Formation Mise à jour le 30/11/2015 Alma – Analytics 2 Formation Mise à jour le 30/11/2015

Vos acquis au terme de cette présentation: Analytics - Formation Vos acquis au terme de cette présentation: Naviguer dans l’interface Oracle BIEEE (Alma Analytics) … [4] Créer et éditer des analyses statistiques Exemple 1: Physical Items ……………………………. [24] Exemple 2: Fines & Fees ……………………………... [39] Exemple 3: Fulfillment …………………………………. [67] Créer et gérer un Dashboard ……..………………. [89] Partager des synthèses statistiques …………. [106] Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

L’environnement Oracle BIEEE

L’environnement Oracle BIEEE Menu Analytics dans Alma Rôle nécessaire pour avoir accès: Design Analytics Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Rôles autorisés à souscrire à un rapport (cf. infra) Menu Analytics: Design Analytics: permet d’accéder à l’interface Oracle BIEEE pour créer des synthèses statistiques. Configuration menu: permet de partager dans Alma des synthèses statistiques créées dans Oracle BIEEE Subscribe to Analytics: permet de souscrire à des synthèses statistiques périodiques (rapports ou dashboards) partagés pour l’un de vos rôles.

L’environnement Oracle BIEEE Ouvrir Oracle BIEEE (Alma Analytics) Un clic sur Design Analytics dans le menu Alma ouvre Oracle BIEEE dans un nouvel onglet Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

L’environnement Oracle BIEEE My Account Sous l’identifiant de l’utilisateur connecté est disponible le menu My Account qui permet de préciser ses préférences Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Pour nous, seul le premier onglet « Préférences » est important. Il vous permet de paramétrer la page d’accueil, la langue et la localisation et la zone horaire.

L’environnement Oracle BIEEE Les zones de menu et d’action Zone de recherche Zone de page . Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Menu de navigation Menu d’aide (Oracle BIEEE) Zone de recherche: permet de rechercher des rapports Menu de navigation = options disponibles également sur la homepage (lien « Home ») Menu d’aide. Attention: il s’agit ici de l’aide en ligne d’Oracle BIEEE. Elle peut apporter des réponses à des questions très spécifiques de création de rapport, mais il est plus utile dans un premier temps de consulter l’aide Analytics d’Alma, disponible non pas depuis Oracle mais depuis Alma OLH ou Analytics Guide. Lien de déconnexion Zone de page, comprend généralement des sous-menus contextuels dans la zone de gauche, et du contenu dans la zone principale de droite. Les 2 éléments en gras sont les plus importants pour travailler dans Analytics. Lien de déconnexion Menu contextuel

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques: page Catalog Cliquer sur le menu Catalog pour accéder aux synthèses disponibles Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Le catalogue permet d’accéder à toutes les synthèses statistiques et tableaux de bord existant dans Alma Analytics, via une arborescence de dossiers spécifique à Alma. C’est le menu le plus important d’Alma Analytics avec le menu « New » pour créer de nouvelles synthèses statistiques. Arborescence des dossiers Zone de contenu: liste des synthèses statistiques par dossier

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog L’arborescence des dossiers du menu Catalog est divisée en dossiers privés et dossiers partagés et organisée de manière stricte Dossiers privés Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Dossiers partagés Visible par tous les clients Alma: Alma: contient des synthèses statistiques créées par Alma (organisées par domaine) Community: contient des synthèses créées par des institutions et mises à disposition de la communauté (organisées par institution) L’arborescence: Dossiers privés (leur contenu est visibles uniquement par celui qui les crée) vs dossiers partagés (= publics). Dans les dossiers partagés, on distingue : Les dossiers partagés visibles par toute la communauté des utilisateurs d’Alma : Alma et Community. -- Alma: contient des synthèses statistiques (rapports et dashboards) créées par ExLibris. Elles peuvent être copiées pour servir de base à une nouvelle synthèse, mais il n’est pas possible de les modifier (ils sont en « read-only »). -- Community: contient des synthèses statistiques (rapports et dashboards) créées par les clients Alma et mises à disposition de la communauté (organisés par institution). Nous pouvons partager des rapports également dans la Community Zone d’Analytics. -- Université de Liège: contient des synthèses statistiques (rapports et dashboards) créées par des membres de l’ULg et visibles uniquement par les membres de l’ULg. Le GT Analytics a défini des conventions pour l’organisation et l’attribution de noms de dossiers et de fichiers pour permettre à tous de s’y retrouver. NOTE: dans le cas des dossiers partagés, les données utilisées dans les rapports sont bien entendu les données Alma de l’ULg, c’est bien la structure du rapport qui est partagée, jamais les données Alma. Visible par l’ULg uniquement: University of Liege: contient des synthèses statistiques créées par des membres de l’ULg, organisées selon les conventions définies par le GT Analytics (cf. infra)

