Evaluation des prestataires Conférence de Beaune - 07/10/2004 MAITRISE DE LA SOUS-TRAITANCE EN MAINTENANCE Evaluation des prestataires Conférence de Beaune - 07/10/2004 Pierre-Olivier BONNAUD AFIM - 3, 4 et 17/12/02

Conférence de Beaune - AFIM Points abordés Quelques définitions Le processus de sélection du prestataire La rémunération du prestataire et l’intéressement La réversibilité Le démarrage du contrat Le suivi du contrat La situation de la certification Conférence de Beaune - AFIM

Quelques définitions

Coût Global de Maintenance (CGM) C’est la somme: Coût d’intervention maintenance (CIM) Coût de défaillance maintenance (CDM) Coût des stocks maintenance (CSM) Amortissement des surinvestissements de maintenance (ASM) Conférence de Beaune - AFIM

Activités de la fonction maintenance MAITRISE DE LA SOUS-TRAITANCE EN MAINTENANCE Activités de la fonction maintenance Gestion long terme Politique de renouvellement ou de rénovation Indicateurs de performance maintenance globale Choix du recours à la sous-traitance Compétences du personnel Evolution des procédures organisationnelles Budget maintenance Plan de progrès Moyens de traitement des informations (GMAO) Gestion moyen terme Visualisation prévisionnelle de la charge Décisions de priorités Maîtrise des délais de réalisation Analyse des indicateurs de performance et décision d’actions Suivi budgétaire Conférence de Beaune - AFIM AFIM - 3, 4 et 17/12/02

Activités de la fonction maintenance MAITRISE DE LA SOUS-TRAITANCE EN MAINTENANCE Activités de la fonction maintenance Réflexion long terme Maintenance prise en compte à l’investissement Cahier des charges maintenance pour l’achat de pièces de rechange et de prestation Intervention de maintenance assurée par la production Veille technologique en maintenance prédictive Veille technologique en mode opératoire d’intervention Réflexion moyen terme Politique de maintenance des matériels Préparation des interventions A Définition des stocks de pièces de rechange « assurance » Déclenchement des interventions de maintenance préventive Tenue de la documentation maintenance Réception maintenance des nouveaux investissements Conférence de Beaune - AFIM AFIM - 3, 4 et 17/12/02

Activités de la fonction maintenance MAITRISE DE LA SOUS-TRAITANCE EN MAINTENANCE Activités de la fonction maintenance Réalisation Affectation des moyens aux besoins: priorités quotidiennes Suivi d’avancement et réception des interventions Préparation des interventions de niveau B Comptes rendus d’intervention Liaison quotidienne avec les utilisateurs des matériels Administration du personnel Réalisation du préventif Réalisation des dépannages Réalisation des réparations Réalisation des modifications maintenance Conférence de Beaune - AFIM AFIM - 3, 4 et 17/12/02

Activités de la fonction maintenance MAITRISE DE LA SOUS-TRAITANCE EN MAINTENANCE Activités de la fonction maintenance Gestion des pièces de rechange Règles d’approvisionnement et de réapprovisionnement Règles de gestion des stocks Identification des stocks Tenue des mouvements de stocks Optimisation des magasins Réception des pièces de rechange Inventaire des stocks Analyse des fournisseurs Tableau de bord Conférence de Beaune - AFIM AFIM - 3, 4 et 17/12/02

