Comptabilité informatisée Le module - Paie Novembre 2006 COMP 2010 Comptabilisation de la paie

Comptabilité informatisée – La paie Contenu du cours Rémunération Périodes de paie Retenues obligatoires Cotisations à l’assurance-emploi (A-E) Cotisations au régime de pension du Canada (R.P.C) Retenues d’impôt sur le revenu Calcul de la paie ( gains bruts et déductions) Employés occasionnels Calcul de la paie – employés occasionnels Comptabilisation de la paie Comptabilisation du paiement aux employés Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C) Remise des retenues sur la paie (employé + employeur) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie Contenu du cours (suite) Employés permanents Calcul de la paie – employés permanents Comptabilisation de la paie Comptabilisation du paiement aux employés Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C) Remise des retenues sur la paie (employé + employeur) Année civile – préparation des feuillets T4 Remise des feuillets T4 aux employés Préparation du T4 sommaire Préparation par l’employé de sa déclaration de revenus T1 Feuillet T4 - Ajustement par rapport à une erreur ou une omission Formulaires COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 1. Rémunération Quelques méthodes de rémunération d’un employé: À salaire fixe ( par semaine, aux deux semaines , par mois, etc…) À l’heure À l’unité de production À commission COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 2. Périodes de paie Un employé peut être payé à différentes intervalles : hebdomadaire ( 52 pp / année ) aux deux semaines ( 26 pp / année ) bimensuel ( 24 pp / année ) mensuel ( 12 pp / année ) PP = période de paie . La période de paie est très importante lorsque vous utilisez les tables de retenues sur le paie relativement aux déductions A-E, R.P.C. , l’impôt fédéral et provinciale. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – i. Cotisations A-E Cotisation de l’employé pour l’année 2005 maximum de la rémunération assurable 39 000$ taux de cotisation 1,95 % cotisation annuelle de l’employé 760,50 $ Cotisation de l’employeur pour l’année 2005 1,4 la cotisation de l’employé 1064,70 $ ( 39 000 x 0,0195 x 1,4) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – ii. Cotisations R.P.C Cotisation de l’employé pour l’année 2005 tout employé âgé de 18 à 70 ans maximum des gains 41 100 $ exemption annuelle de base ( 3 500 $) maximum de la rémunération 37 600 $ taux de cotisation 4,95 % cotisation annuelle de l’employé 1 861,20 $ Cotisation de l’employeur une part égale à celle de l’employé 1 861,20 $ COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu Cotisation de l’employé L’impôt sur le revenu s’applique seulement à l’employé. Les retenues d’impôt fédérales et provinciales seront inscrites sur le feuillet T4 et seront nécessaires à l’employé pour préparer sa déclaration de revenus fédérale ou provinciale. Cotisation de l’employeur Aucune cotisation requise. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite) Lors de son embauche, l’employé doit normalement compléter les formulaires TD1 et TD1NB. Si l’employé ne remplit pas ces formulaires, l’employeur devra présumer que l’employé a inscrit le code 1 (célibataire). De plus, l’employeur ne pourra pas changer ce code à moins que l’employé lui fournisse un formulaire dûment complété et signé. Signification de certains codes : Code 0 – une personne non-résidente Code 1 – une personne célibataire Code E – un étudiant COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite) Pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur la paie de l’employé, il faut suivre les étapes suivantes : Calcul du revenu imposable Rémunération pour la période de paie xxx $ Moins : déductions permises ( xx ) (RPA, Cot. syndicale, REER, etc) Revenu imposable pour la période de paie xxx $ COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite) À partir du montant de revenu imposable et du code établi par le formulaire TD1 ou TD1NB, vous pouvez déterminer la retenue d’impôt (Féd. et Prov.) à partir : les tables de retenues sur la paie les tables des disquettes –TSD/TOD les formules mathématiques les logiciels comptables (Simple comptable, Fortune 1000, Accpac Plus, etc) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite) IMPÔT FÉDÉRAL Il y a 4 niveaux d’imposition pour l’année 2005 16 % ( 0 $ à 