HAmAC Horaires Aménagés en fonction de l'ARTT et des Congés

Présentation HAmAC, permet la gestion : des horaires de travail et des absences des personnels non- enseignants ; des plannings de travail des agents par année universitaire et par service ; des droits à congés et du compte épargne temps dans le respect des textes et des circulaires du ministère en terme d’ARTT ; du couplage avec l'application « Mangue » de gestion administrative des personnels.

Sommaire Gestion des horaires Association des horaires au planning Pour retourner au sommaire Sommaire Gestion des horaires Association des horaires au planning Droits à congés Occupations et absences Validation des demandes Planning de service Rappel de la note de service de l’UPF

1. Gestion des horaires Saisie de l’horaire Contraintes à respecter Exceptions / Passe-droits Bonifications

1.a) Horaires : saisie Saisie effectuée par l’agent, guidé par : Des durées types (appelées « Durées standards ») La pause méridienne insérée automatiquement La pause de 20 min

1.b) Horaires : contraintes La durée de l’horaire doit tenir compte de la quotité d’affectation de l’agent au service. La plage horaire journalière est restreinte. La durée hebdomadaire est restreinte. La présence de la pause méridienne et sa durée.

1.c) Horaires : exceptions L’application permet, via la direction des ressources humaines, d’annuler certaines contraintes pour des agents ciblés par dérogation individuelle: Passe-droit : supprime la contrainte sur la plage journalière (par ex pour commencer avant 7h30) Hors-normes : Accès aux horaires types « hors-normes » Durée hebdomadaire étendue.

1.d) Horaires : bonification Certains agents travaillent en horaires décalés. Selon le décalage, une bonification est accordée : Embauche tôt le matin Débauche tard le soir Travail le samedi après-midi Exemple : 3h00 la 11ème demie journée = 3h36 de travail comptabilisé (coefficient de 1.2)

2. Association des horaires au planning Toutes les semaines ouvertes du planning doivent avoir un horaire associé. Le planning ouvre ainsi un droit à congés (base de calcul = heure). Différents types de planning Associer l’horaire Validation / Modification

2.a) Types de planning Planning prévisionnel : saisi en début d’année. Non modifiable par la suite. Planning réel : initialisé par la validation du prévisionnel. Subit les modifications d’horaires qui peuvent intervenir dans l’année. Planning de test

2.b) Associer l’horaire Sélectionner le numéro de semaine Choisir l’horaire, de le semaine X à la semaine Y Valider

2.c) Validation du planning Toute intervention sur un planning est toujours soumise à validation d’un responsable (excepté pour le planning de test). Planning prévisionnel : validé par un responsable. Lors de sa validation, il est intégralement recopié dans réel (vierge alors), qui fera office de planning de production Planning réel : l’agent peut modifier son planning. Il effectue les changements d’horaires, et propose son planning à la validation. Planning de test : aucune validation n’est requise.

3. Droit à congés : calcul Calcul automatique. Formule de calcul, différence entre : Heures associées : la somme de toutes les durées des horaires associés au planning Heures dues La direction des ressources humaines peut intervenir manuellement pour régulariser, au cas par cas, des situations particulières.

Droit à congés : variations Le droit à congé initial peut-être soumis à des modifications. Les contraintes du planning ne s’appliquent pas sur ces modifications. Abondements possibles Reliquats positifs de l’année précédente Régulation du solde Déductions possibles Reliquats négatifs de l’année précédente Réduction de congés dus à de longs congés légaux (ex. maladie : >90j. ou > 180j.) Balance congés compensateurs – heures supplémentaires négatives.

4. Absences Visibles de façon tabulaire dans la « fiche rose ». Se superposent sur les horaires de travail. Réelles si le planning est validé. Absences à la ½ journée Absences à la minute Compte Epargne Temps

4.a) Congés à la ½ journée Décomptés Congés annuels : congés classiques. Périodes de fermeture de notre université décidées en CPE décomptées automatiquement dès le début de l’année. Non décomptés Congés légaux (par exemple pour maladies) issus de l’application de gestion de personnel. Non décomptés ( recrédités à la suite de la validation) Congés « DRH » : concours, naissance, mariage …

4.b) Occupations à la minute non autorisées à l’UPF excepté au Service Commun de la Documentation et dans le cadre de permanences au cas par cas. Autorisation d’absence « Congé annuel » à la minute. Bilan Heures sup. /Congés Compensateurs Gestion distinct des droits à congés. Les un(s/es) compensent les autres. Les heures sup. sont soumises à bonification et ont une durée de vie limitée. Un bilan négatif est déduit des droits à congés.