Obligation de moyen / Obligation de résultat

Les différents types de sous-traitance Obligation de moyen Le prestataire se doit de mettre en œuvre les moyens contractuels en qualité et en quantité Garantie des moyens mis en oeuvre Obligation de résultat Le prestataire se doit d’atteindre le résultat défini contractuellement Il définit ce qu’il doit faire et le mode opératoire Garantie sur le résultat obtenu Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le donneur d’ordre Avantages: le paiement d’une prestation dont le montant est variable (intéressement) en fonction du résultat atteint, donc une garantie sur l’obtention du résultat défini, un allègement des activités de suivi des travaux réalisés qui ne concernent plus que la réception des résultats, le recours à des prestataires de qualité sachant s’engager sur un résultat à atteindre compte tenu de leur expérience. Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le donneur d’ordre Inconvénients: le risque de perdre la maîtrise du mode opératoire, voire de sa connaissance. la nécessité de définir parfaitement les résultats à atteindre, et ceci, sous une forme quantifiable et vérifiable sans ambiguïté, la difficulté de changer d’objectifs de performances pendant la relation donneur d’ordre – prestataire, les risques encourus si le prestataire n’a pas les qualités requises. Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le prestataire Avantages: La fourniture des prestations avec une valeur ajoutée plus élevée, car il fournit des prestations de gestion et réflexion moyen terme, La réalisation d’une prestation bien définie et quantifiée en terme de résultat à atteindre, La reconnaissance comme prestataire expert dans son métier. Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le prestataire Inconvénients: une prise de risque car l’obtention des résultats dépend: de l'état réel de départ des installations. Si le prestataire maîtrise parfaitement ses modes opératoires standards, il n’empêche que le mode opératoire à appliquer sur le cas concret du donneur d’ordre dépend, en partie, de ce que dit celui-ci sur la situation de départ, du comportement des utilisateurs des prestations. Ceux ci ont un impact sur la prestation en respectant les conditions prévues contractuellement. un coût plus élevé pour l’établissement de sa proposition. Conférence de Beaune - AFIM

Le processus de sélection

Le processus de sélection Les étapes: Présélection: Cahier des charges de consultation Evaluation et présélection Sélection finale Contrat de maintenance Conférence de Beaune - AFIM

Objectif de la présélection Les objectifs: Consulter tous les prestataires sans a priori: des idées nouvelles peuvent en sortir, Eviter de traiter le détail sans traiter l’essentiel, Retenir les 2 prestataires qui présentent la meilleure garantie et avec qui il sera ensuite mené les négociations finales. Conférence de Beaune - AFIM

La présélection: le cahier des charges

Le cahier des charges de présélection Composition: Objectifs attendus Résultat attendu Objectif du recours à un prestataire Le descriptif technique « basique » Matériel concerné Activités à effectuer par le prestataire (matrice de répartition des activités) Les contraintes du donneur d’ordre à respecter Les obligations du donneur d’ordre Les moyens du prestataire Les obligations du prestataire Les procédures organisationnelles Conférence de Beaune - AFIM

Le cahier des charges de présélection Composition (suite): Le descriptif technique « optionnel » avec pour chaque option: Le pourquoi de l’option, Les obligations des partenaires. Le chapitre commercial Type de rémunération possible Possibilités d’intéressement Conditions de révision de prix Conférence de Beaune - AFIM

Le cahier des charges de présélection Composition (suite): Le chapitre juridique Les règles de sécurité Les règles sociales Les règles de protection de l’environnement Les assurances Les conditions suspensives Les litiges La structure des réponses (structuration pour évaluation des offres): les paragraphes doivent correspondre à des questions dont les réponses serviront à évaluer les offres. Conférence de Beaune - AFIM

Le cahier des charges de présélection Composition (suite): Le nom des interlocuteurs chargés de répondre aux questions Les annexes Elles explicitent les chapitres. Listes de matériels. Procédures organisationnelles. Ne pas trop en mettre pour ne pas disperser les réponses. Conférence de Beaune - AFIM

La présélection: L’évaluation des offres

L’évaluation des offres Les critères d’évaluation: Coût: Prix forfaitaire Partie variable s’il y en a Formule d’intéressement Expérience d’intéressement Formule de révision Flexibilité: Répartition des effectifs (national, régional, local) Procédure de gestion des répartitions des effectifs Délai: Procédure de maîtrise prévisionnelle de la charge Procédure de distribution des travaux Procédure de gestion des travaux Conférence de Beaune - AFIM