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Il est possible de copier des synthèses statistiques des dossiers Alma ou Community puis de les coller dans des dossiers ULg pour les modifier. Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Dossiers partagés Sélectionner le dossier, le rapport ou le dashboard puis cliquer dans le menu contextuel en bas sur Copy Ouvrir ensuite le dossier souhaité dans University of Liege et cliquer sur Paste dans le menu contextuel Il est possible de copier le contenu de dossiers entiers.

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog L’arborescence des dossiers sous University of Liege a été organisée en fonction des rôles dans Alma, en correspondance avec les domaines d’Analytics Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les dossiers de l’arborescence Alma et Université de Liège sont organisés thématiquement en fonction des rôles /GT Alma. Ils contiennent des rapports liés à 1 ou plusieurs « subject area » statistiques (cf. formation Analytics 1) Les dossiers thématiques de l’Université de Liège sont ensuite subdivisés par grande bibliothèque, contenant les rapports spécifiques à chaque bibliothèque + 1 dossier général Analytics pour les rapports généraux créés par le GT Analytics.

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Chaque dossier thématique sous University of Liege est ensuite subdivisé par grande bibliothèque (+DG) + 1 dossier général pour les rapports globaux créés par le GT Analytics Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Sous-dossiers organisés par bibliothèque puis en fonction du type d’objet (Dashboards, Prompts, Reports)

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Au sein des dossiers sous University of Liege, chaque synthèse statistique (rapport ou dashboard) est nommé selon les conventions suivantes: Initiales du créateur – Description du contenu du rapport (objet, filtres éventuels) Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Il est important de respecter l’arborescence des dossiers et les conventions pour l’attribution des noms de fichier dans un contexte collaboratif!

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Un menu de navigation propose plusieurs options pour la gestion des dossiers et des synthèses statistiques Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Créer de nouveaux éléments (= Menu « New ») Rafraîchir la liste des dossiers et éléments affichés Remonter d’un niveau dans la hiérarchie de dossiers Afficher la hiérarchie complète des dossiers (= Menu « Catalog ») Rechercher (= Menu « Search ») Modifier l’affichage de la liste des synthèses statistiques (// Windows)

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Un menu d’édition des analyses est également disponible, via la barre de navigation et via le menu contextuel des analyses Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Voir l’analyse ou le dashboard sélectionné Editer l’analyse ou le dashboard sélectionné Imprimer l’analyse ou le dashboard sélectionné Exporter l’analyse ou le dashboard sélectionné Supprimer l’analyse ou le dashboard sélectionné Copier l’analyse ou le dashboard sélectionné Coller l’analyse ou le dashboard copié La seconde partie du menu « Catalogue » permet des actions sur les rapports et dashboards. Pour qu’il soit activé, il faut qu’une synthèse statistique (rapport ou dashboard) soit sélectionné (sinon, il est en grisé). Ces icônes de menu se retrouvent aussi : Via le lien « More » sous le nom de chaque rapport dans l’affichage liste « descriptive ». En menu contextuel en haut de page lorsqu’un rapport est ouvert en mode « édition ». Le détail des options de ces possibilités (export, impression) sera présenté plus bas.

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Des options supplémentaires d’organisation des rapports et dashboards sont disponibles via le lien More sous les fichiers dans l’affichage liste ainsi que dans la zone de tâches (Task) en bas à gauche de l’écran Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Des options supplémentaires d’organisation des synthèses statistiques sont disponibles via le lien « More » et la zone de tâches en bas à gauche de l’écran: Renommer le rapport Créer un raccourci (create Shortcut): fonctionne comme la création d’un raccourci sous Windows. Le raccourci peut ensuite être déplacé dans le dossier de votre choix. Modifier les propriétés du rapport (voir dia suivante) Ajouter le rapport aux favoris. Il apparaît alors dans le menu supérieur de navigation sous « Favoris » et est signalé par une petite étoile jaune dans la liste.

