OpenSOFT « Inventer, c’est penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantal version 5 Juillet 2008

MicroCRM

Introduction MicroCRM est le fruit de 12 mois de travail intensif associant nos développeurs et notre communauté. La conjugaison de ces différents efforts a permis de finaliser un nouveau logiciel rassemblant dans un même produit la CRM la GED CRM : customer Relationship Management ou GRC Gestion Relation Client GED : Gestion Electronique de Documents

Simplicité d’utilisation et Innovation. MicroCRM Cette version baptisée MicroCRM reste fidèle à nos valeurs : Simplicité d’utilisation et Innovation. MicroCRM c’est aussi les produits dérivés adaptés à chaque profession : MicroAvocat : gestion des dossiers du cabinet MicroBE : pour les bureaux d‘études MicroNotaire MicroCourtier ; courtier en assurance + votre métier

Le client patrimoine de l’entreprise La valeur d’une entreprise est fondée sur ses actifs de type brevets, usines,outils ou son savoir faire et la qualité des équipes… Mais aussi sa capacité à trouver des prospects et à fidéliser les clients existant C’est ce que l’on nomme communément le fond de commerce. MicroCRM d’une façon simple vous aidera à accroître ce patrimoine

Définition MicroCRM inclut le Mot CRM acronyme de :      Customer Relationship Management  également nommé GRC pour : Gestion Relation Client Le terme de Customer Relationship Management est relativement récent. Le concept qu’il recouvre remonte au tout début des années 2000 et est le résultat des efforts commerciaux fournis par les sociétés de logiciels et de consultance pour promouvoir leurs solutions de nombreuses entreprises connaissent remarquablement leur clientèle et ont développé, comme M. Jourdain faisait de la prose sans le savoir, un excellent CRM.

Les fonctionnalités de MicroCRM Suspect Prospection téléphonique optimisée . Créer votre propre fichier de prospection : gratuitement Classer vos prospects par type d’activité et secteur géographique Le meilleur outil de prospection Courrier et mailing personnalisés Gestion des relances Suivi de toutes les actions avec archivage documents pour chaque phase Filtre et tri Ultra rapide : Accéder rapidement à l’information Gestion simple des dossiers clients. Routage des documents par courriel Prospect Client

Le cycle MicroCRM Suspect Prospect Client À la conquête de nouveaux clients . En effet MicroCRM est un produit global qui gère le cycle complet du client : Découvrir : c’est la phase suspect Connaître : c’est la phase prospect Acquérir : c’est la phase succès Fidéliser : c’est la phase à ne pas négliger. Prospect Client

Client Prospect Suspect Les 3 étapes MicroCRM Import de Fichiers Pages Jaunes Dune & Bradstreet CCI Etc… Les 3 étapes MicroCRM Connaissance des Contacts de l’entreprise Suivi des actions Prospect Victoire : Suivi du client Offres personnalisées Client Suspect

Définition du suspect Le suspect : Provient d'une liste ou d'un fichier, (exemple : les pages jaunes ou les pages pro) c'est une personne ou une entreprise que l'on ne connaît pas à qui l'on va adresser un mailing, en souhaitant une réponse. Un module d’import automatique permet l ’acquisition rapide de sources de données qu’il suffit d’adresser dans un premier temps par mailing postal. Savoir cibler, attirer et conserver les bons clients sont des facteurs déterminant pour le succès de l’entreprise

Acquisition des suspects Exemple d’une source de données : les pages jaunes Il suffit de déterminer : la cible et le secteur géographique

Import dans MicroCRM D’un simple Clic sur le bouton d’import Une fenêtre Vous demande l’endroit ou se trouve le fichier « aspiré »

Résultat de l’importation

Définition du prospect le suspect devient un prospect lorsqu'on a identifié des contacts à l’intérieur de l’entreprise Suivi des actions Saisie des produits existant chez ce client Ajustement de l’offre personnalisée Archivage simple de tous les documents durant ce cycle Propositions Devis Offres spéciales Etc….

