Découverte de l’application Formation des utilisateurs Janvier 2009

Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC

Introduction Pourquoi changer d’application financière et comptable? Nabuco, une application en fin de vie Besoin d’un outil performant, à la hauteur des enjeux de 2010 : certification des comptes, contrôle interne, comptabilité analytique Moderniser et simplifier les opérations comptables et budgétaires : flux de dépenses et de recettes, mouvements budgétaires Pourquoi SIFAC (Système d’Information Financier, Analytique et Comptable) ? Un produit performant issu du secteur privé et adapté aux universités par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Établissements) Un produit permettant de répondre aux exigences liées au transferts des compétences prévues par la loi LRU Un produit retenu par l’ensemble des universités bretonnes (+Nantes) dans une démarche mutualisée Quels sont les impacts pour les composantes et services de Rennes 2? Une réadaptation des gestionnaires à un nouvel outil Quelques changements dans les procédures budgétaires et comptables A terme, une valeur ajoutée pour le suivi et la qualité des opérations budgétaires et comptables

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 4 4

SIFAC = certaines « briques » de SAP SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP (SAP = Progiciel de Gestion Intégrée). FM Comptabilité budgétaire SAP Progiciel de Gestion Intégrée SD CO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

Des briques communicantes Chaque module possède sa propre structure, concordante avec celles des autres modules. FM Comptabilité budgétaire SAP Progiciel de Gestion Intégrée SD CO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Les opérations comptables et budgétaires dans SIFAC font appel à plusieurs modules. Exemple, pour une dépense, les modules MM, CO et FI sont utilisés.

Organisation de l’Université RENNES 2 dans SIFAC Niveau 0 Établissement Niveau 1 Rennes 2 hors SAIC SAIC Niveau 2 Services communs UFR CR Niveau 3 CR CR CR

Les principaux objets des structures SIFAC Niveau Valeurs possibles Module Périmètre financier ETAB FM Organisation d’achat MM Périmètre analytique CO Organisation commerciale 1 R2, SAIC SD Société FI Agence commerciale 2 codes des UB. 450 (pour SAIC) Centre financier 1, 2 et 3 codes des UB et CR. SAIC (niv 1) Centre de profit 3 (2) codes des CR. (codes UB, non utilisés) Centre de coût codes des axes analytiques d’un CF (codes UB et CR, non utilisés)

Les principaux objets des structures SIFAC Niveau Valeurs possibles Module Division (= secteur TVA) 1 Pour R2 : - R2EX = secteur exonéré (dépenses) - R2TA = secteur taxé (recettes) - R2MI = secteur mixte (non utilisé) - R2HC = secteur hors champ (prestations internes) Pour SAIC : - SATA = secteur taxé (dépenses et recettes) - SAHC = secteur hors champ FI

Structure budgétaire de l’Etablissement Niveau 0 ETAB Niveau 1 R2 450 Niveau 2 CF niveau 2 (UB) 450Q0 Niveau 3 CF niveau 3 (CR) CF niveau 3 (CR) Centres de coût Centre de profit Centres de coût Centre de profit Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires (UB par masse et CR par enveloppe) Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique Centre de profit : collecteur de recettes (un par CF)

Structure budgétaire (extrait du 903)

Centres de coûts (n par CF) Centre de profit (1 seul par CF) Centres financiers, centres de coûts et centres de profit des UB 903 et 905 Niveau 0 ETAB Niveau 1 R2 Niveau 2 903 905 Niveau 3 903C0 905E0 903C0 903C0-ACC 905-E0 905E0-ACC 903C0-REA 905E0-REA Centres de coûts (n par CF) 903C0-SCO 905E0-SCO 903C0-… 905E0-… Centre de profit (1 seul par CF)

Libellés des centres de coût pour la Recherche

Libellés des centres de coût pour la Formation

Libellés des centres de coût pour la Vie étudiante

Libellés des centres de coût pour les Services d’appui

Libellés des centres de coût pour la diffusion des savoirs et le pilotage

Exemple : Centres de Coûts du 903B1

Exemple : Centres de Coûts du 903D0

Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait : La structure SIFAC : Question 1 9 Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait : 1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget. 2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts. 3 - Sur les Destinations.