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Cliquer sur Add to Favorite pour ajouter la synthèse statistique aux favoris. Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les favoris sont identifiés par une étoile et accessible via le menu Favorites

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Cliquer sur Properties pour ajouter une description à une synthèse statistique. La description est visible sous le nom de la synthèse dans l’affichage en liste. Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Ajouter une description est fort utile pour permettre à tous d’identifier facilement à quoi sert le rapport. C’est donc recommandé.

L’environnement Oracle BIEEE Accès aux synthèses statistiques : page Catalog Lorsqu’un dossier ou un fichier est sélectionné, le chemin d’accès au fichier dans le Catalog est affiché Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

L’environnement Oracle BIEEE Les raccourcis: menu Open Permet d’accéder rapidement aux dernières synthèses statistiques : Que j’ai utilisées récemment [Recent] Les plus populaires au sein de mon institution [Most Popular] Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les raccourcis permettent d’accéder plus rapidement aux éléments du menu Catalog. Note: le dossier « Open » dans le menu « Open » ouvre une fenêtre Pop-up avec la hiérarchie de dossiers « Catalog », mais l’ouverture via cette fenêtre ne semble pas fonctionner.

Les raccourcis: menu Favorites L’environnement Oracle BIEEE Les raccourcis: Menu Dashboards Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Accès direct aux tableaux de bord [Dashboards] Les raccourcis: menu Favorites Note: actuellement, nous utilisons seulement les éléments de l’Analysis and Interactive Reporting. Accès aux synthèses statistiques favorites (gérés personnellement, cf. plus haut)

L’environnement Oracle BIEEE Créer une synthèse statistique : menu New Le menu New, ou le menu contextuel Create sur la page Home, permet de créer une nouvelle synthèse statistique [Analysis] ou [Dashboard] ou d’autres éléments. Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Note: actuellement, nous utilisons seulement les éléments de l’Analysis and Interactive Reporting.

L’environnement Oracle BIEEE Rechercher un dossier ou un fichier: Fonction Search Entrer un terme de recherche dans la zone de recherche en haut à droite (on peut utiliser l’astérisque *). Il est possible de restreindre l’étendue de la recherche aux zones locales (Mes dossiers) ou partagées (dossiers de mon Institution ou Community). Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Recherche avancée

Création d’une analyse statistique Exemple 1: Physical items

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Créer une nouvelle analyse en cliquant sur l’onglet New et en choisissant Analysis Sélectionner ensuite le domaine Physical items Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Insertion de critères : ouvrir le dossier Location puis sélectionner par un double clic les critères Library Code et Location Name Les critères sont ajoutés à l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Filtre sur un critère : dans le menu déroulant à côté du critère Library Code, sélectionner Filter Dans la liste déroulante Operator, sélectionner is equal to / is in et dans la liste déroulante Value, cocher la bibliothèque souhaitée Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Appliquer un filtre sur le critère Location Name Les filtres sont ajoutés à l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Dans le dossier Bibliographic Details, sélectionner les critères Author et Title; dans le dossier Physical Item Details, sélectionner le critère Barcode et dans le dossier Holding Details, sélectionner le critère Permanent Call Number Les critères sont ajoutés à l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Tri sur un critère : dans le menu déroulant à côté du critère Permanent Call Number, sélectionner Sort, puis Sort Ascending Le tri est ajouté à l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Résultat de l’analyse : cliquer sur l’onglet Results pour obtenir le résultat Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Sauver l’analyse : cliquer sur la disquette Save as Choisir le dossier dans lequel sauver l’analyse, donner un nom et une description à l’analyse puis cliquer sur le bouton OK Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Dans l’onglet Results Dans le catalogue Nom de l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Nom de l’analyse Description de l’analyse

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation Donner un titre à l’analyse : cliquer sur le bouton Edit View Remplir le champ Title, cocher la case Display Saved Name si on souhaite conserver le nom sauvegardé de l’analyse, remplir éventuellement les champs Logo et Subtitle puis cliquer sur le bouton Done Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Dans l’onglet Results Titre de l’analyse Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Logo Nom sauvegardé de l’analyse