L’évaluation des offres Les critères d’évaluation: Qualité: Références similaires Expérience du personnel Ancienneté du personnel Temps consacré à la formation Procédures AQ ou certifications Moyens matériels prévus Taux d’accident du travail Réactivité Effectifs mobilisables sur travaux non prévus Moyens matériels mobilisables sur travaux non prévus Moyens matériels pour localiser le personnel Conférence de Beaune - AFIM

L’évaluation des offres Les critères d’évaluation: Autres: Reprise du personnel Expérience GMAO NB: les critères sont à sélectionner compte tenu de l’objet de la sous-traitance: Prestation limitée, Contrat de maintenance. Conférence de Beaune - AFIM

L’évaluation des offres Comment noter l’offre dans chacun des critères: Coûts: Valeur de la part forfaitaire et sa définition Valeur de la part variable et son contenu, Intérêt de la formule d’intéressement Flexibilité: Existence et facilité de compréhension des procédures Qualité: Choix des références: nom – coordonnées Information complète transmise Conférence de Beaune - AFIM

L’évaluation des offres Délai: Existence et facilité de compréhension des procédures Réactivité: Existence et facilité de compréhension des informations Autres: Information complète transmise Options: Pertinence par rapport aux objectifs du donneur d’ordre. Points forts: Ils sont cités, justifiés et vérifiables facilement par le donneur d’ordre Conférence de Beaune - AFIM

La sélection finale

Conférence de Beaune - AFIM La sélection finale Pour les 2 prestataires présélectionnés: Visite des références citées Points forts et points faibles Similitude par rapport aux besoins du donneur d’ordre Interview du responsable de chantier proposé: Expérience Comportement Connaissances Réalisation de chantiers tests Préparations, qualité du travail, rangement, comportement sécurité, protection de l’environnement, compte rendu d’intervention. Remise du projet de contrat et négociation contractuelle Conférence de Beaune - AFIM

Le contrat de maintenance

Le contrat de maintenance Son objectif: Revoir les modalités de la rémunération de la prestation en coordination avec les Achats Mettre en forme: Ce qui doit être fait Ce qui éventuellement se traitera devant les tribunaux Le mode de rémunération de la prestation Conférence de Beaune - AFIM

Le contrat de maintenance C’est une reprise du cahier des charges de présélection en incluant: Les accords aux dérogations Les conditions de paiement: du ressort des achats La partie juridique détaillée: du ressort du juriste: Les assurances Les conditions suspensives Les litiges Conférence de Beaune - AFIM

Les différents types de rémunération d’un prestataire

Les types de rémunération d’un prestataire FORFAIT Montant fixe au départ Interventions définies pour un montant précis, donc parfaitement définissables. Attention: Aux avenants dus aux imprécisions Aux imprévus Utilisable pour des prestations limitées dont l’état initial et l’état final sont parfaitement connus Conférence de Beaune - AFIM

Les types de rémunération d’un prestataire MONTANT VARIABLE Quantité variable à un prix défini Rémunération aux bordereaux (mini forfait) En « régie »: temps prévu ou temps passé Attention: Le prix de l’heure du prestataire est un coût complet comprenant la marge. Conférence de Beaune - AFIM

Les types de rémunération d’un prestataire PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE) Une partie fixe (fee) qui prend en compte les frais fixes de l’intervention Encadrement Matériel, outillage, Marge, etc. Une partie variable (cost) qui prend en compte le coût variable de la prestation Masse salariale, Frais de déplacement, etc. Conférence de Beaune - AFIM

Les types de rémunération d’un prestataire PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE) Nécessite une définition de la plage des heures «cost» et un suivi des heures par intervention Intérêt = limiter le CIM en garantissant au prestataire un chiffre d’affaire Conférence de Beaune - AFIM

L’intéressement

Objectif de l’intéressement Ce dispositif souvent appelé "intéressement" ou "bonus - malus" a pour objectif de: motiver le prestataire sur l’évolution positive d’indicateurs de performance concernant la prestation (application d’une clause de bonus), sanctionner les défaillances du prestataire lorsque celles-ci lui sont intégralement imputables. Ce dispositif, apte à moduler la valeur économique du contrat, doit cependant rester dans les limites acceptables juridiquement c'est à dire ne pas être considéré comme une clause léonine: le montant du bonus – malus ne peut excéder 15% du montant de base. Conférence de Beaune - AFIM