La structure SIFAC : Question 1 Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait : 1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget. 0% 2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts. 100% 3 - Sur les Destinations. 0% 21

Qu’est-ce qu’un Centre de coût? La structure SIFAC : Question 2 51 Qu’est-ce qu’un Centre de coût? 1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires. 2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique. 3 - Un collecteur de recettes

La structure SIFAC : Question 2 Qu’est-ce qu’un Centre de coût? 1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires. 2% 2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique. 92% 3 - Un collecteur de recettes 6% 23

A un Centre financier, peuvent être rattachés : La structure SIFAC : Question 3 48 A un Centre financier, peuvent être rattachés : 1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts 2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit 3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit

La structure SIFAC : Question 3 A un Centre financier, peuvent être rattachés : 1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts 83% 2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit 13% 3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit 4% 25

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 26 26

Un nouveau vocabulaire Dans NABUCO Dans SIFAC UB, CR Centres financiers Destination Domaine fonctionnel Rubrique Compte budgétaire Compte comptable Pas d’équivalent Fonds (= origine des fonds pour une recette) Centres de coûts (dépenses). Rattaché à 1 CF Centre de profit (recettes). Rattaché à 1 CF OTP : Organigrammes Techniques de Projet e-OTP: élément d’organigramme technique de projet. Pour la gestion et le suivi des conventions Programme de Financement (PFI) : ensemble des prévisions de recettes et dépenses d’un ou plusieurs e-OTP (budget d’une convention).

Un nouveau vocabulaire Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables. Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF). Pour les recettes, la destination doit être renseignée avec la valeur « RECET ». Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…). Pour les dépenses, le fonds doit être renseigné avec la valeur « DEPENSES ». Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique. Centres de profit : collecteur de recettes. Il n’existe qu’un centre de profit par centre financier.

Un nouveau vocabulaire OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à laides d’OTP. e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP. Exemple : pour l’imputation d’une dépense sur l’objectif opérationnel 1.1 du Contrat quadriennal, pour le CF 901B0, l’e-OTP à choisir a pour code CQ0811-1-1-B0. Programme de financement (PFI): enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Exemple : le PFI de l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal a pour code CQ0811-1-1.

Rattachement d’un OTP à la structure budgétaire Exemple du Contrat quadriennal

Un nouveau vocabulaire Dans NABUCO Dans SIFAC Dépenses Clefs CSA (seuils des marchés) Groupes de marchandises Chaque dépense s’impute sur un groupe de marchandises (= clef CSA Nabuco + nouveaux groupes de marchandises). A 1 marché correspond un groupe de marchandises le plus représentatif de la dépense. Ex : marché « fournitures de bureau et consommables informatiques » groupe de marchandises 38.01 : petites fournitures de bureau Recettes Pas d’équivalent Recettes : L’article est l’équivalent de la clef CSA pour la dépense.

Un nouveau vocabulaire Dans NABUCO Dans SIFAC Code TVA (recettes et dépenses) Division (hors-champ, taxé, exonéré) Code TVA Lucrativité (recettes) Domaine d’activité (lucratif, non lucratif, exonéré)

Un nouveau vocabulaire : Question 1 46 Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco : 1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel. 2 - Le Centre de Coûts et le Fonds. 3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.

Un nouveau vocabulaire : Question 1 Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco : 1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel. 20% 2 - Le Centre de Coûts et le Fonds. 9% 3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel. 72% 34

Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur : Un nouveau vocabulaire : Question 2 34 Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur : 1 - Un Centre de Coûts uniquement. 2 - Un e-OTP uniquement. 3 - Un e-OTP et un Centre de Coût. 4 - Un Programme de Financement.

Un nouveau vocabulaire : Question 2 Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur : 1 - Un Centre de Coûts uniquement. 0% 2 - Un e-OTP uniquement. 3% 3 - Un e-OTP et un Centre de Coût. 97% 4 - Un Programme de Financement. 0% 36

Un nouveau vocabulaire : Question 3 48 Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)? 1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.

Un nouveau vocabulaire : Question 3 Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)? 1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 75% 2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division. 8% 3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité. 17% 38

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 39 39

Le budget Le budget d’un CF (centre financier) est constitué de lignes d’adresse budgétaire. Exemples de 3 lignes d’adresse budgétaire du 901B0 : CF Cpte budgétaire Dom. fonct Fonds Prog Fin Montant 901B0 6064 ADIV DEPENSES NA 100 6065 LDIV CQ0811-1-1 200 7012 RECET 111 50 Explications : 1è ligne : prévision de dépense hors e-OTP 2è ligne : prévision de dépense pour l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal 3è ligne : prévision de recette hors e-OTP Remarques : Comme dans Nabuco, montant prévisionnel des dépenses n’est pas obligatoirement égal à celui des recettes. Ne pas confondre Programme de financement (PFI) et e-OTP.