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Liste des livres d’une localisation : Exporter l’analyse : cliquer sur le bouton Export this analysis et choisir le format Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Export de l’analyse sous format PDF Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 1 : Physical items Export de l’analyse sous format Excel Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2: Fines and Fees

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Créer une nouvelle analyse (New > Analysis) Sélectionner le domaine Fines and Fees Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Ouvrir le dossier Fines and Fees Transactions (onglet: Criteria) Sélectionner par un double clic les critères utiles au rapport Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Données numériques Données « texte »

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Les colonnes s’affichent dans l’ordre de la sélection Réorganiser l’ordre des colonnes par glisser/déposer Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Eliminer les frais et les amendes clôturés: Fine Fee Status > Filter Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Basculer de l’onglet Criteria vers l’onglet Results pour visualiser le résultat Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Le filtre

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau Le tableau de résultats s’affiche Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Retourner sous l’onglet Criteria et ouvrir le dossier User Details Sélectionner par un double clic les critères souhaités pour le rapport Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Basculer de l’onglet Criteria vers l’onglet Results pour visualiser le résultat Pour regrouper les montants par usager, glisser/déposer les colonnes relatives aux usagers à gauche du tableau … Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Les frais et les amendes sont « automatiquement » regroupés par usager Classer les usagers par ordre alphabétique Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Pour introduire des sous-totaux, éditer le tableau Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Choisir d’introduire les sous-totaux après chaque numéro d’identifiant: sous Primary Identifier, cliquer sur ∑ puis cocher After Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes en cours dans le Réseau, associés aux usagers Cliquer sur Done pour retourner à Compound Layout Sous-totaux par usagers Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques propriétaires Retourner sous l’onglet Criteria et choisir les éléments utiles dans les dossiers Preferred Contact Information, Loan Details et Owning Library Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques propriétaires Appliquer un filtre sur la colonne Process Status et cocher LOST Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques propriétaires Basculer de l’onglet Criteria vers l’onglet Results pour visualiser le résultat Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Basculer de l’onglet Results vers l’onglet Prompts Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Cliquer sur « + » pour ajouter une invite (Prompt) Choisir la colonne qui fera l’objet de l’invite : Fine Fee Creation Date Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Paramétrer l’invite Cliquer sur « OK » Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Une ligne reprenant l’invite apparait sous Definition Une vue de l’invite apparait sous Display Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Créer une seconde invite et choisir la colonne : Owning Library Code Paramétrer l’invite et cliquer sur « OK » Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Une seconde ligne reprenant l’invite « Bibliothèque » apparait sous Definition Une vue de la seconde invite apparait sous Display Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers avec des invites « date » et « bibliothèque » Sous l’onglet Results, permet de visualiser et de tester l’objet créé Compléter les invites et cliquer sur « OK » Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les résultats filtrés

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les 7 derniers jours de frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques Reprendre la synthèse statistique SANS les invites Sous l’onglet Criteria, appliquer un filtre à Fine Fee Creation Date Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les filtres déjà appliqués

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les 7 derniers jours de frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques Sélectionner l’opérateur is greater than or equal to Spécifier la valeur de la date de la semaine précédente Cocher Convert this filter to SQL pour définir une fourchette de dates mobile Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Note: le format de dates peut être différent de celui présenté ici selon le paramétrage.

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les 7 derniers jours de frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques Convertir « manuellement » la date fixe en langage SQL Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les 7 derniers jours de frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques Le filtre SQL s’ajoute aux filtres précédents Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Le filtre SQL

Création d’une analyse statistique Exemple 2 : Fines and Fees Les 7 derniers jours de frais et amendes pour documents perdus en cours dans le Réseau, associés aux usagers et aux bibliothèques La synthèse statistique est prête pour un envoi périodique Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3: Fulfillment

