MeaH – Starting Bloc Présentation générale Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE

Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? Phase 1 : Paramétrage Phase 2 : Saisie des données Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

StartingBloc : Un fonctionnement simple en deux fichiers Paramétrage Saisie de données StartingBloc Indicateurs Fichier Saisie Fichier StartingBloc Fichier Excel sans macro Paramétré par le consultant avant sa mise à disposition dans l’établissement Rempli par l’établissement, renvoyé au consultant Fichier Excel avec macro Paramétré par le consultant Exécuté par le consultant Mis à disposition de l’établissement et de la MeaH

Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? Phase 1 : Paramétrage Phase 2 : Saisie des données Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

Récupérer les informations pour le paramétrage Il faut récupérer les informations suivantes : Liste des salles Liste des opérateurs Liste des spécialités Liste des anesthésistes Offre de vacation sur la période de l’étude : une seule vacation par salle et par jour Exemple : du lundi au vendredi, une vacation de 8h à 14h dans toutes les salles Planning des IBODE, IADE et Anesthésistes sur la période de l’étude : présence moyenne journalière Exemple : 10 IBODE de 7h à 14h30 tous les jours de semaine Ces informations sont nécessaires au paramétrage des deux fichiers A charge du consultant de recueillir ces données et de faire les simplifications nécessaires Exemple : Simplifier le planning de présence du personnel

Paramétrage du fichier de saisie Le fichier de saisie est un fichier Excel contenant deux onglets : « Saisie » : là où se fait la saisie « Listes » : là où sont les listes pour les contrôles à la saisie Pour le bon fonctionnement du contrôle à la saisie, il faut remplir les listes de l’onglet « Liste » : Salles Chirurgiens Anesthésistes Avant d’envoyer le fichier à l’établissement, il est conseillé de cacher la feuille « Listes » : Format >> Feuille >> Masquer

Exemple

Paramétrage de StartingBloc Le fichier StartingBloc contient des macros, il faut activer la prise en charge des macros dans Excel : Outils >> Macros >> Sécurité… Dans l’onglet « Niveau de sécurité », choisir « Niveau de sécurité faible » Pour paramétrer StartingBloc, il faut : Ouvrir le fichier StartingBloc Dans la feuille « Accueil », cliquer sur « Paramétrage » Il faut définir : Liste des salles Liste des spécialités, des opérateurs et de leurs spécialités Liste des anesthésistes TMD Temps de remise en état TVO Planning du personnel

Paramétrage des salles, des opérateurs et des anesthésistes Remplir les listes sans laisser d’espace entre les éléments

Paramétrage du TMD et des temps de remise en état Le TMD est défini par une heure de début et une heure de fin Il faut préciser les trois durées possibles de remise en état, par défaut elles sont : Court : 5min Moyen : 15 min Long : 30 min

Paramétrage du TVO Définissez d’abord une vacation « modèle » Dans l’onglet « TVOUnique », définissez l’heure de début et de fin de la vacation Définissez la date de début et la date de fin de l’étude Cliquez sur « Générer » La macro va générer un tableau qui défini la même vacation pour chaque date et pour chaque salle de l’étude Le générateur inclus le week-end Dans la feuille « TVO », vous pouvez modifier les vacation par jour et par salle : Changez l’heure de début et l’heure de fin Supprimez les lignes incohérentes

Exemple

Il n’y a pas de vacation en salle E le mercredi 2 avril

Paramétrage du TVO par spécialité Dans l’onglet « TVOSpécialités », cliquez sur la flèche « initialiser » La liste des spécialités précédemment paramétrée va s’afficher Pour chaque spécialité, remplissez le TVO cumulé sur l’ensemble de la période de l’étude

Paramétrage des plannings de présence des IBODE, IADE et Anesthésistes Pour chaque catégorie professionnelle, il faut remplir le planning de présence moyenne : Ce travail est le travail du consultant

Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? Phase 1 : Paramétrage Phase 2 : Saisie des données Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