4.c) Compte épargne temps Alimenté à partir des reliquats de congés non consommés et versés à la date butoir. Le volume demandé ne doit pas excéder le plafond. Validé et ajusté par la DRH.

5. Validation des demandes Toutes les demandes passent par un circuit de validation. Qui ? Quoi ? Comment ?

5.a) Validation : Qui ? Par déduction du référentiel: Le responsable de service est « valideur » de tous les plannings existants sur le service. Des droits supplémentaires peuvent être donnés par la DRH, 3 niveaux : Validation Visa Visualisation

5.b) Validation : Quoi ? Selon le niveau accordé Validation Visa Positive : demande accordée Négative : suppression de la demande Visa Positif : pré-validation Négatif : équivaut à une validation négative Visualisation : simple droit de lecture sur le(s) planning(s) ciblé(s).

5.c) Validation : Comment ? (1/2) Toutes les demandes soumises à validation transitent sous forme de mail. Toutes les réponses transitent sous forme de mail. Un tableau récapitulatif des demandes en cours est visible pour chaque responsable. Chacune peut-être détaillée : Mise en valeur des nouvelles occupations. Modification de planning : état avant et après.

5.c) Validation : Comment ? (2/2) La réponse peut être : acceptée, refusée ou en attente. Il faut appliquer la(les) décision(s) pour qu’elle(s) soi(ent) effective(s) Cas particulier des autorisations exceptionnelles d’absences (Congé parental, garde d’enfant…) Visées par le responsable Validées par la DRH

6. Planning de service Visualisation globale de tous les plannings d’un service Disponibilités de tous les agents, mettant en valeur 4 types « présentiel » : Travail Congés Congés en cours de validation Non Travail 2 écrans : Mensuel Hebdomadaire

6.a) Planning mensuel

6.b) Planning hebdomadaire

7. Rappel de quelques éléments de la note relative à l’organisation du temps de travail et des congés des personnels BIATOS, fonctionnaires et contractuels ANFA en contrat à durée déterminée et indéterminée, de l’UPF et de l’école interne. Une pause quotidienne de 20 mn, dont la place dans la journée est déterminée en concertation avec l’agent et son supérieur hiérarchique en fonction des contraintes liées au service est accordée lorsque le temps de travail quotidien est au moins égal à 6 heures. Cette pause est considérée comme du temps de travail à la condition qu’elle soit prise sur le lieu de travail, y compris si elle est accolée à la pause déjeuner ; le lieu de travail se limitant au seul campus et au restaurant universitaire. Il est rappelé que l’organisation du travail résultant de la mise en place de l’ARTT dans la fonction publique de l’Etat vise à trouver une solution équilibrée entre l’intérêt personnel des agents et l’intérêt collectif des usagers, qui aspirent tout comme les enseignants à des ouvertures de nos bureaux répondant aux exigences d’un établissement d’enseignement supérieur. Par voie de conséquence, les emplois du temps des personnels BIATOS devront garantir, pour chaque direction, service ou bureau, une présence effective et significative. La présence minimale de 25% des effectifs d’une structure jusqu'à 17H au moins devra être assurée, au terme d’une démarche réfléchie et concertée conduite par chaque directeur ou chef de service. Les agents ne peuvent pas être autorisés à s’absenter plus de 31 jours consécutifs, conformément au décret 84-972 du 26 octobre 1984, en dehors des périodes de fermeture de l’établissement, les agents ne peuvent s’absenter plus de deux semaines consécutives, sauf autorisation expresse. Afin de faciliter l’organisation des services, vous êtes invités à répartir vos congés tout au long de l’année de façon harmonieuse et concertée. Vos demandes de congés doivent être déposées au plus tard 2 jours avant pour les congés n’excédant pas 3 jours et 2 semaines à l’avance pour les congés supérieurs à 3 jours. Une demi-journée de congé peut être couplée à la demi-journée de congé hebdomadaire non travaillée (CPE du 15 septembre 2003), dans la limite de 4 demandes, à partir de la 5ème demande, une journée entière sera retirée du droit à congés.

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