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Choisir le Subject Area correspondant Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Dans le dossier Owner Library, sélectionner Library name, dans le dossier Patron Detail, sélectionner Patron Group, dans le dossier Borrower Detail, sélectionner Primary Identifier, dans le dossier Loan, sélectionner Loans et dans le dossier Loan Date, sélectionner Loan Month Key, Loan Month et Loan Year Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Appliquer un filtre au critère Patron group pour exclure les lecteurs virtuels Cocher tous les Patron Group sauf PIB_Regular, Virtuel_transit_Regular et ZZ_Eu2dora Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Appliquer un filtre au critère Loan year Sélectionner is equal to : 2015 Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Masquer l’affichage de la colonne Loan Year dans les résultats Dans Loan  Year > Column Properties > Column Format > Hide Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Appliquer un tri ascendant sur la colonne Loan Month Key puis masquer l’affichage de cette colonne dans les résultats Dans Loan Month Key > Sort > Sort Ascending Puis dans Loan Month Key > Column Properties > Column Format > Hide Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Modifier la formule du critère Primary Identifier pour que la colonne renseigne une quantité plutôt qu’une succession d’identifiants Dans Primary Identifier > Edit Formula > Insert Function > Aggregate > CountDinstinct Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Créer une Pivot table qui va permettre de croiser les données Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group La table pivot s’est ajoutée à la suite de la vue de la première table Supprimer la vue de la première table Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Editer la vue de la table pivot Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Placer les données Library Name dans Sections Placer les données Loan Month Key et Loan Month dans Columns Placer les données Primary Identifier dans Rows Placer les données Loan Year dans Excluded Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Puis retourner dans l’onglet Criteria pour modifier l’intitulé du critère Primary Identifier Dans Primary Identifier > Column Properties > Comlumn Format > Custom Heading Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Enfin, ajouter des sous-totaux par ligne pour le critère Loans Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Et ajouter des sous-totaux par colonne pour le critère Patron Group Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Conseil : dans le cas présent, avant d’ajouter un graphique, filtrer le tableau sur une seule bibliothèque afin d’alléger le travail d’Oracle Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Choisir un modèle de graphique, ici : Line Dans New View > Graph > Line Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Editer la vue de ce graphique Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Exclure les données suivantes : Loan year, Primary Identifier Placer en Prompts : Library Name Placer en axe vertical : Loans Placer en axe horizontal : Loan Month et Loan Month Key Placer en couleur de l’axe horizontal : Patron Group Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Déplacer le graphique au dessus de la table pivot par glisser-déposer Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Ajouter un graphique Enfin, retirer le filtre sur la bibliothèque Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Création d’une analyse statistique Exemple 3 : Fulfillment Nombre de prêts par mois, par bibliothèque et Patron Group Le rapport est terminé ! Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard

Qu'est-ce qu’un Dashboard ? Un Dashboard est un tableau de bord fournissant des vues personnalisées des informations internes et externes. Il se compose d'au moins une page. Chaque page peut être composée d’une table et/ou d’un graphique et éventuellement d’une invite (prompt)… Les utilisateurs peuvent consulter et analyser les résultats, les imprimer au format PDF ou HTML, les enregistrer au format PDF ou les exporter vers une feuille de calcul.   Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Créer un nouveau Dashboard Ouvrer le menu New et cliquer sur Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Créer un nouveau Dashboard Cliquer sur Browse Catalog pour sélectionner le futur emplacement du Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Créer un nouveau Dashboard Sélectionner l’emplacement du Dashboard et cliquer sur OK Donner un nom et une description du Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Choix d’ajout du contenu Dashboard

Le Dashboard Renommer une page du Dashboard Cliquer sur Tools pour accéder au propriétés des Dashboard Objects Modifier par exemple le nom de la ‘page 1‘ créé par défaut Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Renommer une page du Dashboard Sélectionner la page et cliquer sur Rename Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Entrer le nom de la page et cliquer sur OK

Le Dashboard Ajouter du contenu à une page du Dashboard A partir de Catalog, cliquer sur Edit pour modifier le contenu des pages du Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Glisser, déposer le rapport sur la page du Dashboard : Bases de données _ BST Ne pas oublier de cliquer sur enregistrer

Le Dashboard Ajouter une nouvelle page au Dashboard Après avoir glissé des rapports sur la première page du Dashboard, il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant sur Add Dashboard page; ensuite donner un nom à la nouvelle page Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Créer un Dashboard Prompt (Invite) New > Dashboard Prompt Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Créer un Dashboard Prompt (Invite) Sélectionner et cliquer sur le Subject Area choisi pour constituer les colonnes du Dashboard prompt Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Cliquer sur New pour ajouter une Column Prompt