Les contrôles budgétaires Elément d’adresse budgétaire Contrôle budgétaire Centre Financier Contrôle de l’enveloppe du CF Compte budgétaire Contrôle par masse (fonctionnement, investissement, salaires) au niveau de l’UB Domaine fonctionnel Pas de contrôle Fonds Programme de Financement Contrôle de l’enveloppe du PFI et contrôle par chapitre budgétaire au sein de chaque PFI Remarques : La non-limitativité des crédits par domaine fonctionnel nécessite un renforcement de la qualité du suivi budgétaire par les gestionnaires. Le problème de « fongibilité » des crédits entre CF d’une même UB rencontré dans Nabuco perdure dans SIFAC. Les virements et réajustements sont particulièrement simples à effectuer dans SIFAC,

Le budget : Question 1 46 Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire? 1 - Le Compte budgétaire. 2 - Le Domaine fonctionnel. 3 - Le Fonds. 4 - Le Centre de coûts. 5 - Le Programme de Financement. 6 - Le Centre financier.

Le budget : Question 1 Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire? 1 - Le Compte budgétaire. 2% 2 - Le Domaine fonctionnel. 2% 3 - Le Fonds. 9% 4 - Le Centre de coûts. 72% 5 - Le Programme de Financement. 4% 6 - Le Centre financier. 11% 43

Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? Le budget : Question 2 37 Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? 1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds. 2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement. 3 - Le Fonds et le Programme de financement.

Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? Le budget : Question 2 Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire? 1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds. 95% 2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement. 5% 3 - Le Fonds et le Programme de financement. 0% 45

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 46 46

Les règles de dérivation Une dérivation est une détermination automatique d’une valeur à partir d’une autre valeur saisie. Lorsque la valeur B est déterminée par la valeur A on dit que A dérive B. A B B est automatiquement renseigné si A est renseigné. On dit que A dérive B

Groupe de marchandises ET type d’imputation (invest., fonct.,) Les règles de dérivation entre les axes d’imputation : dépense hors e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises ET type d’imputation (invest., fonct.,) Centre de coûts Domaine fonctionnel Fonds => « DEPENSES » Centre financier Compte comptable Compte budgétaire Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA »)

Les règles de dérivation entre les axes d’imputation : dépense sur e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises ET type d’imputation (invest., fonct.,) eOTP Domaine fonctionnel Fonds => « DEPENSES » Compte comptable Programme de financement Centre financier Centre de coûts Compte budgétaire Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA »)

Les règles de dérivation entre les axes d’imputation : recettes hors e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Article Centre de profits Domaine fonctionnel => « RECET » Fonds Centre financier Compte comptable Compte budgétaire Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA »)

Programme de financement Les règles de dérivation entre les axes d’imputation : recettes sur e-OTP Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. eOTP Domaine fonctionnel => « RECET » Article Fonds Compte comptable Compte budgétaire Programme de financement Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA ») Centre financier Centre de profit

Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier? Les règles de dérivation : Question 1 55 Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier? 1 - Le Domaine fonctionnel 2 - Le Centre de Coûts 3 - Le Centre de Profit 4 - L’e-OTP

Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier? Les règles de dérivation : Question 1 Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier? 1 - Le Domaine fonctionnel 76% 2 - Le Centre de Coûts 7% 3 - Le Centre de Profit 2% 4 - L’e-OTP 15% 53

Les règles de dérivation : Question 2 54 Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire : 1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises. 2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable. 3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises.

Les règles de dérivation : Question 2 Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire : 1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises. 37% 2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable. 6% 3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises. 57% 55

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 56 56

Un flux de dépense modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier Le bordereau de mandat et les mandats sont remplacés par une liste de factures L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité : L’attestation de service fait impacte la comptabilité : Imputation analytique (CC) Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises) Impact budgétaire, comptable et analytique Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Suppression du mandat papier : nouvelle modalité de visa ordonnateur Attestation du service fait impacte les 3 comptabilités : opération a effectuer au jour le jour pour limiter les délais de traitement Imputation analytique : permet le calcul des coûts des activités de Rennes 2

Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Service fait Liquidation, mandatement Annuel Réservation de crédits Impact budgétaire Impact comptable SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement (réservation des crédits) : pluriannuel possible Liquidation (en 2 temps) : Service fait impacte les 3 comptabilités Enregistrement définitif de la facture sans émission de mandat Visa ordonnateur sans mise sous bordereau Visa comptable, paiement et complément de l’impact en comptabilité Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur Visa et paiement Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel (conventions…) Réservation de crédits Impact budgétaire, comptable et analytique Impact comptable complémentaire

La saisie d’un engagement ou bon de commande Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Coût (CC). Le CC « dérive » le Centre financier sur lequel les crédits seront consommés Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Groupe de marchandises (ex : 15.02 papiers et cartons) et type de dépense (fonctionnement ou investissement). Destination Domaine fonctionnel Code TVA Division, code TVA Fonds : origine des fonds (valeur unique : DEPENSES) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention …

Le flux d e dépenses : Question 1 50 Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par : 1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC 2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC 3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable

Le flux d e dépenses : Question 1 Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par : 1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC 72% 2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC 24% 3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable 4% 61

Le flux de dépenses : Question 2 50 Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense? 1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique) 2 - On ne peut alors plus modifier la commande 3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire

Le flux de dépenses : Question 2 Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense? 1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique) 92% 2 - On ne peut alors plus modifier la commande 2% 3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire 6% 63

Un flux de recette modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…). Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique) Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier Pas d’émission de titres de recettes. Pour les contrats : 1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes 2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier

Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC Composante Composante Service financier Comptable Contrat, convention, notification Création du titre de recettes Mise sous bordereaux de titres Visa ordonnateur (contrats) Prise en charge comptable Encaissement Justificatifs Impact budgétaire Impact comptable Création et émission de la facture (hors Nabuco) Bordereaux, titres, justificatifs Demande de paiement (subvention) SIFAC Composante Comptable Service financier Composante Contrat, commande convention*, notification Document de vente (contrat, commande) Document de facturation Prise en charge comptable Encaissement Visa ordonnateur (contrat, commande) Préfacture (remplace facture Excel) Enregistrement complet Justificatifs Liste des factures, justificatifs Impact budgétaire, comptable et analytique Demande de paiement (subvention) Émission des factures (contrats) * Flux particulier

La saisie d’une commande client (recette) Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Profit (CP) Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Article Destination (RE) Domaine fonctionnel (valeur unique : RECET) Code TVA Division, code TVA Domaine d’activité (lucrativité) Fonds : origine des fonds (ANR, Ministère,…) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention …

Le flux de recettes : Question 1 57 Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client? 1 - Une facture éditée sous Word ou Excel 2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier 3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier

Le flux de recettes : Question 1 Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client? 1 - Une facture éditée sous Word ou Excel 0% 2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier 11% 3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier 89% 68

A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC? Le flux de recettes : Question 2 59 A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC? 1 - Au moment de la saisie de la facture client. 2 - Au moment du visa du service financier. 3 - Au moment de la prise en charge par le comptable.

A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC? Le flux de recettes : Question 2 A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC? 1 - Au moment de la saisie de la facture client. 5% 2 - Au moment du visa du service financier. 15% 3 - Au moment de la prise en charge par le comptable. 80% 70

Fin de la présentation générale 54 Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules de formation : 1 - Oui tout à fait 2 - Oui après relecture de ce support 3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse. 4 - Non, je n’ai rien compris.

Fin de la présentation générale Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules de formation : 1 - Oui tout à fait 19% 2 - Oui après relecture de ce support 57% 3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse. 11% 4 - Non, je n’ai rien compris. 13%

Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Sommaire Introduction La structure SIFAC Un nouveau vocabulaire Le budget Les règles de dérivation Les flux des dépenses et des recettes Démonstration de SIFAC 73 73

Démonstration de SIFAC Connexion utilisateur : compte Sesame Droits utilisateurs de composante ou service : Métier gestionnaire (métier 8): dépenses, virements/réajustements, missions, recettes + éditions et consultations Métier consultation (métier 11): éditions et consultations seulement Pour chaque utilisateur : droits d’accès à la structure budgétaire qui le concerne

Démonstration de SIFAC Dans le répertoire « Rep-Adm » du bureau, ouvrir le dossier SIFAC Double cliquer sur la base à laquelle on souhaite se connecter P31 – 500 = Base de production (réelle) T31 – 310 = Base de pré-production (pour tests) T31 – 350 = base de formation 75 75

Démonstration de SIFAC Connexion utilisateur : saisie du compte Sesame Sélectionner Rennes 2 puis saisir son compte Sesame 76 76

Démonstration de SIFAC Page d’accueil

Démonstration de SIFAC Les principaux boutons utilisés : Touche magique = Entrée

Démonstration de SIFAC Organisation générale d’une page pour une transaction Boutons spécifiques de la transaction Données d’en-tête Synthèse de poste Détail d’un poste

SIFAC Assistance Equipe SIFAC Service financier : H. Aridon, C. Baslé Agence comptable : A. Laot, C. Marcellin Service marchés : C. Le Gendre, F. Flaux Composantes : S. Denis, S. Bruneau CRI : S. Meunier Contrôle de gestion : G. de Marcillac Diffusion des messages aux composantes Liste de diffusion : sifac-r2 Information, assistance Espace SIFAC (CURSUS) sifac-assistance@uhb.fr (Demande d’assistance par mel uniquement avec copie écran)

Merci de votre attention Vos questions …