SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique Proposition de ventilation des archives de la DGStrat Mai 2008

Ce qu’on attendait de nous… Page 2

Ce que nous avons atteint… Page 3

Ce que nous avons : état des lieux des archives de la DGStrat 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m Ce que nous avons : état des lieux des archives de la DGStrat UW Domaine Undeclared Work 18 mètres GRH Documents du personnel 26,4 mètres BIL Domaine Bilatéral 40.1 mètres HL Archives Hendrik Larmuseau 35,6 mètres EVOL Domaine Evolution de la Protection sociale INDISOC Domaine Indicateurs sociaux 14,4 mètres GOV Domaine Gouvernance 89,2 mètres DG Archives du Directeur-général 12,5 mètres Com Archives Didier Coeurnelle 12 mètres MULTI Domaine multilatéral 110,4 mètres Page 4

Ce que nous recevons : métrage disponible sur le paysager Scénario worst case pour la ventilation 15 petites armoires = 45 m 25 grandes armoires = 125 m DGStrat En discussion 4 grandes armoires en plus Analyse pour rajouter une armoire aux armoires coulissantes DGCom Page 5

Qui reçoit quoi ? Ventilation des armoires par domaine La ventilation n’est pas définitive ! # armoires Mètrage réservé Métrage à transférer sur le paysager Grandes Petites 25 15 170 121,4 MULTI 6 2 36 34,8 BIL 3 1 18 16,7 GOV 4 23 20,3 UW 11 EVOL 16 13,6 INDISOC 8 5 DG Shared / stand alone   > GRH 10 9 > Hendrik > Com Dico Roulement / Réserve 14 Page 6

La ventilation n’est pas définitive ! Ventilation générale La ventilation n’est pas définitive ! Page 7

Efforts consentis par domaine Au plus bas, au plus grand l’effort Efforts consentis par domaine Page 8

Différence entre le métrage transféré et le métrage octroyé Marges par domaine Page 9

Demandes de digitalisation Domaine Gouvernance Circulaires IPSS dans le cadre du projet-pilote de digitalisation des échanges avec les IPSS Shared Service Dossiers du personnel ? Domaine Bilatéral Dossiers bilatéraux concernant les pays voisins Domaine Multilatéral Dossiers SESPROS Dossiers CASSTM (notes belges) Page 10

Revue belge de la Sécurité sociale (BTSZ ,1 série, 35 numéros) (1,5 m) Documents à détruire Union européenne : documentation concernant la démographie (2 m) (Domaine Multi) Documentation générale conservée au Domaine Multi (5 m) (armoires de Muriel Rabau) Revue belge de la Sécurité sociale (BTSZ ,1 série, 35 numéros) (1,5 m) Domaine gouvernance (8,8m), documentation générale conservée dans les compactus et copie conforme des arrêtés Documents INDISOC qui seront ramenés à la maison ou détruits : 2,4 m Documents personnels de Monsieur Larmuseau : 7,2 m Documents conservés au Centre 58 : 20 mètres sont à détruire Page 11

Risques Risque que le service de la cave ne fonctionne pas correctement ou pas assez rapidement Risque communiqué au comité de direction et à l’équipe Novo Risque que l’on ne tienne pas compte de l’accroissement en personnel de la DG Armoires supplémentaires allouées aux domaines concernés + Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG Risque que la bibliothèque ne puisse accepter les 50 m de documentation que nous voulons transférer 4 possibles nouvelles armoires (20m) prévues pour accueillir le documentation qui ne pourrait être transférée à la BIB Risque que la ventilation ne prévoit pas assez de places et doive être revue Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG + métrage restant des 4 nouvelles armoires Page 12

Communication individuelle par domaine Next steps Communication individuelle par domaine Commande des boîtes Plan de classement Digitalisation Mise en boîte, nommage, destruction des archives Evaluation de la ventilation Déménagement des archives Page 13

…Questions ? Amaury Legrain Tom Auwers SPF Sécurité sociale – DGStrat amaury.legrain@minsoc.fed.be tom.auwers@minsoc.fed.be Sophie Vandepontseele Equipe Novo – NovoRecord sophie.vandepontseele@minsoc.fed.be Page 14