Le Dashboard Créer un Dashboard Prompt Cocher Custom Text et donner un titre à la Column Prompt Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Sélectionner la source des données pour la Column Prompt

Le Dashboard Créer un Dashboard Prompt Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Après avoir créé le prompt, l’enregistrer et lui donner un nom

Le Dashboard Ajouter un Dashboard Prompt aux pages du Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Glisser / déposer le Dashboard Prompt sur la page du Dashboard Ne pas oublier de cliquer sur enregistrer

Le Dashboard Visualiser le contenu du Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Retour au Catalog: localiser le Dashboard et cliquer sur Open pour visualiser son contenu

Le Dashboard Copier/Coller un Dashboard Sélectionner le Dashboard dans son emplacement Cliquer More > Copy Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Le Dashboard Copier/Coller un Dashboard Sélectionner l’emplacement de destination du Dashboard Cliquer More > Paste Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques

Diffusion des synthèses statistiques A partir du menu Alma, sous le menu Analytics, cliquer Configuration Menu puis sur Analytics Object List Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques Pour ajouter un Reports/Dashboard à la liste existante cliquez sur Add New Analytics Object Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques Les synthèses statistiques créées dans Oracle BIEEE peuvent être diffusées sous différentes formes: Widget / Widget Report / Rapport Dashboard / Tableau de bord Scheduled Report / Rapport planifié Scheduled Dashboard / Tableau de bord planifié Elles sont accessibles à l’usager par plusieurs voies: Via la page d'accueil d'Alma, en cliquant sur Add Widget ( Widget) Via la page d'accueil d'Alma, sous le lien Analytics ( Report & Dashboard) Via la page d'accueil d'Alma, dans le menu Alma > ADMINISTRATION > Analytics > Subscribe to Analytics ( Scheduled Report & Scheduled Dashboards) Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Les Dashboards ne peuvent être diffusés comme des widgets!

Diffusion des synthèses statistiques Champs à compléter lors d’ajout d’un Report/Dashboard : Alma > Analytics > Add New Analytics Object Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Compléter les champs: Title : le titre du Report ou Dashboard qui sera affiché pour l’usager final, dans le menu Analytics de la page Alma Analytic Folder : vers le dossier Oracle BIEEE dans lequel la synthèse statistique est localisée Name : nom de la synthèse statistique dans le dossier Oracle BIEEE Type : sélectionner le type de format de diffusion (Report, Dashboard…) Description : entrer la description visible dans Alma de la synthèse statistique

Diffusion des synthèses statistiques Champs à compléter lors d’ajout d’un Report/Dashboard : Alma > Analytics > Add New Analytics Object Pour désigner les usagers autorisés, cliquer sur Add Role Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Le champ Frequency n’apparait que lorsque le type le Scheduled Report ou Scheduled Dashboard est sélectionné

Diffusion des synthèses statistiques Champs à compléter lors d’ajout d’un Report/Dashboard : Alma > Analytics > Add New Analytics Object Cocher les rôles ciblés puis cliquer sur Save Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques Le Report ou Dashboard apparait dans la liste Pour modifier le type de Report/Dashbord, cliquer sur Action > Edit Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques Pour modifier le type de Report/Dashbord et lui attribuer le rôle de consultation : cliquer sur Action > Edit Modifier les caractéristiques du Report/Dashboard Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Ajouter/supprimerles rôles Alma du Report/Dashboard

Diffusion des synthèses statistiques Pour créer un Report/Dashboard planifié choisir le type Scheduled Report/Dashboard définir la fréquence d’envoi par email (quotidien, hebdomadaire ou mensuel) Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

Diffusion des synthèses statistiques Souscription au Report/Dashboard planifié par un utilisateur Alma: Alma > Analytics > Subscribe to Analytics Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Cocher sous Subscribe le Scheduled Report/Dashboard souhaité, lequel sera régulièrement envoyé par email à l’utilisateur abonné

Diffusion des synthèses statistiques Alma @ ULg – Analytics - Formation 2 Rapport en pièce jointe Il faut utiliser Zimbra pour Recevoir la pièce jointe

Diffusion des synthèse statistiques Abonner un usager Alma à un Report/Dashboard planifié auquel il n’a pas accès par son rôle cliquer Action > Manage Subscription Alma @ ULg – Analytics - Formation 2

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