Quelle formule d’intéressement? Les modalités d’intéressement dépendent: Des objectifs du contrat Du respect des contraintes par le prestataire Encore faut-il être capable de quantifier les objectifs et le non respect des contraintes Points importants: une organisation de contrôle régulière, rigoureuse, objective et rationnelle. la maîtrise par le prestataire de l’ensemble des paramètres nécessaire à l’atteinte du résultat en question. Des formules d’intéressement: parfaitement quantifiables claires et simples, réellement adaptées et cohérentes avec le résultat à atteindre Conférence de Beaune - AFIM

Quelle formule d’intéressement? Des formules souvent usitées: Sécurité: Taux de fréquence Taux de gravité Ratio d’interventions arrêtées pour non respect des règles de sécurité Qualité: Retouches suite à intervention Résultat d’audit Délais: Respect des délais sur interventions programmables Réactivité: Réactivité sur évènements imprévus Idées de progrès: De 50 à 100% du gain annuel des améliorations préconisées Conférence de Beaune - AFIM

Les clauses de réversibilité

Maintien du savoir-faire: la réversibilité Principe: Permettre au donneur d’ordre de reprendre ou de faire reprendre l’exécution des prestations à tout moment du contrat Comment: Des clauses de réversibilité définies dans le contrat Un dispositif de contrôle régulier de la faisabilité de la réversibilité: audits Conférence de Beaune - AFIM

Maintien du savoir-faire: la réversibilité Clauses de réversibilité dans les contrats: état des lieux contradictoires des installations et services rendus: pour les installations: dates de mise en service et rénovation, durée de vie prévisionnelle, pour les services aux occupants: inventaire des services rendus, pour les utilités: descriptif des utilités livrées. modalités sur le devenir du personnel du prestataire en cas d'arrêt du contrat, modalités de reprise des éventuels investissements en équipements effectués par le prestataire, Conférence de Beaune - AFIM

Maintien du savoir-faire: la réversibilité Clauses de réversibilité dans les contrats (suite) modalités de transmission des procédures, et informations à un nouveau prestataire, modalités de reprise des contrats de sous-traitance, garantie de continuité des performances avec pénalités spécifiques en période de suspension de contrat ou de fin de contrat. Conférence de Beaune - AFIM

Démarrage d’un contrat de maintenance

Le démarrage d’un contrat de maintenance Quelques phases indispensables: Sensibiliser sur le contrat de maintenance tous les partenaires: Utilisateur du matériel Gestionnaire maintenance Prestataire maintenance Former le prestataire aux procédures organisationnelles. Former le prestataire à la GMAO. Mettre en œuvre la structure de communication interne avec un responsable désigné et procédure de remplacement (1 prestataire + 1 donneur d’ordre). Mettre en œuvre le tableau de bord se suivi du contrat Conférence de Beaune - AFIM

Le démarrage d’un contrat de maintenance Quelques phases indispensables (suite): Définir des réunions contractuelles lors desquelles sont identifiées des actions de progrès. Rédiger le plan de prévention. A retenir Le démarrage de contrat s’étale généralement sur une période de 2 à 3 mois. Rémunérer le prestataire pour cette phase de démarrage en lien avec des jalons (rémunération uniquement si atteinte du résultat escompté) => planning => réception Conférence de Beaune - AFIM

Suivi du contrat de maintenance

Conférence de Beaune - AFIM Le suivi du contrat La maîtrise de la performance des activités externalisées nécessite: le suivi des résultats réellement obtenus grâce aux tableaux de bord de mesure des performances de la prestation, l’analyse des résultats obtenus pour définir les progrès potentiels existants et déterminer les actions de progrès correspondantes, la mise en œuvre d’une structure de pilotage, de communication et de dialogue entre le donneur d’ordre et son prestataire, le maintien du savoir-faire au donneur d’ordre. Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Tableaux de bord Les tableaux de bord sont structurés sur la hiérarchisation ABC (ou Pareto ou 20-80) lié au constat que: 20% des événements représentent 80% de la situation totale, et ce sont ces évènements qui nécessitent les efforts d’analyse (événements A), 30% des évènements représentent 15% de la situation totale (évènements B), 50% des évènements représentent 5% de la situation totale (évènements C). Conférence de Beaune - AFIM

Conférence de Beaune - AFIM Tableaux de bord Les indicateurs de niveau équipement sont ceux qui sont les plus significatifs car ils permettent véritablement de mesurer la performance d’un équipement dans son coût global de maintenance et dans ses différentes composantes. Ces tableaux de bord sont à compléter par des tableaux de bord provisoires ayant pour objectifs: la mesure des résultats suite au lancement d’actions de progrès, l’identification des origines de défaillances, lors d’analyses causales par exemple. Conférence de Beaune - AFIM

Structure de pilotage: l’AO L'organisation du déroulement du contrat nécessite une AO (assistance par ordinateur) pour: faire circuler l'information: demandes d'intervention et suivi, tableaux de bord, niveau de stocks, suivi des commandes, etc. classer, trier, traiter, archiver les données saisies. 2 solutions sont possibles: système AO imposé au prestataire: système AO choisi par le prestataire: le prestataire est formé au système choisi donc pas de formation à prévoir en phase de démarrage Conférence de Beaune - AFIM

Structure de pilotage: les réunions La coordination entre le donneur d’ordre et son prestataire se fait lors de réunions définies dans le contrat. Généralement des fréquences: Hebdomadaires: planning prévisionnel des interventions et d’identifier les contraintes prévisionnelles du donneur d’ordre Mensuelles: Examen des tableaux de bord de la prestation, Définition des faits nécessitant une analyse de progrès, Décision des projets d'améliorations proposés par le prestataire, Définition de la valeur des indicateurs servant au paiement de l’intéressement Conférence de Beaune - AFIM

Structure de pilotage: les réunions Fréquence des réunions (suite): Trimestrielles: Examen de la tenue des objectifs généraux de la prestation, Examen des difficultés de déroulement du contrat Lors de chaque réunion, un programme d'actions est élaboré, comportant: le descriptif des actions à mener et leurs enjeux financiers, le responsable des réflexions à mener, le délai de résolution au plus tard. Conférence de Beaune - AFIM

Structure de pilotage: les audits La réalisation d'audits qualité a pour objectif d'identifier les défaillances organisationnelles et humaines . Les défaillances peuvent être: actions prévues non réalisées, retard dans la réalisation des actions, non conformité des actions réalisées défaut dans la veille réglementaire. Conférence de Beaune - AFIM

Structure de pilotage: les audits Une définition du processus d'audit est réalisée et présenté au prestataire lors de la phase de démarrage. Les audits portent sur: les résultats attendus par le donneur d’ordre, les procédures mises en œuvre par le prestataire: transcription du savoir faire, sécurité, formation du personnel, respect de la législation, documentation, traçabilité des évènements, etc. Conférence de Beaune - AFIM

Evolution de la certification

Evolution de la certification Sécurité: MASE (pétrochimie et chimie) Directive UIC Qualité: Référentiel ISO 9002 Conférence de Beaune - AFIM

Synthèse

Conférence de Beaune - AFIM A ne pas oublier … Prendre son temps. Préparer le terrain. Le démarrage du contrat. La structure de pilotage (tableau de bord, réunions, pilotage, audits). La réversibilité. La gestion de sa maintenance à long terme. Ne pas laisser le prestataire faire. Ne pas vivre sous la loi des 2B. Conférence de Beaune - AFIM

Pierre-Olivier BONNAUD Ingénieur Arts & Métiers GPMG 21 Conseil et assistance technique (maintenance, investissements) Site web: www.gpmg21.com Mail: pob@gpmg21.com Tél.: + 33 (0) 6.10.02.35.58 Conférence de Beaune - AFIM