35 595 $ revenu imposable) 22 % ( 35 595,01 $ à 71 190 $ revenu imposable) 26 % ( 71 190,01 $ à 115 739 $ revenu imposable) 29 % ( + que 115 739 $ revenu imposable) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 3. Retenues obligatoires – iii. Retenues d’impôt sur le revenu (suite) IMPÔT PROVINCIAL Il y a 4 niveaux d’imposition pour l’année 2005 9,68 % ( 0 $ à 32 730 $ revenu imposable) 14,82 % ( 32 730,01 $ à 65 462 $ revenu imposable) 16,52 % ( 65 462,01 $ à 106 427 $ revenu imposable) 17,84 % ( + que 106 427 $ revenu imposable) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie Premièrement, il faut déterminer les gains bruts pour la période de paie. Ensuite, il faut calculer les déductions (cotisations ou retenues) relatives à la paie pour l’employé en fonction de ses gains bruts. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Rémunération par PP + Paie de vacances (optionnelle) _______________________________ Gains bruts COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Paie de vacances 4 % = 2 sem. de congé / 50 sem. de travail COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Employé occasionnel ou saisonnier La paie de vacances sera versée à toutes les périodes en plus de sa rémunération par période de paie. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Employé permanent La paie de vacances sera versée seulement lorsque l’employé aura gagné ses vacances. La paie de vacances s’accumule pendant 50 semaines et l’employé sera en congé pendant la semaine 51 et 52. C’est à ce moment que l’employeur versera la paie de vacances. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Employé permanent Le montant relatif à la paie de vacances représente une charge de Salaires pour l’entreprise même si le versement de la paie de vacances est reporté à la 51e et 52e semaine. La dette a pris naissance aussitôt que l’employé a gagné sa paie de vacances, donc il faut comptabiliser cette somme au compte «Indemnités de vacances à payer» et ce à chaque période de paie. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Projet de simulation comptable À des fins pratiques, la paie de vacances sera comptabilisée à la fin du mois en passant une écriture de régularisation au journal général. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Employé permanent Pour l’employé, la paie de vacances ne peut être incorporée à ses gains bruts parce qu’elle n’est pas versée. N’oublions pas que l’employée est taxable selon la méthode de caisse, ce qui veut dire qu’il sera seulement imposé sur les sommes reçues au cours de l’année civile. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie – gains bruts Employé permanent Lorsque l’employé recevra sa paie de vacances, l’employeur effectuera les retenues salariales et débitera le compte de passif «Indemnités de vacances à payer» au lieu du compte Salaire. La charge de salaire aura été comptabilisée au cours des semaines 1 à 50. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 4. Calcul de la paie - déductions Les déductions obligatoires : A-E R.P.C. impôt sur le revenu Les déductions optionnelles : cotisations syndicales assurance-vie ou invalidité assurance-médicaments et dentaire R.E.E.R. R.P.A. Etc… COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 5.1 Calcul de la paie – employés occasionnels Les entreprises XYZ Ltée pour la période de paie du 1 janvier au 7 janvier 2005 Gains Déductions Paie nette Nom de l’employé Bruts Paie de vacances Gains totaux A-E R.P.C. Impôt (Féd.) (code 1) Impôt (Prov.) Total (déd.) Salaires à payer Employé 1 300,00 12,00 312,00 6,08 12,11 21,80 13,95 53,94 258,06 Employé 2 480,00 19,20 499,20 9,73 21,38 49,50 30,70 111,31 387,89 Total 780,00 31,20 811,20 15,81 33,49 71,30 44,65 165,25 645,95 R.P.C A-E 312- (67,30 (3 500 /52)) x 4,95 % = 12,11265 312 x 1,95 % = 6,084 499,20 – (67,30 (3 500/52)) x 4,95 % = 21,37905 499,20 x 1,95 % = 9,7344 COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 5.2 Comptabilisation de la paie Dt Ct 510 Salaires 811,20 210 A-E à payer 15,81 215 R.P.C à payer 33,49 Impôt fédéral à payer 71,30 Impôt provincial à payer 44,65 230 Salaires à payer 645,95 Comptabiliser la paie pour la semaine se terminant le 7 janvier 2005 COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 5.3 Comptabilisation du paiement aux employés Dt Ct 230 Salaires à payer 645,95 Encaisse 645,95 Comptabiliser le paiement aux employés 5.4 Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C) Dt Ct 520 Charges sociales 55,62 210 A-E à payer 22,13 R.P.C à payer 33,49 Comptabiliser les contributions de l'employeur à A-E et R.P.C. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 5.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR) Dt Ct 210 A-E à payer 37,94 R.P.C à payer 66,98 Impôt fédéral à payer 71,30 Impôt provincial à payer 44,65 Encaisse 220,87 Comptabiliser la remise des retenues à l’Agence du revenu du Canada PD7A COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 5.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR) Les deux prochaines diapos contiennent un exemple du PD7A. La partie 1 est complétée par l’Agence du revenu du Canada afin de fournir un sommaire des remises que l’entreprise a effectué les mois précédents. La partie 2 doit être complétée par l’entreprise lorsqu‘elle effectue sa remise mensuelle. Dans l’exemple, le total de la remise s’élève à 220,87$, donc un chèque du même montant doit être préparé et envoyé à l’Agence du revenu du Canada avant le 15e jour du mois suivant que les retenues furent prélevées sur les salaires. Le versement des remises peut être effectué dans les banques. Si c’est le cas, il faut s’assurer de présenter les deux parties du formulaires PD7A à la caissière afin qu’elle estampille la partie 1 qui servira de preuve que le versement a été effectué dans les délais prescrits et éviter une pénalité de 5% pour remise tardive. COMP 2010

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Comptabilité informatisée – La paie 5.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.1 Comptabilisation de la paie – employés permanents Les entreprises XYZ Ltée pour la période de paie du 1 janvier au 7 janvier 2005 Gains Déductions Paie nette Nom de l’employé Bruts Paie de vacances Gains totaux A-E R.P.C. Impôt (Féd.) (code 1) Impôt (Prov.) Ass. vie Total (déd.) Salaires à payer Employé 1 300,00 12,00 5,85 11,52 20,00 12,85 3,25 53,47 246,53 Employé 2 480,00 19,20 9,36 20,43 46,80 29,10 108,94 371,06 Total 780,00 31,20 15,21 31,95 66,80 41,95 6,50 161,66 617,59 R.P.C A-E 300 –(67,30 ((3 500 /52)) x 4,95 % = 11,51865 300 x 1,95 % = 5,85 480 – (67,30 ((3 500/52)) x 4,95 % = 20,42865 480 x 1,95 % = 9,36 La zone grise est optionnelle, elle sert SEULEMENT à calculer le montant de paie de vacances qui sera imputé au compte « Indemnités de vacances à payer ». COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.2 Comptabilisation de la paie Dt Ct 510 Salaires (780 + 31.20) 811,20 210 A-E à payer 15,21 215 R.P.C à payer 31,95 Impôt fédéral à payer 66,80 Impôt provincial à payer 41,95 Croix Bleue à payer 6,50 Indemnités de vacances à payer 31,20 Salaires à payer 617,59 Comptabiliser la paie pour la semaine se terminant le 7 janvier 2005 COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés Dt Ct 230 Salaires à payer 617,59 Encaisse 617,59 Comptabiliser le paiement aux employés Les diapositives suivantes expliquent lorsque l’entreprise utilise un compte courant ou un compte spécial (Banque-Paie) pour payer ses employés. Peu importe la situation l’écriture ci-dessus, qui sera inscrite au journal des décaissements-dessus, sera la même dans les deux cas. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés Situation 1 - Si l’entreprise utilise le compte courant (un seul compte) pour payer ses employés, elle émettra deux chèques au montant de 246,53 $ et 371,06 $ Situation 2 - Si l’entreprise utilise le compte spécial (Banque-Paie) pour payer ses employés, la situation sera différente. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2) L’entreprise émettra deux chèques (246,53 $ et 371,06 $) du compte de Banque–Paie. Le responsable de la paie va préparer le document «Demande d’envoi de chèque» afin de demander au trésorier d’émettre un chèque à l’ordre de Banque –Paie. Par la suite, le chèque au montant de 617,59 $ sera déposé dans le compte Banque-Paie afin de couvrir les deux chèques en circulation dans ce compte. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2) Le responsable du journal des décaissements enregistrera le chèque de 617,59 $ comme paiement de la dette relative aux salaires. C’est pourquoi que le compte débité sera  Salaires à payer. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2) COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.3 Comptabilisation du paiement aux employés (Situation 2) Il faut noter que les registres de l’entreprise ne contiendront aucune écriture relative aux deux chèques du compte Banque-Paie et le compte du grand livre affichera toujours un solde de ZÉRO. L’état de compte de la banque confirmera que le transfert de fonds a été effectué et que les deux chèques furent encaissés par les employés. Normalement, le compte bancaire affichera aussi un solde à ZÉRO jusqu’à la prochaine période de paie. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.4 Comptabilisation de la contribution de l’employeur (A-E et R.P.C) Dt Ct 520 Charges sociales 53,24 210 A-E à payer 21,29 R.P.C à payer 31,95 Comptabiliser les contributions de l'employeur à A-E et R.P.C. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 6.5 Remise des retenues sur la paie (contribution : É + EUR) Dt Ct 210 A-E à payer 36,50 215 R.P.C à payer 63,90 Impôt fédéral à payer 66,80 Impôt provincial à payer 41,95 Encaisse 209,15 Comptabiliser la remise des retenues à l’Agence du revenu du Canada - PD7A Dt Ct 225 Croix Bleue à payer 6,50 Encaisse 6,50 Comptabiliser la remise des déductions relatives à l'assurance-vie COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 7. Année civile – préparation des feuillets T4 À la fin de chaque année civile ( 1 janvier au 31 décembre), l’employeur doit préparer un feuillet T4, qui résumera les gains bruts et retenues salariales pour chaque employé. Ce feuillet est complété en quatre copies. Deux copies sont remises à l’employé, une copie est envoyée à l’Agence du revenu du Canada avec le sommaire T4 et l’autre copie est conservée par l’entreprise. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 8. Remise des feuillets T4 aux employés L’employeur doit remettre les feuillets T4 à ses employés au plus tard le 28 février. L’employeur est passible d’une amende s’il ne respecte pas la date d’échéance du 28 février. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 9. Préparation du T4 sommaire à RCI De plus, l’employeur doit préparer un T4 sommaire en deux copies. Une copie est envoyée à l’Agence du revenu du Canada en date du 28 février avec une copie de chaque feuillet T4. L’employeur doit conservée l’autre copie. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 10. Préparation par l’employé de sa déclaration T1 Pour chaque année civile, toute personne (appelé un contribuable) qui a gagné et encaissé un revenu doit préparer une déclaration de revenus T1 afin que le gouvernement fédéral puisse vérifier si ce contribuable a payé suffisamment d’impôt par rapport aux revenus qu’il a gagnés au cours de l’année qui vient de se terminer. Au Nouveau-Brunswick, l’impôt provincial est géré par le gouvernement fédéral. Cette déclaration de revenus T1 doit être envoyée à l’Agence du revenu du Canada au plus tard le 30 avril. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 11. Feuillet T4 - Ajustement si erreur ou omission L’Agence du revenu du Canada emmagasine toutes les informations contenues sur le T4 sommaire et chaque feuillet T4 fournis par les employeurs dans un ordinateur. Lorsque qu’un contribuable produit sa déclaration de revenu T1, tous les feuillets T4 sont entrées dans l’ordinateur et une vérification est effectuée afin de s’assurer que chaque contribuable a inclus tous les feuillets T4 à sa déclaration de revenus T1. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 11. Feuillet T4 - Ajustement si erreur ou omission S’il y a des erreurs ou des omissions, l’Agence du revenu du Canada les corrigera automatiquement et le contribuable devra payer des impôts supplémentaires. D’autre part, un remboursement sera envoyé au contribuable s’il en a trop payé d’impôt. COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie 12. Les formulaires TD1 et TD1NB Table des retenues sur la paie R.P.C, A-E, Impôt Les tables sont disponibles le 1re janvier. En date du 1re juillet, des mises à jours sont effectuées pour les impôts fédérales et provinciales. Les tables du 1re janvier demeurent les mêmes pour les retenues de A-E et du R.P.C. pour la période de juillet à décembre. Formulaire de remise et état de compte mensuel (PD7A) Feuillet T4 T4 sommaire Déclaration de revenus T1 COMP 2010

Comptabilité informatisée – La paie Fin COMP 2010