La mise à jour du calendrier de conservation Francine Légaré Congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec 20 avril 2012
Plan de la présentation Les éléments déclencheurs L’analyse préliminaire La collecte des données La mise à jour du calendrier de conservation L’approbation du calendrier de conservation
Les éléments déclencheurs Changement organisationnel Changement du cadre légal et réglementaire Implantation d’un système de GID
L’analyse préliminaire Faire un état de la situation Identifier les problématiques
La collecte des données Pour chacune des règles de conservation Quelles règles sont utilisées et non utilisées? Qui est le détenteur? Qui l’utilise? Combien de boîtes sont entreposées au Centre de documents semi-actifs? Combien de boites sont versées aux archives?
La mise à jour Travailler en mode projet Rédaction d’un mandat incluant les objectifs et les échéanciers Élaboration d’une méthodologie Élaboration de gabarits
Rédaction du mandat Le mandat doit présenter clairement les objectifs Le mandat doit indiquer clairement ce qui est inclus dans le projet de mise à jour et ce qui en est exclus Le mandat doit présenter un échéancier réaliste Le mandat doit identifier clairement les livrables
Élaboration d’une méthodologie Quand doit-on créer une règle de conservation? Quand doit-on modifier une règle de conservation? Quand doit-on annuler une règle de conservation? Quelles sont les règles de rédaction et d’écriture?
Élaboration de gabarits Collecte des données Documentation de la démarche Approbation interne de la règle de conservation Formulaire de règle de conservation
Tableau pour la collecte des données
Documentation de la démarche
Approbation interne de la règle de conservation
Formulaire règle de conservation
Informations utiles Types de documents Cadre légal et réglementaire Document essentiel / Document confidentiel Plan de classification Remarques générales Recueils consultés
Création de sous règle
Les collaborateurs Les usagers Les conseillers en technologies de l’information Les conseillers juridiques
Les embûches Les priorités de l’organisation La disponibilités des ressources Archivage GD vs Archivage TI
Questions