Description de la saisie Les informations à renseigner de manière obligatoire sont : Date (format jj/mm/aaaa) Salle (élément de la liste des salles) 7 ou 8 jalons horaires (format hh:mm) Type de programmation (« Programmé », « Ajout au programme » ou « Non programmé ») Remise en état de la salle Chirurgien (élément de la liste des chirurgiens) Anesthésiste (élément de la liste des anesthésistes) Nombre de salle pour l’anesthésiste Nombre d’IBODE (décimal) Nombre d’IADE (décimal) Informations facultatives : Identifiant CCAM1 CCAM2 Trois états possibles : « Attention, des lignes ne sont pas correctement renseignées » « Il y a des incohérences temporelles » « Toutes les lignes sont bien renseignées »

Heure de pré- induction Heure d’entrée en salle d’intervention Cas n°1 et cas n°2 Deux cas pour l’induction : Cas n°1 : induction dans la salle d’intervention Cas n°2 : induction en salle de pré-induction Pour la saisie : Heure de pré- induction Heure d’entrée en salle d’intervention Heure d’induction Cas correspondant Non renseigné Obligatoire Renseigné Cas n°1 Cas n°2

Contrôle à la saisie Validations à la saisie pour tous les champs Ce contrôle ne s’opère pas sur des valeurs collées (limitation Excel) Il y a une incohérence temporelle si un jalon est antérieur au jalon le précédant dans le circuit du patient La case est coloriée en orange L’état de la ligne est colorié en orange S’il manque une donnée, l’état de la ligne est rouge

Envoi du fichier Si le titre est rouge, StartingBloc ne se lancera pas L’établissement doit envoyer un fichier correctement renseigné Si le titre est orange ou vert, StartingBloc se lancera Il faut nommer le fichier de saisie « Saisie.xls » Il faut placer le fichier de saisie dans le même dossier que le fichier StartingBloc

Plan Présentation de StartingBloc Première partie : Comment ça marche ? Phase 1 : Paramétrage Phase 2 : Saisie des données Phase 3 : Calcul des indicateurs Deuxième partie : Comment ça calcule ?

Lancer le calcul Dans le feuille « Accueil », cliquez sur « Run » Une fenêtre de suivi apparaît, cliquez sur « Go » Prévoir une dizaine de minute de traitement pour 500 opérations Attention, plus la période est grande et plus le calcul est long Il est plus long de calculer 100 opérations sur 6 mois que 500 opérations sur 2 semaines Charge au consultant de contrôler l’étendue des dates dans le fichier de saisie Enregistrer le fichier Tous les calculs sont enregistrés Il n’est pas utile de relancer les calculs à l’ouverture d’un fichier déjà traité Remarques : Si toutes les lignes ne sont pas correctement renseignées, le calcul ne se lance pas

Identification des chevauchements S’il existe des chevauchements, vous en serez avertis en fin de traitement Les chevauchements d’interventions dans la même salle sont listé dans l’onglet « Chevauchements » Les corrections sont à faire manuellement dans le fichier de saisie

Identification des opérations « orphelines » de TVO S’il existe des opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO, vous en serez avertis en fin de traitement Les opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO sont listées dans l’onglet « Orphelines » Les corrections sont à faire manuellement dans le paramétrage du TVO ou dans le fichier de saisie

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Exemple commun Sur une période d’une semaine, on mesure l’activité d’un bloc de 2 salles :

Indicateurs de taux d’occupation par salle Définition de l’indicateur Exemple Durée d’occupation en SALLE1 = 9h30 Durée d’occupation en SALLE2 = 7h30 Potentiel SALLE1 = Potentiel SALLE2 = 20h Taux d’occupation SALLE1 = 9h30/20h = 48% Taux d’occupation SALLE2 = 5h55/20h = 38% Précisions de calcul Calculé par salle Durée d’occupation : Somme des durées entre l’entrée en salle et la sortie de salle dans le TMD Inclus la durée de remise en état Ne tient pas compte du dimanche Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation Potentiel : 10h pour les jours de semaine 4h pour les samedis

Indicateurs de taux d’occupation par quart d’heure Définition de l’indicateur Exemple Le taux d’occupation par quart d’heure est calculé par salle (sélection par menu déroulant) Précisions de calcul Calculé sur un quart d’heure Durée d’occupation : Somme des durées d’interventions sur le quart d’heure considéré Inclus la durée de remise en état Ne tient pas compte du dimanche Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation

Indicateur de première incision Définition de l’indicateur Exemple Répartition temporelle des première incisions Premières incisions SALLE1 : 7h45 le mardi 8h 20 le jeudi Précisions de calcul Le premier patient est défini par : Première heure d’incision avec une heure d’entrée en salle supérieure à 6h30 Hors week-end Toutes programmations confondues Le total est la moyenne des salles, il ne représente pas le premier patient incisé dans le bloc entier Sens des inégalités : Début du créneau : inégalité stricte Fin du créneau : inégalité large Un patient incisé à 8h compte dans le créneau 7h30 – 8h

Indicateur de mobilisation du personnel Définition de l’indicateur Exemple Présence moyenne du personnel en salle Taux de mobilisation en fonction d’un planning de référence Taux de mobilisation moyen Pour la salle 2 on a une présence d’IBODE : Le planning donne une présence de 3 IBODE entre 8h et 14h30 Le taux de mobilisation des IBODE est de 60% Précisions de calcul La présence du personnel est calculée par salle (sélection par menu déroulant) Sans les week-end Avec la remise en état de la salle Si deux interventions se chevauchent, on somme le personnel présent Les taux de mobilisation se calculent sur un effectif total La moyenne de la présence du personnel est calculé sur 8h – 18h La moyenne du taux de mobilisation est calculée sur la plage horaire du planning de la catégorie considérée

Indicateur d’enchaînement des interventions Définition de l’indicateur Exemple Durée entre la sortie d’un patient et l’entrée du suivant La durée de remise en état de la salle est soustraite à cet enchaînement Il n’y a pas d’enchaînement en SALLE1 pour l’exemple donné car les deux interventions se chevauchent En SALLE 2, l’enchaînement est de 5 minutes (15:20 – 15:00 = 20’ et remise en état de 15’, donc 20’-15’=5’) En histogramme : nombre d’occurrence par tranche horaire En courbe : cumul ramené à 100% Précisions de calcul Calculé par salle (sélection par menu déroulant) Durée moyenne entre la date sortie du patient+remise en état et la date d’entrée du patient suivant Sans les week-end Ne prend pas en compte les enchaînements de plus de 1h30

Indicateur du circuit patient Définition de l’indicateur Exemple Durées moyennes de chaque étape du circuit patient Précisions de calcul Sans le week-end Distinction cas1 et cas2 Inclus la durée moyenne d’enchaînement des interventions

Indicateur d’occupation de la SSPI Définition de l’indicateur Exemple Nombre moyen de patients dans la SSPI au fil de la journée Précisions de calcul Sans le week-end Les créneaux sont fragmentés de manière linéaire : un patient présent de 8h à 8h30 compte pour 0,5 patients présents de 8h à 9h La moyenne est réalisée sur l’ensemble des jours de l’étude hors week-end

Indicateur d’occupation des vacations Définition de l’indicateur Exemple TROV : Temps Réel d’Occupation des Vacations Débordement : Durée d’occupation qui n’est pas du TROV On déclare un TVO en SALLE2 le 03/04/08 de 8h à 14h Si on considère l’opération de la SALLE2 de 10h15 à 15h, on a : TROV = 3h45 Débordement = 1h15 Le graphse présente : TROV en valeur absolue Débordement en valeur absolue TROV/TVO en % Précisions de calcul Il faut que le TVO soit déclaré Deux opérations qui se chevauchent s’additionnent pour le calcul du TROV et du débordement Les TROV sont repris dans le tableau de bord détaillé

Tableau de bord général Le tableau de bord reprend les indicateurs clés de StartingBloc

Tableau de bord détaillé Tous les chiffres clés sont représentés dans le tableau de bord détaillé Les occupations sont données sur le créneau standard MeaH (8h-18h) Les TROV sont donnés selon le TVO déclaré

Evolution des indicateurs L’évolution des indicateur se fait manuellement Pour chaque période, il faut entrer manuellement la valeur des indicateurs dans l’onglet « Evolution » La feuille « Evolution » n’est pas protégée, sa bonne utilisation est à la charge du consultant