Le Client Le prospect devient client à la réception de sa première commande : MicroCRM permet le suivi du client MicroCRM vous sera d’une aide précieuse pour organiser vos visites client grâce à sa fonction de géolocalisation et de calcul d’itinéraire basée sur Google Maps

Localisation des clients D’un simple clic droit de la souris localiser le client

Organiser vos tournées Localiser vos clients sur une carte

Tous les types de fichiers Information rapidement accessible MicroCRM en résumé Plate-forme Papyrus Produit évolutif Archive Tous les types de fichiers Information rapidement accessible Annuaire Unifié des contacts Orienté Utilisateur Facilité administration

La CRM et la GED dans le même logiciel Micro CRM c’est : La CRM + la GED dans un même logiciel

Suivi des actions détaillé MicroCRM permet un suivi de toutes les actions, aussi bien d’un prospect que d’un client Avec possibilité d’archiver des documents: proposition commerciale, devis, contrat etc.. À chaque étape de votre travail de commercial Gestion automatique des relances

Suivi des produits concurrents MicroCRM permet d’enregistrer les produits existant chez un client avec les critères suivant: Marque Modèle Type de produit Type achat ( achat, leasing etc….) Date début contrat Date de fin de contrat + un formulaire détail Avec bien entendu archivage de documents

Un produit intuitif A une armoire correspond un rayon, Armoire > Rayon > Dossier > Document A une armoire correspond un rayon, A un rayon correspond un dossier, et à un dossier des documents. La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.

Une organisation simple MicroCRM applique les règles d’organisation du Client. De cette façon la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier… L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver.

Principe du produit Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers Un fichier de l’application : le frontal client Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

Parfaite gestion des scanners MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail. Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

Le circuit MicroCRM La copie électronique D’un simple Clic droit de la souris le Document est transféré dans MicroGED et le document est déplacé dans une Zone d’Archivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants Sur le poste Chaque utilisateur L’utilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le circuit MicroCRM La copie électronique Postes MicroGED (consultant) Station MicroGED

MicroCRM en poste autonome En mono poste Le fichier de l’application: MicroCRM.mde Et Le fichier des données :Data-MicroCRM.mdb Sont présents sur la même machine Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier DATA_MicroCRM.mdb

MicroCRM en réseau Serveur de données MicroCRM Clients MicroCRM Attache des bases Au premier lancement de l’application Serveur de données MicroCRM Clients MicroCRM Numérisation Données à sauvegarder En plus de vos documents Le ou les fichiers DATA-MicroCRM.mdb Chaque poste client possède le fichier Application Papyrus.mde

L ’accès sécurisé de MicroCRM En activant l’accès sécurisé A chaque utilisateur, est associé un profil Administrateur Superviseur Utilisateur Consultation C’est l’administrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil

Les 4 profils MicroCRM Administrateur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un courrier L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes Consultation : ne peut que visualiser les courriers

Support Minimisé Facilité Evolutivité Fiabilité Adaptabilité Sécurité Retour des Administrateurs Retour des Utilisateurs Utilisateur Administrateur Support Minimisé Facilité Evolutivité Fiabilité Adaptabilité Sécurité Performance Productivité Facilité Fiabilité Une nouvelle version par an Remontée des utilisateurs Reproduit les processus classiques de gestion du courrier Routage par mail Solution éprouvée Puissance dans la recherche Héritage des permissions existantes Accès sécurisé aux données Interface simple et puissant Navigation en 3 D Interface intuitive Facilité de navigation Basé sur les standard de l’informatique Ne modifie pas les documents existant Productivité Adaptabilité Support Utilisateurs minimisé Formation en ligne Support Minimisé Performances Evolutivité Sécurité DO NOT PRINT THIS SLIDE FOR CUSTOMER SESSIONS!!! Delete this slide from the deck before printing. It looks a mess when printed out. If you decide to use this slide, hide the previous one. This hidden slide allows some drilldown into more technical issues, for those clients who want a justification to the statement that “XP delivers return …” MicroCRM La solution de votre entreprise

Fonctionnalités du produit 1 document retrouvé parmi 100 000 Nombre d’armoires illimité Nombre de rayons illimité Nombre de dossiers illimité Nombre de documents illimité MicroCRM, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche Excellentes performances : 1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

Charte graphique Papyrus Dans une zone déroulante sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

 Reproduction à l’identique du process d’organisation en place Bénéfices Client  Reproduction à l’identique du process d’organisation en place  Gain de temps (20%) : en classement en recherche en contrôle  Gain de place : Dématérialisation Compression  Sécurité du dossier par sauvegarde.

La GED, facteur de compétitivité pour les PME Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.

MicroGED un produit évolutif  MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an.  Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs : On questionne et on écoute nos clients Création d’un club d’utilisateurs  MicroGED intègre les dernières technologies Intégration de la recherche Plein Texte Module de formation en ligne au format Flash  MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

Les avantages de MicroCRM Facilité Rapidité Traçabilité Qualité Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Une interface très Conviviale Et Intuitive Traitement Automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tous Moment un document

Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours… Conclusion Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours…