivité Sécurité DO NOT PRINT THIS SLIDE FOR CUSTOMER SESSIONS!!! Delete this slide from the deck before printing. It looks a mess when printed out. If you decide to use this slide, hide the previous one. This hidden slide allows some drilldown into more technical issues, for those clients who want a justification to the statement that “XP delivers return …” Papyrus La solution courrier

Les avantages de Papyrus Facilité Rapidité Traçabilité Qualité Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Une interface très Conviviale Et Intuitive Traitement Automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tous Moment un document

Charte graphique Papyrus Dans une zone déroulante sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours Papyrus le logiciel Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours

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