Gestion des demandes Formation des 23 et 24 avril 2007

Programme de la matinée Présentation du logiciel Travaux pratiques

Qu’est ce qu’une demande ? Il s’agit des demandes externes au Muséum adressées à une collection : Emprunt (étude,prélèvement,prolongation) Prélèvement Echange Image Web Microscope Visite

L’application informatique Elle offre des outils pour gérer le processus Depuis la saisie par la demandeur Jusqu’à l’acceptation ou le refus … Mais pas après : elle ne gère ni les prêts ni les visites

Pourquoi une gestion des demandes ? Offrir un point d’entrée unique à l’extérieur du Muséum Avoir une gestion collective des dossiers Conserver l’historique de leur traitement Harmoniser les pratiques entre collections

Une application à 2 faces

Application WEB Accessible à tout internaute Nécessite de s’inscrire et de fournir un mail valide En anglais ou en français

Application Intranet Réservé aux personnels des collections Nécessite un mot de passe Différents niveaux d’habilitation Système d’alerte mail pour être informé du traitement du dossier

Création d’une demande 1) Choix de la collection 2) Choix du type de demande 3) Acceptation des conditions générales 4) Saisie du détail de la demande La demande est ensuite transmise au « dispatcher »

L’application Intranet Liste des demandes En cours : une action est nécessaire En attente : au moins une action a été lancée A terminer : après acceptation Historique : les archives … Préférences

Notion de responsable Un seul responsable a un moment donné Au départ le « dispatcher » Il peut transmettre la responsabilité d’une demande … ou demander des avis ou des actions

Actions du responsable Accepter Accepter la demande et en informer le demandeur Refuser Refuser la demande et en informer le demandeur Avis Demander à qqun du muséum son avis Action Demander à qqun du muséum de faire quelque chose

Actions du responsable (suite) Transmettre Transmettre la responsabilité du dossier à qqun du muséum Clore Historiser la demande Commenter Ajouter un commentaire dans le dossier de la demande Suivi Informer qqun du muséum de l'avancement du dossier

Apres une demande AVIS/ACTION Répondre Répondre au responsable qui m'a demandé une Action ou un Avis Demande d'information Envoyer un mail au demandeur Relancer Relancer qqun du muséum auquel on a demandé une Action ou un Avis ou relancer une Demande d'information Annuler Annuler une Action ou un Avis demandé à qqun du muséum ou annuler une Demande d'information

Traitement des mails extérieurs Les mails sont régulièrement enregistrés dans la base de données Seul le sujet du mail permet de lier le mail au dossier !

Liste des demandes Un clic dans la liste donne le détail de la demande Mais attention un clic sur le nom du demandeur fournit une autre liste

… et les actions du demandeur Repondre à une demande d’information Renoncer à sa demande initiale

Les URLs Pour faire des essais et se former http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/ http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/ Pour travailler : http://colhelper.mnhn.fr/  http://colhelpergest.mnhn.fr/ Pensez aux favoris et marque pages !

Travaux Pratiques 1 : changer son mot de passe http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/ Login : votre mail sans le @mnhn.fr Mot de passe initial : linnaeus1707

Travaux Pratiques 1 : le faire « en vrai » La même chose sur : http://colhelpergest.mnhn.fr/ … puis fermer le navigateur pour la suite

TP2 : créer une demande Ouvrir un compte sur http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/ Nécessite de pouvoir accéder au webmail https://webmail.mnhn.fr/

TP3 : traiter une demande Accepter ou refuser la demande après avoir demandé une action à un collègue

TP4: à vous de jouer … Essayer les autres actions